Apa yang dimaksud dengan proses pembelajaran dalam perilaku organisasi

Teori organisasi pembelajar atau organizational learning theory dengan uraian (strands) umum tentang teori organisasi menunjukan bahwa literatur tentang organisasi pembelajar lebih berfokus kepada pembahasan tentang situasi perubahan dan pengembangan (Doz and Prahalad, 1991).

Adapun yang didiskusikan oleh teori organisasi pada umumnya adalah tentang lingkungan sekitar atau adaptasi organisasi.

Uraian dalam literatur teori organisasi lasimnya dimulai dari perspektif yang statis dan secara empirik tidak bermaksud memberikan pemahaman bahwa organisasi dalam prosesnya bersifat pembelajar, berubah dan berkembang, kecuali walaupun tidak secara menyeluruh dibahas oleh para teoritisi institusional. Scott (1987), menyatakan proses pembelajaran tersebut terjadi karena dilakukannya proses penyesuaian institusional pada organisasi karena adanya tekanan lingkungan.

Hal ini terjadi karena hanya penganut (schoolars) organisasi pembelajar yang melihat bahwa pada konteks organisasi, proses belajar dan berkembang merupakan sesuatu yang sifatnya sangat individual dan diperlukan dalam organisasi. Sedangkan pembahasan dalam teori lainnya menganggap proses belajar merupakan bagian organisasi tetapi tidak dibahas tuntas pada teori mereka.

Lain halnya dengan penekanan oleh teori organisasi pembelajar, proses pembelajaran dijabarkan ke dalam seluruh level organisasi. Dan institusionalisasi ditempatkan sebagai hal rutin organisasi dengan memperhatikan kesuksesan dan kegagalan yang melingkupinya.

Orgabizatonal Learning Theory pada awalnya dipopulerkan oleh Peter Senge lewat bukunya tentang organisasi pembelajar yang berjudul The Fifth Discipline.  Menurut Peter Senge (1990) organisasi pembelajaran adalah organisasi dimana orang terus-menerus memperluas kapasitas mereka untuk menciptakan hasil yang benar-benar mereka inginkan, dimana pola baru dan ekspansi pemikiran diasuh, dimana aspirasi kolektif dibebaskan, dan dimana orang terus-menerus belajar melihat bersama-sama secara menyeluruh.

Pandangan Senge selanjutnya menyatakan bahwa manusia untuk meningkatkan kapasitas organisasi dapat ditempuh melalui proses belajar; …where people continually expand their capacity to create the results they truly desire, where new and expansive patterns of thinking are nurtured, where collective aspiration is set free, and where people are continually learning how to learn together. Senge (1990), memberikan lima saran sebagai sebuah komponen tehnologi mencapai tujuan organisasi pembelajar yaitu; sistem berpikir (system thinking), penguasaan pribadi (personal mastery), model mental (mental models), penjabaran visi (shared vision), dan tim belajar (team learning). Dengan spirit yang sama, Nonoka dalam Garvin (1991), melihat karakteristik pengetahuan yang diciptakan perusahaan adalah tempat dimana penemuan pengetahuan baru bukanlah merupakan sebuah aktivitas khusus. Aktivitas ini merupakan bagian dari perilaku (way of life). Setiap orang adalah pekerja berpengetahuan (knowledge workers).

Penganut (scholars) teori organisasi pembelajar, memiliki ragam definisi tentang teori ini. Menurut Fiol dan Lyles (1985), organisasi pembelajar adalah proses guna mengembangkan tindakan lewat pengetahuan dan pengertian yang lebih baik. Hubber (1991), menyatakan bahwa organisasi pembelajar adalah sebuah entitas yang belajar apabila terjadi pemrosesan informasi dan merupakan perilaku potensial yang memungkinkan terjadinya perubahan. Agryris (1977), mendefinisikannya sebagai sebuah proses deteksi dan koreksi kesalahan (error). Levitt dan March (1988), menyatakan bahwa organisasi terlihat sebagai sebuah proses belajar karena proses pengambilan keputusan dalam sejarah terhadap rutinitas yang mengarahkan perilaku. Stata (1989), melihat bahwa proses pembelajaran terjadi lewat penjabaran dimana didalamnya ada pengetahuan dan model mental, serta bangunan pengetahuan dan pengalaman. Secara kesluruhan merupakan memori organisasi.

