Tuliskan dokumen yang dibutuhkan sebagai pendukung pemakaian dana kas kecil

Petty cash atau kas kecil adalah dana pengeluaran rutin dan relatif kecil jumlahnya. Seperti apa contoh pencatatan laporan buku atau jurnal kas kecil? Blog Akuntansi Jurnal akan mengulasnya disini.

Setiap bisnis, baik Usaha Kecil dan Menengah (UKM) maupun bisnis besar, pastinya menyadari bahwa manajemen keuangan perusahaan merupakan faktor krusial untuk diperhatikan.

Pasalnya, perusahaan dapat melihat secara jelas mengenai perkembangan bisnis mereka dari besarnya pengeluaran atau pemasukan, dan data-data tersebut hanya dapat dilihat dari hasil pengelolaan keuangan.

Untuk mengelola keuangan perusahaan dengan baik, para staf dari divisi keuangan harus membangun sistem yang tepat dan cocok dengan budaya perusahaan.

Ada beberapa cara yang lazim digunakan, mulai dari penggunaan invoice untuk berbagai kebutuhan pada stok dan inventory gudang seperti pengadaan barang dan kebutuhan lainnya.

Selain invoice, petty cash atau kas kecil adalah satu model lainnya yang digunakan dalam mengelola keuangan bahkan di perusahaan besar.

Seringkali perusahaan memakai aplikasi kas masuk dan keluar untuk pencatatan keuangan dan kas yang lebih rapi dan praktis.

Tahukah Anda kalau aplikasi akuntansi online Jurnal by Mekari bisa memudahkan Anda mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat, termasuk membuat invoice atau mengelola jurnal buku kas kecil.

Tak ada salahnya jika Anda buktikan dengan klik disini untuk coba gratis aplikasi Akuntansi Jurnal. Atau anda juga bisa pelajari dulu selengkapnya dengan klik banner dibawah ini.

Pengertian Petty Cash Atau Kas Kecil Adalah Sebagai Berikut

Dalam melakukan transaksi bisnis, perusahaan tidak selalu mengeluarkan dana besar untuk membayar sesuatu.

Namun, tanpa disadari ternyata perusahaan juga dapat mengeluarkan uang dengan nominal yang kecil, tapi dengan kuantitas yang banyak.

Meskipun demikian, setiap uang yang keluar tetap harus dibuat di dalam sebuah buku (pembukuan) ataupun aplikasi akuntansi untuk mempermudah akuntan perusahaan mencatat keuangan perusahaan.

Pembukuan inilah yang akan mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan perusahaan dalam nominal yang tidak terlalu banyak atau biasa disebut dengan kas kecil atau petty cash.

Petty cash atau kas kecil adalah dana yang digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan ataupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.

Kas kecil digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil seperti conth dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan lain sebagainya.

Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus dapat mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan laporan keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan perusahaan.

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atau petugas keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai.

Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada.

Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana.

Karena umumnya, perusahaan akan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai kepentingan.

Buat & Kelola Invoice Otomatis dan Terintegrasi ke dalam Laporan Jurnal Anda

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Tujuan Kas Kecil

Ada beberapa tujuan kas kecil adalah untuk beberapa berikut di antaranya:

1. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.
2. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
3. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
4. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

Setelah mengetahui tujuannya, Anda juga harus tahu metode dan contoh kas kecil itu seperti apa.

Diawali dulu dari metode pengelolaan dan pencatatannya di laporan buku jurnal kas kecil.

Metode dalam Pengelolaan Kas Kecil

Metode ini mencakup tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada.

Sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan.

Metode pencatatan jurnal kas kecil ada 2 (dua).

Berikut ini penjelasannya, sebelum Anda mulai pelajari bagaimana contoh kas kecil seperti apa.

Metode Tetap (Imprest Fund System)

Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil di mana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap.

Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya di buku jurnal kas kecil, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.

Ciri-ciri metode tetap antara lain :

• Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
• Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana petty cash kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.

Selanjutnya, berikut langkah-langkah yang dilakukan dalam metode tetap :

• Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas nanti diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam waktu tertentu.
• Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.
• Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

Metode Berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil di mana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan).

Sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.

Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali.

Ketika waktu pengisian, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil.

Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambang), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.

Ciri-ciri metode berubah-ubah yaitu sebagai berikut ini :

• Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debit dalam akun kas kecil.
• Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil.
• Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

Ikuti Kursus Online Manajemen Arus Kas di Mekari University GRATIS!

Dokumen yang Dibutuhkan

Berikut beberapa dokumen yang diperlukan sebelum Anda mulai pelajari contoh kas kecil.

Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berguna agar perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi pada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen pembukuan tersebut.

Dalam sistem dana kas Kecil, dokumen ini sangat dibutuhkan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

Cek

Cek adalah dokumen yang dipakai untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.

Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dipakai oleh pengguna kas kecil untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana kas kecil.

Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berguna sebagai bukti pengeluaran.

Dokumen ini akan disimpan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pengguna dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil.

Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pengguna dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas kecil.

Baca juga:Prosedur Cash Opname, Download Contoh Berita Acara di sini!

Contoh Kas Kecil

Kas kecil bersifat opsional dalam sebuah perusahaan.

Artinya, hal ini boleh dilakukan dan boleh juga tidak digunakan, tergantung kebutuhan perusahaan itu sendiri.

Hal yang terpenting adalah pembuatan laporan keuangan perusahaan yang tepat.

Seperti yang sudah diketahui, contoh petty cash atau kas kecil adalah dana pengeluaran rutin namun relatif kecil jumlahnya.

Dan diatas juga sudah dijabarkan bagaimanan metode pencatatannya di laporan buku kas kecil atau jurnal kas kecil.

Semoga informasi ini bisa bermanfaat ya.

Untuk membuat laporan keuangan dengan mudah dan cepat, kini Anda dapat menggunakan Jurnal by Mekari, software akuntansi yang memiliki fitur aplikasi keuangan mobile untuk memantau keuangan bisnis dimanapun kapanpun melalui ponsel.

Mekari sebagai software bisnis yang dapat menunjang kegiatan operasional perusahaan memiliki aplikasi yang saling terintegrasi satu dengan lainnya.

Selain aplikasi untuk mengelola keuangan, terdapat juga produk Mekari lainnya yang dapat mengelola sumber daya manusia dan perpajakan suatu perusahaan.