Jelaskan tahap tahap pengambilan keputusan serta tipe pemecahannya

Sebelum membahas definisi pengambilan keputusan, baik kalau dipahami lebih dulu apa itu keputusan. Secara sederhana, keputusan dapat diartikan sebagai hasil penyelesaian masalah. Dengan kata lain keputusan adalah jawaban yang pasti atas pertanyaan mengenai apa yang harus dilakukan. Lebih jauh, juga dapat dikatakan bahwa keputusan adalah hasil dari proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah. Bisa juga dikatakan bahwa keputusan adalah penentuan suatu pilihan atau arah tindakan tertentu. Dengan demikian keputusan adalah hasil dari pengambilan keputusan. Dari perspektif akademik, ruang lingkup keputusan dikelompokkan menjadi keputusan strategis dan keputusan operasional. Disebut keputusan strategis bila keputusan yang diambil terkait kebijakan dan arah organisasi. Dikatakan keputusan operasional, bila suatu keputusan menyangkut kegiatan operasional sehari-hari. Kedua jenis keputusan tersebut sama pentingnya. Keputusan strategis menyita paling banyak perhatian karena pengaruh keputusan tersebut pada pertumbuhan dan perkembangan organisasi. Pendek kata, menyangkut kelangsungan hidup organisasi. Keputusan operasional,

Apa definisi atau pengertian Pengambilan Keputusan?

Pengambilan keputusan (decision making) adalah melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan. Namun kalau kita coba lihat pendapat para ahli, maka dapat kita temukan ada begitu banyak definisi atau pengertian pengambilan keputusan diantaranya adalah definisi atau pengertian yang dikemukakan oleh G.R. Terry. Menurut G.R. Terry pengambilan keputusan adalah pemilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin. Menurut Claude S. George, JR, pengambilan keputusan merupakan proses yang dikerjakan oleh kebanyakan manajer yang berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran, pertimbangan, penilaian dan pemilihan diantara sejumlah alternatif. Horold dan Cyril O’Donnell berpendapat pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat. Sementara, P. Siagan berpandangan bahwa pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta dan data, penelitian yang matang atas alternatif dan tindakan.Dari beberapa definisi atau pengertian pengambilan keputusan yang telah dikemukakan, diperoleh gambaran singkat bahwa pengambilan keputusan merupakan proses pemilihan alternatif terbaik dari beberapa alternatif yang dilakukan secara sistematis untuk pemecahan masalah.

Tujuan Pengambilan Keputusan

Setiap orang/ organisasi yang akan melakukan pengambilan keputusan selalu memiliki tujuan yang terkait dengan keputusan yang diambilnya. Secara umum, maksud dan tujuan dari pengambilan keputusan adalah untuk memecahkan masalah.Tujuan dari pengambilan keputusan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: Pertama, tujuan yang bersifat tunggal yaitu tujuan pengambilan yang bersifat tunggal terjadi apabila yang dihasilkan hanya menyangkut satu masalah artinya sekali diputuskan, tidak akan ada kaitannya dengan masalah lain. Misalnya, masalah yang dihadapi hanya masalah yang menyangkut satu aspek saja yaitu masalah keuangan, maka keputusan yang diambil hanya menyangkut aspek keuangan, Bila masalah keuangan diselesaikan tidak akan menimbulkan akibat lain atau efek sampingan terhadap aspek lain. Kedua, tujuan yang bersifat ganda yaitu tujuan pengambilan keputusan yang bersifat ganda terjadi apabila keputusan yang dihasilkan itu menyangkut lebih dari satu masalah, artinya bahwa satu keputusan yang diambil itu sekaligus memecahkan dua masalah atau lebih yang bersifat kontradiktif atau bersifat tidak kontradiktif. Masalah yang kontradiktif misalnya masalah pemenuhan kebutuhan bahan untuk satu periode operasi. Salah satu alternatif solusi adalah kebutuhan tersebut dipenuhi sekaligus dalam satu kali pembelian bahan. Bila demikian maka akan menghemat biaya pesan karena hanya melakukan pemesanan pembelian satu kali, dan ada kemungkinan mendapat potongan harga karena membeli dalam jumlah banyak sekaligus. Namun disisi lain, solusi tersebut juga berakibat biaya simpan akan menjadi tinggi karena dengan membeli dalam jumlah besar akan menimbulkan persediaan yang besar pula. Persediaan bahan tersebut memerlukan tempat penyimpanan dan pemeliharaan. Alternatif lain adalah dengan melakukan pemesanan dalam jumlah sedikit, atau dengan kata lain pemenuhan kebutuhan bahan dalam satu periode dilakukan dengan pemesanan berulang-ulang. Akibatnya, biaya pesan menjadi mahal karena harus sering melakukan pemesanan pembelian. Selain itu ada resiko kehabisan bahan sehingga terganggunya proses produksi karena pesanan belum datang sementara persediaan bahan sudah habis Di sisi lain, biaya penyimpanan dan pemeliharaan bahan menjadi relatif kecil karena jumlah bahan yang disimpan sedikit. Dalam hal demikian diperlukan pengambilan keputusan yang tujuannya bersifat ganda.

