Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam pembuatan formulir laporan

Dalam pembuatan formulir harus memperhatikan :

Table of Contents Show

Masalah ejaan dan tata bahasa (semua)
Menggunakan bahasa yang sesuai (semua)
Penggunaan huruf besar yang tidak perlu (semua)
Meminta informasi demografis (semua)
Format pertanyaan yang tidak tepat (semua)
Tidak ada pilihan untuk tidak menjawab (Pertanyaan Jawaban Tunggal)
Pilihan jawaban yang bertentangan (Pertanyaan Jawaban Ganda)
Skala peringkat tidak jelas (Peringkat)
Batas karakter (semua)
Jawaban nilai numerik dalam format uraian (Uraian)
Setiap pertanyaan survei hanya dapat mengajukan satu pertanyaan (Uraian)
Biner (Pertanyaan Saringan)
Gambar yang Tidak Tepat (Pertanyaan Gambar)
Menyematkan jawaban yang benar
Video yang berhubungan

Pertimbangan harus diberikan kepada pengguna warna dan jenis tinta yang disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan dalam merancang desain formulir.

Penggunaan warna membantu mengidentifikasi dengan cepat formulir yang dipergunakan. Warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik adalah warna yang cerah.

Yang harus diperhatikan dalam penelitian bahan adalah berat kertas dan kualitas kertas yang berkaitan dengan permanency atau penyimpanan.

Ukuran yang digunakan adalah ukuran praktis yang disediakan dengan kebutuhan isi formulir. Usahakan ukuran kertas yang digunakan berupa ukuran kertas yang standar dan banyak dijual. Jika kertas tidak standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidak membuang kertas, seperti ukuran kertas standar dibagi 2, 3, 4, dst.

Menyatakan bentuk (vertical, horizontal, dan persegi panjang). Beberapa faktor harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu :

Lama formulir akan disimpan
Penampilan dari formulir
Banyak formulir tersebut ditangani
Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat, atau dibawa-bawa oleh pemakainya)
Kemudahan untuk digunakan
Tahan lamanya untuk pengisian yang lama
Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin, lembab, dll)
Metode untuk pengisian data di formulir (tulis tangan, mesin)
Keamanan terhadap pudarnya data

Semakin lama formulir akan disimpan, formulir tersebut harus semakin baik. Semakin sering digunakan, kelas kertas harus semakin baik pula.

Dalam pembuatan desain formulir harus memperhatikan aspek isi yaitu :

Butir data atau item merupakan data apa saja yang perlu dimasukkan dalam mendesain formulir.

Pengurutan menurut pengelompokan datanya apakah sudah sesuai atau belum.

Merupakan kejelasan kata pada suatu formulir. Merupakan kata-kata yang dicetak di formulir untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi data dan apa yang harus diisikan.

Data yang sudah ada dikelompokkan menurut jenisnya masing-masing.

Ada tidaknya istilah bahasa medis yang tidak diketahui oleh orang awam yang perlu diberi keterangan dalam Bahasa Indonesia.

Analisa Perancangan Formulir

Perancangan formulir merupakan refleksi dari perancangan sistem, oleh karena itu sebagai perancang kita harus mengenal tujuan tersebut, fungsi-fungsi yang terkait serta syarat terselenggaranya sistem tersebut. Perancangan formulir dapat efektif bila disertai kebijakan pengontrolan formulir yang mengenai, sehingga dapat dilakukan penghematan dalam berbagai hal antara lain :

Jumlah tenaga yang mengisi formulir tersebut.
Frekwensi kesalahan dalam melengkapi isi formulir.
Semua keterangan atau data dapat tersajikan data atau informasi yang tidak penting atau tidak diperlukan yang perlu dihilangkan.
Pencetakan dan kertas yang digunakan.
1. Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir
Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat dalam formulir untuk menentukan beberapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
Adakah formulir yang sekarang digunakan berisi informasi yang sama.
Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian.
Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin atau kedua-duanya untuk menentukan lembar spasi dan penggunaan baris atau spasi saja.
Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam satu arsip untuk menentukan mutu kertas.
1. Aturan dasar pembuatan formulir
Buat rancangan dengan memikirkan pengguna
Pelajari tujuan dan pemakaian formulir
Rancangan formulir sesederhana mungkin, hilangkan data atau informasi yang tidak diperlukan.
Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau gunakan definisi-definisi
Aturan urutan item-item data secara logis.

Dokumen ini menguraikan kesalahan umum yang kami temukan di Google Survei. Memiliki desain survei yang bagus untuk riset Anda akan membantu meningkatkan kualitas data dan pengalaman pengguna yang lebih baik.

Masalah ejaan dan tata bahasa (semua)

Sebagian besar kesalahan berkaitan dengan ejaan dan tata bahasa, yang dapat sangat penting untuk kualitas data Anda.

Contoh:
Menggunakan “utk” bukan “untuk” atau “di kontrakan” bukan “dikontrakkan” dapat disalahpahami oleh responden dan dapat memengaruhi kualitas jawaban.

Praktik Terbaik:
Gunakan pemeriksa ejaan/tata bahasa dan lihat pratinjau konten Anda sebelum dikirimkan.

Menggunakan bahasa yang sesuai (semua)

Pertanyaan dan jawaban harus ditulis dalam bahasa yang diterima dan dipahami secara luas di negara target.

Contoh:
Pertanyaan dan pilihan jawaban ditulis dalam bahasa Jepang sedangkan opsi penargetannya ditetapkan ke AS.

Praktik Terbaik:
Tulis ulang pertanyaan/pilihan jawaban dalam bahasa Inggris, dengan opsi penargetan yang ditetapkan ke AS.

ATAU

Ubah opsi penargetan ke Jepang, dengan mempertahankan pertanyaan/pilihan jawaban dalam bahasa Jepang.

Penggunaan huruf besar yang tidak perlu (semua)

Teks pertanyaan/jawaban tidak boleh menggunakan huruf besar yang tidak perlu pada kata atau frasa.

Contoh:
Penekanan yang tidak perlu pada setiap kata atau frasa.

Praktik Terbaik:
Menampilkan kata atau frasa dalam teks tebal menggunakan tanda bintang di depan dan di belakangnya (*Apel*), atau menampilkannya dalam teks miring menggunakan garis bawah (_Apel_), juga memiliki efek sorotan yang sama.

Meminta informasi demografis (semua)

Jika Anda berencana meminta responden untuk menyebutkan rentang usia, gender, ras, etnis, agama, atau status imigrasi mereka, pastikan pertanyaannya memenuhi persyaratan berikut:

Pilihan jawaban disediakan dalam bentuk kelompok atau rentang.
Ada pilihan jawaban “Saya memilih tidak menjawab”.
Untuk pertanyaan yang menanyakan usia, pilihan jawabannya tidak boleh secara langsung atau tidak langsung berisi usia di bawah 18 tahun.

Contoh:
Pilihan jawaban "Di bawah 18 tahun" tidak diizinkan, dan tidak menyertakan opsi "Saya memilih tidak menjawab".

Praktik Terbaik:
Hapus “Di bawah 18 tahun” dan tambahkan “Saya memilih tidak menjawab”.

Format pertanyaan yang tidak tepat (semua)

Jika Anda ingin responden memilih hanya satu pilihan, format Pertanyaan jawaban ganda tidak tepat karena memungkinkan mereka memilih lebih dari satu jawaban.

Contoh:
Responden dapat memilih lebih dari satu jawaban.

Praktik Terbaik:
Gunakan format pertanyaan Jawaban Tunggal atau jenis pertanyaan Skala Rating.

Tidak ada pilihan untuk tidak menjawab (Pertanyaan Jawaban Tunggal)

Pilihan untuk tidak menjawab, seperti "Tidak satu pun di atas" atau "Lainnya" dapat membantu menjaga kualitas jawaban tetap tinggi jika pilihan jawabannya tidak berlaku untuk semua orang.

Contoh:
Pengguna yang tidak mengonsumsi minuman beralkohol sama sekali tidak akan dapat menjawab pertanyaan tentang minuman beralkohol.

Praktik Terbaik:
Tambahkan opsi jawaban “Tidak satu pun di atas” atau “Lainnya”.

Pilihan jawaban yang bertentangan (Pertanyaan Jawaban Ganda)

Terdapat lebih dari satu jawaban dan ada opsi otomatis "Tidak satu pun di atas" pada daftar. Pastikan tidak ada pilihan jawaban yang bertentangan dalam daftar.

Contoh:
Jika seorang responden memilih “Jerman” dan “Saya belum pernah ke luar negeri”, maka jawaban tersebut tidak masuk akal dan akan menghasilkan kualitas data yang buruk.

Praktik Terbaik:
Hapus opsi, “Saya belum pernah ke luar negeri”.

Skala peringkat tidak jelas (Peringkat)

Format "Skala Peringkat" memungkinkan orang memilih dari rentang opsi. Kejelasan rentang opsi sangat penting agar responden dapat memberikan jawaban akurat.

Contoh:
Pertanyaannya menanyakan “seberapa penting”, tetapi rentang skalanya berkisar dari “tidak” hingga “ya”.

Praktik Terbaik:
Edit agar rentang skalanya berkisar dari "Tidak penting" hingga "Sangat penting".

Batas karakter (semua)

Contoh:
Beberapa teks tampaknya tidak lengkap. Alat pembuat survei memiliki batas karakter yang dapat dimasukkan (mis., 44 karakter dalam bahasa Inggris per teks jawaban dan 175 karakter dalam pertanyaan).

Praktik Terbaik:
Perhatikan indikator yang menunjukkan apakah batas karakter telah tercapai, seperti garis merah dan jumlah karakter di bawah teks. Lihat panel sebelah kanan alat pembuat survey untuk memeriksa teks yang terpotong atau tidak lengkap.

Jawaban nilai numerik dalam format uraian (Uraian)

[fix]

Contoh:
Pertanyaannya meminta jawaban nilai numerik, mis., 0, 1, atau 2 (kali), tetapi format uraian (termasuk kolom uraian “lainnya”) hanya cocok untuk jawaban teks

Praktik Terbaik:
Ubah jenis pertanyaannya menjadi format jawaban tunggal dan sertakan opsi jawaban nilai numerik untuk dipilih oleh responden.

Setiap pertanyaan survei hanya dapat mengajukan satu pertanyaan (Uraian)

[fix]

Contoh:
Terdapat 2 pertanyaan dalam contoh di atas. Untuk format pertanyaan uraian, hanya satu pertanyaan yang diizinkan.

Praktik Terbaik:
Sebaiknya bagi menjadi dua pertanyaan terpisah, atau ubah susunan katanya.

Biner (Pertanyaan Saringan)

Pertanyaan saringan pertama harus memiliki lebih dari 3 pilihan jawaban karena akurasi insiden akan lebih baik saat pertanyaan biner tidak digunakan.

[fix]

Contoh:
Pertanyaan di atas memiliki 2 pilihan jawaban, Ya atau Tidak.

Praktik Terbaik:
Menyediakan tiga jawaban atau lebih akan membantu memastikan responden tidak kebingungan, sehingga mengoptimalkan pengalaman pengguna dan meningkatkan kualitas hasil survei. Tambahkan jawaban ketiga yang sesuai seperti "Mungkin" atau "Tidak yakin".

Gambar yang Tidak Tepat (Pertanyaan Gambar)

Gambar harus jelas, dapat dibaca, dan mematuhi semua kebijakan konten lainnya. Gambar yang lebih besar dari 300x250 piksel akan diperkecil ke ukuran tersebut. Gambar juga harus memiliki format GIF, JPEG, atau PNG. GIF animasi tidak diizinkan.

[fix]

Menyematkan jawaban yang benar

Pilihan jawaban "Tidak Satu Pun di Atas", "Semua yang di Atas", atau "XX dari yang di atas" harus disematkan (menggunakan fitur penyematan) agar selalu ditampilkan di bagian bawah daftar jawaban.

[fix]