Jelaskanlah 6 prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda

You're Reading a Free Preview
Pages 7 to 9 are not shown in this preview.

You're Reading a Free Preview
Pages 16 to 33 are not shown in this preview.

Penjelasan:

Prosedur pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

1. Penerimaan Surat

Surat masuk dapat diterima melalui Kurir,

dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar surat kantor pos.

• Tugas penerima surat adalah :

a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim

c. Menandatangani bukti pengiriman surat

d. Mengantar pada unit penyortir surat (jika dalam organisasi bagian penerima dan penyortir surat pemisah)

2. Penyortiran Surat

Penyortiran surat yaitu kegiatan memisah-misahkan surat sesuai dengan jenisnya yang digunakan untuk pengolahan lebih lanjut.

• Adapun tahap-tahap penyortiran surat adalah sebagai berikut :

a. Tahap pertama

Dipisahkan antara surat dinas dan surat pribadi.

b. Tahap kedua

Surat dinas dipilah antara surat rahasia dan surat tidak rahasia

c. Tahap ketiga

Surat tidak rahasia dibuka dan dipisahkan antara surat biasa dan surat penting. Surat biasa diperiksa kelengkapannya, seperti lampiran (jika ada), surat kemudian distempel penerimaan, ditulis tanggal dan nomor urut setiap bulannya.

• Tujuan dari penyortiran surat ini adalah :

a. Untuk mengetahui banyaknya surat masuk

b. Untuk mengetahui prioritas penanganannya

c. Untuk mempermudah pengawasan

3. Pencatatan Surat/ Agendaris

Kegiatan pencatatatan surat atau agendaris meliputi:

a. Menerima semua surat dari penerima surat

b. Membuka sampul surat

c. Membubuhkan cap agenda, Sebelum surat dicatat dalam buku agenda, maka terlebih dahulu dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat.

d. Memeriksa kelengkapan surat

Untuk memeriksa kelengkapan surat, dapat digunakan buku agenda yang berisi keterangan-keterangan berikut ini. Keterangan memuat informasi surat tentang lampiran.

✓ Daftar Lampiran Surat yang Hilang

✓ Daftar Lampiran Yang Dikirim Dengan Pos Sendiri

✓ Daftar Lampiran Surat Berharga

e. Membaca surat, menggaris bawahi isi surat dan membuat catatan penting/ memberi tanda yang membantu pembaca surat

f. Mencacat surat dalam buku agenda

✓ Buku Agenda Surat Masuk

✓ Buku Agenda Tunggal

g. Menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada pengarah surat. Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan.

4. Pengarahan Surat

Setelah menerima surat beserta lembar disposisi dari pencatat surat, surat diteliti kebenarannya, selanjutnya surat diserahkan kepada petugas tata usaha unit pengolah (pengolah surat) yang disertai lembar disposisi yang telah diberi keterangan kepada siapa dan tindak lanjut sesuai dengan kepentingan isis surat. Dari tata usaha unit pengolah, pengarah menerima tanda terima melalui buku ekspedisi intern.

5. Unit Pengolah

Tata usaha unit pengolah setelah menerima dan meneliti surat dan melihat kebenaran disposisi, memberi paraf pada buku ekspedisi intern untuk tanda bukti bahwa surat sudah diterima.

Pimpinan unit pengolah menerima surat dan lembar disposisi, kemudian memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk ditindaklanjuti.

6. Penyimpanan Surat

Penyimpanan surat merupakan kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

1. Prodesur Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist).

1) Mengumpulkan setiap surat yang masuk;

2) Meneliti ketepatan alamat;

3) Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. Jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas dibagian tata usaha atau bagian administrasi.

Setelah surat diterima dari resepsinis selanjutya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surta itu untuk perserangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanann sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.

1) Pencatatan pada buku agenda

Pencatatan atau lebih sering dikenal dengan penggagendaan surat diakukan dengan mencatat surat pada buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.

2) Mengisi lembar disposisi

Setelah surat dicatat pada buku agenda, selanjutnya petugas mengisi lembar disposisi untuk dilampirkan pada surat dan memberikannya kepada pimpinan. Fungsi lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses seanjutnya dari surat tersebut.

Penyampaian surat dilakukan oleh sekretaris / bagian tata usaha kepada pimpinan. Setelah surat selesai di catat pada buku agenda, surat beserta lembar disposisi diberikan kepada pimpinan untuk selanjutnya ditindak lanjuti.

Pengarahan surat adalah menetukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.

Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis dilembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga rang yang ditunjuk akan mendapat salinan surat.

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada sekretaris / bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu. Di bagian organisasi Setda Kab. Tasikmalaya penyimpanan surat menggunakan sistem subjek/masalah dan sistem tanggal.
SMK AL-FALAH TANJUNGJAYA

Page 2

1. Prodesur Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda a. Penerimaan Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Tugas penerima surata: 1) Mengumpulkan setiap surat yang masuk; 2) Meneliti ketepatan alamat; 3) Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. Jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas dibagian tata usaha atau bagian administrasi. b. Penyortiran surat Setelah surat diterima dari resepsinis selanjutya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surta itu untuk perserangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyan