The short listed are those that the job requirements apply on them and they call them for the job interview to choose one of them to fill the position.
The word, "short-listed" candidate is best explained in the following context: I applied for a job, but the application stated, "We thank all applicants; however, only short-listed candidates will be contacted for interviews". So it refers to a job applicant who ends up in the "short list" of candidates that a given company wishes to consider further for an interview. Those that did not make the "short list" are not eligible for an interview.
These are the essential and desirable criteria needed to do the job and the minimum level that the shortlisted candidate should have.
These criteria should be related to on-the-job performance and ideally should be captured in the job description.
Developing the right criteria is a balance between standards that are high enough to ensure good quality candidates move forward, but not too strict that you’d be unnecessarily screening out a lot of qualified candidates.
Your shortlist criteria should be based on:
- the qualities and traits of top performing employees currently in the role
Your shortlist criteria should not be based on:
- personal opinion or gut feeling of what managers think are required for success
- personal similarities of the candidates with the recruiters or hiring managers
A short note on legal and discrimination issues: Using criteria that are correlated with job performance to shortlist candidates helps you avoid legal and discrimination issues.
Make sure your criteria doesn’t discriminate against any legally protected classes in the first place. The important thing here is to apply your criteria consistently, fairly, and objectively across all candidates.
Shortlist criteria can include:
- Education
- Work experience
- Skills and knowledge
- Personality traits
- Competencies
Differences between essential and desirable criteria:
Essential criteria are the ones that a candidate must meet to be considered for the role.
A simple example of an essential criterion is whether the candidate is legally able to work in the country. These types of criteria are often called knockout questions because either the candidate has it and can move forward or they don’t and gets screened out immediately.
Desirable criteria, on the other hand, are ones that would make someone a stronger candidate for the role. These are often considered nice-to-haves. An example of a desirable criterion is a professional certification.
In a lot of cases, the difference between essential and desirable criteria often becomes blurred. For example, a hiring manager may desire a minimum of three years of experience in a particular role. If the majority of the candidates have at least three years of experience, that criterion becomes essential by default when candidates with less experience get screened out.
Remember to keep your process consistent across all candidates to avoid legal and discrimination issues.
Step 2: Create a shortlist scorecard
Take the essential and desirable criteria you’ve identified above and create a shortlist scorecard for your candidates. The purpose of this scorecard is to list out each criteria so that you can assign a rating for each screened in candidate.
For example, if you’re hiring for a retail associate role, your scorecard might look like this:
Having a shortlist scorecard serves two purposes:
- Ensures you are applying each criterion fairly and consistently across candidates.
- Allows you to easily identify and rank who the strongest candidates are to move forward.
Step 3: Determine the length of your shortlist
How many candidates do you have to shortlist to get a successful hire?
When it comes to deciding the length of your shortlist, most people have a pre-determined number in mind. For example, interviewing four to six candidates to get one successful hire.
For high volume recruitment roles like customer service representatives where you need to hire hundreds of people, you might shortlist any candidate that meets your criteria.
The best way to determine the length of your shortlist is to work backwards from the average conversion rates in your own recruitment process. As a reference point, the industry average application to interview conversion rate is 12%, the interview to offer conversion rate is 17%, and the offer to accepted conversion rate is 89%.
According to these numbers:
- For every 100 candidates you source
- You need to shortlist 12 of them to interview
- Two of them will receive an offer
- One candidate will accept in order for you to get one successful hire
Step 4: Screening resumes to shortlist candidates
According to industry stats, 75% of applicants are unqualified and 88% are not strong enough to move forward to an interview.
When 75 to 88 percent of the resumes you receive for an open req are ones you have to screen out, it’s obvious why shortlisting is the most time-consuming part of recruitment.
Traditionally, screening and shortlisting candidates were manual processes. These days, a job opening receives 250 resumes on average, which can take up to 23 hours per hire just to screen resumes, rate each candidate using your scorecard, and determine your final candidate shortlist.
Recruiters and talent acquisition leaders realized long ago this was a major problem, so they turned to technology: the Applicant Tracking System (ATS) was invented. In many ways, ATS software has been a boon. Of the organizations who use one, 94% say an ATS improved their hiring process.
