GuruAkuntansi.co.id Dapat dipastikan hampir disetiap organisasi baik itu Pramuka, PMR, ataupun Pencinta Alam, pastilah memiliki posisi jabatan yang disebut sekretaris, begitu juga di SHUNT, Show dimana posisi sekretaris sangat penting, dalam struktur organisasi posisi sekretaris selalu berada tidak jauh (dibawah / disamping) dari posisi pemimpin. Sesuai dengan AD/ART bahwa sekretaris adalah salah satu pembantu pemimpin. sehingga dengan posisi tidak jauh dari pemimpin sudah menandakan bahwa seorang sekretaris memiliki peran dan tugas yang sangat penting dan sangat berpengaruh terhadap berjalannya roda keorganisasian. Pengertian Sekretaris
Sebab apa-apa yang berkenaan dengan organisasi harus melewati sekretaris terlebih dahulu. misalkan Surat, segala surat yang masuk keorganisasi baik sebuah pemberitahuan, pinjam ruang atau alat hingga delegasi seharusnya lewat sekretaris terlebih dahulu baru sampai ke pemimpin atau ketua kemudian di disposisikan (diteruskan) kebagian yang berwenang. Selain Surat, Sekretaris pulalah yang harus menerima tamu dari luar organisasi sebelum bertemu dengan pemimpin organisasi, sekaligus menggantikan pemimpin apabila pemimpin tidak bisa hadir. lebih lanjut akan dibahas pada bagian peran dan tugas pokok sekretaris. Peran Sekretaris OrganisasiIbarat sebuah film Sekretaris adalah salah satu tokoh yang mempunyai tanggung jawab besar terhadap pimpinan dan anggota di mana seorang sekretaris dituntut untuk selalu komunikatif dan menjadi penunjang dalam suatu organisasi. 1. Peran Sekretaris terhadap Pimpinan
2. Peran Sekretaris Terhadap Anggota
Tugas Pokok Sekretaris OrganisasiTugas sekretaris tidaklah jauh dari peranan yang diembankan hanya saja tugas sekretaris satu organisasi dengan tugas sekretaris organisasi lain belum tentu sama, semua dikembalikan kepada AD/ART masing-masing yang mengatur tentang tugas-tugas sekretaris. Namun secara umum terdapat 8 tugas sekretaris dalam organisasi : Menjalankan Perintah PimpinanSebagai bawahan pemimpin seorang sekretaris mempunyai kewajiban untuk menjalankan perintah pemimpin dalam rangka menjalankan organisasi. Seperti :
Membantu Pekerjaan PimpinanSekretaris juga memiliki kewajiban membantu pekerjaan pemimpin seperti menggantikan pemimpin apabila pemimpin berhalangan hadir, memantau dan memastikan program kerja organisasi berjalan sesuai dengan rencana. Penghubung Antara Pemimpin dan AnggotaSeorang sekretaris berkewajiban menyampaikan kebijakan (yang perlu diketahui) kepada anggota baik melalui selebaran ataupun broadcast message. Ataupun sebaliknya, menyampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pemimpin. Penghubung Pemimpin dengan Orang di luar OrganisasiSeorang sekretaris memiliki sebagai pintu gerbang ketika ada orang atau organisasi lain hendak menghubungi atau bertemu pemimpin. Melakukan korespondensiMelakukan Korespondensi artinya seorang sekretaris bertugas mencatat dan menerima surat yang datang ke organisasi sebelum sampai atau didisposisikan kepada pemimpin/kebagian/divisi lain dalam organisasi untuk ditindaklanjuti, selain menerima surat, sekretaris juga harus bisa membuat surat ketika dibutuhkan. PengarsipanSekretaris bertugas mengarsipkan dokumen-dokumen penting seperti proposal, surat masuk, surat keluar dan dokumen lain yang dianggap bernilai. Mengatur JadwalSeorang sekretaris bertugas menyusun jadwal pertemuan atau rapat pengurus secara periodik untuk membahas perkembangan program kerja pengurus. Sekretaris juga mengatur jadwal pertemuan pemimpin dengan organisasi lain. KreatifTugas kreatif sekretaris ini berhubungan dengan aspek penunjang yang diminta pemimpin atau tuntutan keadaan dan biasanya unik. Seperti :
Tugas-tugas khususTugas khusus sekretaris yang dimaksud adalah jenis tugas yang tidak setiap hari dilakukan oleh sekretari. Tugas khusus ini dilakukan apabila mendapat perintah langsung atau instruksi khusus dari pimpinan kepada sekretaris, dan biasanya, penyelesaian secara khusus pula. Dengan kata lain, tugas khusus ini tidak sering dilakukan, akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya karena, ada unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris harus mampu menyimpan rahasia perusahaan dan dipercayakan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Tugas-tugas istimewaTugas istimewa sekretaris ini biasanya menyangkut keperluan pimpinan. Tugas ini seperti membatnu mempersiapkan semua alat kantor yang diperlukan oleh pimpinan. Tugas istimewa lainnya seperti menjadi penghubung antara pimpinan dengan clien/relasi. Baca Juga :
Demikian pembahasan tentang tugas dan peran sekretaris dalam suatu organisasi. Semoga bermanfaat. |