Langkah-langkah pengelolaan kas kecil, fungsi kas kecil sangatlah membantu perusahaan dalam menjalankan segala aktivitas-aktivitas yang ada, terutama yang berkaitan dengan pengelolaan dana-dana aktivitas perusahaan yang sifatnya rutin dan jumlahnya relatif tidak besar. Kas kecil (petty cash) adalah dana kas yang dibentuk dan disediakan oleh perusahaan untuk pengeluaran-pengeluaran rutin perusahaan dalam jumlah yang kecil. Salah satu tujuan kas kecil yaitu untuk meningkatkan efektifitas dalam penggunaan dana. Kas kecil memiliki peran yang cukup penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Pada umumnya kas kecil digunakan untuk transaksi kecil yang terjadi setiap harinya mulai jam operasional hingga akhir jam operasional atau sore hari. Perusahaan harus memiliki pengelolaan kas kecil yang baik, karena jika tidak dikelola dengan baik maka akan menganggu kelancaran operasional perusahaan tersebut. Misalnya, jika perusahaan kehabisan dana kas kecil (petty cash fund), sementara kebutuhan transportasi (pembelian bensin untuk kendaraan pengiriman barang) harus segera terpenuhi, maka mustahil jika kasir kas kecil memberikan cek atau kartu debit kepada sopir.
Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh bagian kesekretariatan atau petugas keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil yaitu agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana ke bagian keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana. Karena pada umumnya, perusahaan akan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai kepentingan. Kas kecil biasanya digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan ataupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.
Berikut ini adalah langkah yang dilakukan dalam pengelolaan kas kecil :
1. Menetapkan Batas Saldo Kas Kecil
Dari awal dibuatnya akun kas kecil, pihak manajemen harus sudah menetapkan saldo kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional usaha dalam jangka waktu tertentu. Terdapat dua jenis metode pencatatan kas kecil yang dapat digunakan sebagai dasar dalam menentukan jumlah saldo petty cash, yaitu :
a. Metode Imprest
Saldo kas kecil selalu tetap, sebesar jumlah saldo yang sudah ditetapkan perusahaan. Biasanya pada akhir periode, kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecil sejumlah yang sudah dikeluarkan. Dengan demikian pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.
b. Metode Fluktuatif
Saldo kas kecil tidak tetap, namun berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran kas kecil.
2. Menentukan Kasir Kas Kecil
Setelah menentukan batas saldo telah ditetapkan, maka selanjutnya harus ada karyawan yang ditunjuk untuk bertanggung jawab terhadap pengelolaan kas kecil atau biasa disebut dengan kasir kas kecil. Karena kasir kas kecil ini menangani transaksi kecil yang sifatnya rutin, tidak semua personel dapat menempati posisi ini. Ada beberapa kriteria yang harus dipertimbangkan dalam menentukan posisi kasir, seperti menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani transaksi dalam jumlah kecil, jujur, konsisten, dan mampu menguasai program komputer seperti Microsoft Excel atau program sejenisnya. Selain itu pihak manajemen sebaiknya juga memberikan training sebelum kasir memulai tugasnya, seperti memberi arahan prosedur pengisian kembali kas kecil hingga cara rekonsiliasi kas kecil serta prosedur pembelian. Akan tetapi dibeberapa perusahaan, kas kecil juga dapat dipegang kendalainya oleh sekretaris pada masing-masing bagian dalam perusahaan.
3. Pengisian Kembali Kas Kecil
Setelah menentukan batas saldo dan metode pencatatan kas kecil, selanjutnya financial controller memerintahkan pengisian kepada kasir umum dengan menarik kas dari bank. Kemudian uang diserahkan kepada sekretaris atau kasir kas kecil, dilakukan penghitungan secara fisik dan harus ada bukti serah terima dimana sekretaris atau kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan serta sebagai tanda serah terima tanggung jawab terhadap dana tersebut. Jika suatu saat saldo kas kecil minim, maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada financial controller.
