Mengapa penting pengaturan open space dan tata ruang kantor?

Apa itu tata ruang kantor? Suatu ruang kantor yang efisien tentunya tidak tercipta dengan sendirinya, namun dari hasil perencanaan yang tepat. Maka dibutuhkan suatu perencanaan tentang tata ruang kantor yang tepat dan benar.

Nah, dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap tentang tata letak kantor. Berikut merupakan penjelasannya.

Pengertian Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor bisa disebut juga dengan istilah office layout atau layout saja.

Pada dasarnya tata ruang kantor adalah penentuan kebutuhan ruang untuk menyiapkan susunan yang praktis dari faktor fisik yang dianggap dibutuhkan bagi pelaksanaan kerja di perkantoran.

Atau juga bisa didefinisikan sebagai cara penyusunan perabotan dan juga peralatan pada luas lantai yang tersedia.

Jadi, tata ruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat.

Sehingga pegawai bisa bekerja dengan nyaman, baik, bebas, dan leluasa untuk bergerak. Hal tersebut tentunya akan tercapai efisiensi kerja.

Terdapat 2 rumusan yang berkaitan dengan pengertian dari tata ruang kantor, yaitu sebagai berikut.

1. Penataan kantor sebagai penyusunan alat perlengkapan dan perabotan pada luas yang tersedia.
2. Penataan kantor adalah penentuan tentang berbagai kebutuhan ruang dan penggunaan secara detail dari sebuah ruang. Hal tersebut bertujuan untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari berbagai faktor pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang se minimal mungkin.

Hal yang Perlu Diperhatikan

Untuk menata ruang kantor tersebut perlu diperhatikan berbagai hal berikut ini.

1. Penataan ruang kantor sebaiknya bisa memperpendek jarak tempuh antara satu bagian ke bagian lainnya, sehingga dalam pelaksanaan pekerjaan kantor bisa ditempuh dengan singkat dan lancar.
2. Semua ruangan digunakan secara efisien.
3. Penataan dari sebuah ruang kantor sebaiknya bisa untuk mempermudah pengawasan terhadap suatu pekerjaan supaya pekerjaan tersebut bisa berjalan dengan baik.
4. Penataan dari ruang kantor harus memperoleh kesan yang baik dari pihak luar pada saat mereka berkunjung ke kantor tersebut.
5. Penataan ruang kantor sebaiknya dirancang dengan susunan tempat kerja yang bisa diubah sewaktu-waktu jika dibutuhkan.

Tata ruang kantor ini tidak hanya sebatas tentang bagaimana penempatan dan juga penyusunan peralatan dan juga perlengkapan kantor.

Namun juga menyangkut jumlah perlengkapan dan juga peralatan tersebut, jumlah orang yang menempati ruangan, jumlah dan fungsi ruangan serta biaya yang dibutuhkan.

Tata ruang kantor yang efektif dan juga baik adalah tata ruang yang menekankan pada penempatan dan penyusunan perabot dan alat perlengkapan secara tepat.

Sehingga dengan pengaturan tersebut diharapkan akan terwujud suatu ruang yang dapat menunjang kelancaran aktivitas pegawai dalam bekerja.

Dalam menata tata ruang kantor diperlukan beberapa asas supaya penataan bisa dilakukan dengan baik.

Asas tersebut akan menjadi pedoman untuk menata ruang kantor. Menurut Richard Muther asas-asas dalam tata ruang kantor adalah sebagai berikut.

1. Asas Jarak Terpendek

Asas jarak terpendek adalah penyusunan perlengkapan atau alat dan perabotan yang menunjang pekerjaan yang tidak berjauhan.

Apalagi untuk berbagai pekerjaan yang saling berhubungan, terutama dalam menyusun tempat kerja dan penempatan berbagai alat yang dibutuhkan.

Asas ini dapat memungkinkan proses penyelesaian pekerjaan bisa dilaksanakan dengan singkat atau dengan waktu efektif.

2. Asas Rangkaian Kerja

Menurut asas ini, tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para karyawan dan alat-alat berdasarkan rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian suatu pekerjaan. Asas ini adalah kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek.

Asas rangkaian kerja juga adalah kesinambungan dari asas jarak terpendek, karena tata letak dari suatu ruang yang baik yaitu yang dapat memudahkan karyawan menjangkau alat pekerjaan yang diperlukan. Sehingga pekerjaan bisa dilakukan secara efisien dan efektif.

3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan

Asas penggunaan segenap ruangan adalah asas yang dipakai untuk menata ruang kantor dengan memakai ruang kantor yang ada.

Termasuk penggunaan ruangan secara vertical ke atas dan juga ke bawah. Asas ini memakai pemaksimalan ruangan.

Asas ini sangatlah baik dipakai untuk ruang kerja yang kecil tapi membutuhkan tempat penyimpanan barang yang cukup luas.

Jadi dalam asas ini tidak terdapat ruangan yang dibiarkan kosong atau tidak terpakai.

4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Berdasarkan asas ini, tata ruang yang baik adalah tata ruang yang bisa diubah atau disusun kembali dengan mudah, dan tidak memerlukan biaya yang besar.

Perubahan tata letak kantor ini dilakukan untuk membuat suasana baru dalam suatu kantor.

Asas ini pun hanya memperhatikan besar kecil dan berat ringan dari perabotan ruang kerja yang dipakai.

5. Asas Integrasi Kegiatan (Terintegrasi)

Tata ruang dan peralatan harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter bagian yang ada di dalam organisasi. Sehingga akan saling berkaitan atau terintegrasi secara harmonis.

Pengintegrasian ini sangatlah penting dilakukan supaya proses penyelesaian pekerjaan bisa berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan.

Asas integrasi kegiatan ini sangat berhubungan dengan asas kesatuan fungsi dan juga asas hubungan individual dalam berbagai asas pengorganisasian kantor.

Adanya kerja sama ini disebabkan karena asas hubungan individual dan kesatuan fungsi.

6. Asas Keamanan dan Kepausan Kerja Bagi Pegawai

Dalam penataan ruang kantor, penerapan dari asas keamanan dan juga kepuasan kerja sangat perlu untuk dilaksanakan.

Berdasarkan asas ini, tata ruang dan peralatan kantor harus bisa membuat karyawan bisa bekerja secara nyaman, aman, dan puas.

Sehingga tujuan dari organisasi/perusahaan bisa tercapai dengan baik dan maksimal. Apabila asas ini tidak diaplikasikan, mustahil pekerjaan kantor bisa dilaksanakan dengan baik.

Tujuan Tata Ruang Kantor

Penataan ruang kantor adalah salah satu penting yang bisa menentukan kelancaran dari pelaksanaan tata usaha perkantoran.

Tata ruang yang baik akan memberikan manfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan semua pekerjaannya sehingga tujuannya akan dapat tercapai sesuai harapan.

Menurut 2 orang ahli yang berasal dari Inggris, yaitu Geofrey Mills dan Oliver Standing Ford, menyatakan bahwa tujuan dari tata ruang kantor adalah sebagai berikut.

1. Persyaratan perundang-undangan dipenuhi.
2. Ruang dimanfaatkan se-optimal mungkin.
3. Pelayanan tersedia sepanjang dibutuhkan. Misalnya telepon, air, tenaga listrik, dan lain sebagainya.
4. Persyaratan kerja yang baik disediakan untuk setiap orang.
5. Pengawasan bisa melihat para karyawan bekerja.
6. Rasa kesetiaan dan kesatuan terhadap kelompok kerja bisa dijaga.
7. Komunikasi dan juga arus kerja diperlancar.
8. Dimudahkannya lalu lalang juru tata usaha di antara meja-meja dan lemari arsip.
9. Pelaksanaan kerja yang mengganggu dan gaduh bisa dipisahkan.
10. Saling mengganggu antar karyawan harus dipisahkan.
11. Keamanan dan kebebasan diri sangat dibutuhkan.

Jenis – Jenis Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang baik akan memperlancar kinerja para karyawan. Pada dasarnya terdapat 4 jenis tata ruang kantor, yaitu sebagai berikut.

1. Tata Ruang Kantor Berkamar/Bersekat (cubicle type offices)

Tata ruang kantor berkamar/bersekat adalah tata ruangan untuk bekerja yang dibagi-bagi dalam skat atau kamar-kamar.

