Cara mengirim file lewat Microsoft Outlook

Email adalah bagian besar dari sebagian besar kehidupan pribadi dan profesional Kita. Menurut statistik dari perusahaan pasar riset Grup Radicati, ada lebih dari 2,6 miliar pengguna email di dunia. Anda mungkin salah satunya.

Anda punya banyak pilihan untuk layanan email. Salah satu perangkat lunak email yang populer adalah Microsoft Outlook. Jika Anda baru saja mulai menggunakan Outlook dan belum pernah menggunakannya sebelumnya, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara mengirim sebuah email.

Apakah Anda baru menggunakan Outlook atau hanya perlu penyegaran, tutorial ini dapat membantu Anda. Di dalamnya Anda akan belajar cara menulis email dan mengirimkannya. Kami juga akan membahas beberapa dasar-dasar email seperti melakukan format pesan dan cara melampirkan file ke email.

Guide to Inbox Zero Mastery (Unduh eBuku Gratis)

Sebelum melangkah lebih jauh dalam mempelajari cara menggunakan Microsoft Outlook, pastikan untuk mengambil e-book Gratis kami: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Ebook ini dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan kiat menakjubkan untuk mengelola semua email masuk Anda dengan lebih efisien.

Sekarang mari kita perdalam materi tentang cara menulis email dengan Outlook.

Bagaimana Menulis Email dengan Outlook (Video)

Dalam screencast di atas, pelajari cara menulis email di MS Outlook dan mengirimkannya. Atau, lanjutkan membaca untuk instruksi tertulis komprehensif untuk membantu Anda membuat pesan email pertama Anda.

Langkah 1. Buka Microsoft Outlook

Sebelum Anda dapat mempelajari cara mengirim email menggunakan Outlook, Anda harus membukanya terlebih dahulu.

Jadi, buka Microsoft Outlook di desktop Anda. Dalam banyak kasus, ini berarti mengklik ikon Outlook. Microsoft Outlook terbuka:

Penting: Microsoft memiliki beberapa versi Outlook yang tersedia saat ini. Tampilan dan fungsi layar Anda bisa sangat sedikit tergantung pada versi yang Anda gunakan dan bagaimana ia dikonfigurasi.

Anda akan melihat bahwa Outlook secara otomatis terbuka ke Kotak Masuk Anda. Karena ini adalah akun Outlook baru, kami tidak memiliki banyak pesan email masuk.

Perhatikan juga bahwa bagian utama dari pilihan menu di bawah pilihan tab disebut Ribbon.

Langkah 2. Membuat Pesan Outlook Baru

Langkah selanjutnya dalam mengirim pesan pertama Anda dengan MS Outlook adalah mempelajari cara membuat email baru.

Untuk membuat pesan email Microsoft Outlook baru, klik pilihan New Email pada ujung paling kiri Microsoft Outlook Ribbon di bawah tab Home. Jendela Pesan Baru (New Messages) muncul pada tab Message MS Outlook:

Langkah 3. Mengisi Informasi Header

Hal pertama yang harus Anda isi pada jendela New Messages adalah informasi header email. Ini terdiri dari beberapa kolom sebagai berikut:

• From Drop-down. Kolom ini berisi alamat email yang Anda kirimi pesan email. (Catatan: Jika akun Outlook Anda hanya dilampirkan ke satu akun email, kolom ini tidak akan muncul.)
• To. Kolom To berisi alamat email atau alamat yang Anda kirimi pesan email.
• Cc. Di kolom ini Anda dapat menyertakan penerima email tambahan.
• Subject. Kolom Subject berisi uraian singkat tentang topik email Anda.

1. Cara Mengisi Info Header Email (To, Form, dan Subject) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Untuk memulai, pastikan informasi pada kolom Form sudah benar. Kolom ini secara default menuju alamat email saat ini yang Anda gunakan dengan Microsoft Outlook. Jika Anda menggunakan lebih dari satu alamat email dengan Microsoft Outlook, Anda akan melihat panah ke bawah di sebelah kanan kata From. Panah ini memungkinkan Anda untuk mengganti kolom From ke alamat email lain jika Anda mengkliknya. Inilah yang terjadi ketika Anda mengklik panah ke bawah:

Selanjutnya, Anda ingin mengidentifikasi siapa yang Anda kirimi pesan email untuk menggunakan kolom To. Anda dapat melakukannya dan ini adalah salah satu dari dua cara:

1. Ketik alamat email pada kolom. Jika ada lebih dari satu alamat email, gunakan koma untuk memisahkannya.
2. Klik kolom To untuk mencari kontak email Anda. Pilih kontak yang ingin Anda kirimi pesan dari Kotak dialog Select Names: Contacts.