4. Penggunaan Kas Kecil
Kasir kas kecil hanya diperbolehkan melakukan pembayaran kas kecil untuk permohonan pembayaran atas pembelian yang sudah disetujui oleh financial controller. Sekretaris atau kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil untuk setiap pengeluaran yang ditanda tangani oleh penerima dana. Kemudian transaksi dicatat dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran harus disimpan atau diarsip.
Ketika bekerja didalam perusahaan maka ada banyak sekali bukan sebenarnya bagian-bagian sistem kerja yang terbagi untuk membantu jalannya kegiatan kerja. Salah satu bagiannya yang paling penting adalah seorang manajer keuangan dan divisi keuangan yang mengelola laporan keuangan perusahaan.
Manajer keuangan dalam divisi keuangan sendiri sebenarnya menjadi center untuk perusahaan itu bisa tetap bekerja dan berkembang.
Bagaimana tidak? Semua dana operasional menjadi tanggung jawab dari pengelolaan manajer keuangan, oleh sebab itu jangan mengabaikan kinerjanya.
Misalnya saja harus mencari kandidat manajer keuangan maka harus mencari yang berkompeten dan berdikari untuk kemajuan perusahaan. Selain itu bagi yang ingin menjadi seorang manajer pengelola keuangan dan bekerja dalam divisi itu perlu sekali memahami penjabaran berikut!
Mengenal Pengertian Manajer Keuangan juga Divisi Keuangan
Pada uraian diatas dibahas singkat mengenai pentingnya divisi keuangan dan manajer keuangan di dalam jalannya sebuah perusahaan. Namun sebenarnya apa memangnya pengertian dari manajer keuangan dan divisinya. Jadi pengertian dari manajemen keuangan merupakan suatu kegiatan untuk mengelola keuangan perusahaan, kemudian di dalamnya terdiri dari perencanaan untuk mendapatkan pendanaan.
Jadi manajemen keuangan sendiri memiliki tujuan untuk mengalokasikan dana juga mengelola aset perusahaan yang ada untuk tujuan tertentu. Kemudian untuk manajer keuangan merupakan seorang individu yang bekerja untuk menciptakan strategi tersebut, mengelola dan mengaplikasikannya. Selain manajer, tentu saja jalannya keuangan perusahaan banyak dipengaruhi oleh divisi khusus keuangannya yang ada.
Dimana untuk pengertian dari divisi bidang pendanaan ini bertugas untuk merencanakan, melaksanakan, mengendalikan seluruh sumber daya perusahaan yang ada. Maksud dari sumber daya perusahaan itu seperti karyawan, produk yang dimiliki hingga lokasi bangunan kerjanya. Semua pengelolaan dan kegiatan ini digunakan untuk tujuan sebagai pendukung kemajuan kerja dengan efektif juga efisien.
Baca juga: Sales dan Marketing: Pengertian, Perbedaan, Strategi, dan Hubungannya
Apa Saja Tugas Manajer Keuangan?
Nah setelah mengetahui pengertian dari manajer keuangan juga divisi nya, maka tentu saja menjadi perlu juga untuk mengetahui tugasnya bukan. Apa saja memang tugas yang harus dikerjakan divisi kerja ini? mari simak bersama!
1. Bekerja Sama dengan Manajer Lainnya
Untuk tugas manajer dari divisi keuangan yang pertama dan penting sekali untuk dipahami adalah mampu bekerja sama dengan manajer lainnya. Kemampuan bekerja sama dengan rekan lainnya tentu saja akan membantu perusahaan untuk berkembang dan meminimalisir kegagalan kerja dan keuangan. Oleh sebab itu, perlu sekali seorang manajer itu komunikatif terhadap rekan lainnya.
Baca juga: WhatsApp Marketing: Pengertian dan Cara Efektif Menggunakannya
2. Membuat Perencanaan Umum Keuangan Perusahaan
Tugas lainnya yang dibebankan pada konsep kerja divisi ini adalah harus mampu membuat sebuah perencanaan umum keuangan perusahaan. Misalnya saja membuat perencanaan keuangan dalam periode tertentu, seperti 1 tahun kerja atau periode bulanan kerja. Manajer dan divisi ini harus memiliki kemampuan untuk menyusun perencanaan ini untuk kemudian dikembangkan atau dievaluasi bersama sebelum diterapkan.
