Jelaskan apa manfaat perencanaan SDM bagi sebuah organisasi besar?

Permata Kuningan Building, 17th fl., Suite 1701 Jl. Kuningan Mulia Kav. 9, Setiabudi, Jakarta 12980 Phone: 081315667747

Email: [email protected]

Loading Preview

Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.

Perencanaan SDM (Manpower Planning) adalah hal paling awal yang dilakukan oleh perusahaan untuk membentuk manajemen SDM yang baik. Perencanaan SDM meliputi hal-hal detail dan teknis mengenai karyawan. Misalnya jumlah karyawan, karakteristik kebutuhan karyawan, dan perencanaan mengenai tugas apa yang akan dikerjakan oleh karyawan di perusahaan tersebut. Manfaat apa saja sih yang akan didapatkan perusahaan jika mempunyai perencanaan SDM yang baik? Berikut uraian mengenai manfaat perencanaan ini:

Baca juga : 4 Hal Penting Untuk Peningkatan Manajemen SDM Bagi UKM

Manfaat dan Alasan Pentingnya Perencanaan SDM bagi Perusahaan

Alasan Pentingnya Perencanaan SDM bagi Perusahaan (Source : Google)

1. Dengan perencanaan SDM yang baik, the right men in the right place akan dapat diraih oleh perusahaan. Penempatan pegawai yang kompeten dan tepat pada posisinya dapat tercapai dengan lebih optimal dan cepat karena perusahaan telah mengetahui dengan baik kualitas SDM yang diperlukan, bagaimana merekrutnya — bila hendak menambah karyawan, juga bagaimana mempertahankan karyawan-karyawan terbaik itu.

   Baca juga : 4 Tips Menjaga Loyalitas Karyawan Terbaik di Perusahaan

2. Bila jumlah Sumber Daya Manusia di dalam perusahaan telah tidak efisien dan efektif lagi, maka sistem perencanaan SDM akan melakukan pengaturan atau penempatan ulang. Tujuannya tentu agar semua SDM yang dimiliki bekerja pada jabatan atau pekerjaan yang sesuai dengan kemampuannya. Kalau hal itu bisa diraih maka akan mampu memberikan kontribusi maksimal dalam pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan.

3. Sebelum melakukan rekrutmen alias mencari tenaga kerja baru, pihak HR terlebih dulu melakukan perombakan di dalam SDM. Misalnya dengan melaksanakan promosi dan pemindahan jabatan, mempensiunkan, atau bahkan memberhentikan pekerja. Tentunya harus sesuai peraturan ketenaga-kerjaan yang berlaku. Dengan melakukan perombakan terlebih dahulu, maka biaya- biaya yang berhubungan dengan pengadaan tenaga kerja dapat dihemat. Apabila penempatan ulang dilakukan dengan tepat, tidak akan terjadi penempatan yang keliru. Yang paling penting, tidak perlu menyediakan biaya menambah SDM baru. Namun dalam beberapa kasus, penambahan karyawan baru memang tidak dapat dihindari. Misalnya, kantor membuka cabang baru atau lini usaha baru.

1. Apabila perusahaan memiliki perencanaan SDM yang baik, maka dapat mengambil serangkaian tindakan responsif menghadapi setiap dinamika perkembangan bisnis yang terjadi. Hal ini tentunya dapat berdampak positif terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan.

   Baca juga : 6 Tips Meningkatkan Kinerja Karyawan di Perusahaan

2. Sistem informasi SDM yang akurat adalah salah satu elemen penting untuk mendayagunakan kinerja organisasi atau perusahaan. Perencanaan SDM akan mampu mendorong terbangunnya sistem informasi SDM yang andal dan akurat dan tentunya ini sangat bermanfaat bagi perusahaan.

3. Bayangkan bila suatu lingkungan kerja di sebuah perusahaan memiliki orang-orang yang tepat dan kompeten dalam jabatan dan posisinya. Pastinya terjadi hubungan harmonis bukan? Mereka akan saling bekerja sama dengan baik sesuai dengan keahlian masing-masing guna mewujudkan sasaran dan tujuan perusahaan

   Baca juga : 5 Tips Lingkungan Kerja Menyenangkan Bagi Karyawan

   SDM atau Sumber Daya Manusia merupakan salah satu komponen yang sangat esensial bagi kelangsungan sebuah organisasi atau perusahaan. Maka dari itu, penting sekali untuk memperhatikan proses perencanaan SDM atau Man Power Planning. Proses Perencanaan SDM yang baik tentunya akan memberikan manfaat yang sangat baik pula untuk kelangsungan organisasi atau perusahaan di masa depan.

