Kegiatan surat-menyurat sampai saat ini masih banyak dimanfaatkan baik organisasi, perusahaan, atau perseorangan untuk mempermudah kegiatan komunikasi. Surat sendiri memiliki banyak jenis. Berikut adalah penjelasan surat berdasarkan pengelompokannya. 1. Berdasarkan sifatnya, surat dikelompokkan menjadi a. Surat pribadi, ditulis seseorang yang menyangkut keperluan pribadi. b. Surat resmi, surat yang berisi mengenai tugas dalam suatu lembaga atau organisasi. c. Surat sosial, surat yang berisi tentang kepentingan sosial dan umumnya dibuat oleh lembaga sosial. d. Surat niaga, surat bisnis yang dibuat oleh badan usaha yang berisi tentang kepentingan bisnis. e. Surat dinas, surat yang dibuat oleh instansi pemerintahan yang berisi mengenai kepentingan dinas. 2. Berdasarkan wujudnya, surat dikelompokkan menjadi a. Kartu pos, selembar kertas yang cukup tebal (karton) untuk menulis surat pendek yang tidak perlu dirahasiakan karena kartu pos umumnya tidak perlu dimasukkan amplop. b. Warkat pos, selembar kertas yang dibuat menjadi sampul tertentu dimana bagian dalam sampul tersebut digunakan untuk menulis surat yang umumnya lebih panjang dan lebih dirahasiakan daripada kartu pos. c. Surat bersampul, surat ini merupakan jenis surat yang kita gunakan pada umumnya. Isi surat ditutup oleh sampul agar tidak terbaca oleh pihak lain yang tidak berkepentingan, dapat mengirimkan berita lebih panjang, dan terlihat sopan untuk diterima pihak penerima surat. d. Memorandum/nota, surat internal dalam suatu kantor yang berisi mengenai permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk tertentu. e. Telegram, berita atau informasi berupa tulisan yang dikirim melalui alat (pesawat) telegraf. 3. Berdasarkan keamanan isinya, surat dikelompokkan menjadi, a. Sangat rahasia, surat yang tidak diperkenankan dilihat oleh pihak lain yang tidak berkepentingan, seperti surat yang berisi rahasia perusahaan tertentu. b. Rahasia, sama seperti surat sangat rahasia tetapi tingkat kerahasiaannya tidak setinggi surat sangat rahasia. Contoh dari surat ini dapat berupa surat laporan keuangan perusahaan. c. Konfidensial, surat ini hanya boleh diketahui pihak yang dituju dalam surat tersebut. d. Biasa, surat ini juga bersifat pribadi tetapi apabila diketahui pihak lain tidak menimbulkan kerugian tertentu sama halnya jenis surat lain. 4. Berdasarkan proses penyelesaian, surat dikelompokkan menjadi a. Sangat segera, pembuatan surat harus segera diselesaikan dan dikirim serta harus diprioritaskan. b. Segera, surat harus diselesaikan dan dikirim tetapi tidak perlu menjadi prioritas utama. c. Biasa, surat ini tidak harus diselesaikan dan dikirim secara segera yang umumnya menggunakan perangko biasa saat dikirim. Referensi: Pengertian Surat serta 7 Jenis Surat dan Pembagiannya Menurut wujudnya surat dapat dikelompokkan ke dalam surat bertutup (bersampul), kartu pos, warkat pos, memorandum dan nota, telegram dan teleks, serta surat tanda bukti. Surat bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran. Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan dalam surat tersebut, sehingga tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak menerimanya. Pengiriman surat tersebut dengan berat standar melalui kantor pos perlu dilengkapi dengan perangko. Jika berat surat melebihi batas maksimum yang telah ditentukan, maka diperlukan tambahan biaya perangko sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. Karena kartu pos berukuran kecil, maka penyampaian pesan-pesan pada kartu pos tersebut usahakan yang penting saja. Kartu pos tidak dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang sifatnya rahasia (confidential) maupun surat yang berisi pesan-pesan panjang. Kartu pos terdiri dari dua muka, bagian muka merupakan tempat alamat pengiriman sebelah kiri dan alamat yang dituju sebelah kanan, sedangkan bagian belakang merupakan tempat berita atau tempat isi surat. Dalam dunia bisnis, kartu pos juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara singkat, seperti pemesanan atau penawaran produk.
