Metode apa yang paling efektif digunakan dalam penilaian kinerja?

Metode Penilaian Kinerja Karyawan (Performance Appraisal)

Pada dasarnya, kinerja merupakan sebuah fungsi dari motivasi dan kemampuan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan, dimana seseorang sepatutnya memiliki derajat kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu.

Namun, kesediaan dan keterampilan seseorang tidaklah cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.
Artinya, kinerja ditunjukkan dalam bentuk perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja sesuai dengan perannya dalam perusahaan.

Kinerja karyawan sangatlah berpengaruh terhadap upaya perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Oleh karena itulah, perusahaan akan berusaha mempekerjakan hanya mereka yang memiliki kinerja yang baik. Muncul pertanyaan soal bagaimana mengukur kinerja tersebut.

Muncul jawaban berupa salah satu cara yang dapat digunakan untuk melihat penilaian kinerja, yakni penilaian kinerja karyawan.

Sasaran yang dituju dalam penilaian ini adalah kecakapan, kemampuan karyawan dalam melaksanakan suatu pekerjaan atau tugas yang dievaluasi dengan menggunakan tolok ukur tertentu secara objektif dan dilakukan secara berkala.

Kini pertanyaannya adalah bagaimana cara mengukur penilaian kinerja tersebut? Bagaimana metodenya?

Adapun para ahli mengemukakan metode-metode penilaian yang berbeda, namun secara garis besar memiliki banyak kesamaan. Beberapa contohnya adalah sebagai berikut:

Metode Penilaian Kinerja Karyawan: Edwin B. Filippo

Sudah sangat banyak ahli yang memberikan pendapatnya mengenai metode penilaian kinerja karyawan, salah satunya adalah Edwin B. Flippo.

Ada unsur kesamaan dalam metode yang dikemukakan oleh Edwin B. Filippo, Werther dan Davis, serta Gary Dessler, sehingga metode penilaian yang sama tidak akan dijelaskan kembali.

#1 Penilaian Secara Kebetulan yang Tidak Sistematis

Metode penilaian ini memiliki beberapa karakteristik berikut:

• Dilakukan sewaktu-waktu,
• Tidak terprogram, dan
• Diadakan pada saat terjadi kekosongan jabatan, serta
• Tidak konsisten

Contohnya, saat ada jabatan kosong dalam organisasi kemudian dilakukan penilaian seketika terhadap para karyawan yang kelihatannya dapat mengisi jabatan tersebut.

Metode ini umum dilakukan pada perusahaan yang masih kecil.

#2 Penilaian Secara Kebetulan Sistematis

Penilaian ini berbeda dengan penilaian secara kebetulan yang tidak sistematis karena terprogram dan dilakukan secara berkala.
Adapun manfaat terpenting dari cara penilaian ini adalah sebagai berikut:

1. Memberi informasi tentang prestasi karyawan pada atasan, yang berguna untuk dasar pengambilan keputusan yang menyangkut masalah promosi, gaji, transfer, dan lain-lain.
2. Dapat digunakan untuk mendorong atau menggerakkan pengembangan SDM.
3. Menyediakan peluang bagi bawahan untuk meninjau perilakunya yang berkaitan dengan pekerjaan.

#3 Ranking (Penetapan Ranking)

Sistem ranking merupakan metode yang tertua dan sederhana, dimana caranya hanya dengan membandingkan karyawan satu dengan karyawan lainnya untuk menentukan siapa yang lebih baik dari yang lainnya.

Contoh:

Ada 5 karyawan yang hendak dibandingkan prestasinya, A, B, C, D, dan E. Dengan perbandingan terhadap lima karyawan akan menghasilkan jumlah
perbandingan sebanyak N (N- 1) : 2 = 5 (5 – 1) : 2 = 10.

Metode ini juga membandingkan beberapa faktor tertentu, misalnya kepemimpinan, inisiatif, dan keandalan.

Untuk skala standarnya, dapat dikembangkan sendiri dengan menilai mutu kepemimpinan mereka yang dikenal di masa sebelumnya.

Orang yang menunjukkan tingkat kepemimpinan tertinggi kemudian akan ditempatkan pada skala tertinggi, dan orang-orang lain ditempatkan pada skala yang lebih rendah hingga sampai skala terendah.

Pada akhirnya, akan ada sebuah skala dari setiap faktor yang dijadikan pembanding.
Disini yang dibandingkan hanya pegawai dengan orang-orang penting saja dalam setiap faktornya.

