You're Reading a Free Preview
Pengertian Arsip Dan Kearsipan Arsip dan kearsipan merupakan dua hal yang berbeda, namun kedua kata tersebut sudah sangat sering kita jumpai dalam kegiatan administrasi perkantoran, khususnya pada bidang kearsipan. Lalu apa yang membedakan arti kata keduanya?. Berikut ini akan dijabarkan pengertian Arsip dan Kearsipan. Pengertian Arsip Berdasarkan asal usul kata (Etimologis), kata 'arsip' jika ditinjau dari berbagai bahasa adalah sebagai berikut:
Berdasarkan pengertian berbagai bahasa diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komupter, dan lain-lain yang disimpan dalam suatu aturan tertentu sehingga mudah menemukan apabila diperlukan.
Suatu warkat/dokumen baru dapat dikatakan arsip bila memenuhi syarat sebagai berikut:
Pengertian Kearsipan Sedangkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Penyelenggaraan kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut:
Untuk menyimpan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang sudah dikenal secara luas, terdapat lima jenis penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip tersebut meliputi sistem abjad, sistem masalah, sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem wilayah. Pemilihan Sistem Penyimpanan Arsip Yang Sesuai
Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaanya tidak akan sama dengan kantor yang lain. Jenis surat yang di urus pun beragam, sesudai dengan dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip di departemen Kesehatan pasti akan berbeda dengan arsip di departemen Pendidikan. Arsip di Perusahaan swasta akan berbeda dengan arsip di lingkungan sekolah. Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/unit kerja berbeda juga tidak sama jenis arsipnya, ada unit kepegawaian, pemasaran, produksi, keuangan, dan lain sebagainya, pasti akan berbeda meskipun pada perusahaan yang sama.
Seperti telah diterangkan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyipanan arsip sama baiknya. Namun tidak ada salahnya kita simak hal berikut sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan. 1. Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini.
2. Sistem subjek cocok digunakan apabila
3. Sistem Tanggal cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh: Bagian keuangan. 4. Sistem Wilayah cocok digunakan apabila.
5. Sistem Nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan
suratnya banyak menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang
melekat pada suatu nama.
Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor swasta dan pemerintah menggabungkan sistem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain. Hal demikian tidak menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat penyimpanan dan penemuan kembali arsip dilakukan lebih mudah dan lebih cepat. Contoh: Sistem subjek digabung dengan sistem abjad
Sistem subjek digabung dengan sistem tanggal
Sistem tanggal digabung dengan dengan sistem abjad
Page 2 |