Sebutkan 5 macam prinsip administrasi sarana dan prasarana kantor?

            Salah satu faktor keberhasilan dalam tujuan pendidikan dipengaruhi oleh faktor kurikulum, metode belajar mengajar, pendidik, dan sarana prasarana pendidikan. Sedangkan untuk memperlancar tujuan pendidikan maka proses pencapaiannya perlu adanya dukungan dari sumber daya manusia maupun sumber daya materil. Karena sarana dan prasarana sebagai sumber daya meteil untuk keberlangsungan aktivitas pendidikan khususnya di lembaga sekolah, namun tak menutup kemungkinan terjadinya kekurangan/hambatan dalam proses penyelenggaraan pendidikan.

            Dengan adanya sarana dan prasarana yang lengkap merupakan salah satu syarat dalam proses pembelajaran yang memiliki kualitas tinggi, karena jika sarana dan prasarana tidak optimal maka berpengaruh dalam proses pendidikan. Oleh karena itu, sekolah lebih dituntut untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas pendidikan dalam segi sarana dan prasarana agar dapat dipertahankan  dalam waktu relatif lama. Pengelolaan manajemen sarana dan prasarana menjadi solusi dalam sarana dan prasarana pendidikan. Manajemen sarana dan prasarana adalah kegitan yang mengatur untuk mempersiapkan segala materil bagi terselenggaranya proses pendidikan yang ada di sekolah (Rohiat, 2006). Manajemen sarana dan prasarana sebagai kontribusi dalam menjaga sarana dan prasarana pendidikan  salah satunya proses pendidikan agar teroptimal dan berarti.

            Manajemen sarana dan prasarana pendidikan akan mampu mengoperasikan semua sarana dan prasarana secara efekti dan efisien. Pendidik berperan membantu peserta didik dalam mewujudkan tujuan peserta didik yang mereka impikan. Pendidik perlu banyak akan pengetahuan dan pemahaman mengenai sarana dan prasarana agar dapat membantu memperluas pandangan mengenai perannya dalam perencanaan, penggunaan, dan pengevaluasiaan sarana prasarana yang ada sehingga dapat beroperasi secara optimal hingga tujuan pendidikan tercapai.

A. Manajemen Sarana dan Prasarana

Manajemen berasal dari kata “to manage” artinya mengelola, melaksanakan, memimpin, mengemukakakn, mengendalikan. Menurut Stoner dalam Taupik bahawa manajemen dalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha anggota organisasi dan sumberdaya organisasi lainnya agar dapat mencapai tujuan organisasi. Sedangkan menurut John F. Mee dikutip oleh Harviyani menyatakan manajemen adalah ilmu dan seni untuk mencapai hasil yang maksimal dengan usaha yang minimal untuk mencapai kesejahteraan dan kebahagiaan yang maksial bagi pemimpin maupun karyawan untuk memberikan pelayanan yang baik. Maka dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu usaha bersama sekelompok individu untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien dengan menggunakan segala sumber daya yang ada.

Sarana adalah fasilitas yang diperlukan dalam proses keberlangsungan belajar mengajar, baik yang dapat bergerak maupun yang tidak dapat bergerak agar mencapai tujuan pendidikan berjalan dengan efektif dan efisien. Sedangkan prasarana adalah fasilitas secara tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan, misalnya halaman, kelas, tata tertib.

Jadi manajemen sarana dan prasarana adalah kegiatan yang mengatur untuk mempersiapakan material dalam keberlangsungan proses belajar mengajar  untuk mencapai tujuan pendidikan.

B. Tujuan Sarana dan Prasarana Pendidikan 

Tujuan dari sarana dan prasarana sebagai berikut :

1.  Memberikan layanan professional dalam segi sarana dan prasarana agar proses pendidikan dapat berjalan dengan efektif dan efisien
2.  Memberikan kontribusi optimal dalam proses pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan yang diinginkan

C. Fungsi Sarana dan Prasarana Pendidikan

Fungsi dari sarana dan prasarana sebagai berikut :

1.  Memenuhi kebutuhan yang diperlukan di dalam sekolah
2.  Penunjang kegiatan belajar mengajar secara umum dan khusus bagi peserta didik agar dapat mencapai presetasi akademik atau non akademik

D. Prinsip-prinsip Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan

Prinsip-prinsip dar sarana dan prasarana, yaitu :

1.  Prinsip pencapaian tujuan merupakan sarana dan prasarana yang ada disekolah dalam keadaan siap pakai.
2.  Prinsip efisien merupakan pengaadan sarana dan prasarana harus dilaksanakan sesuai perencanaan yang ada.
3.  Prinsip administratif merupakan manajemen sarana dan prasarana memperhatikan undang-undang, peraturan, intruksi, dan petunjuk teknis yang ada.
4. Prinsip kejelasan tanggung jawab merupakan manajemen sarana dan prasarana yang harus didelegasikan kepada anggota sekolah yang memiliki kewenangan.
5. Prinsip kekohesifan merupakan manajemen sarana dan prasarana haru terrealisasi dalam bentuk proses kerja yang kompak.

E.Perencanaan Manajemen Sarana dan Prasana Pendidikan

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan adalah suatu proses perencanaan dalam upaya pembelian, penyewaan, peminjaman, penukaran, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan sarana dan prasarana dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan sekolah. Perencanaan adalah tahap pertama dari manajemen sarana dan prasarana pendidikan. Dalam tahap perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana yang harus diperhatikan, menurut Bafdal (2004) :

1. Menampung semua saran dan pendapat usulan mengenai pengadaa perlengkapan sekolah yang akan diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisir kekurangan kelengkapan sekolah,
2. Menyusun rencana yang perlu dibutuhkan dalam perlengkapan sekolah untuk periode tertentu,
3. Menyamakan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengakapa yang masih tersedia,
4. Menyamakan rencana kebutuhan dengan agaran dana yang masih tersedia,
5. Menyamakan daftar rencana kebutuhan perlengkapan yang penting dengan dana atau anggaran yang masih tersedia, dan
6. Menetapkan rencana pengadaan akhir.

F. Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan kegiatan penyedian semua jenis sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan yang ada dan berkaitan dengan spesifikasi, jumlah, waktu, tempat, dan harga serya sumber yang didapat harus dipertanggung jawabkan. Beberapa alternative cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan :

1. Membeli, yaitu  memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana dengan membayar kepada penjual untuk mendapatkan sarana dan prasarana yang diinginkan.
2. Pembuatan sendiri, yaitu memenuhi kebutuhan sarana dan prasaran dengan membuat sendiri, namun tetap mempertimbangkan efektivitas dan efisien.
3. Penerimaan hibah atau bantuan, yaitu memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana dengan cara pemberian Cuma-Cuma dari pihak lain.
4. Penyewaan, yaitu memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana dengan memanfaatkan sementara barang milik pihak lain untuk digunakan kepentingan sekolah dengan melakukan pembayaran melaui perjanjian penyewaan.
5. Pinjaman, yaitu memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana dengan menggunakan barang secara cuma-cuma hanya sementara waktu dari pihak lain untuk digunakan kepentingan sekolah dengan melakukan perjanjian pinjam meminjam.
6. Mendaur ulang, yaitu memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana dengan cara mendur ulang barang-barang bekas yang sudah tidak terpakai atau sudah berkurang kegunaannya melalui peleburan atau perakitan kembali barang-barang tersebut agar memiliki nilai tambah.
7. Penukaran, yaitu memenuhi kebutuhan sarana dan prasaran dengan cara menukarkan sarana dan prasarana dengan sarana dan prasarana dari organisasi atau instansi lain yang memang dibutuhkan.
8. Perbaikan atau rekonstruksi, yaitu memenuhi kebutuhan dengan cara memperbaiki sarana dan prasarana yang mengalami kerusakan agar dapat dioperasikan dan difungsikan kembali.

G. Penyimpanan Sarana dan Prasana Pendidikan

Penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan merupakan aktivitas yang  mana dilakukan untuk penampungan hasil dari pengadaan barang milik Negara ditempatkan pada tempat yang telah tersedia. Dalam penyimanan sarana dan prasarana ini terdapat cara, yaitu :

1. Penerimaan

    a. Mempersiapkan hal yang dibutuhkan dalam menerima dan memeriksa barang

    b. Melihat keadaan barang yang telah diterima

2. Penyimpanan

    a.  Meriksa barang-barang yang akan disimpan

    b. Mempersiapkan barang-barang dan dikelompokkan sesuai dengan jenisnya

          c. Mencatat barang-barang ke dalam buku penerimaan, kartu barang maupun kartu stok