Cara menggunakan google sheet collaboration

Hi, Exabytes Friends!

Seiring dengan perkembangan teknologi, menyelesaikan sebuah pekerjaan menjadi sangat mudah. Pekerjaan yang tadinya sulit diselesaikan dapat dibantu dengan aplikasi yang tersedia. Apalagi buat pengguna internet sangat terbantu dengan hadirnya Google.

Namun, belum banyak orang yang tahu bahwa Google menyediakan berbagai macam fitur yang bermanfaat lho. Google menyediakan berbagai fitur yang memudahkan pekerjaan misalnya Google Drive, Google Maps, Google News, Google Docs, dan lainnya. 

Proses pembuatan dan pengiriman dokumen yang tadinya terhambat jarak dan waktu, sekarang sudah bisa dilakukan dengan cepat melalui layanan yang disediakan. Salah satu layanan tersebut yaitu Google Docs. Google Docs cocok digunakan untuk segala usia, mulai dari anak sekolah, guru, sampai karyawan kantor. Banyak sekali kelebihan Google Docs yang ditawarkan.

Layanan Google Docs bersifat gratis lho, Exabytes Friends! Kamu bisa menggunakan Google Docs hanya dengan masuk melalui akun Google saja. Apabila sering berhadapan dengan kegiatan yang berhubungan dengan dokumen, Google docs merupakan fitur yang wajib untuk dicoba. Nah, apakah kamu sudah mengetahui pengertian Google Docs? Simak selengkapnya sekaligus mengetahui apa saja sih kelebihan Google Docs.

• Apa itu Google Docs?
• 11 Kelebihan Google Docs
  • Bisa Digunakan Di Berbagai Perangkat
  • Edit Dokumen Tanpa Aplikasi
  • Real Time Collaboration
  • Bisa Memberikan Komentar
  • Fitur See Revision History
  • Meminimalisir Kehilangan Data
  • Convert File PDF Menjadi Word
  • Kapasitas Penyimpanan Yang Besar
  • Mengubah File Gambar Menjadi PDF
  • Fitur Pemeriksa Ejaan
  • Fasilitas Upload Dokumen
• Cara Menggunakan Google Docs Secara Offline
  • Langkah 1. Periksa Versi Chrome
  • Langkah 2. Periksa Pengaturan
  • Langkah 3. Aktifkan Google Docs Offline
  • Langkah 4. Mengedit File Secara Offline
  • Langkah 5. Membuat Dokumen Baru
  • Langkah 6. Sinkronkan File Lokal pada Google Docs

Apa itu Google Docs?

Google Docs merupakan layanan pengolah kata gratis yang disediakan oleh Google berbentuk office suite. Kamu bisa membuat, mengedit, dan berbagi dokumen untuk diakses dimana saja dan kapan saja. Google Docs merupakan fitur pertama yang membuat inovasi untuk pengeditan dokumen bersama secara online.

Berbagai fitur yang lengkap disediakan oleh Google Drive seperti Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Drawings, dan lainnya. Layanan penyimpanan yang disediakan pun cukup besar yakni mencapai 15 GB.

Berikut ini adalah sedikit penjelasan mengenai Google Docs dan software lainnya yang disediakan oleh Google dalam mengolah data supaya kamu bisa lebih mengerti perbedaannya.

• Google Docs

Google Docs merupakan aplikasi pengolah kata online yang memiliki fungsi untuk pengolahan kata, membuat dan memformat dokumen teks. Google Docs mirip dengan Microsoft Word. Terdapat fitur-fitur yang lebih memudahkan penggunanya seperti kolaborasi, convert file dengan mudah, fitur see revision history dan lainnya yang akan dijelaskan lebih lanjut di bawah.

• Google Sheets

Google Sheets merupakan aplikasi untuk membuat dan mengedit spreadsheet yang dapat dilakukan secara online. Google Sheets biasanya digunakan untuk membuat atau mengedit dokumen keuangan atau tabel yang penuh dengan angka-angka layaknya seperti Microsoft Excel.

• Google Slides

Nah kalo yang ini mirip dengan Microsoft Power Point yang sudah kita kenal. Google Slides digunakan untuk membuat slide presentasi untuk memamerkan ide atau pekerjaan kamu secara visual. Kamu bisa memasukkan gambar atau video ke dalam slide presentasi juga.

• Google Forms

Google Forms menyediakan layanan untuk membuat kuisioner atau formulir secara online. Google Forms digunakan untuk melakukan survei secara online. Kamu tidak perlu lagi membuang-buang waktu, tinta, kertas, dan lainnya untuk melakukan wawancara atau survei secara manual. Kamu juga akan disediakan beragam tema slide, ratusan font, animasi, video, dan fitur lainnya.

• Google Drawings

Dengan Google Drawings, kamu bisa membuat layout diagram, flow charts, dan lainnya dengan menggunakan fitur-fitur yang tersedia.

Walaupun Google Docs memiliki banyak kesamaan dengan produk Microsoft seperti Words, Power Point, Excel dan lainnya tetapi terdapat beberapa kelebihan yang lebih memudahkan pengelolaan data lho.