The advantages of using an ATS include:
- Organizing all applications received for an open req.
- Tracking candidate source as well as other recruitment metrics (e.g., application to interview ratio).
- Automating resume screening through knockout questions.
- Ranking candidates through keyword matches.
- Allowing searches for candidates in your existing resume database using keywords or Boolean searches.
Unfortunately, some of these strengths of an ATS have become their weaknesses. It’s become common knowledge that most ATS software use keyword matching to screen resumes, which has led to candidates gaming the system through keyword stuffing on their resumes.
The two major weaknesses of an ATS are:
- False positives: erroneously moving forward candidates who are not actually the best qualified ones due to keyword stuffing.
- False negatives: screening out good candidates who don’t meet the keyword filters but have strong qualifications otherwise.
Traditional ATS software wasn’t designed to improve how it shortlists candidates by learning which ones went on to become successful and unsuccessful employees. That means each new req needs to re-invent the wheel, even for the same roles you’ve filled previously.
So while ATS software is virtually a must-have these days for recruitment and talent acquisition departments, their limited functionality is understandably frustrating.
But just like the invention of the ATS, technology is again coming to the rescue to enable the next generation of candidate shortlisting.
Halo, saya ingin bertanya, apakah dengan lamaran yang berstatus Shorlisted dan lamaran tersebut sudah di close, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk perusahaan tersebut menghubungi pelamar? dan dengan status shorlisted tersebut apakah belum pasti pelamar akan dihubungi oleh perusahaan? Terima kasih atas jawabannya
Pasti para pelamar kerja tidak asing dengan istilah shortlisted, istilah ini kerap kali digunakan pada sejumlah job portal yang ada di internet. Namun apakah Anda mengetahui arti dari istilah tersebut?
Apa itu Shortlisted?
Shortlisted artinya sebuah daftar kandidat kerja yang terpilih dan dikelompokkan secara khusus oleh perusahaan yang dilamar. Perusahaan menganggap kandidat pelamar ini memenuhi kriteria atau kualifikasi untuk mengisi posisi tertentu.
Biasanya para kandidat yang masuk daftar shortlist akan dihubungi oleh perwakilan perusahaan seperti HRD untuk lanjut ke tahap proses selanjutnya. Sehingga dapat dikatakan daftar shortlist merupakan gerbang awal bagi para pelamar untuk menunjukan potensi yang dimiliki kepada perusahaan.
Oleh sebab itu, sebelum mengajukan lamaran ke sebuah perusahaan pastikan sudah sesuai dengan kualifikasi requirements yang dicari. Dengan demikian, Anda memiliki peluang yang besar untuk masuk daftar shortlist.
Baca Juga: Keuntungan Mengikuti Program Management Trainee
Lantas, seperti apa ciri-ciri karyawan yang dapat masuk shortlisted?
Setiap perusahaan yang membuka kesempatan lowongan kerja, pasti memiliki kriteria atau ciri-ciri karyawan yang diharapkan dapat sesuai dengan visi misi dan culture perusahaan. Apa saja ciri-ciri karyawan yang dapat masuk daftar shortlist? Inilah jawabannya.
Ciri pertama karyawan yang mempunyai peluang besar untuk masuk shortlisted adalah mempunyai pengalaman kerja di posisi yang sama dalam kurun waktu tertentu. Dengan adanya pengalaman kerja dibidang yang sama, para rekruter dapat lebih yakin dengan kualitas dan potensi pelamar. Pengalaman memiliki pengaruh yang besar dalam menarik perhatian para requiter untuk melanjutkan lamaran Anda ke tahap selanjutnya
Selain pengalaman kerja, ciri kedua karyawan yang dapat masuk daftar shortlist adalah memiliki background pendidikan yang sesuai dengan posisi yang dilamar. Misalnya perusahaan mencari lulusan S1 Akuntansi untuk posisi Finance, maka hanya pelamar kerja yang mempunyai background akuntansi dan merupakan lulusan S1 yang dapat melamar. Oleh sebab itu, sebelum mengajukan lamaran alangkah baiknya Anda memperhatikan kualifikasi yang dicantum.
