Salah satu aspek yang paling penting agar kita dapat bekerja secara efektif dan efisien adalah

Baik efektivitas maupun efisiensi mengharuskan perusahaan –maupun pribadi- untuk terus menetapkan target, menganalisa kerja dengan seksama, mengatur prioritas, dan senantiasa berfokus pada apa-apa yang paling bisa berikan dampak atau nilai terbesar untuk setiap waktu yang dihabiskan.

Perusahaan yang gagal meraih target yang telah ditetapkan tidak bisa disebut sebagai efisien apalagi efektif. Pencapaian target di sini bisa dinyatakan sebagai sebuah indeks obyektif dari efektivitas perusahaan. Artinya begini; tidaklah cukup bagi sebuah perusahaan untuk mencapai tingkatan produksi tertentu, kualitas dan tingkat biaya dari produksi itu sendiri juga perlu dipertimbangkan. Apabila biaya produksi meningkat karena banyaknya ‘bahan bakar’ yang digunakan, dan kualitasnya buruk sehingga kerja tambahan diperlukan, maka pencapaian target tersebut belumlah menggambarkan efektivitas perusahaan. Dan itu juga tak bisa disebut sebagai efisien tentu saja.

Di dalam organisasi, efektivitas merupakan bahasan yang senantiasa hangat, yang diangkat berdasarkan issue seperti restrukturisasi sumberdaya yang tersedia, perubahan teknologi, pemodifikasian iklim dan budaya organisasi dan pengembangan strategi performa karyawan berbasis target. Sementara itu, bahasan efisiensi dalam perusahaan meliputi evaluasi atas segala sumberdaya yang dioperasikan; apa-apa yang jadi ‘bahan bakar’ efektivitas. Ini pada gilirannya akan meliputi pengorganisiran yang lebih baik atas aspek man, material, machine, methods dan money. Seluruh sumberdaya tersebut hanya tersedia dalam jumlah terbatas, sehingga adalah tugas para manajer untuk bisa mendayagunakan semua itu secara optimal dalam waktu yang sependek mungkin.

Sehingga efektivitas dalam organisasi benar-benar punya kaitan yang amat krusial dengan efisiensi. Untuk semuanya perusahaan perlu secara cermat dan terampil mempelajari kondisi lingkungannya. Maka program-program, kebijakan dan strategi pengembangan sangatlah tergantung pada kondisi ekonomi, teknologi, dan lingkungan sosial serta psikologis. Perusahaan juga perlu miliki pengetahuan yang mendalam tentang kekuatan pasar, fiskal dan kebijakan lain dari pemerintah, kondisi ekonomi nasional dan faktor-faktor lain yang punya pengaruh penting pada efektivitas perusahaan.

Manajemen Produktivitas korporat: bukan asal rampung banyak urusan.

Bicara tentang efektivitas perusahaan, rasanya kurang lengkap manakala kita tidak mencuplik dari salah satu buku manajemen terlaris sepanjang masa, ‘In Search of Excellence’, oleh Tom Peters dan Robert Waterman. Setelah mempelajari 42 perusahaan yang oleh kedua penulis itu disebut sebagai terkelola dengan baik, sangatlah efektif, atau “excellent”, yang meliputi perusahaan seperti IBM, Du Pont, Procter & Gamble, 3M, dan McDonald’s, mereka menemukan delapan karakteristik yang semua perusahaan itu miliki bersama:

Mereka memiliki orientasi tindakan dan perampungan-urusan yang kuat
Mereka dekat dengan pelanggan untuk bisa memahami kebutuhan mereka
Mereka berikan keleluasaan yang tinggi pada karyawan dan mengasah semangat entrepreneurship mereka
Mereka berupaya meningkatkan produktivitas melalui partisipasi karyawan
Para karyawan mengetahui apa yang jadi pijakan perusahaan, dan para manajer secara aktif terlibat dalam pemecahan masalah di seluruh tingkatan
Mereka terus lekat pada bisnis yang mereka telah tahu dan pahami
Mereka miliki struktur organisasi yang simple dan elegan, dengan jumlah orang-orang staff support activities yang minimal
Mereka meramu kendali yang ketat dan tersentralisir untuk melindungi nilai inti perusahaan dengan kendali yang renggang di area lain untuk mempertinggi tingkat inovasi dan pengambilan risiko.

Agar bisa mendapat hasil yang diinginkan, setiap perusahaan harus mengikuti kaidah ekonomi: mencapai target perusahaan dengan pengeluaran sumberdaya dan waktu seminimal mungkin. Kalau dalam konteks pribadi, kaidah ekonominya ya mengatur segala aktivitas agar Anda bisa meraih lebih banyak hal penting dengan sesedikit mungkin waktu dan energi.

