Jelaskan prosedur pengurusan surat masuk menggunakan sistem buku agenda

Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda

Adapun prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda, di antaranya adalah sebagai berikut :

a. Pembuatan konsep

Dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat. Hal tersebut dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten

b. Persetujuan konsep

Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep yang telah dibuat

c. Pencatatan surat

Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat

d. Pengetikan konsep surat

Diketik dengan tembusannya sekaligus

e. Pemeriksaan pengetikan

f. Penandatanganan Surat

Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang

g. Pemberian Cap Dinas

Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak

h. Melipat surat

Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul

i. Penyampulan surat

Surat yang telah dilipat dimasukkan dalam sampul. Sampul diberi nomor dan diberi cap di sebelah kiri bawah

j. Pengiriman surat

Surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di Buku Ekspedisi Ekstern

k. Penyimpanan surat

Tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan sistem penyimpanan (sistem abjad,
subjek, tanggal, wilayah)

Surat-surat yang telah diproses diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang
menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku Ekspedisi. Buku Ekspedisi ada dua macam, yaitu :

Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri
Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan sendiri

Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu

Loading Preview

Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.

Penjelasan:

Prosedur pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

1. Penerimaan Surat

Surat masuk dapat diterima melalui Kurir,

dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar surat kantor pos.

• Tugas penerima surat adalah :

a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim

c. Menandatangani bukti pengiriman surat

d. Mengantar pada unit penyortir surat (jika dalam organisasi bagian penerima dan penyortir surat pemisah)

2. Penyortiran Surat

Penyortiran surat yaitu kegiatan memisah-misahkan surat sesuai dengan jenisnya yang digunakan untuk pengolahan lebih lanjut.

• Adapun tahap-tahap penyortiran surat adalah sebagai berikut :

a. Tahap pertama

Dipisahkan antara surat dinas dan surat pribadi.

b. Tahap kedua

Surat dinas dipilah antara surat rahasia dan surat tidak rahasia

c. Tahap ketiga

Surat tidak rahasia dibuka dan dipisahkan antara surat biasa dan surat penting. Surat biasa diperiksa kelengkapannya, seperti lampiran (jika ada), surat kemudian distempel penerimaan, ditulis tanggal dan nomor urut setiap bulannya.

• Tujuan dari penyortiran surat ini adalah :

a. Untuk mengetahui banyaknya surat masuk

b. Untuk mengetahui prioritas penanganannya

c. Untuk mempermudah pengawasan

3. Pencatatan Surat/ Agendaris

Kegiatan pencatatatan surat atau agendaris meliputi:

a. Menerima semua surat dari penerima surat

b. Membuka sampul surat

c. Membubuhkan cap agenda, Sebelum surat dicatat dalam buku agenda, maka terlebih dahulu dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat.

d. Memeriksa kelengkapan surat

Untuk memeriksa kelengkapan surat, dapat digunakan buku agenda yang berisi keterangan-keterangan berikut ini. Keterangan memuat informasi surat tentang lampiran.

✓ Daftar Lampiran Surat yang Hilang

✓ Daftar Lampiran Yang Dikirim Dengan Pos Sendiri

✓ Daftar Lampiran Surat Berharga

e. Membaca surat, menggaris bawahi isi surat dan membuat catatan penting/ memberi tanda yang membantu pembaca surat

f. Mencacat surat dalam buku agenda

✓ Buku Agenda Surat Masuk

✓ Buku Agenda Tunggal

g. Menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada pengarah surat. Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan.

4. Pengarahan Surat

Setelah menerima surat beserta lembar disposisi dari pencatat surat, surat diteliti kebenarannya, selanjutnya surat diserahkan kepada petugas tata usaha unit pengolah (pengolah surat) yang disertai lembar disposisi yang telah diberi keterangan kepada siapa dan tindak lanjut sesuai dengan kepentingan isis surat. Dari tata usaha unit pengolah, pengarah menerima tanda terima melalui buku ekspedisi intern.