Berikut ini adalah tampilan kotak dialog Select Names: Contacts

Anda juga harus menyelesaikan kolom Subject sebelum mengirim pesan email Anda. Pada kolom ini, ketiklah deskripsi singkat tentang isi email. Tutorial di bawah ini membahas tentang subjek email, tetapi banyak dari prinsip tersebut berlaku untuk email lain juga:

• 
  
  

  Email Pemasaran

  Cara Menulis Subjek Yang Bagus untuk Email Pemasaran Anda

  David Masters

2. Cara Menyalin Pesan Seseorang di MS Outlook (Cc, Bcc)

Anda tidak perlu menyalin pesan siapa pun pada email Anda untuk mengirimnya, tetapi MS Outlook memberi Anda pilihan untuk menyalin atau membuat tembusan email berupa salinan penerima tambahan jika Anda mau.

Kontak yang disalin copied (Cc) pada pesan email biasanya tidak diharapkan untuk merespons. Mereka menerima pesan hanya untuk tujuan informasi. Misalnya, Anda dapat membuat salinan berupa tembusan kepada atasan Anda melalui memo penting.

Kontak yang disalin untuk membuat tembusan / blind-copied (Bcc) pada pesan email tidak terlihat oleh orang lain yang menerima pesan. Mereka juga tidak diharapkan untuk merespon. Anda mungkin ingin menggunakan pilihan ini jika Anda perlu untuk menjaga informasi pribadi penerima email.

Untuk menyalin penerima pada email Anda, ketiklah alamat email mereka pada kolom Cc atau klik kolom Cc untuk memilih kontak dari kotak dialog Select Names: Contacts.

Juga, Anda dapat menggunakan kotak dialog Select Names: Contacts untuk menentukan penerima yang menerima salinan / blind-copied pada pesan. Sebagai gantinya kliklah kolom To atau Cc pada kotak dialog, gunakan kolom Bcc.

Langkah 4. Menulis Pesan Baru dengan MS Outlook

Setelah Anda mengisi informasi header email, Anda siap untuk belajar cara menulis email. Ini adalah isi dari pesan Anda.

Cukup ketik pesan pada kotak di bawah informasi header:

Untuk petunjuk tentang cara menulis email yang efektif, lihatlah tutorial ini:

• 
  
  

  Email

  Cara yang Benar Menulis Email Resmi (Dan Mendapat Hasil)

  Laura Spencer

• 
  
  

  Email

  Cara Menulis Email yang Lebih Efektif (15+ Tips & Trik Terbaik)

  Laura Spencer

• 
  
  

  Email

  Cara Menguasai Format Email Bisnis yang Tepat - dan Menghindari Kegagalan Profesional

  Laura Spencer

Setelah Anda menulis pesan, Anda belumlah selesai. Untuk memaksimalkan efektivitas, Anda harus menggunakan beberapa format fitur pada Outlook. Mari kita lihat lebih dekat:

1. Cara Memformat Pesan Anda.

Microsoft Outlook mendukung fasilitas pemformatan teks dasar yang umum untuk produk Microsoft lainnya. Anda dapat menemukannya pada Ribbon di tab Format Text:

Berikut adalah ringkasan dari beberapa fitur pemformatan Microsoft Outlook yang tersedia:

• Font : Huruf
• Size : Ukuran
• Bold : Cetak Tebal
• Italic : Cetak Miring
• Underline : Garis Bawah
• Font Color : Warna Huruf
• Align Font : Menyesuaikan Huruf
• Numbered List : Daftar Bernomor
• Bulleted List : Daftar dengan Symbol
• Indent Less : Pengurangan Indent (Format Teks agak kedalam)
• Indent More : Penambahan Indent (Format Teks agak kedalam)
• Quote : Kutipan
• Remove Formatting : Menghapus Format
• Strikethrough : Memberikan garis di tengah kalimat
• Double Strikethrough : Memberikan dua garis di tengah kalimat
• Superscript : Memberikan tulisan atau angka lebih kecil dan berada di bawah seperti dalam penulisan rumus-rumus kimia
• Subscript : Memberikan tulisan atau angka kecil di atas seperti pangkat
• Small Caps : Memberikan efek huruf dicetak secara kapital tapi ukurannya berbeda dengan huruf yang awalnya ditulis besar dengan yang ditulis kecil.
• All Caps : Memberikan efek semua tulisan yang mulanya kita ketik dengan huruf besar dan kecil akan dirubah menjadi huruf besar semua.
• Hidden : Efek dari pilihan ini akan mengakibatkan teks yang dipilih tidak tampak dilayar.

