Menurut Undang Undang No 43 tahun 2009 Apakah yang dimaksud dengan penyelenggaraan kearsipan?

X

This site uses cookies. By continuing, you agree to their use. Learn more, including how to control cookies.

Hukum Positif Indonesia-

Pemerintah Indonesia dalam rangka menjamin ketersediaan arsip yang terpercaya untuk mendukung penyelenggaraan negara dan pemerintahan yang baik, dan menjamin kepastian hukum bagi warga negara Indonesia telah menetapkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan tersebut mencabut ketentuan peraturan sebelumnya yaitu Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.

Artikel ini menguraikan tentang kearsipan secara ringkas, yang terdiri dari:

Pengertian Kearsipan

Berdasarkan kententuan Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian arsip adalah rekanan kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Jadi kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

Jenis Arsip

Arsip dapat dibedakan menjadi:

1. Arsip dinamis; adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital; adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif; adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4. Arsip inaktif; adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip statis; adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga kearsipan.
6. Arsip terjaga; adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
7. Arsip umum; adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Maksud, Tujuan, Asas dan Ruang Lingkup Kearsipan

Maksud, tujuan, dan asas diatur dalam ketentuan Pasal 2 – Pasal 4 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Maksud dan Tujuan Kearsipan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bermaksud untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan arsip nasional dengan tujuan untuk:

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, serta Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
3. Menjamin terwujudnya pengelolalaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehnsif dan terpadu.
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Asas Kearsipan

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan:

1. Kepastian hukum; adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan , kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggaran negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada asas hukum yang berlaku.
2. Keautentikan dan keterpercayaan;adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan ahan akuntabilitas.  
3. Keutuhan; adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
4. Asal usul (principle of provenance); adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks pencipitaannya.
5. Aturan asli (principle of original order); adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
6. Keamanan dan keselamatan; asas keamanan adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak, sedangkan asas keselamatan adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.
7. Keprofesionalan; adalah penyelenggaraan kearsipan harus dialksanakan oleh sumber daya manusia yang professional yang memilki kompetensi di bidang kearsipan.
8. Keresponsifan; adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang terkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.
9. Keantisipasifan; adalah penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangannya pentinganya arsip bagi kehhidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.
10. Kepartisipasifan; adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberika ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.
11. Akuntabilitas; adalah penyelenggaraan kerasipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bias merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.
12. Kemanfaatan; adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
13. Aksesibilitas; adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.
14. Kepentingan umum; adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.

Ruang Lingkup Kearsipan

Disebutkan dalam ketentuan Pasal 5 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketenuan peraturan perundang-undangan.

Kegiatan kearsipan yang yang menjadi ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan sebagaimana tersebut di atas meliputi kegiatan yang dilakukan oleh:

• Lembaga negara.
• Pemerintahan daerah.
• Lembaga Pendidikan.
• Perusahaan.
• Organisasi politik.
• Organisasi kemasyarakatan.
• Perseorangan.
• Lembaga kearsipan.

Penyelenggaraan Kearsipan

Penyelenggaraan kearsipan diatur dalam ketentuan Pasal 6 – Pasal 39 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Penyelenggaraan kearsipan berdasarkan ketentuan Pasal 1 angka 24 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mempunyai pengertian bahwa yang dimaksud dengan penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Penyelenggara kearsipan dibedakan menjadi:

1. Penyelenggara arsip nasional.
2. Penyelenggara arsip daerah provinsi.
3. Penyelenggara arsip daerah kabupaten/kota.
4. Penyelenggara arsip perguruan tinggi.

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah Lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.

Penyelenggaraan kearsipan menjadi tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia secara nasional yang meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip, sedangkan penyelenggaran kearsipan di daerah menjadi tanggung jawab masing-masing provinsi dan kabupaten/kota, demikian juga halnya dengan perguruan tinggi mempunyai tanggung jawab dalam penyelenggaraan arsip perguruan tinggi.

Pembangunan Sistem Kearsipan Nasional

Pembangunan Sistem Kearsipan Nasional (SKN) adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.

Sistem kearsipan nasional digunakan untuk mengelola arsip statis dan arsip dinamis, yang berfungsi untuk:

1. Mengidentifikasi keberadaan  arsip yang memiliki keterkaitan informasi di semua organisasi kearsipan.
2. Menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi.
3. Menjamin ketersedian arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya.