5. Unit Pengolah

Tata usaha unit pengolah setelah menerima dan meneliti surat dan melihat kebenaran disposisi, memberi paraf pada buku ekspedisi intern untuk tanda bukti bahwa surat sudah diterima.

Pimpinan unit pengolah menerima surat dan lembar disposisi, kemudian memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk ditindaklanjuti.

6. Penyimpanan Surat

Penyimpanan surat merupakan kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record).

Buku agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mengagendakan surat masuk maupun surat keluar dalam suatu perusahaan. Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

Fungsi dari buku agenda :

Sebagai alat bukti keluar masuknya surat
Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu.
Untuk mengetahui penomoran surat keluar.
Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat.

Bagan Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Langkah - Langkah Pengurusan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda

Surat-menyurat dalam suatu perusahaan adalah sebuah hal yang umum terjadi. Untuk menjaga agar kegiatan surat menyurat tersebut bisa dapat terkontrol dengan jelas, maka kegiatan surat menyurat juga masuk dalam administrasi yang memerlukan prosedur tersendiri.

Salah satu cara dalam mengelola atau mengurus surat masuk dapat dilakukan dengan sistem buku agenda. Dalam pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda, ada langkah-langkah tersendiri yang bisa dijadikan patokan. Langkah-langkah pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

1. Penerimaan Surat

Surat masuk dapat diterima melalui :

Kurir, dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar
Kurir kantor pos
Diambil langsung oleh kurir perusahaan bagi yang memiliki alamat kotak pos/ PO BOX di kantor pos

Tugas penerima surat adalah :

Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
Meneliti ketepatan alamat si pengirim
Menandatangani bukti pengiriman surat
Mengantar pada unit penyortir surat (jika dalam organisasi bagian penerima dan penyortir surat pemisah)

Simak juga: Cara Mengisi Lembar Disposisi

2. Penyortiran Surat

Penyortiran surat yaitu kegiatan memisah-misahkan surat sesuai dengan jenisnya yang digunakan untuk pengolahan lebih lanjut.

Adapun tahap-tahap penyortiran surat adalah sebagai berikut :

a. Tahap pertama

Dipisahkan antara surat dinas dan surat pribadi.

b. Tahap kedua

Surat dinas dipilah antara surat rahasia dan surat tidak rahasia

c. Tahap ketiga

Tujuan dari penyortiran surat ini adalah :

Untuk mengetahui banyaknya surat masuk
Untuk mengetahui prioritas penanganannya
Untuk mempermudah pengawasan

3. Pencatatan Surat/ Agendaris

Kegiatan pencatatatan surat atau agendaris meliputi:

3.a. Menerima semua surat dari penerima surat

3.b. Membuka sampul surat

3.c. Membubuhkan cap agenda

Sebelum surat dicatat dalam buku agenda, maka terlebih dahulu dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat.

Stempel agenda bagian arsip dapat berupa:

3.d. Memeriksa kelengkapan surat

Untuk memeriksa kelengkapan surat, dapat digunakan buku agenda yang berisi keterangan-keterangan berikut ini. Keterangan memuat informasi surat tentang lampiran.

Daftar Lampiran Surat yang Hilang

Daftar Lampiran Yang Dikirim Dengan Pos Sendiri

Daftar Lampiran Surat Berharga

e. Membaca surat, menggaris bawahi isi surat dan membuat catatan penting/ memberi tanda yang membantu pembaca surat

f. Mencacat surat dalam buku agenda

Buku Agenda Surat Masuk

Buku Agenda Tunggal

g. Menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada pengarah surat

Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan.

4. Pengarahan Surat

5. Unit Pengolah

Tata usaha unit pengolah setelah menerima dan meneliti surat dan melihat kebenaran disposisi, memberi paraf pada buku ekspedisi intern untuk tanda bukti bahwa surat sudah diterima.
Pimpinan unit pengolah menerima surat dan lembar disposisi, kemudian memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk ditindaklanjuti.

6. Penyimpanan Surat

Penyimpanan surat merupakan kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.