#5 Grading (Penggolongan Mutu)

Grading atau penggolongan mutu adalah definisi dalam tiap kategori yang dibuat secara seksama, misalnya: baik sekali, baik, cukup, kurang.

Sistem penggolongan mutu ini bahkan terkadang dimodifikasi menjadi forced distribution system, dimana sudah ditentukan persentase tertentu untuk setiap
golongan mutu.

Dengan demikian, ada penilaian relatif. Akhirnya, grading bisa menimbulkan prestasi, jika saja karyawan terus menerus berada pada tingkat yang rendah.

#6 Graphic Scale (Skala Grafik)

Merupakan metode yang paling umum dan banyak digunakan, sebab baik tidaknya seorang karyawan akan dinilai berdasarkan faktor-faktor yang dianggap penting dalam perusahaan.

Contohnya adalah kuantitas pekerjaan, kualitasnya, sikap, kehandalan, dan sebagainya.

#7 Checklist (Daftar Pertanyaan)

Untuk meminimalkan beban penilai, sistem daftar pertanyaan dapat
digunakan, dimana penilai tidak mengevaluasi prestasi dan hanya melaporkan tingkah lakunya pada karyawan bagian personalia.

Penilai disini hanya memberikan jawaban dalam bentuk ya atau tidak, sehingga tidak memiliki bobot.

Adapun contoh checklist dapat dilihat di bawah ini:

Perlu diperhatikan bahwa seluruh pertanyaan harus dinyatakan dalam jenis yang sama.

Misalnya, jika satu pertanyaan dinyatakan dalam kalimat negatif, maka semuanya harus negatif. Jika satu positif, semuanya harus positif. Konsistensi inilah yang akan memudahkan pengukuran atau penilaian.

Model checklist ini juga dapat diberikan bobot yang diperoleh karyawan, sebagai contohnya:

#8 Forced Choice Description

Dalam metode yang satu ini, penilai diminta untuk memilih satu pernyataan yang paling sesuai dengan sifat orang yang dinilai. Artinya ia dipaksa untuk memilih yang lebih melukiskan orang yang dinilai.

Tujuannya adalah untuk mengurangi atau menyingkirkan kemungkinan penilai yang berat sebelah. Namun kelemahannya adalah sering kali tidak berkaitan dengan pekerjaan dan feedback-nya sedikit.

Merupakan sebuah pendekatan kejadian kritis yang dikaitkan dengan perilaku. BES pada dasarnya merupakan uraian yang membantu penilaian untuk merumuskan perilaku karyawan sebagai unggul, rata-rata atau dibawah rata-rata.

Sedangkan BOS, penilai melaporkan frekuensi yang digunakan karyawan dalam perilaku yang dirinci dalam dasar itu (anchor, artinya jangkar atau tindakan yang berantai atau tindakan satu berkaitan dengan tindakan lainnya).

Tujuan metode ini adalah mengurangi beberapa subyektivitas dan bias dari pendekatan-pendekatan alat ukur lainnya. BARS digunakan untuk menilai perilaku yang langsung dapat dinilai.

BARS meliputi lima langkah yaitu sebagai berikut:

1. Menguraikan kejadian-kejadian kritis
2. Mengembangkan dimensi performa
3. Relokasi kejadian
4. Membuat skala kejadian
5. Mengembangkan instrumen akhir.

#10 Uraian

Merupakan sebuah penjabaran dari penilaian terhadap hasil pekerjaan karyawan sebagai kurang mampu, mampu, atau unggul, dan kemudian menyusun
suatu kriteria yang menjelaskan penilaian tersebut.

Contohnya adalah Performance Improvement Plan yang digunakan oleh suatu
perusahaan multinasional untuk mengevaluasi kemajuan dan perkembangan karyawannya.

Jadi disini supervisor akan me-ranking performa karyawan sesuai standar dan menyajikan contoh-contoh kritis dan rencana perbaikan yang difokuskan pada
pemecahan masalah.

#11 Management by Objectives (MBO)

Merupakan penilaian prestasi yang dilakukan bersama-sama antara atasan dan bawahan. Mereka kemudian berunding tentang apa yang akan dicapai dari suatu jabatan dan bagaimana sasaran akan dicapai.

Tujuannya adalah membuat bawahan terdorong untuk mencapai sasaran.

Adapun langkah-langkah MBO adalah sebagai berikut:

1. Menetapkan tujuan organisasi
2. Menetapkan tujuan departemen
3. Mendiskusikan tujuan departemen
4. Menetapkan hasil yang diharapkan
5. Mengukur hasil
6. Memberikan umpan balik

Adapun metode penilaian kinerja karyawan menurut Werther dan Davis adalah sebagai berikut:

#1  Metode-Metode Penilaian yang Berorientasi

Metode penilaian ini mempunyai kecenderungan untuk melihat pegawai pada masa lalu yang tidak dapat diubah lagi. Tujuannya adalah agar memperoleh umpan balik terhadap upaya-upaya yang telah dilakukan kepada pegawai.

Cara ini merupakan upaya langsung untuk mengurangi masalah-masalah yang dijumpai dalam pendekatan-pendekatan lainnya.

Namun kembali lagi bahwa tidak ada satu teknik yang sempurna, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan.

#2 Rating Scale

Merupakan metode penilaian yang tertua, dimana skala ditetapkan dari yang terendah hingga yang tertinggi. Evaluasinya pun berdasarkan pendapat si penilai sendiri.

Kelebihannya adalah tidak membutuhkan banyak biaya, mudah dilaksanakan dan dapat diterapkan pada karyawan yang jumlahnya banyak. Sedangkan kelemahan utamanya adalah subjektivitas.

Rating Scale

#3 Critical Incident Method

Metode ini mengukur berdasarkan banyaknya kejadian-kejadian yang kritis, dan menuntut para penilai untuk merekam pernyataan yang menguraikan perilaku ekstrem (sangat baik atau sangat buruk) dari pegawai.

Kemudian akan dilakukan penghubungan antara pernyataan tadi dengan penampilan kerja. Metode ini kerap digunakan sebagai pelengkap ranking technique.

#4 Field Review Method

Merupakan metode pengulangan yang dilakukan, dimana bagian kepegawaian akan turun ke tempat kerja untuk langsung menilai. Dengan demikian diperolehfeedback langsung.

Metode Penilaian Kinerja Karyawan: Gary Dessler

Terakhir merupakan metode penilaian kinerja menurut Gary Dessler, yakni sebagai berikut:

#1 Alternation Ranking Method

Metode yang me-ranking karyawan dari yang terbaik sampai terburuk dalam perilaku tertentu.

Caranya adalah dengan membuat daftar semua bawahan yang akan di-ranking, kemudian coret nama yang sudah termasuk dalam daftar, seperti ini:

#2 Paired Comparison Method

Metode yang me-ranking pegawai dengan membuat tabel dari setiap pasangan kemungkinan pegawai untuk suatu sifat, sehingga menunjukkan mana yang lebih baik daripada yang lainnya.

Tanda (+) menunjukkan lebih baik, sedangkan tanda (-) menunjukkan  lebih buruk.

Contohnya adalah sebagai berikut, dimana dalam contoh Maria mendapatkanranking tertinggi untuk kualitas pekerjaan sedangkan Art mendapat rankingtertinggi untuk kreativitas:

Paired Comparison Method

#3 Forced Distribution Method

Sebenarnya metode ini serupa dengan metode grading yang telah diungkapkan sebelumnya, dimana persentase sudah ditentukan untuk setiap kategori performa setiap pegawai.

Contohnya pendistribusian pegawai sebagai berikut:

• 15% memiliki performa yang tinggi
• 20% memiliki performa diatas rata-rata
• 30% memiliki performa rata-rata
• 20% memiliki performa dibawah rata-rata
• 15% memiliki performa yang rendah

Adapun Gary Dessler memberi kesimpulan mengenai beberapa kelebihan dan kekurangan dari metode yang diungkapkannya, sebagai berikut ini:

Important Advantages and Disadvantages of Gary Dessler Appraisal Tools

Gunakan Metode yang Sesuai dengan Kebutuhan

Kesimpulannya, memang betul bahwa dibutuhkan sebuah metode yang sistematis untuk dapat menilai prestasi kerja setiap karyawan dalam perusahaan. Dan seperti telah dijabarkan di atas, sangat banyak metode penilaian kinerja karyawan yang dapat Anda pilih sesuai kebutuhan dalam perusahaan Anda. Pilihlah yang memang sesuai, dan gunakan sepenuhnya demi kepentingan perusahaan.

Sumber : finansialku.com