Perencanaan Manajemen SDM Perusahaan tentunya didukung oleh adanya sistem yang mengintegrasi seluruh aktivitas personalia karyawan. Sleekr sebagai cloud HR termudah di Indonesia menjadi solusi terbaik bagi perusahaan Anda. Klik untuk tahu lebih lanjut. Daftar dan dapatkan secara gratis Sleekr, Software HR Andalan yang Dicintai Karyawan.

Dalam sebuah perusahaan, perencanaan SDM merupakan sebuah hal yang penting dan harus dilakukan semaksimal mungkin. Tanpa melakukan hal tersebut dengan benar, tentu perusahaan akan lebih sulit untuk berkembang serta bersaing dengan kompetitornya. Tentu saja sudah bukan rahasia umum jika di dalam perusahaan yang baik maka terdapat sistem perencanaan tata sumber daya manusia yang baik pula. Sehingga untuk bisa melaksanakan visi dan misi perusahaan sepenuhnya, maka perencanaan ini harus dibuat dengan baik dan teliti. Bahkan sebisa mungkin dilakukan secara maksimal.

Tentu saja ada banyak halangan yang terjadi dalam pelaksanaannya. Di samping dari adanya beberapa manfaat yang juga dibawa oleh adanya perencanaan SDM yang tepat. Oleh karena itu diperlukan pula langkah-langkah yang efektif dan efisien, terutama dari pihak HRD, supaya nantinya dapat memastikan penataan dan pengalokasian sumber daya yang optimal sesuai kebutuhan perusahaan. Bagaimana lengkapnya mengenai manfaat dan langkah-langkah tersebut, berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai hal tersebut.

Manfaat Perencanaan SDM

Dimulai dari memahami lebih dulu apa saja yang menjadi manfaat dari perencanaan SDM tersebut. Dengan merencanakan sumber daya yang dimiliki suatu perusahaan dengan baik, maka tentu bisa diperoleh beberapa manfaat secara maksimal meliputi hal berikut ini.

• Meraih visi dan misi perusahaan secara lebih optimal. Melalui perencanaan SDM berkualitas yang sesuai, maka akan lebih mudah bagi perusahaan untuk mencapai visi dan misi yang telah ditentukan. Pihak HRD bisa mencari orang yang tepat dan berdedikasi sesuai dengan visi dan misi yang telah ditetapkan. Sehingga nantinya perusahaan berjalan menuju kepastian yang telah diharapkan sesuai dengan visi dan misi yang dibentuk tersebut.
• Mengembangkan pendapatan, tentu saja sumber daya yang berkualitas mampu memberikan hasil yang optimal pada perusahaan. Sehingga melalui perencanaan sumber daya yang sesuai, akan didapatkan kandidat terbaik yang bisa bekerja maksimal dalam memajukan dan meningkatkan pendapatan perusahaan. Dari sisi ini, maka keuntungan perusahaan juga bisa makin bertambah. Berkat kinerja yang baik tentu akan lebih banyak pelanggan yang menggunakan jasa atau produk yang ditawarkan oleh perusahaan. Sehingga keuntungan perusahaan meningkat dalam waktu yang cepat.
• Mengalokasikan sumber daya sesuai kebutuhan dan kemampuan. Tiap sumber daya tentu berbeda-beda kemampuan dan keahliannya. Dengan melakukan perencanaan yang baik, otomatis porsi yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat terisi sepenuhnya. Oleh sebab itu secara tidak langsung hal ini bisa membantu memajukan perusahaan menjadi lebih baik dan berkembang maksimal.

Masalah Dalam Pengaturan Sumber Daya

Sekalipun memberikan manfaat yang maksimal, belum tentu bahwa pada prakteknya tidak ditemukan halangan dalam pengaturan sumber daya pada perusahaan. Oleh karena itu sebaiknya ketahui dengan pasti apa saja yang menjadi penghalang hal tersebut supaya dapat mencari tahu jalan keluar yang paling efektif. Beberapa masalah yang umum terjadi yaitu sebagai berikut:

• Keterbatasan pilihan, sering kali dalam melakukan perekrutan tidak semua kandidat terbaik tertarik pada posisi yang ditawarkan. Akibatnya perusahaan harus memilih yang terbaik dari kandidat yang ada. Hal ini memicu masalah kompetensi SDM yang belum tentu sepenuhnya sesuai dengan kriteria perusahaan.
• Sarana dan prasarana minim, sehingga pada akhirnya pengembangan sumber daya tidak dapat direncanakan secara maksimal. Seperti misalnya terbatasnya dana yang dapat digunakan untuk kebutuhan pelatihan eksternal. Sehingga menyiasati dengan melakukan pelatihan internal yang hasilnya bisa jadi tidak maksimal.