Untuk bisa mencapai efektivitas perusahaan, maka seorang manajer perlu secara terus menerus menghadapi pertanyaan berikut ini:

Apa saja kah yang saya lakukan dan itu perlu lebih sering lagi untuk dilakukan?
Apa saja kah yang saya lakukan dan itu perlu dikurangi?
Apa saja kah yang saya belum lakukan dan itu perlu mulai untuk dilakukan untuk bisa meraih hasil yang diinginkan?
Apakah yang saat ini biasa saya lakukan yang itu benar-benar harus saya hentikan?

Kunci efektivitas untuk produktivitas maksimal, “Hal penting manakah yg benar2 perlu aku kerjakan?”

Keempat pertanyaan di atas tidak hanya akan membuat manajer menjadi pribadi yang lebih efisien, namun juga efektif. Anda juga perlu menjawab pertanyaan di atas untuk membuat Anda menjadi bagian yang berharga di perusahaan Anda.

Sumber: akhmadguntar.com

Pelayanan publik merupakan pelayanan dasar dalam pemerintahan dan menjadi indikator penting dalam penilaian kinerja pemerintah, baik di tingkat pusat maupun daerah. Organisasi yang baik tidak lepas dari pelayanan publik yang baik. Oleh karena itu, peningkatan pelayanan dalam organisasi memerlukan tim yang efektif dalam aksi perubahannya. Bagi banyak organisasi, keberhasilan membangun tim kerja yang efektif merupakan kunci keberhasilan untuk mencapai tujuan organisasi. Maka, tim kerja dalam aksi perubahan merupakan penentu keberhasilan. Oleh karenanya seorang pemimpin perubahan terlebih dahulu harus merancang pembentukan tim kerja yang efektif.

Apa itu tim kerja efektif? Apa yang menjadi ciri dari sebuah tim efektif? Dan bagaimana cara membentuk tim efektif? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan itulah yang akan menjadi bahasan utama dari artikel ini.

Setiap individu pada organisasi harus mempunyai kesadaran bahwa “teamwork” dan “network” merupakan hal penting untuk dibangun dalam melakukan perubahan. Tim efektif sangat diperlukan karena akan berhadapan langsung dengan stakeholder atau mitra kerja.

Kemampuan sebuah organisasi dalam membangun tim kerja yang efektif tentunya akan menentukan kemampuan organisasi tersebut dalam menjalankan tugas dan mencapai tujuannya. Bagi organisasi sektor publik, memberikan pelayanan yang prima adalah tugas sekaligus tujuan organisasi. Sangat diyakini bahwa tugas pelayanan publik merupakan pekerjaan yang kompleks dengan beragam tantangan. Pekerjaan kompleks ini tentu tidak mungkin dikerjakan tanpa menggunakan tim yang solid dan efektif.

A. Pengertian Tim Efektif

Konsep tim efektif dalam pelayanan, A team is a small number of people with complementary skills who are committed to a common purpose, performance goals, and approach for which they are mutually accountable. (Katzenbach and Smith, 1993). Secara singkat, dapat kita ambil pengertian dari tim adalah sekumpulan orang yang memiliki keterampilan yang saling melengkapi dan memiliki komitmen untuk mencapai suatu tujuan bersama dengan suatu proses kerja bersama dimana mereka saling bertanggung jawab satu sama lain.

Jika dikaitkan dengan kata efektif, maka tim efektif dapat diartikan sebagai tim yang berhasil mencapai tujuannya (teams that are able to achieve their purpose). Dalam sebuah tim efektif, seluruh komponen tim bekerja dengan sungguh-sungguh sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing yang ditujukan semata-mata untuk meraih tujuan tim, yang merupakan tujuan bersama. Rasa memiliki/taking ownership terhadap tujuan tim harus tertanam pada setiap anggota sehingga lahirlah apa yang disebut sebagai tanggung jawab dan kerelaan untuk berkorban dalam mencapai tujuan bersama tersebut. Pentingya keberadaan tim efektif adalah mempercepat tercapainya tujuan, menambah kreativitas dalam penyelesaian masalah dan meningkatnya kualitas penyelesaian masalah.

B. Tahapan Membangun Tim Efektif

Bagaimana landasan pengembangan tahapannya? Bila kita melakukan aksi perubahan pelayanan atau di area kantor yang diinginkan,maka tahapan membangun tim efektif menurut Bruce Tuckman, antara lain:

1. Forming (Tahap Pembentukan Tim)

Tahap awal adalah pembentukan tim, dalam tahap ini komposisi tim ditentukan siapa pemimpin, anggota, dan penyelaras. Setelah komposisi tim terbentuk, selanjutnya mempelajari peluang, tantangan, dan tujuan akhir (goals).

Fungsi masing-masing anggota tim mulai memitigasi sesuai tugasnya, semakin lengkap mitigasi semakin bagus kerja tim. Disini peran pemimpin sebagai coach sangat penting, pemimpin harus bisa menyikapi perbedaan pandangan dari anggota tim dengan sedikit perintah namun tepat dan efektif.