Definisi-definisi yang dikemukakan di atas baru merupakan bagian kecil dari pandangan yang dikemukakan oleh penganut teori ini. Akan tetapi dari definisi tersebut di atas dapat dirangkul dalam sebuah kesimpulan bahwa teori organisasi pembelajar adalah keterhubungan antara pengetahuan yang diperoleh dengan perbaikan performansi organisasi.

Kepelbagaian pandangan teori ini dirangkum oleh Garvin (1991):…A leaning organization is an organization skilled at creating, enquiring, and tranfering knowledge, and modifying behavior to reflect new knowledge and insights…, rangkuman Garvin (1991), memberikan pemahaman bahwa ide baru merupakan sesuatu yang esensial bagi organisasi dalam menghadapi tantangan dari luar, ia harus mengkomunikasikan pengetahuan di dalam organisasi. Rangkuman Garvin (1991), merupakan langkah awal sebuah organisasi guna mentransform pengetahuan ke dalam organisasi.

Garvin (1991), selanjutnya melihat ada lima aktivitas sebagai kemampuan dasar yang harus dimiliki organisasi pembelajar yaitu: pertama, problem solving yang sistematis (systematic problem solving); kedua, percobaan (experimentation); ketiga, belajar dari pengalaman masa lalu; keempat, belajar dari yang lain (learning from others); kelima, transfer pengetahuan (transfer of knowledge).

Pemecahan masalah yang sistematis adalah aktivitas awal yang menekankan pada filosofi dan metode yang digunakan bagi peningkatan kualitas, yang dilakukan melalui program pelatihan tehnik pemecahan masalah berupa latihan dan contoh kasus sehingga anggota organisasi lebih berdisiplin dalam pemikiran dan lebih memperhatikan detail sebuah pekerjaan. Akurasi dan kecermatan merupakan sesuatu yang esensial dalam belajar.

Pelatihan diberikan kepada anggota organisasi secara menyeluruh sebagai sebuah family group. Latihan dan contoh kasus merupakan pembelajaran yang diadopsi dari metodemetode peningkatan kualitas yang telah diterima secara luas seperti metode Demming, Plan Do Check Action (PDCA), tehnik hipotesis-generalisasi, tehnik hipotesis dan uji, tehnik fact base management, histogram, Parreto Charts, korelasi, dan lainnya.

Percobaan (eksperimentasi), merupakan aktivitas yang berusaha secara sistematis mencari dan mencoba pengetahuan baru dengan menggunakan metode scientific, yang memudahkan proses pemecahan masalah. Bentuk eksperimentasi terdiri atas dua bentuk; pertama, bentuk on going program, dilakukan dalam rangkaian eksperimentasi kecil untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik dalam bekerja, misalnya percobaan terhadap insentif dan partisipasi kerja atau pengembangan tehnologi sederhana untuk meningkatkan mutu kerja praktis. Kedua, Demonstration Projects, biasanya lebih luas dan kompleks dibanding eksperimentasi on going. Proyek ini dijalankan dalam kepentingan holistik, sistem yang lebih luas, dan biasanya dalam rangka peningkatan kapabilitas organisasi yang diperbarui. Karakteristik dari demonstration project adalah: learning by doing, merupakan sebuah proyek awal sebuah organisasi sehingga dari pengalaman tersebut diharapkan dapat diadopsi kedalam skala yang lebih luas, pencarian kebijakan bagi proyek selanjutnya, dan mencari feedback bagi anggota organisasi.

Biasanya hal ini dikembangkan oleh team multifungsi yang melaporkan perkembangannya langsung kepada senior manajemen. Belajar dari pengalaman masa lalu, dilakukan karena perusahaan harus mereview kesuksesan dan kegagalan, menilainya secara sistematis serta merekamnya sebagai pelajaran dalam bentuk yang dapat ditemukan dan diakses oleh anggota organisasi. Belajar dari yang lain, dilakukan karena tidak semua proses pembelajaran dilakukan dalam refleksi dan analisis intern (self analisys). Kadang kala dirasa perlu juga untuk memperhatikan lingkungan sekitar dalam bentuk bench-marking terhadap organisasi lain, analisis kebutuhan customer, dan faktor eksternal lainnya, yang dianggap berpengaruh dan memberi perspektif baru. Organisasi pembelajar adalah usaha mengahadirkan seni membuka diri dan perhatian dalam mendengarkan.