• Sifat dan emosional yang tidak sejalan, kecerdasan seseorang terkadang tidak sejalan dengan emosionalnya. Sehingga saat dihadapkan pada sumber daya yang demikian, perusahaan akan mengalami kesulitan untuk mengarahkan sesuai keinginan pihak perusahaan.
• Keterbatasan waktu dan tenaga, umumnya tim HRD perusahaan jumlahnya tidak maksimal sehingga tidak dapat melakukan perencanaan dan pengaturan yang maksimal pula.

Langkah Efektif Mengatur Dan Mengalokasikan Sumber Daya

Untuk memastikan perolehan manfaat yang maksimal, serta untuk menghindari adanya masalah dalam perencanaan SDM yang tepat dan sesuai, maka dibutuhkan langkah yang optimal. Bagi yang belum memahami benar langkah tersebut, berikut ini beberapa poin langkah yang dapat dilakukan untuk efektifitas dan optimisasi perencanaan SDM.

• Merekrut sesuai kebutuhan, sebaiknya tentukan syarat yang diinginkan dalam melakukan perekrutan. Sesuaikan dengan posisi yang dibutuhkan dan pastikan mencari kandidat terbaik sesuai harapan. Baik dari tingkatan pendidikan hingga keahlian tambahan yang diperlukan perusahaan.
• Mendata karyawan sesuai potensi dan bakat. Jangan lupa untuk memastikan data karyawan yang akurat. Termasuk latar belakang pendidikan, pengalaman serta keahlian yang dimiliki oleh setiap karyawan. Dengan demikian akan lebih mudah bagi tim HRD dalam mengakses data tersebut sebagai acuan lebih lanjut untuk perencanaan SDM. Meskipun terlihat sederhana dan sepele, tetapi hal ini sangat penting dilakukan untuk melakukan perencanaan yang baik dan efektif.
• Mengarahkan dan memberi pelatihan, apabila telah melihat peta kekuatan karyawan sesuai dengan kemampuannya, maka selanjutnya adalah mengembangkan minat dan bakat karyawan tersebut. Salah satunya melalui pemberian pelatihan yang sesuai dengan bidang yang dikuasai. Jadikan hal ini sebagai aset perusahaan sehingga posisi karyawan semakin sesuai dan pekerjaan bisa terlaksana dengan lebih baik.
• Tingkatkan persaingan yang sehat, dengan adanya hal tersebut maka perusahaan dapat membuat karyawan memaksimalkan potensinya. Seperti misalnya memberikan bonus jika target pekerjaan tercapai. Secara tidak langsung maka perusahaan bisa merencakanan sumber dayanya lebih efektif sesuai dengan target yang ingin dikejar oleh perusahaan itu sendiri.
• Pantau dan awasi, bila semua telah dilakukan sebaiknya lakukan pengawasan. Penilaian tahunan bisa menjadi salah satu cara untuk memastikan bahwa perencanaan yang dilakukan tim HRD telah menuai hasil yang diinginkan.

Proses Perencanaan SDM

Secara luasnya, proses perencanaan sumber daya manusia (SDM) dibagi menjadi 4 langkah, diantaranya sebagai berikut:

Ketersediaan Sumber Daya Manusia di Perusahaan

Langkah utama yang dapat dilakukan untuk memulai perencanaan SDM adalah menilai ketersediaan dari sumber daya manusia di perusahaan. Pnilaian ini termasuk studi komprehensif dari berbagai aspek SDM, diantaranya skill, jumlah, kualifikasi, kompetensi, pengalaman, usia, kinerja, jabatan, kompensasi, dan lain-lain.

Pada tahap ini, HR juga berperan untuk melakukan wawancara dengan manager tim untuk memahami tantangan dari SDM, serta kualifikasi juga penting untuk dimiliki oleh karyawan di tim tersebut.

Kebutuhan SDM di Masa Mendatang

Langkah kedua dari perencanaan SDM adalah dengan menganalisa kebutuhan tenaga kerja di masa yang akan datanag. Biasanya pihak HR memiliki waktu tersendiri yang sudah dibuat sebelumnya. Dalam langkah ini, berbagai variabel HR seperti kejadian yang tidak terduga, contohnya pengunduran diri dan pemecatan perlu dijadikan pertimbangan. Dan berbagai variabel lain seperti pengurangan SDM, promosi jabatan, mutasi karyawan, dan lain sebagainya dimasukkan dalam pertimbangan yang kemudian di analisa HR.