Tugas utama dari pemimpin tim adalah memfasilitasi hubungan (facilitation contact) antar para pihak yang masuk menjadi anggota tim. Kemampuan ini membutuhkan keterampilan berkomunikasi dan memfasilitasi komunikasi antar pihak.

2. Storming (Tahap Penentuan Aspirasi)

Pemimpin harus bersikap independen terhadap perbedaan pendapat anggota tim. Perbedaan bisa menjadi sebuah kekuatan bagi sebuah tim apabila bisa dikelola dengan baik.

Tugas utama dari pemimpin tim adalah mengelola konflik yang mungkin terjadi. Diskusi dan negosiasi akan sangat membantu pada tahapan ini. Oleh karena itu, kemampuan dalam mengelola konflik serta mengelola kepercayaan dari pihak yang berkolaborasi dalam sebuah tim sangat dibutuhkan.

3. Norming (Tahap Penentuan Aturan):

Adanya perbedaan pendapat, karakter dan persaingan dari masing-masing anggota tim diperlukan aturan atau tata tertib yang jelas, sehingga perbedaan dan persaingan menjadikan anggota tim lebih solid karena memiliki satu tujuan yang sama.

Semua tujuan bersama dan kesepakatan berbagi peran (coordinative action) telah terjalin. Pada tahap ini hal terpenting yang harus dilakukan oleh pemimpin kolaborasi adalah mempertahankan saling kepercayaan antara pihak-pihak terkait sehingga semua pihak dapat melakukan pekerjaan masing-masing dengan baik dalam rangka mencapai tujuan bersama.

4. Performing (Tahap Pelaksanaan)

Pada tahap ini pada umumnya sudah didapatkan hasil dari pembentukan tim. Namun bisa terjadi pula kembali pada tahap storming atau norming apabila ada perubahan kepemimpinan karena masing-masing pimpinan bisa jadi mempunyai perbedaan cara pandang. Hal terpenting yang dilakukan oleh pemimpin kolaborasi adalah memberikan dukungan (facilitation of work) untuk semua anggota tim agar melakukan tugas dengan sebaik-baiknya.

Selain itu, pada tahapan ini juga pemimpin tim harus terus mempertahankan saling kepercayaan antar anggota tim dengan memfasilitasi komunikasi yang baik diantara mereka (facilitation of contact).

5. Adjourning (Tahap Penghentian)

Ada beberapa perbedaan pandangan pada tahap ini. Sebagian berpandangan perlu adanya penghentian (pembubaran) tim apabila tujuan dari pembentukan sebuah tim sudah tercapai. Namun ada pula pendapat bahwa tidak perlu adanya tahap adjourning karena begitu tujuan tercapai otomatis tim berhenti dengan sendirinya.

Proses pembubaran tim ini menjadi perhatian juga, mengingat telah terbentuk ikatan yang kuat di antara anggota. Pemimpin tim harus dengan baik menjalankan tahapan ini, misal melakukan sesi pembubaran dengan memberikan apresiasi terhadap seluruh tim atas pencapaian dan segala usaha yang telah dilakukan bersama.

C. Komposisi Tim yang Efektif

Komposisi tim yang efektif idealnya terdiri dari: pemimpin, pembentuk, pemikir, pengevaluasi, penyelidik sumber daya, pekerja tim, dan penyelaras akhir.

D. Peran Kepemimpinan Dalam Membangun Tim

Pemimpin merupakan penggerak utama organisasi, otoritas organisasi berada di tangan pemimpin. Pemimpin juga menjadi kunci keberhasilan dari suatu organisasi. Proses pembentukan tim efektif sangat erat kaitannya dengan peran hubungan yang melekat pada pemimpin, yaitu peran pemimpin dalam pembentukan dan pembinaan tim-tim kerja, pengelolaan tata kepegawaian yang berguna untuk pencapaian tujuan organisasi, pembukaan, pembinaan dan pengendalian hubungan eksternal dan internal organisasi serta perwakilan bagi organisasinya. Keberhasilan tugas dalam tim akan tercapai jika setiap anggota tim bersedia untuk bekerja dan memberikan yang terbaik untuk kesuksesan tim sesuai tujuan pembentukan tim.

E. Kolaborasi Tim Sukses dan Efektif

Menjadikan tim kerja yang sukses dan efektif adalah impian bagi setiap pemimpin sukses. Ini menjadi tantangan tersendiri dalam menggapai setiap visi dan tugas organisasi. Maka dalam tim efektif perlu diperhatikan beberapa hal,yaitu sasaran tim kerja Jelas, keterampilan anggota tim relevan, saling percaya (trust), komitmen yang disatukan, komunikasi yang baik, keterampilan negosiasi, dan dukungan internal dan eksternal.