Proses Pengambilan Keputusan

Kegiatan pengambilan keputusan pada prinsipnya meliputi setidaknya empat aktivitas, Aktivitas yang pertama adalah kegiatan inteligensi. Kegiatan inteligensia di sini merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk kepentingan membuat keputusan. Kedua, kegiatan perancangan. Kegiatan menemukan, mngembangkan dan analisis berbagai kemungkinan tindakan dalam rangka pembuatan keputusan. Ketiga, kegiatan pemilihan, yaitu kgiatan memilih atau menentukan tindakan tertentu dari berbagai alternatif tindakan yang dapat diambil. Terakhir, keempat, kegiatan peninjauan. Tindakan yang telah dipilih kemudian dilaksanakan dan dievaluasiBila proses pengambilan keputusan dianalisis, maka analisis tersebut sebenarnya tidak jauh berbeda dengan analisis proses kebijakan. Ini karena komponen proses kebijakan juga merupakan komponen proses pengambilan keputusan yang meliputi (1) masalah kebijakan, (2) alternatif kebijakan, (3) tindakan kebijakan, (4) hasil kebijakan, dan (5) pola pelaksanaan kebijakan. Antar komponen tersebut secara berurutan saling terkait dan terhubung oleh metode. Misalnya komponen (1) dan komponen (2) terhubung oleh metode prakiraan. Artinya untuk menyelesaikan komponen (1) diperlukan metode prakiraan yang menghasilkan berbagai alternatif kebijakan. Dari komponen (2) menuju komponen (3) diperlukan metode rekomendasi untuk memilih salah satu dari berbagai alternatif kebijakan. Selanjutnya dari komponen (3) ke komponen (4) diperlukan metode monitoring untuk memantau hasil dari kebijakan yang dipilih. Terakhir dari komponen (4) ke komponen (5) atau kembali ke komponen (2) diperlukan metode evaluasi. Bila evaluasi menunjukkan bahwa hasil pelaksanaan kebijakan baik, maka komponen (5) merupakan kesimpulan untuk menjadi pegangan di saat mengalami masalah serupa.Sebagai suatu proses, pengambilan keputusan terdiri dari beberapa tahapan. Banyak pendapat yang dapat diacu terkait tahapan-tahapan dalam proses pengambilan keputusan. Seperti misalnya pendapat G.R Terry, Peter F Drucker dll. Dari semua pendapat para ahli tentang proses pengambilan keputusan, dapat disimpulkan bahwa tahapan setiap proses pengambilan keputusan senantiasa terdiri dari

(a) Tahap Identifikasi masalah inti/ utama, Untuk apat mengidentifikasi masalah inti atau utama, perlu dipahami lebih dulu apa yang dimaksud dengan masalah. Beberapa ahli mendefinisikan masalah sebagai pertanyaan yang harus dijawab. Ada pula yang mendefinisikan masalah sebagai sebuah kesenjangan antara harapan dan kenyataan yang harus diatasi. Juga ada yang mengartikan masalah sebagai penyimpangan dari kondisi normal. Apapun definisi masalah yang digunakan, bagaimanapun Identifikasi masalah tetaplah merupakan tahapan yang kritis. Sekali terjadi kesalahan dalam penentuan masalah, maka keputusan yang dihasilkan tidak akan pernah dapat memperbaiki keadaan. Ibarat dokter memberikan obat berdasarkan diagnosis penyakit yang salah. Akibatnya, pasien tidak akan sembuh dengan obat tersebut.

Berikut dikemukakan beberapa kendala yang membuat orang mengalami kesulitan dalam mengidentifikai masalah: (1) generalisasi. Artinya membiarkan semua masalah bertumpuk-tumpuk jadi satu di kepala seperti benang kusut yang sulit diurai. (2) Emosional. Ketidakmampuan mengendalikan diri dalam menghadapi masalah akan mempersulit penyelesaian masalah. Bahkan bisa menimbulkan masalah baru. (3)Kurang kreatif. proses pemecahan masalah sebenarnya bisa menjadi pendorong timbulnya kreativitas baru. Namun di sisi lain, ketidakreatifan seseorang dalam menghadapi masalah dapat menjadi hambatan tersendiri untuk mengidentifikasi masalah yang sesungguhnya berikut alternatif jalan keluar dari masalah. (4) Data yang tidak valid. Artinya, data awal yang tidak valid akan menyulitkan orang untuk melakukan identifikasi masalah secara tepat.