Perkiraan Permintaan SDM

Setelah itu, HR mencocokan tenaga kerja yang ada dengan perkiraan kebutuhan tenaga kerja di kemudian hari, dalam hal ini HR bisa membuat perkiraan permintaan (demand forecast). Dalam langkah ini, penting untuk mengetahui strategi bisnis jangka panjang, sehingga perkiraan permintaan SDM bisa dipastikan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Strategi dan Implementasi Pencarian SDM

Jika HR sudah mengetahui kekurangan yang dibutuhkan dari hasil evaluasi pertimbangan supply dan demand SDM. HR bisa mengembangkan strategi berdasarkan permintaan SDM yang sudah di analisa sebelumnya. Strategi yang dibuat harus bisa memberikan solusi bagi kekurangan SDM di lingkungan perusahaan. HR bisa melakukan rekrutmen, relokasi, outsourcing, manajemen SDM, pelatihan, hingga membuat perubahan kebijakan bagi sumber daya manusia. Perusahaan juga bisa menggunakan jasa konsultan untuk meminimalisir reaksi negatif, terutama terkait masalah legal dan hukum.

Faktor yang Harus Dipertimbangkan dalam Perencanaan SDM

1.      Pertumbuhan (Growth)

Kebutuhan perusahaan akan SDM memang berbeda-beda. Hal ini juga terkait tingkat pertumbuhan perusahaan. Dalam melakukan perencanaan SDM, penting bagi HR untuk mempertimbangkan kebutuhan perusahaan juga kondisi finansial perusahaan.  Apakah perusahaan perlu banyak SDM atau tidak? semua tergantung kondisi pertumbuhan perusahaan.

2.      Perubahan (Change)

Perubahan dapat terjadi kapanpun. Seperti ketika perusahaan mengalami perubahan, maka itu HR harus memiliki fleksibilitas agar bisa memenuhi kebutuhan perusahaan dengan baik.

3.      Teknologi (Technology)

Di era teknologi informasi saat ini, penting bagi HR untuk memahami pentingnya peran teknologi dalam menjalani operasional perusahaan. Jika diperlukan, HR juga bisa merencanakan pelatihan untuk karyawan dalam mempelajari perangkat atau fitur yang digunakan perusahaan.

Tantangan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Hal-hal yang dapat terjadi dan selalu berubah, seperti kondisi karyawan sakit dan karyawan dipromosikan. Namun, untuk memenuhi tujuan mereka, manajer SDM harus membuat rencana untuk melakukan hal berikut:

• Temukan dan rekruit karyawan yang terampil.
• Pilih, latih, dan memberikan kompensasi kepada kandidat terbaik.
• Mengatasi ketidakhadiran dan menangani konflik.
• Promosikan karyawan atau melakukan kebijakan pengurangan.

Apabila semua strategi perencanaan ini dilakukan, maka diharapkan dapat membantu memobilisasi sumber daya manusia yang di rekrut akan semakin produktif. Hal ini menjadi sebuah proses penting untuk menghubungkan strategi operasional dan bisnis perusahaan.

Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia

·         Kebutuhan Tenaga Kerja Masa Depan

Perencanaan sumber daya manusia untuk memastikan bahwa orang-orang yang ada dapat membantu kelancaran bagi operasional perusahaan. Artinya, perencanaan sumber daya manusia dianggap digunakan sebagai alat untuk memastikan ketersediaan SDM di masa depan agar kegiatan operasional perusahaan tetap berjalan dengan lancar.

·         Mengatasi Perubahan Jangka Panjang Atau Jangka Pendek

Perencanaan sumber daya manusia penting dilakukan untuk mengatasi perubahan terkait dengan faktor eksternal perusahaan. Hal ini membantu dalam menilai sumber daya manusia melalui inventaris SDM. Selain itu, juga untuk mengubah kekuatan teknologi, politik, sosial budaya, dan ekonomi. Karena semuanya yang dilakukan terkait dengan bisnis harus disertai dengan rencana cadangan, bahkan hal terburuk sekalipun.

·         Perekrutan Personel yang Berkompeten

Tujuan dari perencanaan sumber daya manusia adalah untuk memilih personel yang sesuai untuk mengisi lowongan pekerjaan yang sedang dibutuhkan. Hal ini juga untuk menentukan kebutuhan sumber daya manusia, serta menilai tingkat inventaris dari sumber daya manusia yang tersedia. Kemudian akhirnya dapat merekrut SDM yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.

