Langkah langkah dalam melakukan analisis pekerjaan?

©️ Pexels

Mempekerjakan orang yang tidak tepat di organisasi bisnis kerap bermula dari ketidakjelasan peran dari sebuah posisi atau jabatan. Penyebab secara umum adalah HR, perekrut, atau manajemen di perusahaan kurang memahami secara mendalam bagaimana sebuah jabatan harus dijalankan, dan cenderung menuliskan job description standar.

Table of Contents Show

Berikut ini 6 langkah mudah dalam membuat analisis jabatan.
Mengumpulkan informasi
Membandingkan dengan perusahaan lain
Fokus pada kebutuhan di perusahaan Anda
Menentukan tujuan jabatan dalam organisasi
Menyesuaikan spesifikasi jabatan
Membuat job description secara tepat
1. Identifikasi Analisis Pekerjaan Tujuan
2. Siapa yang Akan Melakukan Analisis Pekerjaan
3. Bagaimana Melakukan Proses
4. Pengambilan Keputusan Strategis
5. Pelatihan Analis Pekerjaan
6. Persiapan Proses Analisis Pekerjaan
7. Pengumpulan Data
8. Dokumentasi, Verifikasi dan Peninjauan
9. Mengembangkan Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan
Video yang berhubungan

Setiap perusahaan perlu melakukan analisis jabatan atau job analysis untuk menghindari masalah di atas. Analisis jabatan adalah proses identifikasi tentang sebuah pekerjaan atau peran secara detail dan cermat, termasuk karakteristik dan persyaratannya.

Analisis jabatan berguna untuk membantu memahami seluk-beluk sebuah pekerjaan yang dibutuhkan organisasi sebelum rekrutmen. Tanpa job analysis yang akurat, Anda tidak akan menemukan kandidat yang tepat untuk membantu pencapaian tujuan perusahaan.

Berikut ini 6 langkah mudah dalam membuat analisis jabatan.

Mengumpulkan informasi

Kumpulkan informasi mengenai tanggung jawab dan tugas sebuah jabatan yang akan Anda rekrut. Ini sangat penting, terutama jika jabatan tersebut merupakan peran baru di perusahaan Anda atau belum pernah ada sebelumnya.

Anda perlu bertanya pada HR expert atau spesialis mengenai fungsi dan peran jabatan tersebut dalam organisasi. Anda juga dapat menghimpun informasi di internet tentang contoh job description dari pekerjaan terkait.

Membandingkan dengan perusahaan lain

Berikutnya, ambil contoh bagaimana perusahaan lain mendefinisikan peran atau jabatan serupa. Di beberapa situs pencarian kerja, Anda dapat membandingkan sejumlah perusahaan yang membuka lowongan kerja untuk posisi yang sama.

Beberapa organisasi menggunakan nama atau judul jabatan yang sama, tetapi masing-masing memiliki peran yang disesuaikan kebutuhan perusahaan. Seorang marketing manager di perusahaan A bisa memiliki deskripsi pekerjaan yang berbeda dengan marketing manager di perusahaan B, bahkan meski keduanya bergerak di industri yang sama.

Fokus pada kebutuhan di perusahaan Anda

Perusahaan Anda unik, berbeda dari kompetitor, dengan karakter, kultur, dan proses kerja yang berbeda pula. Gunakan informasi yang Anda kumpulkan di atas hanya sebagai referensi dan sesuaikan dengan kebutuhan spesifik di perusahaan Anda.

Untuk menganalisis peran khas ini, Anda perlu mengenali tugas-tugas harian dari jabatan tersebut. Cara paling mudah adalah dengan berkonsultasi dengan karyawan yang sebelumnya memegang jabatan yang sama jika ada, atau meminta pendapat dari manajemen atas tentang kebutuhan peran secara detail.