Sekat kerja tersebut dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Cubicle type offices ini disebut juga dengan tata ruang kantor tertutup.

Kelebihan tata ruang kantor berkamar/bersekat (cubicle type offices)

1. Terjaminnya konsentrasi terhadap pekerjaan.
2. Kerahasiaan dari suatu pekerjaan terjamin.
3. Meningkatnya kewibawaan dari pekerja, terutama yang mempunyai jabatan. Sehingga status pejabat menjadi selalu terpelihara berkat adanya kewibawaan.
4. Bisa menjamin keberhasilan kerja dan merasa untuk ikut bertanggungjawab terhadap ruangan dan akan tumbuhnya rasa memiliki.

Kekurangan tata ruang kantor berkamar/bersekat (cubicle type offices)

1. Komunikasi secara langsung antar pegawai menjadi tidak lancar karena adanya pemisahan. Sehingga kesempatan untuk melakukan komunikasi menjadi berkurang.
2. Pemisahan ruang kantor dengan cara bersekat/berkamar membutuhkan biaya yang lebih besar, terutama biaya umtuk pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan, dan biaya peralatan lainnya.
3. Penggunaan ruangan menjadi kurang fleksibel jika ada perubahan atau perkembangan organisasi.
4. Pemisahan ruang kantor dapat mempersulit pengawasan.
5. Memerlukan ruangan yang luas.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka (open plan offices)

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa karyawan yang bekerja secara bersama-sama di ruangan tersebut tanpa adanya pemisah/penyekat.

Konsep tata ruang terbuka ini bisa meningkatkan kerjasama antar karyawan. Yaitu dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka. Sehingga produktivitas dari pekerjaan administrasi meningkat.

Bahkan open plan offices ini bisa mendorong proses kreatif yang diinginkan dari karyawan yang berkaitan dengan berbagai hal yang bersifat kreatif.

Menurut Quible (2001) terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penggunaan konsep tata ruang terbuka ini, yaitu sebagai berikut.

1. Penggunaan dari dinding permanen yang minim.
2. Penempatan dari masing-masing unit kerja harus meminimalisir terjadinya pekerjaan yang menyimpang dan juga tumpang tindih.
3. Memberikan perhatian khusus terhadap gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Kualitas gangguan suara yang bisa dianggap baik jika dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak mengganggu karyawan yang lain.
4. AC dan juga control kelembaban yang terpusat akan mudah untuk dikendalikan.
5. Pola warna dan juga pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan suasana dan lingkungan kerja kondusif bagi karyawan. Penggunaan panel atau meja kursi yang portable akan menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut.

Kelebihan tata ruang kantor terbuka

1. Memudahkan proses pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna, dan juga dekorasi.
2. Fleksibel jika diperlukan suatu perubahan ruangan dan tidak membutuhkan biaya yang tinggi. Bahkan pengurangan jumlah dinding permanen dan kantor private bisa meningkatkan penggunaan ruang yang ada.
3. Mudah dalam mengadakan hubungan secara langsung, pengawasan, penyeragaman kerja, dan juga pembagian peralatan kerja.
4. Biaya lebih murah untuk hal pemeliharaan ruangan kerja, penggunaan telpon, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, dan lain-lainnya. Bahkan biaya untuk merubah layout ini sangat murah jika dibandingkan dengan konsep bersekat atau berkamar.
5. Memudahkan dalam penggunaan, penempatan, dan perawatan peralatan kerja.
6. Memudahkan dalam koordinasi dan komunikasi kerja antar karyawan.
7. Menghemat penggunaan peralatan kerja dan penerangan.
8. Biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan dengan konsep konvensional atau bersekat/berkamar.

Kekurangan tata ruang kantor terbuka

1. Kebisingan atau kegaduhan kemungkinan dapat terjadi.
2. Karyawan sulit untuk melakukan pekerjaan dengan dengan penuh konsentrasi karena dalam tata ruang terbuka setiap orang dapat melihat orang lain yang mondar mandir, tamu yang datang, suara-suara karyawan yang lain dan sebagainya.
3. Betas kedudukan antara bawahan dan juga pimpinan tidak nampak jelas.
4. Sulit untuk merahasiakan pekerjaan yang sifatnya rahasia.
5. Kemungkinan adanya tumpukan berkas dan pekerjaan lainnya. Sehingga akan mengakibatkan pemandangan yang kurang enak dipandang.
6. Memerlukan air conditioning untuk dapat mengurangi debu dan air cleaner untuk mengurangi debu.
7. Kurang efektif bagi karyawan yang memerlukan konsentrasi yang tinggi, seperti departemen administrasi keuangan.

3. Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama (landscape offices)

Tata ruang kantor berhias/berpanorama adalah ruangan yang digunakan untuk bekerja yang berhias-kan oleh tanaman, dekorasi, dan lain sebagainya.

Bentuk dari ruangan kantor berhias ini mengusahakan supaya lingkungan ruang perkantoran ini nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar seperti lingkungan yang nyaman, menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Kelebihan tata ruang kantor berhias

1. Para karyawan akan merasa betah dan nyaman bekerja.
2. Kantor menjadi terlihat lebih segar hal ini dikarenakan pemandangan yang hijau.
3. Ketegangan syaraf akibat bekerja dapat dihindari atau berkurang.
4. Apabila terjadi sesuatu misalnya kebakaran, maka akses keluar menjadi mudah dan cepat.
5. Kebisingan dan juga kegaduhan bisa berkurang dan dihindarkan.
6. Kepengapan kantor bisa diminimalisir dengan suplai oksigen yang berasal dari udara sekitar.
7. Produktivitas kerja menjadi meningkat, karena pekerjaan dilaksanakan secara efisien sehingga tujuan dari organisasi dapat tercapai dengan mudah.
8. Tidak memerlukan lampu dengan pencahayaan yang tinggi, karena sudah terbantu dengan cahaya yang berasal dari luar ruangan.

Kekurangan tata ruang kantor berhias

1. Untuk membuat tanaman dan dekorasi dibutuhkan biaya yang cukup tinggi.
2. Keadaan cuaca juga dapat mempengaruhi kinerja. Misalnya jika hujan yang disertai dengan petir, otomatis bisa mengurangi konsentrasi dari para karyawan.
3. Biaya dari pemeliharaan dan perawatan yang cukup tinggi, karena tidak hanya di dalam ruangan saja yang membutuhkan pemeliharaan dan perawatan, namun juga di luar ruangan.
4. Memnutuhkan tenaga ahli yang tidak murah.
5. Konsentrasi juga dapat berkurang apabila terdapat sesuatu di luar ruangan.

3. Tata Ruang Kantor Gabungan (mixed offices)

Tata ruang kantor gabungan adalah tata ruang kantor yang merupakan sebuah gabungan antara bentuk tata ruang kantor yang sudah disebutkan sebelumnya.

Tata ruang gabungan ini perlu untuk dipertimbangkan, karena ke-3 bentuk tata ruang tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan bisa dengan cara bisa menciptakan mixed offices.

Pembagian Tata Ruang Kantor

Jika ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor ini bisa dibedakan menjadi beberapa bagian, yaitu sebagai berikut.

1. Tata Ruang Pribadi (private offices)

Tata ruang pribadi ini digunakan dengan berbagai macam alasan seperti menunjukan prestise dan status. Misalnya seperti ruang atasan.

Selain itu, pegawai juga membutuhkan private office jika memerlukan ruangan yang sepi untuk dapat berkonsentrasi dalam melakukan pekerjaannya.

Pegawai yang bekerja menggunakan berbagai alat-alat atau material yang mahal juga membutuhkan ruangan tersendiri.

2. Tata Ruang Antar Bagian

Tata ruang ini terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu sebagai berikut.

General office area, area ini lebih banyak disukai dibandingkan dengan private office area. Hal ini disebabkan karena beberapa hal berikut ini.

1. Biaya yang dibutuhkan untuk membuat private area dirasakan lebih mahal.
2. Membutuhkan suatu kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahannya.
3. Di-kemudian hari dimungkinkan adanya perubahan layout.
4. Tidak ingin direpotkan atau disulitkan oleh pengaturan penerangan, alam komunikasi mebel, sirkulasi udara, dan furniture.
5. Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi cukup tinggi.
6. Terdapat asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan pengambilan keputusan dari bawah ke atas.