Catatan: Anda juga dapat menemukan banyak pilihan format ini pada tab Message di bagian Formatting pada ribbon.

Untuk menggunakan salah satu fasiltas pemformatan, sorot teks yang ingin Anda format dengan kursor Anda. Kemudian, klik pilihan pemformatan pada ribbon yang ingin Anda terapkan pada teks.

Dalam contoh di bawah ini, saya telah menerapkan format italic dan numbered list pada teks:

Perhatian: Outlook menggunakan HTML untuk menghasilkan sebagian besar opsi pemformatan teks. Jika orang yang menerima pesan menggunakan sistem email yang hanya mendukung Teks Biasa, mereka tidak akan dapat melihat format yang Anda terapkan.

2. Cara Menghapus Pemformatan Teks Pada Microsoft Outlook

MS Outlook juga memungkinkan Anda untuk menghapus pemformatan teks dengan cepat dan mudah. Anda mungkin ingin melakukan ini jika Anda perlu mengirim pesan dalam format Teks Biasa. Inilah contohnya:

Untuk menghapus format teks, sorot teks yang ingin Anda hilangkan formatnya dan klik ikon Clear All Formatting pada Ribbon. Formatnya akan menghilang.

3. Bagaimana Cara Melampirkan File atau Item Pesan Email MS Outlook

Anda dapat dengan mudah melampirkan file atau item ke pesan Anda menggunakan ikon Attach File atau ikon Attach Item. Ikon-ikon ini ditemukan pada tab Message:

Atau pada tab Insert Anda akan menemukan ikon Attach File dan ikon Outlook:

Untuk melampirkan file atau item ke pesan Anda, tempatkan kursor Anda di dalam pesan. Klik ikon dan pilih item yang akan dilampirkan dari PC Anda atau dari daftar yang muncul. Item dilampirkan di bawah baris Subject:

4. Cara Menyisipkan Tautan dalam Pesan Email MS Outlook

Anda juga dapat menyisipkan link ke dalam pesan email dari tab Insert menggunakan ikon Link.

Tempatkan kursor Anda pada pesan di mana Anda ingin menambahkan tautan. Klik ikon Link. Kotak dialog Insert Hyperlink akan menampilkan:

Ketik URL tautan yang ingin Anda sertakan dalam kolom Address. Jika teks yang ingin Anda tampilkan berbeda dari URL, ketik pada kolom Text to display. Klik OK. Tautan dimasukkan ke isi pesan Anda:

Perhatian: Outlook menggunakan HTML untuk menyisipkan tautan. Jika orang yang menerima pesan menggunakan sistem email yang hanya mendukung Teks Biasa, mereka tidak akan dapat melihat tautan yang Anda terapkan.

Anda juga dapat menambahkan foto atau gambar grafis ke dalam isi pesan Anda dari tab Insert menggunakan Pictures atau ikon Online Picture. Inilah kotak dialog Insert Picture:

Cara lain untuk memasukkan gambar ke dalam pesan Outlook Anda adalah melalui ikon Online (di sebelah ikon Picture). Ikon ini memungkinkan Anda memilih gambar dari komputer Anda untuk dimasukkan ke dalam email Anda. Ikon Online membuka pencarian gambar melalui Bing.

Peringatan: Banyak gambar online yang dilindungi hak cipta. Pastikan untuk memeriksa informasi hak cipta pada gambar apa pun sebelum menggunakannya.

Untuk menambahkan gambar, tempatkan kursor Anda pada pesan di mana Anda ingin gambar tersebut muncul. Klik ikon dan pilih gambar. Gambar yang dipilih muncul pada pesan email Anda:

Perhatian: Outlook menggunakan HTML untuk menampilkan gambar dalam pesan. Jika orang yang menerima pesan menggunakan sistem email yang hanya mendukung Teks Biasa, mereka tidak akan dapat melihat gambar dalam pesan Anda.

Catatan: Gambar muncul dalam ukuran aslinya. Drag(seret) ujung-ujung gambar untuk mengubah ukurannya.

Tab Format dapat terbuka secara otomatis dan Anda dapat memformat gambar yang baru saja Anda tambahkan.

6. Cara Menambahkan Gambar Tanda Tangan

Salah satu cara untuk menjadikan email Anda lebih profesional adalah dengan menambahkan template tanda tangan profesional. Template tanda tangan profesional tersedia melalui Envato Elements dan Envato GraphicRiver.

Untuk menambahkan gambar tanda tangan profesional dari template, klik ikon Signature dari tab Message. Dari menu drop-down, klik Signatures. Kotak dialog Signatures and Stationery akan muncul:

Jika Anda memiliki lebih dari satu akun email yang dilampirkan ke email Microsoft Outlook Anda, Anda harus menggunakan kolom Select Signature to edit untuk memilih tanda tangan mana yang Anda edit.