Pembangunan Sistem Informasi Kearsipan Nasional adalah (SIKN) adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.

Tujuan pembanguan sistem informasi kearsipan adalah untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia yang berfungsi untuk:

Pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip Negara Republik Indonesia.

Dalam melaksanakan fungsi sistem informasi kearsipan nasional sebagaimana tersebut di atas, lembaga kearsipan nasional dalam hal ini adalaha Arsip Nasional Republik Indonesia membentuk jaringan informasi kearsipan nasional, yang berfungsi untuk meningkatkan:

1. Akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat.
2. Kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat.
3. Peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.

Jaringan informasi kearsipan nasional melibatkan lembaga kearsipan daerah provinsi, kabupate/kota, serta perguruan tinggi sebagai penggerak jaringan informasi kearsipan kearsipan.

Organisasi Kearsipan

Organisasi kearsip terdiri atas unit kearsipan dengan berkedudukan sebagai:

1. Pencipta arsip; adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelakasanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
2. Lembaga kearsipan;adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab, di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan terdiri atas: Arsip Negara Republik Indonesia (ANRI), arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupate/kota, dan arsip perguruan tinggi.

Unit kearsipan sebagai tersebut di atas, berdasarkan ketentuan Pasal 16 ayat (2) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan wajib dibentuk oleh setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara, dan badan usaha milik daerah.

Unit Kearsipan

Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

Berdasarkan ketentuan Pasal 17 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, unit kearsipan mempunyai fungsi:

1. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya.
2. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi.
3. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya.
4. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
5. Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

Unit kearsipaan dalam struktur organisasi lembaga negara berada pada lingkungan secretariat (Pasal 17 ayat (2) UU No.43/2009), pada pemerintahan daerah unit kearsipan berada di lingkungan satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah (Pasal 18 UU No. 43/2009).

Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kerasipan.

Lembaga kearsipan terdiri atas:

1. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI); adalah lembaga kearsipan nasional.
2. Arsip Daerah Propinsi; adalah lembaga kearsipan daerah provinsi.
3. Arsip Daerah Kabupaten/Kota; adalah lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.
4. Arsip Perguruan Tinggi; adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi.

Unit kearsipan maupun lembaga kearsipan sebagaimana tersebut di atas harus dipimpin oleh sumber daya manusia yang professional dan memiliki komptensi yang diperoleh melalui Pendidikan formal dan atau Pendidikan dan pelatihan kearsipan, sebagaimana yang telah disebutkan dalam ketentuan Pasal 29 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Pengembangan Sumber Daya Manusia

Pengembangan sumber daya manusia dalam kearsipan dibedakan menjadi:

1. Arsiparis; adalah seseorang yang memilki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
2. Sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.

Pembinaan dan pengembangan arsiparis dilakukan oleh lembaga kearsipan nasional melalui upaya:

1. Pengadaan arsiparis.
2. Pengembangan kompetensi dan dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
3. Pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis.
4. Penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesiuntuk sumber daya kearsipan.

Prasarana dan Sarana Kearsipan

Pengembangan prasarana dan sarana kearsipan dilakukan dengan mengatur standar kualitas dan spesifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dan disesuaikan dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Hal ini merupakan tugas dari pencipta arsip dan lembaga kearsipan.

Pelindungan dan Penyelamatan Arsip

Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara, hal ini ditegaskan dalam ketentuan Pasal 33 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Negara merupakan pelindung dan penyelamat dalam penyelenggaraan kearsipan, baik terhadap arsip yang keberadaannya di dalam maupun di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagai bahan pertanggungjawabn setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan public, dan kesejahteraan rakyat.  

Sosialisasi Kearsipan

Lembaga kearsipan menggiatkan sosialisasi kearsipan dalam mewujudkan masyarakat sadar arsip, yang dilakukan melalui Pendidikan, pelatihan, bimbingan, dan penyuluhan serta melalui berbagai sarana media komunikasi dan informasi.

Kerja Sama Kearsipan

Lembaga kearsipan dapat mengadakan kerja sama dengan pencipta arsip dan dapat mengadakan kerjasama dengan luar negeri, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pendanaan Dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan nasional, lembaga negara, perguruan tinggi negeri, dan kegiatan kegiatan kearsipan tertentu oleh pemerintahan daerah dialokasikan dana yang bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara, demikian juga halnya dengan penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan oleh pemerintah daerah dialokasikan dana melalui anggaran pendapatan dan belanja daerah. (RenTo)(020420)