Mengetahui apa saja fitur dan fungsi perangkat lunak aplikasi perkantoran akan membantu Anda. Ada cukup banyak software yang biasa digunakan untuk skala perkantoran, ada yang untuk pengolah kata, mengelola data, juga ada yang digunakan untuk pemberian materi simulasi data. Masing-masing aplikasi memiliki fungsinya tersendiri sehingga dibutuhkan.
Anda mungkin sudah tak asing dengan office, acces, powerpoint, excel, dan juga word. Kebanyakkan dari aplikasi-aplikasi ini bisa didapatkan secara gratis, tak heran bila selalu dijumpai di perkantoran. Aplikasi mana yang sejauh ini paling sering digunakan di kantor Anda? Apakah Anda sudah cukup kenal dengan fitur-fiturnya?
Fitur dan Fungsi Perangkat Lunak Aplikasi Perkantoran
Mulai dari Microsoft Word yang paling banyak dijumpai hingga OpenOffice Math yang eksistensinya sangat membantu bidang-bidang tertentu. Berikut adalah beberapa aplikasi dengan informasi fitur dan fungsi perangkat lunak aplikasi perkantoran.
1. Microsoft Word
Microsoft Word bisa dikatakan paling sering dijumpai di perkantoran. Pengiperasiannya sangat lah mudah, rasanya tidak ada karyawan yang tidak bisa menggunakannya. Walaupun belum bisa, hanya butuh waktu sebentar saja untuk mempelajari menggunakannya.
Fungsi utamanya adalah untuk membuat dokumen. Banyak editing dokumen bisa dilakukan aplikasi ini, mulai dari mempertebal tulisan, mengubah jenis font, ukuran font, membuat tabel, menambahkan gambar, menentukan ukuran kertas, dan lain sebagainya. Karena aplikasi ini, karyawan bisa membuat laporan, apapun itu bentuk dan jenisnya.
2. Microsoft Excel
Selanjutnya ada Microsoft Excel yang fungsinya untuk mengolah data. Membuat tabel memang bisa dilakukan di Microsoft Office, namun jika harus ada banyak data yang masuk, akan melelahkan untuk dilakukan. Solusinya adalah untuk menggunakan Microsoft Excel yang berfungsi untuk mengolah data.
Sheet yang disajikan Microsoft Excel berbentuk kotak-kotak yang bisa langsung diisi untuk membuat tabel. Selain untuk membuat tabel, Microsoft Excel bisa melakukan banyak pengolahan data. Mulai dari yang sederhana seperti penjumlahan hingga menghitung rata-rata yang dimasukkan.
Baca juga: 11 Cara Ampuh Meningkatkan Produktivitas Kerja
3. Microsoft Powerpoint
Microsoft Powerpoint membantu untuk menciptakan persentasi yang menarik. Dalam skala perkantoran tentunya tak jarang dibutuhkan sebuah persentasi, entah itu pada atasan, pada sesama rekan kerja, atau untuk klien. Karena ada Microsoft Powerpoint, bisa diciptakan persentasi dengan materi apapun yang bisa dimasukkan dan pengaturan apapun untuk menambah estetikanya.
Bisa untuk membuat animasi perubahan slide, mengubah background slide, membuat tabel, menambahkan gambar, hingga memasukkan link ke dokumen lain atau website. Aplikasi ini jelas sangat membantu. Malahan bukan hanya untuk skala perkantoran saja, untuk anak sekolah dan kuliah pun juga akan membantu.
4. Microsoft Access
Microsoft Access merupakan aplikasi yang fungsinya hampir sama dengan Microsoft Excel, namun tetap ada perbedaan antara keduanya. Access ini dihadirkan sebagai aplikasi relasional basis data yang biasa digunakan untuk perkantoran, bisnis skala rumahan, hingga perusahaan besar.
Biasa digunakan untuk mengelola data, Microsoft Access bisa mengimpor data-data dari beberapa aplikasi Microsoft yang telah disebutkan di atas maupun yang akan disebutkan. Bisa mengimpor data dari Microsoft Office, Microsoft Excel, dan lainnya.
5. Microsoft One Note
Sedangkan Microsoft Onenote adalah anggota Microsoft yang fungsinya untuk membuat catatan multi pengguna. Catatan virtual yang bisa disematkan atau dibagikan bisa berwujud apa saja, bisa itu sekedar tulisan saja, gambar, tabel, bahkan kipling sekalipun juga bisa dibagikan dengan aplikasi ini.
