Dalam artikel ini saya akan membahas tentang front office, mulai dari pengertiannya menurut para ahli, tugas dan fungsi, peran hingga strukturalnya. Show
Artikel ini cocok dipelajari bagi anda yang ingin membangun bisnis penginapan atau hotel dengan beragam kebutuhan posisi karyawan yang tepat berikut job desknya. Tidak hanya itu, bagi anda memerlukan informasi terkait berbagai posisi pekerjaan yang mungkin sesuai dengan keinginan ataupun skil yang anda miliki, mudah-muhan artikel ini bisa membantu Anda. Contents
Pengertian Front Officetoriqa.comPengertian front office secara umum adalah bagian atau department di sebuah hotel yang berlokasi di bagian paling depan. Bagian ini bertanggung jawab dalam segala proses pemesanan kamar, baik ketika proses check-in ataupun check-out. Pengertian Front Office Menurut Ahli
Selain itu, front office juga merupakan department yang bisa dibilang sebagai first impression para tamu dari sebuah hotel, maka dari itu mereka yang bertugas harus dapat melayani atau memperlakukan tamu dengan baik, serta harus menguasai segala hal terkait informasi yang ada di hotel. Tugas dan Fungsi Front OfficeSelanjutnya apa saja fungsi dan tugas front office secara menyeluruh? fungsi dan tugas bagian front office atau kantor depan adalah seperti berikut : Menangani Barang Bawaan TamuHal penting yang menjadi bagian dari tugas Front Office yaitu harus melayani semua tamu yang datang dengan baik, termasuk dalam menangani barang bawaan tamu untuk menginap. Secara terperinci didalamnya termasuk aktivitas yang berkaitan seperti :
Setiap hotel memang sudah seharusnya punya standart pelayanan komunikasi yang baik termasuk pelayanan komunikasi melaui telepon, faksimili, internet, email, dsb. Selain beberapa hal diatas, bagian front office juga wajib menangani layanan komunikasi tersebut, meliputi :
Menyusun Riwayat Kunjungan Tamutoriqa.comUmumnya semua kegiatan yang ada di dalam hotel sudah diagendakan atau dicatat dalam bentuk database tidak terkecuali riwayat kunjungan tamu. Karena ini sangat pnting sekali untuk didata dengan baik karena jika tamu tersebut kembali lagi untuk menginap, maka pihak hotel telah mempunyai informasi penting tentang tamu tersebut. Mengurus Pembayaran TamuSalah satu yang menjadi wewenang Front office adalah melaukan pencatatan segala keuangan dari transaksi tamu hotel seperti pembayaran sewa kamar baik tunai ataupun non-tunai, bahkan dalam bentuk deposito. Sementara untuk pencatatan keuangan hotel secara keseluruhan tetap dilakukan oleh bagian akuntansi hotel. Secara terperinci, tugas atau kegiatan Department front office antara lain :
Bagian front office juga harus mengelola data terkait status kamar hotel secara jelas, dan memperbaruinya setiap saat untuk menghindari kesulitan dalam proses pemesanan kamar. Pekerjaan front office memang sangat erat kaitannya dengan department housekeeping dalam hal menyediakan informasi akan status kamar. Informasi yang harus disusun dan dilaporkan oleh bagian front office yaitu :
Dalam melayani para tamu dengan baik mulai dari check-in hingga proses check-out, front office biasanya akan berkoordinasi dengan bagian department lain di hotel agar prosesnya bisa lebih mudah terutama dalam menangani permasalahan termasuk keluhan tamu. Menyampaikan Segala Informasi Tentang HotelFungsi front office ditempatkan di bagian depan hotel adalah agar department ini bisa dengan mudah menyampaikan segala hal yang ditanyakan oleh para tamu secara langsung terkait informasi hotel, misalnya :
Melakukan promo dan menjual kamar merupakan fungsi dan tugas utama front office di sebuah hotel. Maksud menjual disini adalah menyewakan kamar yang yang sudah tersedia untuk para tamu yang datang. Semua aktivitas yang ada kaitannya dengan menjual kamar hotel meliputi :
