Ada beberapa cara untuk memperbarui data dalam database Access. Anda menambahkan catatan ke database saat Anda memiliki item baru untuk ditelusuri, misalnya menambahkan kontak baru ke Kontak. Ketika menambahkan catatan baru, Access menambahkan catatan ke bagian akhir tabel. Anda juga mengubah bidang agar tetap mutakhir, misalnya dengan alamat baru atau nama belakang. Untuk mempertahankan integritas data, bidang-bidang dalam database Access diatur untuk menerima tipe data tertentu, seperti teks atau angka. Jika Anda tidak memasukkan tipe data yang benar, Access menampilkan pesan kesalahan. Akhirnya, Anda dapat menghapus catatan bila catatan itu tidak relevan lagi dan untuk menghemat tempat. Show
Untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan database untuk entri data, lihat Pertimbangan desain untuk memperbarui data. Di artikel ini
Memperbarui data menggunakan formulir atau lembar dataAnda menggunakan formulir untuk memperbarui data secara manual. Formulir entri data dapat menyediakan cara yang lebih mudah, cepat, dan akurat untuk memasukkan data. Formulir dapat berisi kontrol seperti daftar, kotak teks, dan tombol dalam jumlah berapa pun. Secara bergiliran, setiap kontrol pada formulir membaca data dari bidang atau menulis data ke bidang tabel yang mendasari. Lembar data adalah kisi data yang terlihat seperti lembar kerja Excel. Anda dapat mengubah data dengan bekerja langsung di tampilan Lembar Data. Jika Anda sudah terbiasa dengan Excel, lembar data pasti relatif mudah dipahami. Anda dapat mengubah data dalam tabel, kumpulan hasil kueri, dan formulir yang menampilkan lembar data. Biasanya, Anda menggunakan lembar data saat Anda perlu melihat banyak catatan sekaligus. Atas Halaman Memahami simbol entri dataTabel berikut ini memperlihatkan beberapa simbol pemilih catatan yang mungkin Anda jumpai ketika memperbarui data dan makna simbol tersebut.
Atas Halaman Menambahkan catatan ke tabel atau formulir
Atas Halaman Menemukan catatanAnda harus memilih suatu catatan terlebih dahulu sebelum dapat mengedit atau menghapusnya. Dalam formulir atau lembar data yang hanya berisi sedikit catatan, Anda dapat menggunakan tombol navigasi catatan untuk menavigasi seluruh rekaman hingga menemukan catatan yang diinginkan. Jika terdapat banyak rekaman, Anda dapat menggunakan kotak dialog Temukan dan Ganti dan filter untuk menemukan catatan. Gunakan tombol navigasi catatanAnda dapat menavigasi antara catatan dengan menggunakan tombol navigasi. Tombol panah Klik untuk dengan mudah menavigasi ke catatan pertama, sebelumnya, berikutnya, dan terakhir. Rekaman (kosong) baru Klik untuk menambahkan catatan. Rekaman saat ini Ketikkan nomor catatan dan tekan ENTER untuk menavigasi ke catatan tersebut. Nomor catatan dihitung secara berurutan, dari awal formulir atau lembar data, tidak berkaitan dengan nilai bidang tertentu. Filter Tombol indikator filter memperlihatkan jika filter diterapkan. Klik untuk menghapus atau menerapkan kembali filter. Pencarian Memasukkan teks dalam kotak Pencarian. Nilai pertama yang cocok akan disorot secara real time seiring Anda memasukkan setiap karakter. Menggunakan kotak dialog Temukan dan GantiKotak dialog Temukan dan Ganti merupakan cara lain untuk mengubah sejumlah kecil data dalam waktu singkat dan dengan sedikit upaya. Anda dapat menggunakan fitur Temukan di kotak dialog Temukan dan Ganti untuk menemukan catatan yang cocok. Saat menemukan catatan yang cocok, catatan tersebut menjadi rekaman saat ini, dan Anda dapat mengedit atau menghapusnya.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan kotak dialog Temukan dan Ganti untuk mengubah data. Atas Halaman Menerapkan filterAnda dapat menerapkan filter untuk membatasi catatan yang ditampilkan dan cocok dengan kriteria Anda. Penerapan filter memudahkan untuk menemukan catatan yang ingin Anda edit atau Hapus.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Menerapkan filter untuk menampilkan catatan pilihan di database Access. Atas Halaman Menghapus rekamanProses penghapusan cukup sederhana, kecuali jika catatan terkait dengan data lain dan berada di sisi "satu" dalam hubungan satu ke banyak. Untuk mempertahankan integritas data, secara default, Access tidak mengizinkan Anda untuk menghapus data terkait. Untuk informasi selengkapnya, lihat Panduan tentang hubungan tabel.
Tips Jika Anda perlu menghapus beberapa informasi tapi tidak seluruh catatan, pilih hanya data dalam setiap bidang yang ingin Anda hapus dan lalu tekan DELETE. Atas Halaman Mengedit data dalam kotak teks atau bidangAccess menyediakan satu kontrol teks untuk digunakan dengan bidang Teks Pendek dan Teks Panjang (disebut juga Memo). Biasanya, Anda dapat mengetahui bidang yang mendasari pendek atau panjang teks dari ukuran kontrol, yang biasanya mencerminkan ukuran yang diperlukan untuk bidang tabel yang mendasarinya. Bidang Teks Pendek dapat menyimpan hingga 255 karakter dan Teks Panjang dapat menyimpan 64.000 karakter. Pada dasarnya, Anda tidak dapat mengedit data dari beberapa tipe kueri Sebagai contoh, Anda tidak dapat mengedit data yang dikembalikan oleh kueri tab silang, juga tidak dapat mengedit atau menghapus bidang terhitung, atau nilai yang dihitung oleh rumus saat menggunakan database tetapi tidak berada dalam tabel.
Atas Halaman Menambahkan tanggal menggunakan Pemilih TanggalAda beberapa cara untuk menambahkan tanggal ke tabel, dan penggunaan kontrol Pemilih Tanggal adalah opsi cepat.
Atas Halaman Memasukkan teks dalam kontrol dengan masker inputMasker input mungkin diterapkan pada bidang. Masker input adalah kumpulan karakter literal dan placeholder yang mengharuskan Anda untuk memasukkan data dalam format tertentu. Untuk informasi selengkapnya tentang masker input, lihat Mengontrol format entri data dengan masker input.
Atas Halaman Menerapkan pemformatan teks kaya pada data dalam bidang Teks PanjangJika bidang Teks Panjang (disebut juga bidang Memo) mendukung pemformatan teks kaya, Anda dapat menerapkan berbagai font, ukuran, gaya, dan warna ke teks.
Atas Halaman Memasukkan data menggunakan daftarDaftar membantu menjaga integritas data dan mudah digunakan. Anda dapat menggunakan daftar di formulir, dan di tabel serta kueri. Access memiliki tiga tipe daftar — daftar nilai, bidang pencarian dan daftar yang beragam. Daftar nilai menampilkan sekumpulan item yang Anda masukkan secara manual. Daftar pencarian menggunakan kueri untuk mengambil data dari satu atau beberapa rangkaian hasil tabel yang terbuka dalam tampilan lembar data. Daftar multivalued menyelesaikan persyaratan bisnis umum, hubungan banyak ke banyak. Misalnya, Anda mungkin ingin melacak masalah dukungan pelanggan dan menetapkan beberapa orang masalah yang sama dalam satu bidang. Ada tiga tipe kontrol daftar: Kotak kombo
Kotak daftar
Kotak kombo multipilih
Masukkan item dari kotak kombo
Masukkan item dari kotak kombo
Memasukkan item dari daftar multinilai dalam kotak kombo Multipilih
Mengedit item dalam daftarUntuk mengedit item dalam daftar, daftar harus diaktifkan untuk pengeditan. Untuk informasi selengkapnya, lihat pertimbangan desain untuk memperbarui data.
Atas Halaman Memasukkan string panjang-nolAkses memungkinkan Anda untuk membedakan antara dua jenis nilai kosong: Nilai null dan string panjang-nol. Nilai null menunjukkan nilai yang tidak diketahui, dan string panjang-nol menunjukkan bidang yang berisi spasi. Misalnya, anggaplah Anda memiliki tabel data pelanggan, dan tabel tersebut berisi bidang nomor faks. Anda dapat membiarkan bidang kosong jika tidak tahu pasti nomor faks pelanggan. Dalam hal ini, membiarkan bidang kosong berarti memasukkan nilai null, yang berarti Anda tidak tahu nilainya. Jika nanti Anda mengetahui bahwa pelanggan tidak memiliki mesin faks, Anda dapat memasukkan string panjang-nol dalam bidang tersebut untuk menunjukkan bahwa Anda mengetahui bahwa nilainya tidak ada.
Atas Halaman Membatalkan perubahanJika Anda salah mengetikkan data, sering kali perubahan dapat dibatalkan. Lakukan salah satu atau beberapa hal berikut:
Atas Halaman |