Hal hal apa saja yang diperlukan dalam sistem nomor menurut Dewey?

Sistem ini ditemukan oleh Melvil Dewey. Dewey membagi permasalahan yang ada di dalam suatu organisasi kedalam 10 masalah utama. Setiap masalah utama dibagi menjadi 10 submasalah Karena pembagian permasalahan semacam inilah maka klasifikasi ini disebut desimal (persepuluhan). Maka sistem ini dinamakan filling sistem nomor Dewe (Decimal Dewey Classification System/DDC) Kelebihan sistem nomor Dewey ini cocok diterapkan pada organisasi yang besar dan fleksibel. Sedangkan kekurangannya adalah tidak ekonomis dan harus didukung dengan SDM yang berpengetahuan tinggi.

Sementara untuk Klasifiasi Sistem Nomor Dewey adalah sebagai berikut;

Dalam klasifikasi sistem ini semua permasalahan yang ada akan diuraikan menjadi - 10 masalah utama dengan kode 000 - 900, - 10 masalah dari setiap masalah utama dengan kode 00 - 90, dan - 10 submasalah dari setiap masalah dengan kode 0 - 9. Berikut adalah contoh cuplikasi klasifikasi. 000 HUKUM DAN PERATURAN 100 ORGANISASI 200 MANAJEMEN 300 KEPEGAWAIAN 400 PRODUKSI

500 PERDAGANGAN (disimpan pada laci)

500 Permintaan Penawaran (disimpan pada guide) 510 Penawaran/Promosi 520 Pesanan

520 Pesanan beras (disimpan pada folder)

521 Pesanan jagung 522 Pesanan gula 523 Pesanan terigu 524 Pesanan minyak 525 Pesanan kedele 526 Pesanan kacang tanah 527 Pesanan kacang hijau 528 Pesanan telur 529 Pesanan rupa-rupa 530 Konfirmasi Pesanan 600 KEUANGAN 700 PERBEKALAN 800 CABANG 900 HUBUNGAN MASYARAKAT Peralatan dan Perlengkapan Sistem Nomor Dewey diantaranya: 1. Filling Cabinet Setiap masalah utama dibubuhkan satu buah laci filling cabinet. Sehingga didalam sistem ini diperlukan 10 buah laci. Judul dari setiap laci adalah 000, 100, 200, 300, dan seterusnya hingga 900. 2. Guide

Karena setiap masalah utama dibagi dalam 10 masalah maka dibutuhkan guide sebanyak 100 buah. Setiap guide diberi nomor kode pada tab-nya dengan angka 000, 010, 020, dan seterusnya hingga nomor 990. Pada laci nomor 600 (laci ketujuh) akan diletakkan guide yang berkepala 6. Demikian sampai laci kesepuluh (900) akan diletakkan guide berkepala 9.

3. Folder Untuk setiap masalah dibutuhkan 10 buah folder sehingga untuk sistem ini dibutuhkan 100 buah folder. Folder tersebut diberi nomor 000, 001, 002 dan seterusnya sampai 999. Folder akan diletakkan dibelakang guide . Folder bernomor 520, 521, 522, dan seterusnya hingga nomor 529 akan diletakkan di belakang guide nomo 520. Dalam setiap folder maksimal disimpan 25 lembar surat. 4. Kartu Indeks Kartu indeks digunakan untuk menemukan arsip yang diminta apabila peminjam tidak dapat menyebutkan nomor arsip atau permasalahan surat. 5. Rak Sortir Rak sortir dilengkapi dengan kotak-kotak untuk menyortir arsip-arsip yang akan disimpan.

Page 2

Sementara untuk Klasifiasi Sistem Nomor Dewey adalah sebagai berikut;