Mari pelajari juga tentang tugas quality control dalam sebuah perusahaan yang mana perannya sangat penting dalam menjaga keberlangsungan kualitas suatu produk atau jasa. Peran Department Front Officetoriqa.comPeran departement Front office sangat penting dan harus ada dalam pengelolaan dan pengoprasian sebuah hotel. Secara umum, lokasi penempatan bagian ini berada di area paling depan bangunan hotel, tujuannya tidak lain agar mudah dijangkau oleh para pengunjung (tamu), khususnya dalam hal mendapatkan informasi dan pemesanan kamar hotel. Menurut Bagyono dan Sambodo, beliau menjelaskan bahwa front office ini sudah menjadi bagian yang sangat vital dalam keberlangsungan atau bahkan berhasil tidaknya sebuah bisnis penginapan itu kedepannya. Mengapa demikian? alasannya tidak lain karena income terbesar dari sebuah hotel itu bersumber dari penjualan kamar, sedangkan pendapatan terbesar kedua yaitu bersumber dari layanan sektor food and beverage. Dan kedua hal ini pasti melibatkan peran bagian Front Office. Untuk mengetahui lebih dalam tentang aktifitas atau tugas front office, berikut ini beberapa peran vital yang ditangani oleh front office, yaitu :
Struktur Organisasi Department Front OfficeSetelah memahami pengertian front office, selanjutnya mari kita memahami lebih detai tentang struktur organisasi dari suatu departemen front office berikut tugas serta tanggung jawabnya yang sangat kompleks. toriqa.comSebagai contoh, coba kita lihat struktur di atas. Posisi atau jabatan tertinggi dipegang oleh Front Office Manager. Kemudian dibawahnya terdapat posisi seperti:
Mari kita kenali satu persatu posisi diatas berikut ruang lingkup kerjanya. 1. Front Office ManagerFront Office Manager memiliki tugas bertanggung jawab untuk memberikan kesan yang positif serta menciptakan kepuasan tamu di area kerjanya. Ruang lingkup kerjanya :
Lihat juga tugas public relation dalam sebuah tim dalam mengelola sebuah informasi dan menyampaikannya ke public. 2. Assistant Front Office ManagerBagian Assistant front office manager bertanggung jawab dalam hal membantu kelancaran keseluruhan tugas di bagian front office. Selain itu bagian ini juga bertanggung jawab menggantikan front office manager bila mana ada halangan dan mengkoordinir tugas-tugas sesuai pekerjaannya. Ruang lingkup kerjanya yaitu :
3. Duty ManagerDuty Manager berperan dalam hal mendukung pekerjaan operasional secara menyeluruh di department front office dan mengontrol operasional lintas department pada shift-shift tertentu. Ruang lingkup kerjanya yaitu :
4. Executive Lounge ManagerExecutive lounge manager punya tanggung jawab terhadap semua aspek operasional di lantai eksekutif serta memastikan atau menjamin kepuasan tamu dan juga staf-staf berdasarkan standart pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif. Ruang lingkup kerjanya yaitu :
5. Front Desk SupervisorSelanjutnya ada bagian Front Desk Supervisor yang bertanggung jawab untuk memberikan layanan penerimaan tamu maupun keberangkatan tamu hotel dengan cara memberikan arahan kepada staff front desk. Bagian ini juga bertanggung jawab dalam mengontrol kode akses computer di bagian front desk. Ruang lingkup kerja :
6. Chief ConciergeChief Concierge bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua tamu di hotel memperoleh kenyamanan yang sesuai standart serta mendapatkan pengalaman yang berkesan. Bagian inilah yang biasa kita temukan di area pintu depan hotel, lobby maupun bell desk saat kita mengunjungi sebuah hotel untuk menginap. Ruang lingkup kerja :
Lihat juga beberapa tugas quality control yang penting dalam menangani kualitas pelayanan jasa atau produk. 7. Business Centre SupervisorBusiness Centre Supervisor merupakan bagian dari struktural hotel yang bertanggung jawab untuk mengarahkan semua aspek fungsi hotel dari pusat bisnis agar memperoleh kepuasan tertinggi dari tamu yang menginap. Ruang lingkup kerja :
