Jelaskan komunikasi internal dan komunikasi eksternal dalam bisnis

Komunikasi Internal Dan Eksternal Dalam Komunikasi Bisnis

A. Komunikasi internal dan eksternal dalam komunikasi bisnis

Ruang lingkup komunikasi bisnis akan diawali dengan :

Ruang lingkup komunikasi internal yaitu mencakup : Komunikasi dengan (1) pemilik, (2) manajemen, (3) karyawan. Tugas seorang pelaku bisnis adalah membina hubungan baik dengan pihak-pihak tersebut melalui aktivitas komunikasi. Ketiga pihak tersebut, merupakan sasaran komunikasi atau disebut stakeholders. Stakeholders adalah sikap setiap kelompok yang berada di dalm maupun di luar organisasi/lembaga bisnis yang mempunyai peran dalam keberhasilan organisasi/lembaga bisnis. Cara komunikasi yang dilakukan dalam komunikasi internal dapat berupa komunikasi lisan, tulisan, audio-visual atau gabungan ketiganya. Sedangkan arus yang terbaik adalah arus komunikasi dua arah, sehingga pelaku komunikasi bisnis harus berani untuk membuka saluran komunikasi baik formal maupun informal, hyal tersebut mengingat adanya kelemahan komunikasi internal dalam komunikasi bisnis, yaitu pesan biasanya didominasi oleh pihak manajemen, atau bahkan komunikasi berjenjang, sehingga akibatnya pesan komunikasi sering terjadi pengurangan/penyimpangan.
Ruang lingkup komunikasi eksternal yaitu mencakup : Komunikasi dengan (1) pelanggan, (2) penyalur, (3) pemasok dan (4) agen regulator. Keempat kelompok yang berada di luar organisasi/lembaga bisnis memiliki kepentingan untuk kelangsungan bisnis. Kelompok tersebut selain menghidupi juga dihidupi oleh organisasi/lembaga bisnis. Kelompok tersebut menentukan kemajuan bisnis, sehingga hubungan baik dengan kelompok ini harus dijaga dan dipertahankan dan ditingkatkan, melalui kualitas dan kuantitas komunikasi. Kelompok ini memiliki kepentingan yang tidak sama, misalnya pelanggan yang memiliki hak untuk memilih dan menetukan produk yang akan digunakan. Sedangkan penyalur adalah kelompok yang memiliki jaringan distribusi mereka hanya mau menyalurkan produk yang dikehendaki pelanggan. Pemasok menginginkan adanya transaksi dengan organisasi lembaga bisnis yang memuaskan, sedangkan agen regulator, menginginkan adanya kepatuhan terhadap peraturan.

B. Fungsi-fungsi komunikasi dalam komunikasi bisnis

Dalam aktivitas komunikasi bisnis, kita tidak hanya sekedar menyampaikan pesan kepada khalayak bisnis internal maupun eksternal. Aktivitas ini dapat digunakan untuk fungsi informatif. Suatu fungsi yang digunakan tidak hanya untuk merubah domain kognitif khalayak sebatas perubahan pengetahuan, tapi juga memberikan pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian dan merubah keadaan bisnis yang sedang kita lakukan begitu pula dalam membuat keputusan. Fungsi kedua adalah fungsi persuasif atau motivatif, dimana komunikasi dapat digunakan untuk mempengaruhi orang lain melalui treatment tertentu agar orang lain bertindak seperti apa yang kita inginkan. Fungsi ketiga adalah fungsi kontrol, mengendalikan dan mengawasi, untuk menjalankan secara efektif fungsi ini adalah dengan membuka feed back loop atau saluran umpan balik dalam aktivitas komunikasi bisnis baik secara individual maupun secara organisasional bagi setiap individu yang terdiri dari tiga jenis yaitu, umpan balik informatif, umpan balik korektif dan umpan balik peneguhan. Fungsi keempat adalah fungsi emotif, di mana komunikasi digunakan sebagai alat ekspresi emosi yang berorientasi kepada penerimaan isi pesan yang disampiakna.