3. Menjalankan Roda Perusahaan Seefisien dan Seefektif Mungkin
Tugas lainnya yang harus diemban adalah harus mampu menjalankan sebuah roda perusahaan dengan efisien dan efektif. Kemampuan ini diharuskan agar perusahaan yang dipimpin ini tidak bekerja berlebihan atau mengalami pembengkakan gaji karyawan. Roda perusahaan harus berjalan efisien untuk mendapatkan pendapatan yang mumpuni demi pengembangan lanjutan.
4. Mengambil Keputusan dalam Investasi
Tugas manajer keuangan lainnya yang wajib dikerjakan dalam membantu menjalankan perusahaan adalah mampu mengambil keputusan dalam investasi. Didalam menjalankan sebuah perusahaan maka tentu saja ada kegiatan kerjasama investasi dengan rekan lainnya bukan. Nah dalam pengambilan keputusan investasi ini manajer harus mampu meng-handle nya dengan syarat investasi itu menguntungkan.
Baca juga: Unsur Unsur Manajemen: Pengertian dan Semua Hal yang Perlu Anda Tahu
5. Bertanggung Jawab dalam Berbagai Keputusan Pembiayaan yang Ada
Membuat keputusan pembiayaan operasional perusahaan juga tidak dapat dilakukan dengan semena-mena tanpa perhitungan. Tugas pembuatan keputusan pembiayaan ini menjadi salah satu tugas lainnya dari divisi ini. Keputusan pembiayaan yang diambil seorang manajer sendiri, harus menguntungkan perusahaan dalam operasionalnya lho.
6. Menghubungkan Perusahaan pada Pasar Keuangan
Tugas lainnya yang cukup berat dari manajer keuangan adalah bekerja menghubungkan perusahaan yang ada pasar keuangan. Jangan sampai perusahaan yang ada tidak berkembang dan tidak mampu bersaing dalam persaingan kerja. Jadi seorang manajer dan divisi bidang keuangan ini wajib berinovasi dan bekerja aktif dalam menghubungkan perusahaan yang ada pada pasar.
7. Bertugas Memajukan Keuangan Perusahaan
Selanjutnya tugas dari manajer divisi ini adalah memajukan keuangan dari perusahaan. Jangan sampai pengelolaan dana akan menjadi salah tempat dan menghasilkan kerugian. Pengeluaran, pendapatan, laba hingga rugi harus dicatat dan menjadi tanggung jawab manajer untuk dikelola.
Baca juga: SOP Adalah: Pengertian, Fungsi, Manfaat, Contoh, dan Tips Membuatnya
Tanggung Jawab Seorang Manajer Keuangan Pada Divisi Keuangan
Selain tugas yang harus dibebankan pada seorang manajer divisi keuangan, maka tentu saja ada tanggung jawab yang harus diemban pula. Apa saja memangnya tanggung jawab yang dibebankan? Berikut adalah uraiannya!
1. Mengkoordinasikan Pengontrolan Dana Perusahaan
Tanggung jawab dari manajer divisi ini sendiri harus mampu mengkoordinasikan pengontrolan dana perusahaan. Jangan sampai masing-masing divisi kerja perusahaan memiliki biaya operasional yang diluar kemampuan perusahaan. Kontrol keuangan wajib dilakukan oleh manajer keuangan dan divisinya.
2. Mengelola Fungsi Akuntansi yang Ada
Selain bertugas mengontrol dana perusahaan, tanggung jawab yang dibebankan adalah mampu mengelola fungsi akuntansi yang ditetapkan. Jangan sampai menyalahi dari peraturan dan sistem akuntansi kerja perusahaan yang sudah ditetapkan. Pengawasan dan pengelolaan fungsi ini menjadi penting agar menjaga keteraturan keuangan perusahaan.