Buat kamu yang belum familiar, berikut beberapa kelebihan Google Docs yang perlu diketahui:

Bisa Digunakan Di Berbagai Perangkat

Kelebihan Google Docs yang pertama adalah dapat digunakan melalui smartphone maupun PC. Apabila menggunakan smartphone, Google Docs dapat diunggah melalui PlayStore secara gratis. Sehingga pengguna dapat membuat dan mengedit dokumen dimana saja dan kapan saja. Google Docs dapat diakses pada smartphone, PC, Mac, dan Linux.

Edit Dokumen Tanpa Aplikasi

Sebelum Google Docs dibentuk, dokumen-dokumen hanya bisa dibuka melalui aplikasi di komputer. Bahkan dokumen itu sendiri harus berasal dari aplikasi yang dibuat oleh Microsoft. Sehingga kamu harus download masing-masing aplikasi yang bisa menunjang proses tersebut. Dengan adanya Google Docs, kamu bisa membuat dan mengedit data tanpa harus mengunduh berbagai aplikasi lagi.

Real Time Collaboration

Pengguna Google Docs dapat mengelola akses ke dokumen yang dikerjakan dengan fitur sharing and privacy. Dokumen dapat diatur hanya untuk pribadi atau ingin mengajak orang lain untuk menjadi komentator atau bahkan editor. Google Docs juga mengizinkan kolaborasi sampai 50 orang untuk dapat mengedit dokumen pada waktu yang bersamaan. 

Kamu hanya perlu memasukkan email pihak yang diperbolehkan mengakses data atau memberikan link Google Docs tersebut kepada mereka. Jangan lupa untuk menentukan penerima link hanya boleh melihat, mengedit, atau berkomentar pada dokumen tersebut. Kelebihan ini ngebantu banget apalagi buat kerja tim jadi nggak ribet deh.

Bisa Memberikan Komentar

Ketika melakukan sebuah tugas, Google Docs menyediakan layanan agar kamu bisa memberikan akses kepada guru atau atasan dan mendapatkan komentar dari mereka. Sebagai contoh ketika menulis sebuah esai, guru kamu dapat mengoreksi pekerjaan tersebut dan memberikan catatan. Kamu pun juga bisa membalas komentar yang diberikan.

Fitur See Revision History

Kelebihan Google Docs selanjutnya adalah tersedia fitur dimana kita bisa melihat kembali ke isi data yang sebelumnya. Sehingga apabila kamu mengedit isi dokumen dan merasa lebih menyukai isi yang sebelumnya, coba gunakan fitur ini. Secara otomatis, isi data akan kembali ke waktu yang dipilih. Fitur ini juga dapat memperlihatkan history kapan saja data ini diedit.

Meminimalisir Kehilangan Data

Penggunaan Google Docs akan meminimalisir data yang hilang lho! Hal ini disebabkan karena ketika mengedit isi dokumen, Google Docs akan secara otomatis menyimpan setiap editan yang kamu buat. Sehingga bila terjadi kendala seperti laptop mati atau error atau data kehapus, data terakhir kamu tidak akan hilang karena telah tersimpan di Google Docs.

Convert File PDF Menjadi Word

Salah satu kelebihan Google Docs yaitu bisa mengubah file PDF menjadi Word dengan mudah. Caranya cukup mudah yaitu kamu hanya perlu mengunggah file PDF yang ingin diubah ke Google Docs. Kemudian Klik File lalu pilih Download As Microsoft Word (docx.). Setelah itu, kamu sudah bisa mengedit dokumen tersebut.

Biasanya file PDF sangat sulit untuk diedit karena membutuhkan aplikasi khusus untuk mengubah file terlebih dahulu. Dengan adanya Google Docs, kamu tidak perlu mengunduh aplikasi apapun lagi.

Kapasitas Penyimpanan Yang Besar

Google menyediakan layanan penyimpanan sebesar 15 GB dengan gratis. Kapasitas 15GB untuk penyimpanan ini sudah termasuk Gmail, Drive, dan Google+ Photo. Tidak perlu khawatir, kamu tetap bisa menambahkan kapasitas memori baru diluar 15GB tersebut dengan melakukan pembayaran tertentu.

Mengubah File Gambar Menjadi PDF

Google Docs juga menyediakan fitur untuk mengubah gambar menjadi PDF dengan mudah. Hal yang perlu kamu lakukan yaitu unggah gambar ke aplikasi Microsoft Word atau semacamnya. Lalu setelah simpan file tersebut, unggah file ke Google Docs. Terakhir kamu hanya perlu klik File dan pilih Download As PDF Document (*pdf). File gambar telah otomatis berubah menjadi file PDF.

Fitur Pemeriksa Ejaan

Fitur ini memudahkan kamu dalam melakukan pemeriksaan kata-kata yang salah penulisan atau tidak sesuai dengan EYD. Sehingga apabila ada kata yang tidak sesuai, maka akan disortir secara otomatis oleh Google Docs.

Caranya yaitu klik CTRL+ALT+X di keyboard kamu. Atau klik Tools di Taskbar lalu klik Spelling and Grammar – Spelling Grammar Checks di Lalu kata-kata yang tidak sesuai dengan EYD akan otomatis disortir. Kamu hanya perlu menekan tombol Ubah dan kata-kata tersebut akan diganti sesuai dengan EYD.