Untuk meminimumkan kesalahan dalam mengidentifikasi dan merumuskan masalah, ada baiknya, proses identifikasi masalah dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut: (1) obyek masalah harus dapat ditemukan lebih dulu. Selanjutnya dirumuskan sifat atau aspek dari masalah tersebut. (2) Memverifikasi masalah. Artinya, memastikan apakah obyek masalah yang ditemukan memang merupakan obyek masalah yang sesungguhnya. Untuk keperluan tersebut perlu dilakukan pengumpulan data sebagai pendalaman terhadap peristiwa/ kejadian/ data awal yang mengindikasikan adanya masalah. Bagian obyek masalah mana yang relevan, dimana letak penyimpangannya seberapa besar penyimpangan yang terjadi, kapan penyimpangan tersebut terjadi? Semua itu perlu diklarifikasi dan diverifikasi. (3) menentukan penyebab timbulnya masalah. Bagaimanapun setiap penyimpangan yang tidak sesuai harapan selalu ada penyebabnya. Penyebab-penyebab tersebut harus dapat ditentukan dengan tepat. (4) Menguji ketepatan penyebab. setelah diketahui kemungkinan-kemungkinan penyebab, penyebab-penyebab trsebut prlu diuji ketepatannya. Perlu dipastikan apakah penyebab tersebut benar-benar merupakan penyebab timbulnya masalah atau hanya sekedar akibat. Untuk itu setiap kemungkinan penyebab yang ditemukan, harus senantiasa dicari, dicek dan diuji sampai penyebab yang sebenarnya dapat ditemukan.

Langkah-langkah identifikasi masalah yang diurakan di atas adalah agar identifikasi dilakukan tidak hanya menyangkut identifikasi masalah baik hasil, sebab maupun faktor-faktornya, tetapi juga meliputi identifikasi kondisi masalah untuk mengetahui kondisi sekarang dan kondisi yang diharap., identifikasi indikasi-indikasi yang berkaitan dengan masalah, dan dapat membedakan antara masalah yang sebenarnya dengan indikasi-indikasinya. Jadi, dapatlah dikatakan bahwa pada tahap identifikasi, terdapat tiga langkah yang harus dilakukan yaitu 1) langkah orientasi masalah atau langkah menyaari adanya masalah. 2) langkah preferensi, yakni langkah mengumpulkan data dan informasi, dan 3) langkah definisi, yaitu mengklasifikasi, identifikasi dan merumuskan masalah.

(b) pengumpulan data dan analisis

Pengumulan data dan analisis pada tahap dua ini berbeda dengan pengumpulan data pada tahap identifikasi masalah. Perbedaannya ada pada tujuan. Tujuan pengumpulan data pada tahap dua ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran tentang kemungkinan alternatif solusi yang bisa dilakukan, berikut analisis alternatif terkait konsekuensi-yang timbul dari setiap alternatif.Langkah-langkah pengumpulan data pada tahap ini anatara lain (1) menentukan metode pengumpulan data yang tepat, cepat dalam rangka mendapatkan data yang relevan dan valid. (2) menentukan skala prioritas terhadap data yang akan dikumpulkan, (3) mengklasifikasi data yang terhimpun. Bagaimanapun yang perlu dicatat adalah bahwa data yang dikumpulkan adalah data yang relevan dan berkualifikasi. Beberapa kualifikasi data yang berkategori baik adalah (1) data tersebut memiliki hubungan dengan obyek masalah (2) data dikumpulkan pada waktu yang tepat (3)pencarian dan penggunaan data harus sesuai aturan yang berlaku. Data yang dicari dengan menggunakan cara-cara yang menyalahi aturan/ tradisi/ nilai-nilai dan mengganggu orang lain akan melahirkan masalah baru, (4) kecermatan data harus bersifat kredibel, terbatas, akurat dan tidak saling bertentangan.