Transfer pengetahuan dimaksudkan agar organisasi lebih tanggap dan efisien. Ide untuk memaksimalkan kapabilitas organisasi dilakukan dengan mentransfer pengetahuan secara luas, bukan hanya oleh kalangan tertentu. Metode untuk memperoleh pengetahuan antara lain melalui artikel-artikel, oral, laporan visual, situs internet, tour, program pertukaran, program pendidikan dan latihan, program standarisasi, dan lainnya.

Mirip dengan Garvin (1991), Hodge, Anthony, dan Gales (1996), menyebutkan karakteristik organisasi pembelajar adalah:

1. Mengembangkan pendekatan sistematis terhadap penyelesaian persoalan untuk mengetahui pekerjaan apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan.
2. Pengembangan kemampuan untuk memikirkan segala sesuatu di luar keadaan mapan dan rutin.
3. Pengembangan kemampuan pribadi.
4. Penyebaran pengetahuan dan informasi dalam organisasi.
5. Penjabaran visi organisasi.

Proses pembelajaran pada organisasi memiliki tahapan dalam pengembangannya. Jaikumar dan Bohn (1986) dalam Garvin (1991), melihat tahapan perkembangan tersebut sebagai berikut:

1. Mengenal model (prototype); produk seperti apa yang paling baik.
2. Mengetahui atribut-atribut yang ada dalam model atau prototype; kemampuan untuk menjelaskan kondisi yang prosesnya menghasilkan out-put yang baik.
3. Diskriminasi di antara atribut-atribut; mengetahui atribut yang penting dengan mempertanyakan keahlian yang ada apakah masih relevan dengan pola-pola baru, misalnya bagian operator perlu dilatih lagi lewat pemagangan (apprenticeships).
4. Pengukuran atribut-atribut; sejumlah atribut penting harus diukur secara kuantitatif dan relatif.
5. Kontrol terhadap atribut-atribut lokal; kontinuitas performansi lewat proses desain yang dilakukan oleh para ahli atau spesialis harus dapat dilakukan pula oleh para tehnisi terhadap atribut-atribut yang ada.
6. Pengenalan dan pemisahan antara berbagai kemungkinan atau kontingensi; proses produksi dapat dilakukan secara mekanis dan dimonitor secara manual.
7. Pengendalian terhadap kontingensi; proses-proses dalam organisasi dapat terjadi secara otomatis.
8. Memahami prosedur dan pengendalian kontingensi; proses dimengerti secara menyeluruh.

Dari pentahapan ini terlihat bahwa penganut teori organisasi pembelajar memiliki pemikiran yang menggambarkan bahwa pengetahuan proses produksi dan pengoperasiannya dapat diklasifikasikan secara sistematis kedalam berbagai tingkatan yang menunjukkan organisasi dalam prosesnya selalu mencari proses terbaik lewat proses pembelajaran.

Gambaran Teori Organisasi Pembelajar:

Kritik Terhadap Teori Organisasi Pembelajar (organizational learning theory)

Kritik terhadap teori organisasi pembelajar dilakukan oleh Doz dan Prahalad (1991), Drucker (1995).

Drucker (1995) memandang bahwa pengetahuan yang dipersiapkan oleh organisasi pembelajar hanya berfungsi jika diterapkan pada tindakan, memperoleh peringkat serta posisinya pada situasi, bukan dari isi pengetahuannya. Dengan kata lain apa yang disebut pengetahuan dalam situasi tertentu, misalnya pengetahuan tentang penduduk Korea bagi eksekutif Amerika yang ditempatkan di Seoul, hanyalah informasi dan bukanlah informasi yang relevan pada saat eksekutif yang sama beberapa tahun kemudian harus memikirkan strategi pemasaran perusahaannya di Korea. Oleh karena itu menurut Drucker pengetahuan hanya merupakan alat, pengetahuan dalam teori organisasi bergantung pada suatu tugas agar peranan serta posisinya dapat berfungsi.

Drucker (1995), juga melihat tidak ada pengetahuan yang lebih tinggi atau rendah yang harus dijadikan ujung tombak organisasi. Drucker memisalkan ketika seorang pasien mengeluh tentang kuku jari kakinya yang tumbuh dobel, yang berperan adalah pengetahuan yang dimiliki oleh seorang podiatrist (ahli penyakit kaki), bukan dokter ahli bedah otak yang menghabiskan waktu jauh lebih lama untuk pelatihan dan mendapat bayaran yang jauh lebih besar. Juga apabila sesorang eksekutif ditempatkan di sebuah negara asing pengetahuan yang ia perlukan adalah ketrampilan bahasa asing yang memadai, yaitu bahasa yang dikuasai setiap penduduk asli negara tersebut sejak berumur dua tahun dan tanpa mengeluarkan investasi.

Dalam mengukur kontribusi teori organisasi pembelajar terhadap organisasi yang berskopa luas dan kompleks yaitu perusahan multinasional. Kritik terhadap teori ini dilakukan oleh Doz dan Prahalad (1991), Goshal (1983), Levitt dan March (1988), Indikator kontribusi teori organisasi pembelajar diukur dalam beberapa elemen manajemen antara lain determinansi teori terhadap struktur, diferensiasi internal, optimalisasi pengambilan keputusan, pengelolaan informasi, akselerasi, penciptaan hubungan antar perusahaan, kontinuitas dan pembelajaran.

Menjadi sebuah permasalahan bagi teori ini ketika rutinitas organisasi lalu menjadi penuntun (guide) perilaku, karena dalam dirinya mengandung muatan (fraught) persoalan. Pembelajaran dalam jangka panjang akan menuntun orang ke jalan yang bisa salah arah karena terjadi jebakan kompetensi (competence traps). Pembelajaran yang bersifat induktif berasal dari pengalaman individu-individu, jauh tingkat keakuratannya jika diaplikasikan pada situasi organisasi yang berbeda-beda. Ketidak akuratan terjadi karena hubungan nyata sebab-akibat (causalitas) berisi kemungkunan-kemungkinan yang jauh lebih kompleks serta adanya kesalingtergantungan antara pengamat dan partisipan dalam ortganisasi. Pengamatan menjadi sesuatu yang mengawang-awang, idiosincratic dan personal, dalam jangka panjang proses pembelajaran hanya merupakan sebuah pemborosan. Hasil pembelajaran menjadi usang jika tidak secara terus menerus digunakan. Proses pendalaman pengetahuan pada organisasi seringkali menjebak.

Ghoshal (1983), melihat teori organisasi pembelajar dengan tawarannya yang menggiurkan terhadap manajemen perusahaan multinasional secara umum belum tuntas dan mendarat pada situasi yang tepat. Pada aspek pasar dan lingkungan yang beragam, jaringan diferensiasi yang diciptakan lewat proses pembelajaran terhadap situasi pasar dan lingkungan yang kompleks adalah vital untuk dilakukan namun dalam proses ini sangat terbatas pada lingkungan yang spesifik. Misalnya terhadap persoalan pembelajaran tentang keselamatan kerja, eksperimentasi, dan pembelajaran yang dilakukan bisa menjadi hal mematikan karena setiap situasi berbeda. Dengan demikian literatur teori organisasi pembelajar perlu melengkapi teori mereka baik terhadap teori umum (general theory) sebagai sebuah proses dan sistem, maupun aplikasi teori terhadap perusahaan multinasional.

Tabel kriteria relevansi pada aras makro bagi sebuah teori organisasi:

Kesimpulan: Teori Organisasi Pembelajar (Learning Organization)

Walaupun dikritik bahwa proses pembelajaran dianggap sebagai sesuatu yang mengawang-awang, idiosincratic dan personal, pemborosan, hasil pembelajaran menjadi sesuatu yang usang jika tidak secara terus menerus digunakan, akan tetapi pengembangan pada teori ini memungkinkan organisasi untuk selalu tanggap terhadap dinamika lingkungan dan mencegah penggunaan metode manajemen trial and error dalam organisasi, serta memungkinkan adanya penjabaran visi-misi yang lebih luas terhadap pencapaian tujuan organisasi.

Organisasi pembelajar (learning organization), memberikan kontribusi yang positif bagi organisasi tentang pemecahan masalah yang sistematis sebagai aktivitas awal yang menekankan pada filosofi dan metode yang digunakan terhadap peningkatan kualitas, yang dilakukan melalui program pelatihan tehnik pemecahan masalah, berupa latihan dan contoh kasus sehingga anggota organisasi lebih berdisiplin dengan pemikirannya, serta lebih memperhatikan detail sebuah pekerjaan. Akurasi dan kecermatan merupakan sesuatu yang esensial dalam pemahaman teori Teori Organisasi Pembelajar (Organizational Learning Theory).