Baca juga: 10 Tips Online Marketing yang Cocok Untuk Pemula
3. Merencanakan dan Mengembangkan Sistem Keuangan Perusahaan
Selanjutnya tanggung jawab seorang manajer divisi bidang keuangan adalah merencanakan juga mengembangkan sistem keuangan didalam perusahaan. Strategi keuangan yang tepat tentu saja akan membuat keuangan perusahaan semakin berkembang. Pengembangan sistem keuangan yang tepat juga akan mampu membuat kemajuan dalam perusahaan yang dikelola.
4. Memastikan Jalannya Efisiensi Kerja Perusahaan
Tanggung jawab lainnya yang dibebankan adalah harus mampu memastikan jalannya kinerja perusahaan secara efisien. Tidak boleh bertele-tele, tidak boleh memakan waktu kerja yang kurang efektif dan membengkakan keuangan perusahaan. Manajer divisi keuangan harus bisa menjaga kinerja perusahaan tetap penuh kesesuaian, efisien juga efektif.
Download eBook Panduan dan Template Pembukuan Sederhana dengan Excel untuk Bisnis Kecil
5. Bertanggung Jawab Menjaga Pengelolaan Pajak Perusahaan
Namanya sebuah perusahaan, maka dalam kinerjanya tentu saja akan dikenakan sebuah pajak kerja. Nah, tanggung jawab manajer dan divisi ini sendiri harus mampu mengelola pajak perusahaan yang ada agar dibayarkan tepat waktu. Jangan sampai pembengkakan bisa terjadi agar menjauhkan perusahaan dari denda pajak yang dibebankan.
6. Menjaga Arus Kas, Utang dan Piutang
Untuk tanggung jawab manajer divisi ini sendiri yang terakhir adalah harus mampu menjaga arus kas, utang dan piutang yang dimiliki. Jadi jangan sampai jumlah kas yang ada misalnya hingga mengalami nilai Rp. 0,- yang akan merugikan. Kemudian harus menjaga arus utang perusahaan agar tidak terlalu bengkak dan juga keuangan perusahaan agar tidak dihutang berlebihan.
Baca juga: Laba Kotor dan Laba Bersih: Pengertian, Perbedaan, Contoh dan Rumusnya
Kesimpulan
Jadi, di dalam sebuah perusahaan manajer keuangan dan divisi bidang keuangan merupakan salah satu unit kerja yang paling penting.
Mengapa demikian? Hal ini dikarenakan divisi keuangan mampu menjadi tenaga operasional yang bekerja mengelola sektor keuangan perusahaan. Dimana divisi tersebut akan mengelola dana masuk, keluar, operasional, dan perihal dana lainnya.
Menjadi manajer keuangan memang diperlukan keterampilan tinggi dalam pengelolaan keuangan yang baik dan bener. Salah satu keterampilan yang dibutuhakan adalah mampu membaca laporan keuanga dengan benar dan membuat rencana berdasarkan laporan keungan tersebut.
Bagian keuangan dan akuntansi harus membuat laporan keuangan yang sesuai standar dan tidak ada kesalahan yang terdapat pada laporan keuangan tersebut. Sedikit saja kesalahan, maka akan berakibat fatal untuk perencanaan keuangan bisnis kedepannya.
Sebisa mungkin hindari proses pembukuan manual yang memakan waktu dan meningkatkan risiko human error pada pembukuan usaha Anda, gunakanlah software akuntansi yang memiliki fitur terlengkap dan juga harga terjangkau. Salah satunya Accurate Online.
Hanya dengan 200 ribu rupiah perbulan, Anda bisa mendapatkan fitur terbaik yang bisnis Anda butuhkan seperti pencatatan pemasukan dan pengeluaran, penghitungan dan pelaporan pajak langsung dari aplikasi, penghitungan aset, payroll, integrasi marketplace dan ebanking, rekonsiliasi transaksi otomatis, otamasi 200 jenis laporan keuangan, dan masih banyak lagi.
Jadi tunggu apalagi Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: