Membuat notulensi rapat merupakan suatu pekerjaan wajib bagi kamu yang duduk di posisi sekretaris. Seorang sekretaris harus bisa membuat notulensi yang berisikan kejadian apa saja yang terjadi saat rapat, mulai dari bahasan hingga hasil rapat baik itu saat rapat internal atau juga dengan klien. Sudah tahukah kamu contoh notulensi rapat yang baik dan benar?
Apa Itu Notulensi Rapat
Ada beberapa pengertian notulensi rapat, menurut KBBI, notulensi rapat adalah catatan singkat mengenai jalannya suatu kegiatan serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya.
Lalu ada juga yang mengartikan notulen sebagai catatan resmi rapat atau sidang berisikan siapa, apa, bagaimana, dan hasil dari suatu hal yang dirapatkan atau disidangkan.
Sementara mengutip dari The Balance Careers, notulen rapat atau juga disebut minutes of meeting adalah catatan terperinci yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari sebuah rapat. Biasanya notulensi ditulis oleh seorang notulen yang memuat ringkasan dari pembukaan, isi, hingga penutup rapat.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa notulensi rapat adalah catatan tertulis dari suatu jalannya rapat yang ditulis dengan terperinci dan rapi.
Fungsi Notulensi Rapat
Setelah kamu mengetahui apa itu notulensi rapat, sekarang mari ketahui apa fungsi notulensi rapat. Fungsi notulensi rapat sangatlah penting dan tidak bisa dianggap sepele. Berikut ini beberapa fungsi notulensi rapat yang perlu kamu ketahui:
1. Sebagai Panduan
Fungsi notulensi rapat adalah sebagai panduan baik bagi pimpinan maupun anggota tim lainnya. Dengan notulensi rapat yang ditulis oleh sekretaris, pimpinan maupun anggota tim dapat melihat apa saja keputusan yang telah diambil untuk menjalankan suatu tugas.
Selain itu, dengan adanya notulensi rapat yang rinci, pimpinan dan anggota tim dapat juga melihat siapa saja orang yang telah diputuskan bertanggung jawab mengerjakan tugas tersebut.
2. Fungsi Notulensi Rapat Sebagai Pengingat
Tidak cuma jadi panduan, notulensi rapat juga berfungsi sebagai pengingat untuk semua anggota rapat.
Tidak jarang karena banyaknya rapat yang dilakukan, anggota rapat jadi lupa dengan hasil-hasil penting yang telah diputuskan dalam rapat.
Anggota rapat juga jadi terbantu untuk mengerjakan tugas tugas dengan tepat dan tidak ada yang terlewat.
3. Jadi Referensi Bagi Anggota yang Tidak Hadir
Fungsi notulensi rapat lainnya adalah jadi referensi anggota yang tidak bisa hadir saat rapat. Agar mereka tidak kesulitan mengetahui apa yang dibicarakan dan telah diputuskan ketika rapat, isi notulensi dapat jadi referensi mereka.
Isi Notulensi Rapat
Membuat notulensi rapat tidak boleh asal, isi notulensi haruslah dibuat dengan struktur dan format yang baik agar dapat dipahami semua orang. Contoh notulensi yang baik di setiap perusahaan mungkin berbeda-beda. Biasanya mereka memiliki template contoh notulensi rapat yang sudah sering digunakan.
Walau format notulensi rapat berbeda-beda, namun isi notulensi rapat punya poin-poin sama yang tidak boleh sampai terlewatkan. Berikut ini beberapa di antaranya.
1. Judul Rapat
Judul rapat adalah isi notulensi yang biasanya ditulis sesuai dengan tujuan diadakannya rapat. Misalnya rapat bulanan di tim marketing, nah untuk judul rapatnya bisa ditulis seperti Notulensi Rapat Bulanan Tim Marketing, Agustus 2021.
2. Tempat dan Waktu Dilaksanakannya Rapat
Format notulensi rapat juga harus menuliskan dimana rapat diadakan dan waktu pelaksanaanya. Jika ada jeda untuk istirahat, notulen juga harus menuliskan durasi istirahat selama beberapa menit. Waktu pelaksanaan ini juga bisa jadi bahan evaluasi atau tolak ukur apakah rapat yang diadakan berjalan kondusif atau tidak.
3. Daftar Anggota yang Hadir
Anggota yang hadir perlu juga jadi isi notulensi rapat. Tanpa daftar anggota, notulensi kurang lengkap. Dengan mencatat siapa saja yang hadir tentunya akan lebih mudah mengetahui siapa yang tidak hadir atau siapa yang mengambil keputusan atau ditugaskan nantinya setelah keputusan diambil.
4. Tujuan Diadakannya Rapat
Isi notulensi yang satu ini tidak boleh sampai terlewat yaitu menuliskan apa tujuan dari dilaksanakannya rapat. Misalnya adalah untuk menentukan strategi sales promotion di tengah pandemi, sebagai notulen kamu bisa menuliskan "Menentukan strategi sales promotion yang perlu dilakukan saat pandemi".
5. Pembahasan dan Hasil Keputusan Rapat
Pembahasan dan hasil yang diputuskan dalam rapat jadi isi inti dari setiap notulensi. Baik itu saat rapat internal atau juga dengan klien, tentu harus mencantumkan bagaimana hasil dari berjalannya rapat.
Di bagian pembahasan kamu bisa menuliskan saja poin-poin penting dari setiap hal yang dibahas. Kemudian untuk hasil rapat, tuliskan sedikit lebih detail dengan menambahkan penugasan anggota atau langkah-langkah apa saja yang akan dilakukan dari rencana kegiatan yang dibuat.
Dengan begini anggota tim jadi bisa lebih mudah mengetahui apa saja poin penting yang dibahas dan apa yang harus mereka lakukan selanjutnya.
6. Jenis-jenis Notulensi Rapat
Notulensi rapat juga memiliki beberapa jenis. Jenis-jenis notulensi rapat ini dibedakan berdasarkan cara penulisannya. Setidaknya ada dua jenis notulensi rapat yang umum digunakan. Jika kamu mungkin masih asing atau belum mengetahui jenis-jenis notulensi rapat, berikut ini contohnya.
7. Notulensi Harfiah
Jenis notulensi harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (kata dari notulen). Notulensi harfiah ini biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
8. Notulensi Rangkuman
Lalu ada juga jenis notulensi rangkuman yang diartikan sebagai laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Untuk menulis jenis notulensi yang satu ini dibutuhkan keterampilan dalam menilai isi dari pembicaraan setiap peserta rapat. Contoh notulensi rapat rangkuman hanyalah menulis poin yang sesuai dengan tema atau tujuan dari rapat.
Langkah-langkah Membuat Notulen yang Efektif
Membuat notulensi adalah tanggung jawab dari sekretaris di perusahaan, ini menjadi skill wajib yang harus dikuasai. Tapi tidak menutup kemungkinan siapa saja bisa diminta menjadi notulen saat rapat.
Agar kamu tidak kebingungan dan merasa belum menguasai bagaimana langkah-langkah membuat notulensi yang efektif, coba ikuti di bawah ini!
1. Lakukan Persiapan
Agar kamu dapat menuliskan notulensi dengan lebih efektif, pastikan sebelum rapat kamu sudah mengetahui apa agenda rapat yang dibahas. Siapkan catatan, alat tulis atau laptop untuk mencatat. Bila mungkin kamu takut ada yang terlewat kamu juga bisa siapkan alat rekam.
Kamu juga bisa meninjau notulensi terdahulu dan menuliskan ringkasannya. Cara ini sendiri bisa memudahkan kamu tahu bagaimana perkembangan dan perbandingan dari rapat sebelumnya.
2. Manfaatkan Template Notulensi yang Sudah Ada
Agar kamu tidak kerepotan sendiri memikirkan bagaimana notulensi harus ditulis, gunakan saja template yang sudah ada dari perusahaan.
Semisalnya belum ada, kamu bisa menggunakan tabel untuk mencatat notulensi. Dengan begini akan memudahkan kamu mencatat poin penting dalam rapat.
3. Catat Siapa yang Hadir
Jangan sampai ketinggalan untuk mencatat siapa saja yang hadir. Kamu bisa menulis format penulisannya sebagai berikut ini:
• Ketua dan Wakil Ketua
• Sekretaris
• Notulis
• Peserta
4. Tuliskan Apa Saja Poin Pembahasan Selama Rapat
Kamu harus dapat mencatat poin-poin penting apa yang dibahas dalam rapat. Fokuslah kepada pembicaraan yang berlangsung selama rapat lalu tuliskan ide-ide pokok dari pembahasan tersebut.
Pastikan poin-poin berikut ini dapat kamu catat dalam notulensi rapat:
- Apa yang dibahas
- Keputusan apa yang diambil dari pembahasan
- Kesepakatan apa yang dicapai dari anggota rapat
- Apa langkah/tindakan selanjutnya yang akan dilakukan
Bila terjadi diskusi atau debat, tuliskan perspektif peserta secara ringkas, lalu tulis hasil keputusan yang dibuat. Kamu juga perlu mencatat siapa dan bagaimana keputusan diambil.
5. Pastikan yang Kamu Tulis Adalah Fakta
Ketika menjadi notulensi rapat, ada baiknya kamu tahu mana pernyataan yang merupakan opini dan fakta. Tujuan dari adanya notulensi adalah mencatat fakta bukan opini. Dengan menuliskan fakta poin akhir dari rapat juga akan lebih jelas dan sederhana.
6. Catat Apa yang Dicapai dari Rapat
Tidak ketinggalan kamu juga harus mencatat apa saja kesepakatan apa yang dicapai dari rapat dan apa langkah selanjutnya.
Hal yang termasuk di dalamnya antara lain:
- Siapa saja yang bertanggung jawab untuk setiap tindakan tersebut.
- Sumber daya apa yang dibutuhkan.
- Kapan akan dimulai dan berakhir.
- Bagaimana peninjauan terhadap perkembangan keputusan dilakukan.
7. Cek Sekali Lagi
Sebelum kamu mengirimkan notulensi rapat, untuk memastikan tidak ada yang terlewat, cobalah untuk cek sekali lagi. Apakah semua poin penting sudah kamu tulis, apakah semua keputusan dan langkah selanjutnya yang perlu dilakukan tidak ada yang terlewat.
Jika semua itu sudah tertulis, jangan tunda lagi untuk langsung mengirimkan hasil notulensi rapat.
Contoh Notulensi Rapat
Setelah kamu tahu tentang isi notulensi rapat dan langkah penulisannya, sekarang coba lihat contoh notulensi rapat berikut ini sebagai referensi kamu.
1. Contoh Notulensi Rapat Bulanan
Notulen Rapat Tim Sales Marketing PT Sukses & Jaya Agustus 2021
Tanggal: 26 Agustus 2021
Waktu: 10.00 WIB sampai 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat 2, Gedung PT Sukses & Jaya (Jl. Rakyat 5, Surabaya)
Tujuan Pembahasan: Perencanaan Strategi Sales Marketing yang Efektif Saat Pandemi Corona
Anggota yang Hadir:
- Kaka (Marketing Manager),
- Anes (Tim Marketing),
- Riska (Sales Promotion),
- Nugi (Sales Marketing), dan
- Jena (Sales Marketing).
Pembahasan:
1. Mengevaluasi strategi sales marketing yang sudah dijalankan.
2. Menentukan strategi yang lebih efektif untuk dijalankan selama masa pandemi corona.
Hasil Keputusan:
Memperkenalkan value baru dalam produk. Tim sales promotion akan mengangkat manfaat dan kegunaan lain dari produk dalam kegiatan pemasaran agar menarik minat konsumen baru. Dan akan menjalankan promo beli satu gratis produk hand sanitizer. Kegiatan ini harus segera diselesaikan sebelum 5 Oktober 2021.
Notulis: Lisa
2. Contoh Notulensi Rapat Kegiatan Perusahaan
Hari/Tanggal : Senin, 20 Juni 2021
Waktu : 09.00 selesai 10.00
Tempat : Kantor pusat PT HayJude
Agenda Rapat : Pembahasan mengenai ulang tahun perusahaan
Pemimpin Rapat : Mira Cantika selaku CEO dari PT HayJude
Notulis : Mia Hartono
Kegiatan :
- Pembukaan pemimpin rapat
- Sambutan CEO
- Pembentukan panitia ulang tahun perusahaan
Keputusan Rapat :
Pada hari Senin tanggal 20 Juni 2021, telah dilangsungkan rapat mengenai pembentukan panitia ulang tahun PT HayJude yang akan diadakan pada pertengahan bulan Juli. Maka ditetapkan panitia sebagai berikut.
- Ketua pelaksana : Tommy Maulana
- Sekretaris : Sri Ketut Purwasari
- Bendahara : Najwa Nawawi
- Seksi Acara : Bilal Hotman
- Seksi Humas : Mira Lestari
- Seksi Perlengkapan : Muhammad Badrul
- Seksi Konsumsi : Puspita Indah Jaya
Nah, itu lah contoh notulensi rapat dan bagaimana cara membuatnya. Sekarang kamu sudah punya skill baru yang bisa kamu tawarkan untuk melamar pekerjaan. Yuk, segera cari lowongan kerja di aplikasi KitaLulus. Aplikasi KitaLulus punya banyak pilihan lowongan yang bisa kamu lamar baik sesuai dengan keahlian kamu atau domisili. Menarik bukan? Ayo download aplikasinya di Play Store!