500 PERDAGANGAN (disimpan pada laci)

500 Permintaan Penawaran (disimpan pada guide) 510 Penawaran/Promosi 520 Pesanan

520 Pesanan beras (disimpan pada folder)

135 sudah dapat dipastikan permasalahn pokoknya ialah produksi dan seterusnya. 2. Menyiapkan peralatanperlengkapan Perlengkapan yang perlu disiapkan antara lain sebagai berikut. a. Filing cabinet; filing cabinet yang diperlukan ialah yang mempunyai 10 laci, pada tiap lacinya diberi nomor kode seperti yang tercantum di bawah ini. Berdasarkan daftar klasifikasi, judul laci berpedoman pada nomor pembagian utama kelompok besar mulai nomor 000 sampai dengan 900. Demikian pula isi pokok masalah, disesuaikan dengan daftar indeks. b. Guide; untuk tiap laci dibutuhkan 10 guide sehingga guide yang dibutuhkan keseluruhannya berjumlah 100 buah. Misalnya untuk laci 000, di dalamnya disusun gude bernomor guide bernomor 000, 010, 020 sampai dengan 090; untuk laci 100, di dalam disusun guide bernomor 100, 110, 120 sampai dengan 190; untuk laci bernomor 900 disusun guide dari nomor 910, 920 sampai dengan 990; demekian seterusnya. c. Map folder yang diperlukan adalah 10 buah untuk setiap guide, sehingga keseluruhan folder yang dibutuhkan sebanyak 1000 buah. Di belakang guide bernomor 000, disusun folder bernomor kode 000, 002, 003 sampai dengan 009. Dibelakng guide bernomor 010, terdapat folder 010, 011, 012 sampai 019; 136 dan seterusnya sampai guide nomor kode 990 yang dibelakngnya disusun foldr nomor 990, 991, 992 sampai dengan nomor 999. Di dalam folder inilah disimpan surat-surat yang disusun secara berurutan dengan surat yang paling baru diberi nomor yang paling besar, misalnya terdapat urutan surat nomor 011.4, 001.3, 011.2, ini berarti surat yang bernomor 011.4 adalah surat yang paling baru. d. Kartu indeks yang berisi identitas surat, seperti nama, tanggal, nomor, perihal, dan kode surat. Kartu indeks ini berfungsi untuk memudahkan penemuan kembali arsip. e. Lemari kartu indeks; berfingsi untuk menyimpan kartu indeks. f. Rak sortir; untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan. 3. Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip Adapun prosedur penyimpanannya sebagai berikut. a. Pemberian kode surat; setiap surat yang akan disimpan harus benar-benar diketahui masalah, maksud, dan isi suratnya. Jika sudah diketahui, berilah kode yang sesuai yang diambil dari daftar klasifikasi. b. Mengisi kartu indeks c. Berdasarkan berdasarkan kode 201.0 maka surat disimpan pada: Laci 200 urutan laci ke -3 Guide 200 urutan guide ke-1 Folder 201 urutan folder ke-2 Urutan surat ke-1 Angka 0 setelah titik menunjukkan urutan surat ke-1. Apabila setelah titik itu angka 1, maka menunjukkan urutan surat ke-2 dan seterusnya. 137 d. Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indkes pada laci P; sesuai dengan kode Pr yang tertera pada tab kartu indeks. Adapun untuk prosedur penemuan kembali arsip sebgai berikut. a. Mengetahui terlebih dahulu nama pengirim surar surat masuk atau alamat yang dituju surat keluar dari warkat yang akan dicari. b. Mencari kertu indeks dari lemari kartu indeks. c. Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks. d. Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide, dan folder yang sesuai dengan kodenya.

C. FILING SISTEM NOMOR TERMINAL DIGIT

Sama halnya dengan sistem nomor Dewey, sistem nomor terminal digit juga menggunakan angka 0-9. Prosedur penyimpanan tidak menggunkan daftar klasifikasi, tetapi menggunakan buku arsip. Nomor urut pada buku arsip meruapakan kode penyimpanan kode arsip. 1. Menyiapkan peralatanperlengkapan Peralatanperlengkapan yang perlu dipesiapkan antara lain sebagai berikut. a. Buku arsip, seperti contoh di bawah ini. No. Uru t Tanggal Penyimpan an Jud ul Sura t Nomo r Surat Tangg al Surat Perih al Surat Keteranga n 138 Surat pertama dicatat dalam buku arsip dengan nomor kode 0000, surat kedua 0001, surat ketiga 0002, dan seterusnya. b. Filing cabinet yang berlaci 10; pada laci tersebut dibubuhkan kode sebagai berikut:  Laci pertama diberi kode 00-09  Laci kedua diberi kode 10-09  Dan seterusnya sampai dengan laci kesepuluh diberi kode 90-99  Guide; pada setiap laci dipasang guide sebanyak 10 buah dengan diberi kode sesuai dengan urutan nomor. Contoh: laci berkode 00-09 di dalamnya terdapat guide dengan nomor 00, 01, 02, dan seterusnya sampai dengan 09.  Folder; di belakng setiap guide ditempatkan folder sebanyak 10 10 buah dengan kode nomor berurutan mulai 0, 1, 2 dan seterusnya sampai dengan 9. Agar folder-folder ini tidak tertukar satu sama lain pada guide yang berbeda, maka tiap-tiap folder dicantumkan kode guide-nya, sebagai contoh: di belakng guide 00 terdapat folder 000, 001, 002, dan seterusnya sampai dengan 009.  Kartu indeks  Lemari kartu indeks  Rak sortir. 2. Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali a. Prosedur penyimpanan 1 Mengisi buku arsip 2 Mengisi kartu indeks 3 Berdasarkan kode surat 0173 diatas, maka surat tersebut disimpan pada:  Laci 70-79 urutan laci ke-8;  Guide 73 urutan guide ke-4; 139  Folder 731 urutan folder ke-2;  Surat ke 1. 4 Kartu indeks disimpan dalam lemari kartu indeks pada laci P, sesuai dengan kode Pr yang tertera pada tab kartu indeks. b. Prosedur penemuan kembali Penemuan kembali arsip dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut. 1 Mengetahui terlebih dahulu nama pengirim surat surat masuk atau alamat yang dituju surat keluar dari warkat yang akan dicari. 2 Mencari kartu indke sdari lemari kartu indeks. 3 Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide, dan folderyang sesuai dengan kodenya. 140 Lampiran 2 Soal 1. Jelaskan yang dimaksud filing sistem nomor

2. Jelaskan kelebihan filing sistem nomor 3. Jelaskan kelemahan filing sistem nomor

Kunci Jawaban 1. sistem kearsipan yang dalam penyimpanan dan penyusunan suratwarkat digunakan nomor secara berurutan mulai nomor terkecil sampai nomor terbesar. 2. Kelebihan atau kebaikan filing sistem nomor antara lain: a. Penyimpanan menjadilebih teliti, cermat, dan teratur; b. Penyimpanan menjadi lebih cepat c. Sangat sederhana d. Dapat digunakan untuk segala macam suratwarkatdokumen; e. Nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam korespondensi; f. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas. 3. Kelemahan atau kekurangannya antara lain: a. Lebih banyak waktu digunakan untuk mengindeks; b. Banyaknya map untuk penyimpanan surat-surat yang beraneka ragam dapat menimbulkan kesulitan c. Perlu ruangan yang luasa dan peralatan yang memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.