Fasilitas Upload Dokumen

Google Docs menyediakan fasilitas untuk mengunggah dokumen secara online ke dalam list koleksi Google Docs. Sehingga saat kamu ingin membuka dokumen di Google Docs, hanya perlu tekan tombol Upload dan buka file yang sudah pernah diunggah.

Cara Menggunakan Google Docs Secara Offline

Seperti yang kamu ketahui, Google Docs merupakan aplikasi pengolah kata online dari Google. Lalu bagaimana jika kamu perlu melakukan pengeditan dokumen secara offline di Google Docs? Ternyata hal tersebut mungkin untuk dilakukan, lho.

Dengan menggunakan Chrome, kamu bisa mengedit dokumen secara offline hanya dengan beberapa langkah mudah saja. Berikut langkah membuat Google Docs kamu dapat digunakan secara offline:

Langkah 1. Periksa Versi Chrome

Pastikan versi Chrome kamu merupakan versi yang terbaru. Hal ini ditujukan untuk memberikan hasil terbaik terhadap proses mengedit dokumen tersebut. Biasanya Chrome akan terupdate secara otomatis, namun untuk lebih memastikan hal tersebut kamu bisa klik Help>About Google Chrome pada Menu. Lalu akan otomatis mengecek dan kamu bisa mengunduh versi terbaru tersebut.

Langkah 2. Periksa Pengaturan

Ikuti langkah berikut untuk memeriksa pengaturan kamu.

1. Buka drive.google.com pada Chrome.
2. Log in akun yang terdaftar.
3. Klik ikon Settings yang berbentuk roda gigi di pojok kanan atas layar.
4. Tekan opsi Settings.
5. Klik kotak centang yang terletak pada opsi Offline.
6. Klik Done pada bagian kanan atas layar.

Langkah 3. Aktifkan Google Docs Offline

Langkah selanjutnya yaitu mengaktifkan Google Docs agar bisa diakses secara offline. Berikut langkah-langkah yang harus kamu ikuti:

1. Buka Google Docs.
2. Klik ikon Menu yang berbentuk tiga garis horizontal pada bagian kiri atas layar.
3. Klik opsi Settings.
4. Aktifkan Offline Sync. Jika telah aktif, maka akan muncul tulisan “Turn Off” berwarna biru di bagian kanan.
5. Tekan OK.
6. Setelah itu, klik tombol Enable Offline yang berwarna biru.
7. Akses offline untuk Google Docs kamu sudah tersedia.

Langkah 4. Mengedit File Secara Offline

Ketika kamu terhubung dengan koneksi internet, Google Drive akan bekerja secara normal.  Ketika tidak terhubung dengan koneksi internet, kamu bisa mengakses file offline dengan membuka drive.google.com/#offline. Lalu akan ditampilkan file yang telah disinkronkan untuk penggunaan offline.

Perbedaan yang dapat dirasakan ketika mengakses file secara offline pada Google Docs yaitu beberapa fitur hilang dan akan muncul ikon Offline berwarna abu-abu di sebelah nama dokumen.

Langkah 5. Membuat Dokumen Baru

Kamu tetap bisa membuat dokumen baru seperti biasanya. Buka halaman utama Google Drive lalu pilih jenis dokumen yang ingin dibuat. Untuk Google Forms belum bisa diakses secara offline karena form tersebut harus bersifat online agar bisa mendapatkan respon. Google My Maps juga tidak bisa diakses secara offline. File baru tersebut bisa mulai kamu edit dan akan terunggah secara otomatis saat terhubung dengan koneksi internet.

Langkah 6. Sinkronkan File Lokal pada Google Docs

Ketika kamu mengakses dan mengedit dokumen secara offline, maka data tersebut akan tersimpan secara lokal. Ketika PC atau smartphone kamu terhubung dengan koneksi internet, dokumen akan disinkronkan secara otomatis pada akun Google Drive kamu. Hanya perlu beberapa menit untuk menunggu proses tersebut.

Seperti itulah beberapa penjelasan mengenai Google Docs yang perlu diperhatikan serta kelebihan Google Docs. Kamu bisa mencoba fitur Google Docs untuk mempermudah pekerjaan yang berhubungan dengan data atau presentasi nih, guys. Pekerjaan akan terasa lebih cepat selesai dan efektif. Kamu bisa memfokuskan diri pada pekerjaan yang lain deh.

Semoga artikel diatas dapat bermanfaat dan memberikan sedikit gambaran mengenai Google Docs ya, Exabytes Friends! Sampai berjumpa di artikel selanjutnya.

Credit : Carissa Dea Chrestella Prayudhi

Bagaimana menambahkan kolaborator ke dokumen Google?

Bagaimana cara agar spreadsheet dapat diedit orang lain?

Bagaimana cara membagikan Google Dokumen agar bisa dikerjakan secara bersama sama?

Jelaskan langkah langkah dalam membagikan atau mengirim file Google Slide untuk kebutuhan kolaborasi?