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos surat dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membentuk amplop. Sebagaimana diketahui bahwa dalam amplop tersebut juga berfungsi sebagai lembaran isi surat. Hal inilah yang membedakan warkat pos dengan surat bersampul, dimana amplop pada warkat pos dapat berfungsi sebagai lembaran isi surat, sedangkan dalam surat bersampul, amplop yang ada terpisah dan tidak dapat digunakan sebagai lembaran isi surat. Ukuran warkat pos adalah 6 x 12 cm. Telegram disebut juga surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan graf berarti tanda yang tercetak. Jadi, telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan jarak jauh. Ciri berita telegram adalah singkat. Biaya pengirimannya dihitung menurut banyak sedikitnya kata yang dikirimkan. Menurut jenisnya, telegram dibedakan menjadi dua jenis yakni telegram dinas pemerintah dan telegram swasta. Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan pesan singkat berupa pemberitahuan, permintaan atau hal lain dalam suatu organisasi. Sedangkan nota adalah pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu lembaga/organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam organisasi. Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, tentang hal apa, dan tanggal pembuatan/penulisan memo. Umumnya penyampaian memo dan nota berasal dari pimpinan kepada pimpinan lain yang sederajat, atau dari pimpinan kepada pegawai atau karyawannya. Di dalam praktiknya, relatif jarang penggunaan memo dan nota dari karyawan kepada pimpinan dalam suatu organisasi bisnis. Baca lebih lanjut Fungsi dan Contoh Memorandum Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. Contoh surat tanda bukti yang paling sering kita jumpai dalam praktik antara lain faktur, kwitansi, dan tanda terima.
Penggolongan surat menurut wujudnya 1. Surat bersampul Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas surat berserta sampul/amplopnya. Isi surat bersampul boleh terdiri atas beberapa lembar kertas dengan berat maksimum tertentu sesuai dengan peraturan kantor pos. Bila berat sudah melebihi batas yang ditetapkan, perangkonya harus ditambah sesuai dengan daftar biaya yang telah ditentukan. 2. Kartu pos Kartu pos adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan kantor pos. Ada juga yang berukuran lebih besar, antara lain 15 cm x 20 cm yang dikeluarkan perusahaan swasta. Mengingat ukurannya yang terbatas, kartu pos hanya berisi berita singkat. Kartu pos laim dikirim tanpa amplop karena isinya tidak rahasia. 3. Warkat pos Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa sehingga bila dilipat akan membentuk amplop. Ke dalam amplop warkat pos yang sekaligus merupakan lembaran isi surat tidak boleh dimasukkan benda apa pun. 4. Telegram dan teleks Telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, dan gram yang berarti tanda yang tercetak. Jadi telegram adalah tanda/berita yang tercetak dari jarak jauh. Kata telex sebenarnya merupakan singkatan dari telegrafer exchange yang berarti pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh. Pesawat teleks juga disebut teletypewriter atau teleprinter yang bermakna pengetik atau pencetak jarak jauh. 5. Memo dan nota Memo dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antarpejabat dalam suatu kantor. Kertas untuk memo dan nota umumnya berukuran setengah folio atauu setengah kuarto 6. Surat tanda bukti Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau untuk membuktikan keabsahan suatu hal. Wujudnya sangat beragam. Contoh: surat faktur, kuitansi, dan tanda terima. Diposkan oleh YUDI HENDRA, S.Pd. , Guru Bahasa Indonesia SMA IT Mutiara Duri, Riau Sumber : Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, Lamuddin Finoza Duri, 2 Maret 2016 Page 2
|
Berikut ini yang bukan penggolongan surat berdasarkan wujudnya adalah
Pos Terkait
Copyright © 2024 idkuu.com Inc.