Klik pada kotak di bawah Edit signature dan klik ikon Insert Picture. Pilih gambar Anda dari kotak dialog Insert Picture dan klik tombol OK. Tanda tangan secara otomatis akan ditambahkan ke semua email yang keluar.

Artikel di bawah ini berisi beberapa informasi tambahan tentang template tanda tangan:

• 
  
  

  Email

  9 Tips Profesional Tanda Tangan Email — dengan Template Contoh Terbaik

  Laura Spencer

Langkah 5. Periksa Pesan Anda

Setelah Anda menyelesaikan pesan Anda, periksa dengan saksama untuk memastikan tidak ada kesalahan atau salah ketik. Kesalahan dalam email bisnis atau pribadi dapat menimbulkan kesan buruk. Berikut beberapa area yang harus Anda periksa:

1. Kelengkapan. Apakah email mengatakan semua yang seharusnya? Jika tindakan diperlukan, akankah penerima memahami apa yang harus dilakukan? Apakah tujuan dari pesannya jelas dan mudah dimengerti?
2. Nada / Intonasi. Sangat mudah bagi pembaca untuk salah memahami intonasi pada pesan Anda. Jika Anda bisa, ada baiknya untuk meminta teman atau kolega membaca pesan tersebut. Tanyakan kepada mereka apakah pesan itu membuat Anda tampak marah atau kesal. Jika mereka merasakannya, perbaiki pesan Anda
3. Ejaan dan Tata Bahasa. Di bawah tab Review, ada ikon Spelling and Grammar. Gunakan fasilitas pemeriksa ini untuk mencari kesalahan, tetapi ketahuilah bahwa fasilitas ini terkadang kehilangan kesalahan penggunaan kata. Jadi, ada baiknya membaca email Anda juga.
4. Ketepatan. Apakah rincian informasi Anda benar? Periksa sekali lagi ejaan dari nama-nama orang dan benda-benda. Jika ada nomor telepon atau alamat jalan, pastikan itu benar. Berikan perhatian khusus pada angka desimal dalam angka, terutama jika mereka melibatkan angka dolar.
5. Format. Format yang tepat dapat membuat email Anda lebih mudah dibaca. Pastikan untuk mengambil keuntungan dari format fitur seperti tebal, miring, daftar penomoran atau penomoran dengan simbol.
6. Lampiran. Jika pesan Anda seharusnya menyertakan file terlampir, apakah file benar-benar terlampir pada pesan? Jika tidak, lampirkan sekarang juga.

Langkah 6. Mengirim Pesan Email Outlook

Setelah Anda telah dengan hati-hati memeriksa pesan Anda, Anda siap untuk mengirimkannya. Klik tombol Send di kiri atas jendela New Message. Pesan akan dikirim.

Jika Anda memutuskan untuk tidak mengirim pesan, Anda memiliki pilihan lain. Anda bisa:

• Membuang pesan.
• Menyimpan pesan sebagai draf.

Berikut adalah petunjuk tentang cara untuk melakukan keduanya:

1. Cara Menyimpan Pesan sebagai Draft

Untuk menyimpan pesan sebagai draft, buka tab File. Klik pilihan Save. Pesan yang tidak terkirim disimpan ke folder Drafts Anda.

Lain waktu saat Anda membuka email, klik folder Drafts. Klik dua kali pada pesan Anda untuk membukanya.

2. Cara Membuang Pesan Email Microsoft Outlook

Jika Anda benar-benar tidak menyukai pesan yang tidak terkirim, Anda dapat memilih untuk tidak menyimpannya. Cukup klik X di sudut kanan atas jendela New Message untuk menutupnya. Sistem meminta: Want to save your changes? Klik tombol No.

Jendela New Message ditutup dan draft pesan email Anda akan dibuang.

Tips dan Strategi Email yang Lebih Bermanfaat

Jangan lupa untuk mendaftar ke Tuts+ Business Newsletter dan ambil e-book gratis kami: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Ebook ini dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan kiat menakjubkan untuk mengelola semua email masuk Anda dengan lebih efisien.

Kesimpulan

Sekarang Anda telah belajar cara mengirim email dengan Microsoft Outlook, Anda siap untuk mulai menggunakan Outlook. Anda juga telah mempelajari beberapa dasar-dasar Outlook seperti cara memformat pesan, cara menyimpan pesan untuk dikirim nanti, dan cara melampirkan file ke dalam pesan email. Jadi, lanjutkan saja. Kirim pesan Outlook pertama hari ini!