(c) Tahap penentuan alternatif keputusan berikut konsekuensi-konsekuensi positif/ negatif setiap alternatif. Sama halnya dengan tahap identifikasi masalah, tahap penentuan alternatif keputusan juga memerlukan data dan informasi. Semakin lengkap data relevan yang tersedia, semakin baik alternatif-alternatif keputusan yang dapat dipilih. Brdasarkan data yang diperoleh, dicoba dicari berbagai alternatif keputusan. Beberapa cara atau metode untuk mendapatkan gagasan alternatif keputusan diantaranya adalah metode Osborn (curah pendapat) dan metode curah pendapat tertulis. Metode curah pendapat yang dikemukakan oleh Osborn adalah cara mendapatkan gagasan dimana setiap individu diberi kebebasan untuk menyampaikan secara lisan ide-ide yang ada dalam pikirannya terkait masalah yang sedang dihadapi. Metode curah pendapat secara tertulis, sama seperti curah pendapat Oborn, bedanya pada penyampaian. Setelah alternatif-alternatif keputusan didapat, selanjutnya dilakukan pengujian terhadap setiap alternatif untuk mendapatkan beberapa alternatif yang terbaik dan yang paling mungkin dilakukan.

Dalam tahap penentuan alternatif, terdapat setidaknya ada dua langkah yang harus dilakukan untuk mendapatkan alternatif-alternatif keputusan yang efektif. Pertama, langkah pemetaan alternatif yang dilakukan untuk mendapatkan berbagai kemungkinan alternatif keputusan Kedua langkah penilaian alternatif dimana setiap alternatif dinilai plus minusnya.

(d) pemilihan alternatif "terbaik".

Dalam menentukan satu alternatif terbaik, ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan antara lain: (i) tingkat resiko (ii) tenaga dan pikiran yang dibutuhkan (iii) jumlah dan kualitas sumberdaya manusia yang dibutuhkan, (iv) waktu. Bila dua alternatif memiliki kualitas yang sama, maka dipilih alternatif yang memiliki jangkauan waktu yang lebih luas. (v)apek ekonomi. Artinya memilih alternatif yang memiliki dampak ekonomi yang paling menguntungkan. (vi) Dapat dilaksanakan. Pemecahan masalah harus bersifat praktis, tidak terlalu spekulatif namun juga tidak takut berinovasi.

(e) pelaksanaan keputusan

Pertama-tama perlu dibedakan lebih dulu antara istilah-istilahmembuat keputusan, mengambil keputusan, dan mengeluarkan keputusan. Membuat keputusan merupakan proses dari awal sampai akhir untuk mencapai sebuah hasil yang baik yaitu pemecahan masalah. Mengambil keputusan merupakan salah satu tahap dalam proses pengambilan keputusan yakni memilih alternatif terbaik. Mengeluarkan keputusan melrupakan langkah yang komplit diantara langkah-langkah manajemen yang terdiri dari perencanaan, hingga pengawasan dan penilaian. Kelayakan sebuah keputusan terletak pada pelaksanaannya. Oleh karena itu, keputuan yang dikeluarkan harus terdiri dari beberapa unsur yaitu surat keputusan, orag yang menerima/ melaksanakan keputusan, perencanaan, distribusi tanggung jawab dan wewenang, skedul waktu dan anggaran belanja.

(f) pemantauan dan evaluasi pelaksanaan keputusan.

Proses supervisi dan evaluasi diperlukan untuk memastikan bahwa fase pelaksanaan keputusan tetap terjaga dan penuh vitalitas. Sekaligus sebagai upaya untuk mengantisipasi adanya perubahan situasi atau hal-hal yang terjadi dan diluar perkiraan.

Komponen Pengambilan Keputusan

Komponen atau unsur-unsur pengambilan keputusan yang bersifat umum, antara lain adalah: 1) Tujuan. Setiap pengambilan keputusan selalu memiliki tujuan atau target atau hasil yang diharap dari keputusan yang diambil. 2) Proses. Setiap pengambilan keputusan merupakan proses mulai dari identifikasi masalah sampai pemantauan dan evaluasi keputusan. 3) Metode. Setiap keputusan senantiasa melibatkan penggunaan metode atau cara baik itu metode pengumpulan data dan informasi, metode identifikasi penelusuran masalah dan penyebab, metode analisis alternatif keputusan, metode pengukuran hasil dan metode monitoring-evaluasi pelaksanaan keputusan. 4) Faktor lingkungan yang tak dapat dikendalikan. Setiap keputusan tidak pernah berada pada kondisi vakum, namun ada dalam konteks lingkungan. Dalam banyak hal, lingkungan eksternal tidak dapat dikelola atau dikendalikan secara langsung. Oleh karena keputusan bersifat futuristik. Sementara kondisi yang akan datang tidak dapat diketahui dengan pasti terlebih dalam konteks lingkungan eksternal yang bersifat tak dapat dikendalikan, maka keberhasilan keputusan yang dibuat akan sangat bergantung pada kemampuan memprediksi kondisi di masa datang.

