Hal hal yang harus diperhatikan dalam lingkup kearsipan atau disebut tata kearsipan meliputi kecuali

PEMELIHARAAN ARSIP

Oleh

W A R S I H

Arsiparis Penyelia

A.     PENDAHULUAN

Kondisi arsip dapat dikelompokkan menjadi tiga yaitu ; (1) aarsip yang masih baik, artinya dalam kondisi yang utuh, bersih dan belum berubah warna, (2) arsip yang berpenyakit artinya telah terserang serangga, berjamur, timbul noda hitam, coklat dan sejenisnya dan (3) arsip yang rusak artinya dalam kondisi tingkat kerusakan yang memerlukan perbaikan  (restorasi) sesuai dengan kerusakannya.

Untuk kondisi arsip yang masih baik, usaha pelestariannya dilakukan pencegahan, seperti pemeliharaan lingkungan , penanganan arsip yang berpenyakit dengan cara pengobatan seperti Fumigasi, deasdifikasi. Sedangkan untuk kondisi arsip yang rusak perlu dilakukan perbaikan atau restorasi.

B.      PEMELIHARAAN TERHADAP LINGKUNGAN

Adalah pemeliharaan, perawatan dan penjagaan arsip yang berkenaan dengan tempat penyimpanan dan penataan yang digunakan. Hal ini merupakan tindakan prekventif untuk memperkecil pengaruh faktor yang dapat merusak arsip. Adapun yang perlu mendapat perhatian utama adalah, gedung/ruang arsip, penggunaan rak arsip, penggunaan sistem pendingin udara dan penggunaan bahan kimia.

1.      Gedung/Ruang penyimpanan arsip

Lokasi gedung penyimpanan arsip yang paling baik adalah di daerah yang bebas dari kesibukan industri. Kotoran udara yang disebabkan adanya sulphur dioksida yang merupakan hasil sampingan dari proses industri sangat membahayakan bagi kelangsungan hidup arsip.

Gedung atau ruang arsip yang baik yaitu yang tahan api, air, serangga, dan sejenisnya. Beton merupakan material yang sudah dipercaya ketahanannya di samping itu bersifat tahan api dan berkesan masif.

Jika ruang penyimpanan arsip merupakan satu bagian dari satu gedung, maka sebaiknya ruang penyimpanan arsip terpisah dari kantor lainnya, untuk menghindari atau mencegah hilangnya arsip. Perlu adanya pintu darurat untuk memindahkan arsip jika terjadi kebakaran. Pancaran sinar matahari diusahakan tidak langsung masuk ke dalam ruangan dan mengenai arsip. Perlengkapan yang sebaiknya ada adalah: Fire extinguiser, deehumidifier, dan sebagainya.

2.      Penggunaan Rak/peralatan penyimpanan arsip

Yang paling penting untuk penyimpanan arsip yaitu menggunakan rak yang stainles, baik rak yang bergerak maupun yang statis. Keuntungan rak yang bergerak adalah dapat menghemat ruangan, penggunaan rak dari kayu sebaiknya dihindari mengingat banyak kelemahannya seperti banyak menghasilkan asam, mudah terbakar, dan disenanggi oleh serangga, kecuali kayu jati. Usahakan agar terdapat   jarak antara papan yang paling bawah dengan lantai sekitar 15 Cm. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara serta untuk memudahkan dalam membersihkan lantai yang ada di bawah rak.

Koleksi kertas sebaiknya tidak disimpan di bagian  atas rak karena berdekatan dengan lampu dan ada kemungkinan air dari alat penyembur api yang rusak. Selain itu jalan di antara rak digunakan un                                                                                                                                                                                                   tuk memudahkan pemindahan dokumen.

3.      Penggunaan sistim pendingin udara.

Suhu udara dan kelembaban udara yang berubah-ubah dapat mengakibatkan kerusakan terhadap arsip. Untuk menghindari keadaan tersebut, maka ruang penyimpanan arsip perlu AC. Di samping untuk mengontrol suhu, AC juga berfungsi untuk mengatur kelembaban dan kebersihan udara. AC dipasang terus menerus selama 24 jam dan sepanjang tahun. Pemasangan yang tidak tetap akan merusak arsip serta peralatanya. Pengaturan dan pengawasan terhadap suhu dan kelembaban udara dapat mencegah/mengurangi kerusakan arsip.

4.      Penggunaan bahan-bahan kimia.

Sebaiknya dalam ruang penyimpanan arsip  diberikan thymol vapor (semacam kapur barus) untuk mengusir serangga. Telah diketahui bahwa serangga seperti silverfish, kecoa, kutu buku, rayap, dan sejenisnya merupakan binatang perusak bahan arsip, sehingga bila dibiarkan berkembang maka akan merusak arsip cukup parah bahkan mungkin tidak dapat diperbaiki lagi. Untuk membasmi terhadap musuh-musuh arsip tersebut salah satunya dapat dilakukan dengan cara Fumigasi.

Fumigasi merupakan salah satu tindakan yang bertujuan mencegah, mengobati, dan melestarikan arsip. Mencegah yang dimaksudkan adalah tindakan yang dilakukan supaya kerusakan lebih lanjut dapat dihindari. Mengobati artinya mematikan atau membunuh serangga, kuman, dan sejenisnya yang telah menyerang dan merusak arsip. Mensterilkan diartikan menetralisasi keadaan seperti menghilangkan bau busuk yang timbul dari arsip, menyegarkan udara  ataupun yang bisa menimbulkan gangguan ataupun penyakit. Untuk mencapai level efektifitas fumigasi yang diinginkan maka perlu diperhatikan  hal-hal sebagai berikut: tepat konsentrasi/dosis, tepat hama sasaran, tepat cara pelaksanaan, dan tepat waktu pelaksanaan.

Bahan Kimia untuk fumigasi disebut Fumigan, fumigan adalah suatu bahan kimia yang dalam tekanan dan suhu normal berbentuk gas dan bersifat racun (toxic) terhadap makhluk hidup yang dapat mengakibatkan kematian. Jenis bahan kimia yang dapat digolongkan di dalam fumigan, dan biasa digunakan sebagai bahan dalam fumigasi, antara lain carbon disulfida (CS) dan carbon tetra chloride (CS1), thymol cristal methyl bromide, phospine, dan lain-lain.

C.      PEMELIHARAAN TERHADAP FISIK ARSIP

        Adalah pemeliharaan, perawatan, dan penjagaan yang langsung terhadap arsip itu sendiri. Yang akan dibahas adalah cara-cara menyimpan arsip, membersihkan arsip, mengatasi arsip yang terbakar dan basah terendam air.

1.      Penyimpanan arsip

Dalam penyimpanan arsip diperlukan pengaturan dokumen, pelabelan, pengemasan, serta penyimpanan dalam bok

a.      Pengaturan dokumen

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengaturan dokumen adalah:

-          Tangani arsip dengan hati-hati

-          Pastikan tangan bebas dari makanan, lemak, dan krim

-          Gunakan pensil jangan dengan polpen bertinta

-          Balik halaman dengan hati-hati

-          Jangan menggunakan tangan yang basah ketika membalik

-          Untuk menandai halaman gunakan sepotong kertas

-          Jangan gunakan selotif

b.      Pelabelan

Dokumen seharusnya diberi label dengan tulisan di halaman depan dokumen . Kertas yang terlepas diberi label dengan menggunakan pensil kemudian ditempatkan dalam boks berlabel

c.       Pengemasan

Sebelum meletakkan dokumen di pengemas, dokumen harus sudah bebas dari debu, serangga, karosi.

d.      Penyimpanan

Cara-cara penyimpanan di dalam boks:

-          Ketika di dalam boks dokumen harus diletakkan pada punggungnya

-          Dokumen yang tersendiri dapat diletakkan secara datar

-          Jika terdapat dokumen yang rapuh harus diberi penyangga

-          Kartu-kartu bisa diletakkan di atas bok dengan menggunakan penutup

-          Boks tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil, isi bok tidak boleh penuh

-          Boks seharusnya tidak ditumpuk lebih dari empat

2.      Cara membersihkan arsip

Salah satu dalam melestarikan arsip adalah kebersihan, yang berarti dalam ruang penyimpanan harus bebas dari debu dan kotoran. Debu dan kotoran yang melekat pada arsip  dapat menimbulkan noda, mengaburkan tulisan dan memudahkan spora jamur melekat. Untuk membersihkan debu dan kotoran dapat menggunakan alat yang tidak merusak arsip seperti sikat halus, kuas, spon penghapus karet dan Vacuum  cleaner.

Untuk menghilangkan noda pada kertas  dan sulit dihilangkan dapat menggunakan pelarut organik seperti noda cat dan minyak dapat dihilangkan dengan benzin.

3.      Penggandaan dengan foto copy

Foto copy dokumem dilakukan dengan berbagai alasan:

-          Untuk menyelamatkan informasi

-          Dokumen yang asli dapat rusak jika sering digunakan, foto copy sebagai gantinya

-          Foto copy untuk pameran sebagai gantinya yang asli

4.      Cara yang mengatasi arsip terbakar dan basah/terendam air

Tindakan yang pertama yang dilakukan setelah terjadi kebakaran atau banjir adalah memindahkan dan menyeleksi bahan-bahan yang rusak yang masih bisa diselamatkan. Memisahkan dokumen yang tidak dapat diselamatkan lagi, karena terlalu rusak dan tidak berharga lagi. Arsip yang rusak karena hangus terbakar dan masih dapat diperbaiki, segera diperbaiki sesuai dengan tata cara perbaikan kertas. Pertolongan pertama yang dapat dilakukan adalah membungkus arsip-arsip tersebut dengan kertas tisu dan kemudian memasukkannya dalam boks atau kotak.

Untuk arsip yang basah dapat dilakukan sebagai berikut: untuk menghilangkan kotoran dari lumpur dapat dilakukan dengan aliran air dingin, dan bagian yang kotor dihapus dengan spon tetapi jangan ditekan. Setelah pencucian simpan di ruang yang kering dilengkapi dengan exhaust-fan selama 24 jam dengan kelebaban diusahakan 35 – 50 %. Dokumen dalam bentuk lembaran diletakkan lembar perlembar di atas penyerap dalam posisi tegak menghadap kipas angin.

Untuk mencegah timbulnya jamur, di antara 10 lembaran  disisipkan satu lembar kertas thymol (kertas yang dicelupkan dalam larutan thymol 10 % dalam alkohol) kemudian dikeringkan. Penggantian kertas penyerap sesering mungkin agar pengeringan berlangsung efektif. Perbaikan dapat dilakukan untuk kertas yang memerlukan perbaikan sesuai dengan tingkat  kerusakan kertas  sebelum disimpan lagi dalam ruang penyimpanan.

Dengan mempertimbangkan tingkat dan jenis kerusakan, jenis media arsip, ketersediaan tenaga bantuan dan sumber daya serta pengetahuan staf arsiparis tentang pemeliharaan dan perawatan arsip maka jika:

-          Kerusakan kecil: mungkin bisa diatasi oleh instansi/lembaga itu sendiri

-          Kerusakan besar/luas : sebaiknya dikirim ke instansi/lembaga lain, khususnya ke laboratorium konservasi, dengan pertama-tama memberikan pertolongan pertama

Demikian yang dapat kami tuliskan  mudah-mudahan bermanfaat bagi saya khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.

                                                                                                            Juni 2019

            Daftar Pustaka :

            Modul pemeliharaan dan perawatan arsip