Selanjutnya, ciri ketiga karyawan yang dapat masuk shortlisted yaitu memiliki skill atau kemampuan yang dibutuhkan perusahaan. Skill merupakan hal yang sangat penting dan harus dimiliki oleh setiap kandidat.
Dengan memiliki skill yang dibutuhkan, lamaran Anda dapat lebih menonjol dibandingkan kandidat lain. Selain itu, skill juga dapat menjadi bahan pertimbangan untuk para rekruter untuk meloloskan Anda ke tahap selanjutnya meski terdapat salah satu kualifikasi yang tidak bisa dipenuhi pelamar.
Baca Juga: Apakah Perusahaan Boleh Menahan Ijazah Kandidat?
Berbagai Hal yang Perlu Dilakukan Kandidat Shortlisted
Lalu, bagaimana jika Anda termasuk kandidat yang masuk daftar shortlist, apa saja yang perlu Anda lakukan dan siapkan? Simak ulasannya dibawah ini.
Mencari informasi mengenai perusahaan
Setelah masuk dalam daftar shortlist, penting bagi pelamar untuk mencari tahu informasi mengenai perusahaan yang dilamar. Informasi ini dapat berupa visi misi perusahaan, perusahaan bergerak dibidang apa, culture perusahaan, dan sebagainya. dengan mengetahui informasi perusahaan, pelamar memberikan kesan memiliki motivasi yang kuat. Selain itu, jika ada pertanyaan-pertanyaan yang diajukan HR recruiter maka pelamar dapat menjawabnya dengan tepat.
Mempersiapkan diri untuk tahap selanjutnya
Umumnya, kandidat yang masuk dalam daftar shortlist akan dilanjutkan ke tahap selanjutnya yakni interview dengan rekruter atau tes psikotes. Pada tahap ini, penting untuk mempersiapkan diri dengan sebaik mungkin agar recruiter terkesan dengan diri Anda. Persiapkan diri dengan istirahat yang cukup, siapkan mental yang kuat dan tingkatkan kepercayaan diri.
Siapkan resume, CV, dan dokumen yang diminta perusahaan
Selain mempersiapkan diri dan mental, hal yang tak kalah penting dan perlu pelamar lakukan adalah menyiapkan Resume/CV dan dokumen pendukung lainnya yang diminta oleh pihak perusahaan tersebut. Dokumen pendukung ini dapat berupa portofolio atau hasil kerja, dengan demikian dokumen tersebut membantu pelamar menunjukkan keunggulan yang tidak tercantum dalam resume.
Berlatih menjawab pertanyaan interview
Berlatih menjawab pertanyaan interview merupakan hal yang perlu pelamar lakukan setelah masuk dalam daftar shortlist. Jika interview dilakukan secara langsung, pelamar perlu berlatih gerak tubuh, eye contact, dan cara pertahankan senyuman ketika menjawab pertanyaan interview.
Selain itu, pastikan juga intonasi bicara saat interview terjaga dengan stabil, tidak terlalu tinggi dan terlalu rendah. Dengan demikian, recruiter akan memperhatikan dengan seksama jawaban-jawaban yang pelamar berikan sehingga peluang untuk mendapatkan pekerjaan yang diimpikan pun semakin besar.
Proses Rekrutmen Kandidat Lebih Mudah Bersama LinovHr
Biasanya proses rekrutmen karyawan membutuhkan waktu yang lama, terutama bila posisi yang dicari membutuhkan kualifikasi tertentu. Hal ini dikarenakan terjadinya persaingan antar perusahaan yang cukup kuat untuk mendapatkan kandidat terbaik. Agar proses rekrutmen jauh lebih cepat, HRD profesional dapat menggunakan software rekrutmen LinovHR.
Apabila HRD mengandalkan software rekrutmen milik LinovHR, proses rekrutmen dapat berjalan secara sistematis, cepat, dan efisien mulai dari tahap shortlist hingga kandidat resmi bergabung dengan perusahaan. HRD tidak perlu pusing mengelola dokumen atau berkas kandidat yang memenuhi penyimpanan komputer. Semua masalah rekrutmen dapat diatasi dengan mengadakan software rekrutmen dari LinovHR!
Tertarik menggunakan software rekrutmen dari LinovHR? Segera hubungi tim layanan LinovHR disini.