Subyek Pengambilan Keputusan (Pengambilan Keputusan Individual dan Pengambilan Keputusan Kelompok)

Pengambilan keputusan dapat dilakukan oleh individu tertentu dalam oragnisasi, namun bisa juga dilakukan oleh sekelompok orang (kolegial). Keputusan yang diambil oleh individu maupun oleh kelompok, masing-masing memiliki kelebihan an kekurangnnya sendiri-sendiri. Seperti misalnya, pengambilan keputusan oleh individu memiliki kelebihan dalam hal kecepatan. Artinya pengambilan keputusan dapat dilakukan secara relatif lebih cepat tidak perlu menunggu persetujuan dari orang lain. pengambilan keputusan oleh individu dalam prosesnya tidak melalui pertentangan pendapat, dan bila keputusan diambil oleh indiviu yang memiliki kemampuan tinggi dan pengalaman yang luas, maka keputusan yang diambil cenderung tepat. Di sisi lain, pengambilan keputusan oleh individu memiliki kekurangan salah satunya adalah bila individu yang mengambil keputusan memiliki kemampuan yang rendah dan pengalaman yang kurang, maka keputuan cenderung tidak tepat. Bagaimanapun, perlu diingat bahwa setinggi-tinggi kemampuan seseorang tentu terselip batas-batas kekurangan sebagai manusia. Kelemahan yang lain adalah bahwa meskipun pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat, namun kecepatan tersebut dapat menjadi celah kelemahan bagi kurangnya pertimbangan yang mengakibatkan keputusan menjadi tidak tepat. terakhir, tanggung jawab kesalahanpengambilan keputusan menjadi beban individu yang bisa menjadi tekanan tersendiri.

Demikian halnya keputusan yang dibuat oleh kelompok, juga memiliki plus minus. Sisi plusnya adalah keputusan yang dibuat oleh kelompok cenderung merupakan hasil pemikiran beberapa orang yang salig melengkapi.. Kesalahan dalam pengambilan keputusan menjadi beban bersama. Pengambilan keputusan berkelompok dapat menjadi sarana pemberian kesempatan pada setiap anggota organisasi untuk berpendapat, , melatih disilin kelompok melalui tekanan masyarakat untuk berkeputusan, serta memupuk kerjasama kelompok dalam memecahkan masalah. Sedang sisi minus atau kelemahannya adalah pengambilan keputusan membuka kemungkinan pertentangan pendapat yang berakibat pada waktu pengambilan keputusan yang berlarut-larut dan kemungkinan terjadinya saling lempar tanggung jawab bila terjadi keslahan. Pengambilan keputusan kelompok juga dapat membatasi keinginan individu. dengan demikian inividu menjadi termanipulasi oleh kelompok. Selebihnya pada pengambilan keputusan kelompok membuat pimpinan kurang leluasa mengemukakan ide dan kurang mendapat kesempatan untuk memperoleh dan mengakomodasi saran dari para konsultan.

Terlepas ari apakah pembuatan keputusan dilakukan oleh individu atau sekelompok orang, pada prinsipnya ada setidaknya tiga kekuatan yang senantiasa berusaha mempengaruhi suatu keputusan. Tiga kekuatan tersebut adalah dinamika individu dalam oragnisasi, dinamika kelompok orang dalam organisasi dan dinamika lingkungan organisasi. Untuk dapat mengambil keputusan diantara tiga kekuatan tersebut, diperlukan kemampuan yang dapat mengakomodasi perubahan (dinamika) ketiga kekuatan tersebut. Lebih jauh, pengambilan keputusan harus berdampak pada terjadinya perubahan pada tiga kekuatan tersebut., baik dari segi tujuan, kebijakan, kegiatan maupun sarana yang digunakan.

Setiap orang dalam organisasi dapat dilihat sebagai sosok yang memiliki kepribadian ganda dalam artian satu sisi kepribadian individu dan sisi lain adalah kepribadian kelompok yang timbul karena inividu tersebut hidup dalam kelompok. Idealnya, kepribadian yang gana tersebut dapat menyatu menjadi kepribadian tunggal dimana tujuan pribadi sesuai dengan tujuan kelompok atau organisasi. Hal lain, lingkungan juga perlu mendapat perhatian karena antara organisasi dan lingkungan memiliki hubungan saling mempengaruhi. Oleh karena itu, tindakan atau keputusan organisasi perlu mempertimbangkan suasana lingkungan. bagaimanapun suatu keputusan merupakan awal mata rantai dari rangkaian kegiatan selanjutnya. (Hendra Poerwanto G)

Sangat berterimakasih bila bersedia mencantumkan alamat link halaman ini sebagai sumber