C. Analisis khalayak Komunikasi Bisnis

Salah satu kegiatan komunikasi, termasuk komunikasi bisnis, yang terpenting adalah mengetahui siapa khalayak komunikasi itu. Karena bila kita sudah mengetahui siapa khlayak kita maka cara dan isi pesan komunikasi kita akan berbeda. Misalnya, cara Anda berkomunikasi dengan bawahan akan berbeda dengan cara berkomunikasi dengan atasan. Hal tersebut terjadi karena kita mengetahui siapa khalayak kita. Hanya saja, memang mustahil mengenal sepenuhnya khalayak, apabila pada komunikasi bisnis level komunikasi massa. Namun kita juga tidak bisa mengingkari, bahwa mengenal lebih banyak siapa khalayak kita akan membuat pesan kita jadi bisa lebih dimengerti khalayak.

Perbedaan level komunikasi dengan sendirinya membedakan cara mengidentifikasi khalayak. Pada level komunikasi interpersonal identifikasi khalayak relatif lebih mudah dilakukan, bitu juga pada level komunikasi kelompok. Namun pada level komunikasi massa, identifikasi khalayak hanya bisa kita lakukan berdasarkan kategorisasi-kategorisasi tertentu. Namun kategorisasi tersebut dapat juga digunakan untuk mengidentifikasi khalayak dalam komunikasi kelompok.

Identifikasi khalayak bisa dilakukan berdasarkan aspek-aspek :

Demografis
Lokasi geografis
Psikodemografis.

Dapat juga dilakukan melalui pendekatan postur mental khalayak yang biasanya membagi khalay menjadi dua kelompok : (1) manusia abstrak dan (2) manusia robot.

Untuk mengidentifikasi khalay bisa juga dilakukan melaui motif dan kebutuhan khalayak yang melihat manusia sebagai khalayak dengan 3 komponen yakni komponen afektif, komponen kognitif dan komponen konatif. Berdasarkan hal tersebut, kemudian kita bisa mengetahui kebutuhan manusia yang bersifat biologis dan sosiogenis. Salah satu teori motif dan kebutuhan yang populer adalah hierarki kebutuhan Abraham Maslow yang meliputi :

Kebutuhan biologis
Kebutuhan akan rasa aman
Kebutuhan akan keterkaitan dan cinta kasih
Kebutuhan akan penghargaan
Kebutuhan akan aktualisasi diri

Sedangkan David McLeland melihat ada tiga kebutuhan manusia yaitu :

Kebutuhan untuk berprestasi
Kebutuhan akan kasih sayang
Kebutuhan berkuasa

Memiliki komunikasi internal yang baik dan efektif adalah aspek penting pada kinerja sebuah organisasi. Bila kebanyakan kita sudah merencanakan komunikasi dengan pihak eksternal atau pelanggan, sebagai sebuah perusahaan juga harus bisa menjalin komunikasi dengan sesama karyawan. Tingkat kepedulian pada karyawan dapat membantu membangun keterlibatan dan kedekatan. Ingatlah untuk menempatkan komunikasi internal dengan karyawan Anda sebagai prioritas utama.

Program komunikasi internal dapat menjadi hal yang menakutkan dan rumit bagi beberapa organisasi, terutama ketika ingin mengubah atau meningkatkan strategi mereka. Komunikasi yang baik adalah tentang perubahan dan kemampuan beradaptasi.

Pada artikel ini, kita akan membahas apa itu komunikasi internal dan mengapa hal itu penting untuk ditingkatkan pada organisasi Anda.

Apa Itu Komunikasi Internal?

Komunikasi internal adalah tempat di mana Anda berbagi informasi tentang perusahaan sehingga karyawan dapat melakukan pekerjaannya dengan baik. Tujuan komunikasi internal adalah untuk memberikan aliran informasi yang efektif antara departemen dan divisi dalam organisasi. Hal ini berlaku baik ke bagian atas maupun ke bawah rantai manajemen. Tentu, komunikasi ini juga berlaku bagi sesama karyawan dalam perusahaan.

Komunikasi internal yang solid menumbuhkan budaya perusahaan dan membangun keterlibatan karyawan.

Jenis dan Saluran Komunikasi Internal

Demografi tenaga kerja terus berubah. Hal ini menunjukkan kebutuhan akan saluran komunikasi yang berbeda. Terlebih di masa pandemi yang memaksa perusahaan melakukan Work from Home (WFH). Sistem WFH secara drastis mengubah struktur manajemen perusahaan, juga mengubah bagaimana setiap anggota organisasi berinteraksi.

Hal ini membuat pembagian informasi dilakukan secara jauh, atau secara elektronik melalui sistem seperti intranet perusahaan. Keuntungan dari intranet adalah tersedia 24/7 dan karyawan memiliki akses ke sana dari lokasi mana pun dengan koneksi internet.

Ada lima sumber utama komunikasi internal:

Manajemen - pemberi informasi seperti strategi, hasil perusahaan, informasi internal dan eksternal, dan informasi umum penting lainnya.
Tim - antara rekan kerja yang bekerja sama untuk mencapai tujuan akhir yang sama.
Tatap muka - cara memberi pengarahan kepada individu tentang tugas dan situasi.
Peer - obrolan informal antar rekan kerja untuk berbagi informasi.
Resources - intranet, email, media sosial, perpesanan, panggilan video, telepon.

Masing-masing jenis ini menggunakan saluran tertentu untuk mencapai tujuan komunikasi internalnya:

Verbal - penyampaian informasi dari mulut ke mulut.
Elektronik - bagaimana sebagian besar informasi tertulis dibagikan.
Kertas - cara berkomunikasi menggunakan poster dan grafik.

Mengapa Komunikasi Internal dalam Perusahaan Itu Penting?

1. Meningkatkan Keterlibatan dan Produktivitas Karyawan

Mulailah percakapan yang tepat di seluruh organisasi Anda dan satukan para pemimpin, mitra, dan karyawan untuk fokus pada strategi internal yang meningkatkan keterlibatan dan produktivitas.

Karyawan harus didorong untuk menyampaikan ide dan pendapat mereka. Melakukan hal ini akan membuat mereka merasa dihargai dan didengarkan𑁋yang nantinya akan mengarah pada keterlibatan karyawan Anda. Ketika karyawan terlibat secara aktif, mereka termotivasi untuk bekerja lebih keras dan melakukan pekerjaan dengan kualitas yang lebih baik.

Jenis percakapan ini dapat diatur dengan mudah melalui platform komunikasi internal. Tidak perlu mengadakan rapat yang menghabiskan banyak waktu.

2. Meningkatkan Persediaan Informasi

Manfaat lain dari komunikasi internal adalah menyampaikan pesan yang tepat kepada orang-orang yang relevan. Komunikasi internal yang efektif juga memastikan karyawan tidak mengalami kelebihan informasi. Hal ini menghindari kebutuhan untuk menghabiskan berjam-jam mengirim dan membaca email, pesan, dan komentar.

3. Meningkatkan Pengalaman Karyawan

Organisasi dapat menggunakan komunikasi internal untuk meningkatkan pengalaman karyawan. Ini membantu mempertahankan retensi karyawan, karena bekerja untuk perusahaan yang peduli dengan orang-orang yang mengirimkan pesan positif.

4. Berbagi Tujuan dan Target

Salah satu cara terbaik untuk mengkomunikasikan peta jalan bisnis Anda adalah dengan memanfaatkan platform komunikasi internal Anda. Memberikan gambaran umum dan menjelaskan tujuan Anda melalui aliran informasi yang konsisten membantu karyawan merasa terinformasi dengan baik dan mampu mengambil tindakan.

