Cara kerja teknologi perkantoran dalam virtual office kantor maya

Nama : Eni Purwaningsih

Kelas  : X Administrasi Perkantoran 1

Absen : 10

VIRTUAL OFFICE ( KANTOR MAYA)

A.    PENGERTIAN

Yang dimaksud dengan Kantor Maya (Virtual office) adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor, biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi elektrik.

Virtual Office merupakan Sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet dengan kata lain tidak mempunyai kantor real, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas – tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa memiliki lokasi usaha. Virtual Office merupakan lompatan dari teknologi informasi.

B.       TUJUAN

Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

C.     INFRASRUKTUR

Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui konsep kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya. Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:

1.     Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide presentasi.

2.     Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address book, dll.

3.     Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dll

D.    KEUNTUNGAN KANTOR MAYA

Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai berikut:

a.       Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

b.  Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.

c.  Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya.            

d.        Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami gangguan.

e.       Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja.

E.     KERUGIAN KANTOR MAYA

Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara lain:

•  Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka  kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
•  Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi  perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu.
•  Semangat kerja yang rendah, sejumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.
• Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam.

Semua kerugian ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak menyadari dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai secara cermat. Oleh karena itu supaya kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita.

F.     STRATEGI KANTOR MAYA

Linda T. Risse, konsultan manajemen pada Synergy Planning Incorporated, mengidentifikasi beberapa kebijakan yang harus diikuti perusahaan agar mencapai keuntungan maksimum setelah memilih kantor maya, sebagai berikut:

a.       Sediakan sumber daya komputer, apabila pegawai tidak dapat menyediakan seindiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya.

b.       Sediakan akses ke sumber daya informasi, apabila riset merupakan bagian dari tanggung jawab telecommuter, perusahaan harus menyediakan sumber daya informasi yang diperlukan seperti database komersial dari internet.

c.        Sediakan perlengkapan non komputer, walaupun kantor maya didasarkan atas data elektronik, kepada pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja seperti: kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual prosedur, dan sebagainya.

d.       Mengatur penerusan panggilan telepon, seseorang di situs kantor tetap harus memiliki tanggung jawab untuk meneruskan panggilan telepon ke telecommuter. Juga, perusahaan harus membuat penggunaan suara pesan telecommuters sistem dapat mengakses dari rumah mereka.

e.        Gunakan konferensi telepon, konferensi telepon memungkinkan dua orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat yang sama. Atasan harus menjadwalkan konferensi telepon secara teratur sehingga telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi langsung dua arah.

f.        Jadwalkan pertemuan rutin, perusahaan harus menjadwalkan pertemuan yang perlu dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai.

g.        Lakukan rutinitas kerja, telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam sehari, idealnya di suatu ruangan yang jauh dari gangguan. Teman dan saudara harus memahami bahwa telecommuter itu sedang bekerja walau ia ada di rumah.

G.    LAYANAN KANTOR MAYA

Layanan Komunikasi Kantor Virtual

·         Resepsionis Jarak Jauh - Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan teknologi Telepon Integrasi dengan perangkat lunak Komputer untuk menggantikan resepsionis tradisional.

·         Asisten Virtual - Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi yang bekerja dari rumah, yang jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.

·         Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon kantor virtual menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.

·         Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.

·         Gedung Kantor Virtual - kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor nyata di kota pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan karyawan lain atau relasi.

Layanan Ruang Kantor Virtual

·         Alamat Profesional - Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat bisnis.

·         Alamat surat - Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box.

·         Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan menandatangani paket atau dokumen.

·         Bisnis Meeting Space - Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.

·         Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu dan dapur.

·         Live Resepsionis Virtual - Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah sistem otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa membeli peralatan mahal.

Pengguna umum Virtual Office:

Home Industri barang/jasa,Akuntan,Pengacara,Hukum Perusahaan,Toko online

Sumber tugas :

Bagaimana cara kerja dari kantor virtual?

Jelaskan teknologi apa saja yang digunakan untuk mengimplementasikan virtual office?

Bagaimana cara yang paling efektif dalam mengelola virtual office?

Apa yang Anda ketahui dengan kantor maya jelaskan?