Menentukan tujuan jabatan dalam organisasi

Langkah berikutnya dalam analisis jabatan adalah mengenali tujuan dari posisi tersebut, mengapa jabatan itu harus ada dalam tim, di mana posisinya dalam alur kerja organisasi, dan bagaimana pekerjaan tersebut memberikan kontribusi bagi pencapaian tujuan perusahaan.

Analisis tujuan ini akan mengarahkan Anda untuk memahami tanggung jawab utama dari sebuah jabatan di dalam organisasi. Selanjutnya, Anda dapat menguraikan tanggung jawab ke dalam daftar tugas yang rinci, target, serta ukuran sukses dari peran itu.

Menyesuaikan spesifikasi jabatan

Dengan uraian tanggung jawab peran, Anda lebih mudah menentukan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan dan memegang jabatan tersebut, misalnya daftar keterampilan dan pengalaman apa saja yang harus dimiliki oleh kandidat untuk sukses dalam peran tersebut.

Analisis jabatan juga termasuk mengenali jabatan dalam struktur organisasi dan merancang kisaran imbalan (kompensasi) jabatan menurut struktur dan skala upah yang berlaku di perusahaan.

Membuat job description secara tepat

Selanjutnya, Anda dapat membuat job description yang tepat dan rinci sebagai panduan pokok rekrutmen. Deskripsi pekerjaan juga dituangkan dalam dokumen perjanjian kerja untuk menegaskan kembali mengenai tanggung jawab yang harus dijalankan oleh karyawan terpilih.

Untuk proses rekrutmen yang efisien dan efektif, Anda dapat memercayakan pada TalentHunt, layanan dari platform rekrutmen online Glints, yang dapat membantu Anda menemukan top talent yang cocok dengan peran terbuka di perusahaan Anda lebih cepat.

Kami memiliki lebih dari 100.000 top talent di database dengan beragam keterampilan dan pengalaman profesional. Dengan tim perekrut spesialis yang dibantu teknologi AI, kami merekomendasikan kandidat terbaik untuk Anda sesuai job description dalam waktu 2–3 minggu.

Anda hanya membayar recruitment fee jika memutuskan untuk merekrut kandidat kami, dan tidak ada biaya pembatalan apabila Anda tidak tertarik dengan mereka. Kami memberikan jaminan penggantian kandidat 90 hari apabila kinerja karyawan baru Anda tidak memuaskan.

Ikuti 30.000+ perusahaan di Indonesia dalam merekrut kandidat terbaik di https://talenthunt.glints.id.

(Penulis: Khairina)

Ditulis oleh Leon Manua Sabtu, 09 Maret 2019

Analisis pekerjaan membantu manajer SDM dan organisasi untuk menempatkan karyawan untuk memanfaatkan keterampilan dan bakat mereka dengan sebaik-baiknya, menentukan kebutuhan karyawan baru dalam organisasi, menghilangkan pekerjaan yang tidak dibutuhkan, menetapkan standar pengukuran kinerja yang realistis, mengidentifikasi pekerjaan dan menyiapkan rencana untuk mengisinya. Semua itu dapat dilakukan secara efektif dengan analisis pekerjaan yang tepat dan optimal. Manajer SDM menghadapi tantangan semacam itu dalam kegiatan perusahaan sehari-hari.Mereka perlu secara efektif dan efisien memenuhi persyaratan organisasi terkait dengan rekrutmen sumber daya manusia, seleksi, kinerja, kepuasan dan pengurangan, serta menambahkan tanggung jawab dan tugas tambahan. Proses yang efektif dan benar dalam analisis pekerjaan pasti sangat melegakan bagi mereka. Analisis pekerjaan juga membantu mereka mempertahankan kualitas karyawan yang tepat, mengukur kinerja mereka pada standar yang realistis, menilai pelatihan dan kebutuhan pengembangan mereka dan meningkatkan produktivitas mereka.

Berikut ini adalah urutan proses yang harus dilakukan manajer SDM maupun organisasi untuk menjalankan analisis pekerjaan:

1. Identifikasi Analisis Pekerjaan Tujuan

Baik proses apa pun sia-sia sampai tujuannya tidak diidentifikasi dan didefinisikan. Oleh karena itu, langkah pertama dalam proses adalah menentukan kebutuhan dan output yang diinginkan. Menghabiskan upaya manusia, energi, dan uang tidak berguna sampai manajer SDM tidak tahu mengapa data harus dikumpulkan dan apa yang harus dilakukan dengannya.

2. Siapa yang Akan Melakukan Analisis Pekerjaan

Langkah kedua terpenting dalam proses analisis pekerjaan adalah memutuskan siapa yang akan melakukannya. Beberapa perusahaan lebih suka menyelesaikannya dengan departemen SDM mereka sendiri sementara beberapa menyewa konsultan analisis pekerjaan. Konsultan analisis pekerjaan mungkin terbukti sangat membantu karena mereka menawarkan saran, pedoman, dan metode yang tidak bias. Mereka tidak memiliki suka pribadi dan tidak suka ketika datang untuk menganalisis pekerjaan.

3. Bagaimana Melakukan Proses

Menentukan cara di mana proses analisis pekerjaan perlu dilakukan tentu merupakan langkah selanjutnya. Diperlukan pendekatan terencana tentang bagaimana menjalankan seluruh proses untuk menyelidiki pekerjaan tertentu.

4. Pengambilan Keputusan Strategis

Sekarang adalah waktu untuk membuat keputusan strategis. Ini tentang menentukan sejauh mana keterlibatan karyawan dalam proses, tingkat rincian yang harus dikumpulkan dan dicatat, sumber dari mana data akan dikumpulkan, metode pengumpulan data, pemrosesan informasi dan pemisahan data yang dikumpulkan.

5. Pelatihan Analis Pekerjaan

Selanjutnya adalah untuk melatih analis pekerjaan tentang bagaimana melakukan proses dan menggunakan metode yang dipilih untuk pengumpulan dan pengodean ulang data pekerjaan.

6. Persiapan Proses Analisis Pekerjaan

Mengkomunikasikannya dalam organisasi adalah langkah selanjutnya. Manajer SDM perlu mengkomunikasikan semuanya dengan baik sehingga karyawan menawarkan dukungan penuh mereka kepada analis pekerjaan. Tahap ini juga melibatkan persiapan dokumen, kuesioner, wawancara, dan formulir umpan balik.

7. Pengumpulan Data

Berikutnya adalah mengumpulkan data terkait pekerjaan termasuk kualifikasi pendidikan karyawan, keterampilan dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, kondisi kerja, aktivitas kerja, hierarki pelaporan, sifat-sifat manusia yang diperlukan, aktivitas pekerjaan, tugas dan tanggung jawab yang terlibat dan perilaku karyawan.

8. Dokumentasi, Verifikasi dan Peninjauan

Dokumentasi yang tepat dilakukan untuk memverifikasi keaslian data yang dikumpulkan dan kemudian meninjaunya. Ini adalah informasi akhir yang digunakan untuk menjelaskan pekerjaan tertentu.

9. Mengembangkan Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan

Sekarang adalah saatnya untuk memisahkan data yang dikumpulkan menjadi informasi yang berguna. Deskripsi Pekerjaan menggambarkan peran, aktivitas, tugas, dan tanggung jawab pekerjaan sementara spesifikasi pekerjaan adalah pernyataan kualifikasi pendidikan, pengalaman, ciri-ciri pribadi, dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu.

Dengan demikian menjalankan semua proses analisis pekerjaan ini, bisa membantu dalam mengidentifikasi nilai pekerjaan tertentu, memanfaatkan bakat manusia dengan cara terbaik, menghilangkan pekerjaan yang tidak dibutuhkan dan menetapkan standar pengukuran kinerja yang realistis.