Peta jalan yang jelas juga menekankan strategi perusahaan sehingga setiap orang dalam tim atau departemen memiliki pandangan yang pasti tentang kemana arah organisasi. Ini memberikan satu titik referensi yang jelas yang merangkum tujuan keseluruhan. Kejelasan ini dapat meningkatkan kepercayaan dalam membuat keputusan dan menjalankan peran.

5. Memberikan Titik Fokus

Komunikasi internal dapat digunakan untuk menyelaraskan dan memandu tim tentang cara memprioritaskan dan mendistribusikan strategi. Komunikasi internal yang jelas di lingkungan kerja memastikan karyawan mengetahui deadline dan dapat mengatur jadwal waktu untuk mencapainya. Fokus ini juga menekankan bagaimana proyek yang lebih kecil cocok dengan gambaran keseluruhan dan mengapa deadline tertentu itu penting.

6. Mendorong Tindakan

Komunikasi internal mendorong tindakan internal dan eksternal. Misalnya, dapat memberi wewenang kepada orang untuk melanjutkan tugas, meminta mereka untuk berkomunikasi dengan supplier atau mengumpulkan pendapat melalui jumlah likes untuk produk baru di halaman intranet. Diperlukan beberapa detik untuk mengomunikasikan sepotong informasi dengan jelas dan efektif.

Orang lebih cenderung menanggapi jika mereka hanya perlu menekan tombol, daripada menulis balasan yang panjang. Hal ini terutama berlaku bagi generasi muda yang tumbuh di era digital.

7. Menyatukan Orang dalam Situasi Sulit

Di saat krisis, komunikasi internal adalah alat yang berharga. Mampu berkomunikasi dengan cepat dan mudah dengan orang yang tepat dalam organisasi dapat mengurangi stres dan menyelesaikan berbagai hal.

Keuntungan lain dari komunikasi internal dalam suatu krisis adalah dapat meredakan rumor. Tidak ada yang menyebar lebih cepat daripada gosip kantor, dan komunikasi yang akurat dari manajemen dapat mencegah situasi negatif. Ini juga dapat masuk ke komunikasi eksternal, karena reputasi organisasi dapat dengan mudah dirusak oleh rumor yang tidak benar.

Setelah membahas pentingnya komunikasi internal pada bisnis Anda, menggunakan intranet saja terlihat tidak cukup, bukan? Hal ini karena kini, banyak organisasi yang butuh lebih dari sekedar jaringan di kantor untuk melakukan komunikasi, terlebih dari keadaan pandemi yang membuat banyak orang bekerja dari jarak jauh.

PowerTalk by TapTalk.io merupakan salah satu penyedia jasa In-App Chat Framework yang menyediakan pengalaman pengguna terbaik. PowerTalk dapat menjadi salah satu pendukung komunikasi internal perusahaan Anda karena menyediakan custom messaging solution untuk perusahaan Anda. Jadi, Anda tidak perlu menggunakan platform komunikasi pihak ketiga, karena perusahaan Anda akan memiliki tempat komunikasi sendiri.

Dengan menggunakan PowerTalk sebagai tempat komunikasi Anda dan karyawan Anda, Anda dapat menghubungi karyawan Anda dengan mudah dan efektif.

PowerTalk menyediakan komponen-komponen chat yang bisa dipersonalisasi sesuai dengan perusahaan Anda. Terdapat fitur Personal dan Group Chat yang bisa Anda pisahkan sesuai dengan departemen atau divisi dalam perusahaan Anda.

Fitur Cross Platform Support memungkinkan Anda untuk melakukan sinkronisasi di berbagai platform messenger berbeda. Selain itu, terdapat Chat Analytics yang menyediakan analisis data MAU, DAU, dan data lainnya.

Untuk mengetahui fitur lainnya atau jika Anda tertarik dengan PowerTalk, hubungi agent kami di sini.

Page 2