·         Pengembangan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia adalah untuk membantu dalam mengidentifikasi persyaratan dari berbagai pekerjaan. Kemudian, kedepannya diharapkan perusahaan dapat menyelenggarakan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan. Kemampuan ini juga diperlukan bagi SDM agar dapat melakukan tugas dengan efektif dan lebih baik. Dengan pengembangan SDM ini juga merupakan gerakan untuk melakukan pengembangan bagi SDM dan demi kemajuan perusahaan.

·         Pemanfaatan Sumber Daya Manusia Yang Tepat

Manfaat perencanaan sumber daya manusia adalah mengukur bahwa organisasi memperoleh dan memanfaatkan tenaga kerja secara efektif untuk mencapai tujuan. Selain itu perencanaan ini juga membantu dalam menilai dan merekrut sumber daya manusia yang terampil. Ini berfokus pada pemanfaatan sumber daya manusia yang optimal untuk meminimalkan biaya produksi secara keseluruhan.

·         Pengurangan Ketidakpastian

Hal ini terkait dengan langkah antisipasi terhadap hal-hal yang tidak diinginkan. pengurangan dampak ketidakpastian yang disebabkan oleh perubahan proses dan prosedur manajemen sumber daya manusia yang tidak terduga dalam perusahaan.

Jika melihat pentingnya perencanaan sumber daya manusia, terlihat bahwa perencanaan SDM tersebut akan berpengaruh juga terhadap jangka panjang operasional perusahaan.

Evaluasi Perencanaan SDM dan Monitoring

Jika perusahaan telah memiliki perencanaan sumber daya manusia yang baik, dan dijalankan dengan maksimal. Maka tahap selanjutnya adalah evaluasi dan monitoring daripada SDM yang sudah ada. Proses akhir ini akan memberikan gambaran jelas bagaimana SDM bekerja untuk menjalankan kegiatan operasional dengan baik dan memenuhi target perusahaan. Jika kemudian ditemui ketidaksesuaian, maka HR bisa dilakukan koreksi atau perubanan.

Andalkan Software HR dan Payroll dalam Perencanaan SDM Perusahaan Anda

Perencanaan SDM juga harus memikirkan tools untuk mengelola SDM terutama agar bagaimana sumber daya manusia  yang dimiliki tetap unggul. Misalnya menggunakan aplikasi perekrutan untuk mempermudah dalam mengelola rekrutmen atau software HR dan payroll untuk melakukan otomasi perhitungan gaji juga mengelola absensi karyawan.

Terutama software payroll dan HR dimana perannya sangat penting untuk mengelola terutama mengedepankan sikap pendekatan humanis pada SDM yang dimiliki perusahaan Anda.

Selain itu, software payroll dan HR juga mempengaruhi waktu kerja HRD Anda misalnya saja dalam melakukan rekap absensi dan juga perhitungan gaji. Dimana dengan sistem manual, Anda bisa menghabiskan waktu berjam-jam yang berisiko human error.

Perencanaan SDM pada perusahaan tersebut sudah jelas sangat penting dan harus dilaksanakan dengan terencana. Termasuk dalam pengaturan data karyawan harus cukup jelas supaya lebih mudah untuk mengelompokkan dan mengalokasikan karyawan sesuai bakat dan minatnya. Hal ini bisa didapatkan melalui penggunaan produk JojoTimes. Melalui produk ini maka perusahaan dapat lebih mudah melakukan pengawasan terhadap absensi karyawan perusahaan secara maksimal. Tidak hanya itu saja, tetapi produk ini juga dapat membantu untuk memastikan minat dan bakat karyawan secara optimal. Sehingga piihak HRD dapat memberikan pengarahan serta pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Pastinya beberapa manfaat di atas dapat diperoleh karena fitur menarik yang diberikan oleh JojoTimes. Beberapa fitur andalan dalam produk ini antara lain yaitu Project Activities Reporting, Productivity Daily Reporting, Productivity Daily Reporting Offline Mode, Attendance Adjustment (by Appointed User)., Compressed Work Policy, Export Overtime, Productivity & Compressed Work Report (Excel/CSV), serta masih banyak fitur menarik lainnya dalam produk tersebut.

Karena itu segera saja beralih pada JojoTimes dan dapatkan segera coba gratis sekarang juga pada perusahaan Anda. Jangan tunggu lebih lama lagi, dapatkan perencanaan SDM serta pengaturan karyawan yang lebih efektif dan efisien bersama produk tersebut. Mari maju bersama dengan JojoTimes.