Private office area, area ini pada umumnya dimiliki oleh setiap kantor. Contohnya seperti ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, dan ruang pelatihan.

Service area, area ini biasanya adalah tempat yang kotor dan juga berisik. Misalnya seperti ruang dapur, café, ruang fotocopy, toilet, dan ruang percetakan.

Storage area, area ini digunakan untuk menyimpan berbagai jenis barang. Misalnya seperti bahan mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi, serta ruang arsip.

Faktor – Faktor Lain yang Berhubungan dengan Tata Ruang Kantor

Dalam suatu tata kantor yang baik, terdapat beberapa faktor lain yang harus diperhatikan supaya penataan ruang kantor bisa lebih maksimal. Faktor-faktor lain yang berhubungan dengan tata ruang kantor antara lain sebagai berikut.

1. Cahaya

Cahaya ini perlu untuk diperhatikan dalam tata ruang kantor. Cahaya ini adalah penerang dalam suatu kantor.

Tanpa adanya cahaya, pekerjaan kantor dalam sebuah ruangan akan sulit untuk dilakukan, apalagi untuk ruang kantor yang sifatnya tertutup.

Cahaya ini terdiri dari 2 jenis yaitu cahaya permanen seperti matahari dan cahaya buatan seperti lampu.

Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan menyebutkan bahwa cahaya matahari bisa menembus 5-7,5 meter dalam ruangan.

Cahaya terbagi menjadi 4 yaitu sebagai berikut.

1. Cahaya langsung seperti lampu.
2. Cahaya setengah langsung, biasanya dibuat suatu penopang lampu dengan kaca.
3. Cahaya setengah tidak langsung.
4. Cahaya tidak langsung, penerangan yang terbaik adalah cahaya yang tidak langsung, karena akan dapat memelihara kesejukan mata.

2. Warna

Warna adalah faktor yang penting untuk dapat mempengaruhi keadaan dari jiwa karyawan.

Menurut para ahli terdapat 3 warna pokok yaitu merah, kuning, dan biru. Merang menggambarkan panas dan juga kegemparan dalam bekerja, serta bisa menimbulkan emosi.

Kuning menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, serta bisa menimbulkan perasaan riang gembira.

Warna biru menggambarkan kelembutan langit dan samudra, keleluasaan, menyejukan, dan ketentraman. Pengaruh dari warna biru bisa mengurangi ketegangan otot tubuh dan tekanan darah.

Berdasarkan penelitian, warna-warna yang sering digunakan dalam gedung perkantoran antara lain sebagai berikut.

1. 88% warna putih
2. 88% warna putih dan hijau
3. 83% warna abu-abu
4. 81% warna gading

Warna yang tepat untuk suatu kantor ini tergantung pada macam dan sifat pekerjaan yang ada di kantor tersebut.

Apabila pekerjaannya membutuhkan ketenangan sebaiknya gunakan-lah warna biru pada dinding kantor. Apabila pekerjaannya adalah produktivitas dibutuhkan warna putih.

3. Udara

Udara yang sejuk dan juga segar dalam suatu ruangan kantor juga sangat dibutuhkan. Biasanya dalam ruang kantor digunakan AC (air conditioning) atau kipas angina.

Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk memperoleh udara yang baik dalam ruangan antara lain sebagai berikut.

1. Mengatur suhu udara yang ada dalam ruangan dengan AC atau kipas angin.
2. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja dengan cara membuat fentilasi udara.
3. Menambahkan pengharum ruangan.

4. Suara

Suara adalah faktor lain yang sangat berkaitan dengan tata ruang kantor. Suara yang mengganggu semaksimal mungkin harus dikurangi supaya konsentrasi kerja bisa terjaga.

Suara yang mengganggu tersebut bisa berupa suara gaduh. Suara bisa dikurangi dengan melalui lubang-lubang ventilasi supaya suara terbawa angina keluar.

Akhir Kata

Demikianlah pembahasan tentang tata ruang kantor. Semoga artikel ini bisa bermanfaat bagi kamu dan menambah wawasan.

Jika ada saran, kritik atau pertanyaan silakan sampaikan di kolom komentar. Terima kasih

Mengapa tata ruang kantor penting untuk di perhatikan?

Mengapa perusahaan menggunakan tata ruang kantor terbuka?