8. Bell CaptainBell Captain merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam mengurusi barang-barang bawaan tamu saat datang, selama menginap ataupun pada saat tamu tersebut akan check-out dari hotel. Ruang lingkup kerja :
9. BellboyBagian ini bertanggun jawab dalam membantu para tamu untuk menangani barang bawaan mereka (luggage delivery). Ruang lingkup kerja yaitu:
10. Door ManBagian ini punya tugas pokok untuk menyambut tamu yang datang termasuk membukakan pintu kendaraan maupun pintu lobby hotel. Ruang lingkup kerja yaitu:
11. Receptionist / Front Desk Agenttoriqa.comReceptionist atau FDA punya tugas melayani registrasi tamu dan juga memberikan pelayanan check-in maupun check-out serta mengurus proses pembayarannya. Ruang lingkup kerjanya :
12. Guest Relations OfficerTugas serta tanggung jawab Guest Relations Officer adalah mengantarkan tamu serta memberikan segala bentuk pelayanan dan bantuannya selama tamu tersebut menginap di hotel. Ruang lingkup kerja yaitu:
13. Telepon OperatorBagaian oprator telepon tentu punya tugas serta tanggung jawab untuk mengelola layanan komunikasi, baik itu telepon, faksimili, maupun email dengan berpedoman terhadap kebijakan teknis yang sudah disepakati bersama. Ruang lingkup kerjanya yaitu :
14. Airport RepresentativeAirport Representative bertugas untuk menjemput tamu yang datang dari bandara sekaligus juga mengantarkannya kembali ke bandara sesuai dengan standrt kebijakan hotel. Ruang lingkup kerja :
Peralatan yang Dibutuhkan di Department Front OfficeDemi mendukung berbagai aktivitas serta kinerja department front office, maka dibutuhkan peralatan-peralatan seperti :
Kepribadian yang Perlu Dimiliki Staf Front OfficeKepribadian yang harus dimiliki oleh Staff front office diantaranya ia harus menyenangkan serta mampu bersikap profesional dalam pekerjaannya. Selain itu, mereka juga harus mampu menangani apapun keluhan secara efisien dan memiliki pendekatan pelayanan kepada pelanggan yang baik. Peran Front Office Department yang sedemikian sangat penting menyebabkan department ini disebut sebagai gambaran pusat dimana semua department yang lain bergantung padanya. Maka dengan kata lain, tanpa adanya Front Office Department aktivitas kantor menjadi terganggu. Syarat dan Kualifikasi Untuk Menjadi Front Office Manager
Mungkin cukup sekian apa yang bisa saya jelaskan terkait pegertian front office, peran, tugas hingga strukturalnya dalam sebuah usaha. Apa tugas dari front office hotel?Beberapa tugas utama front office hotel meliputi:. Pemesanan reservasi. ... . Mendaftarkan tamu ke kamar kosong. ... . Menetapkan tarif dan kamar. ... . Penasihat tamu yang professional. ... . Memelihara dan menyelesaikan akun tamu. ... . Menjaga catatan sejarah tamu. ... . Keterampilan komunikasi.. Front office gaji berapa?Berapa gaji yang diterima seorang Front Office? Berdasarkan riset Indeed Front Office atau Front Desk Manager memiliki gaji rata-rata sebesar Rp 3,084,268 per bulan. Sementara situs Salary Explorer, Seseorang yang bekerja sebagai Front Office Manager di Indonesia biasanya berpenghasilan sekitar Rp 8.580.000 per bulan.
Apa perbedaan front office dan resepsionis?Jika kita sederhanakan lagi, perbedaan mendasar antara resepsionis dan front office adalah tempat dimana mereka bekerja. Jika Anda masuk perkantoran, yang akan Anda temui adalah resepsionis. Namun, jika Anda ke hotel, Anda akan menemui seorang front office.
Apa arti dari front office?Front Desk Agent adalah bagian dalam Departemen Kantor Depan yang mempunya tugas untuk menangani kebutuhan tamu dengan memberikan pelayanan yang baik.
|