Sangat dibutuhkan oleh tim yang harus ada reminder supaya bisa berkolaborasi dengan baik. Oleh Microsoft, Onenote versi mandiri yang bisa digunakan untuk smartphone pun sudah ada.
Baca juga: 10 Cara Membuat Notulen Rapat
6. Google Spreadsheet
Selanjutnya ada Google Spreadsheet, aplikasi ini sebenarnya juga bisa digunakan untuk reminder atau catatan supaya tidak ada tim yang lupa akan sesuatu. Namun kebanyakkan Google Spreadsheet ini digunakan untuk membagikan jobdesk.
Nantinya anggota-anggota akan dimasukkan ke dalam suatu spreadsheet. Jika sudah masuk menjadi anggota, maka pengguna tersebut bisa mengedit isi spreadsheet sebab sheetnya berbentuk seperti excel. Hanya saja Microsoft Excel tak bisa diakses bersamaan secara real time oleh banyak orang, dan Google Spreadsheet bisa.
7. Google Doc
Jika dibutuhkan pembuatan dokumen secara online dan dengan fitur lebih, maka yang digunakan adalah Google Doc. Memang sudah ada Microsoft Word yang bisa digunakan untuk membuat dokumen, namun perlu diketahui bahw Google Doc ini memiliki beberapa fitur yang tak dimiliki Microsoft Word.
Dua fitur diantaranya adalah fitur membenarkan kesalahan tulisan atau typo, serta fitur voice typing yang memudahkan pengguna untuk membuat dokumen. Dengan fitur membenarkan kesalahan tulisan, pengguna tidak perlu membaca dokumen dari awal sampai akhir untuk bisa menghasilkan dokumen yang benar-benar bersih dari kesalahan penulisan. Dengan fitur voice typing, pengguna yang tak bisa mengetik pun tetap bisa membuat dokumen.
Baca juga: Remote Working Adalah? dan 10 Tips Remote Working Untuk Membantu Anda
8. Calc
Calc adalah aplikasi perangkat lunak skala perkantoran yang bisa digunakan untuk mengolah data angka. Apa yang bisa dilakukan Calc belum tentu bisa dilakukan perangkat lunak aplikasi lain. Fitur yang paling sering digunakan dalam Calc adalah fitur untuk menjalankan operasi aritmatika dan penentu ukuran.
Nama lengkap dari aplikasi ini adalah OpenOffice.Org Calc, namun lebih sering disebut sebagai Calc saja. Bisa digunakan untuk mengolah data, angka, teks, maupun formula numerik. Formula numerik yang diproses dengan Calc biasanya berwujud formula yang akan lama bila diolah secara manual, atau malahan tidak bisa dilakukan secara manual.
9. OpenOffice Math
Aplikasi terakhir yang akan dibahas pada daftar ini adalah OpenOffice Math. Dihadirkan dengan nama lengkap OppenOffice.org Math, fungsinya adalah untuk mengetikkan rumus-rumus matematika dengan lebih mudah.
Microsoft Word atau aplikasi pembuat dokumen lainnya memang bisa digunakan untuk membuat rumus matematika, namun pilihan dan pengaturannya terbatas. Tidak terbatas apabila yang digunakan adalah OpenOffice Math karena aplikasi ini memang memiliki tujuan tersebut.
Setelah membuat rumus matematika dengan Open Office Math, Anda bisa memindahkannya ke perangkat lunak lain yang dibutuhkan. Misalnya dengan memindahkannya ke OpenOffice Writer. Tak menutup kemungkinan untuk dipindahkan ke Microsoft Word jika memang yang dibutuhkan adalah ke aplikasi tersebut.
Baca juga: Tugas Staff Administrasi Keuangan: 10 Gambaran yang Wajib Anda Tahu
Ternyata benar ada banyak fitur dan fungsi perangkat lunak aplikasi perkantoran yang masing-masing memiliki fungsi berbeda. Sangat wajar bila sering dijumpai untuk skala perkantoran karena hadir sebagai aplikasi yang sangat membantu. Tanpa adanya aplikasi-aplikasi di atas, mungkin pekerjaan kantor akan lebih sulit dan lama diselesaikan.
Ada yang digunakan untuk mengolah data, membuat dokumen, menghitung, mengoreksi kesalahan, dan masih banyak lagi. Cenderung memakai salah satunya atau beberapa diantaranya adalah wajar, sebab kebutuhan pekerjaan kantor antara satu bidang dengan lainnya bisa saja berbeda. Atau mungkin Anda menemukan salah satu aplikasi di atas yang selama ini Anda cari?