Panduan email mahasiswa budi luhur

Adakah teman-teman eCampuz yang frustasi mengurus email kampus yang menggunakan server sendiri? Pakai apa softwarenya? QMail, Exim, Postfix, Zimbra, iRedmail? Bagaimana rasanya? Sudah saja instalasi sulit, konfigurasi ribet, dikejar target lagi. Kemudian harus pusing dengan record-record DNS untuk keperluan Trusted Address (Alamat IP yang terpercaya). Setelah jadi ternyata kena spam, diblokir Google/GMail, kena hack. 😂😂😂 .. Mengelola Email Server adalah termasuk pekerjaan Sysadmin yang paling sulit. Hal ini kelak dibahas dalam blog lainnya.

GMail for Google Suite

Google memberikan layanan dukungan untuk dunia pendidikan berupa Google Suite For Edu, salah satunya adalah GMail. Dengan menggunakan GMail for Google Suite, seorang sysadmin kampus akan sangat tertolong dalam hal pengelolaan email. Apalagi dengan fitur GMail yang dapat multi session dalam satu browser, memudahkan seseorang memiliki banyak akun GMail. Dengan menggunakan fitur GMail Suite, kita bisa menggunakan domain @domainsendiri.ac.id tapi dengan tampilan GMail biasa. Proses kirim dan terima email juga atas nama @domainsendiri.ac.id tersebut. Dengan menggunakan GMail Suite kita tidak perlu khawatir diblokir karena dianggap spam oleh @gmail.com.

Langkah Membuat GMail sebagai Email Kampus

Salah satu syarat tutorial ini adalah membaca artikel blog sebelumnya, yaitu “4 Langkah Panduan Aktivasi Google Suite for Edu“. Buat saja dulu Google Suite atau Google Apps nya lebih dulu, baru kemudian melakukan pendaftaran dan aktivas GMail dengan domain sendiri. Jika di pendaftaran Google Suite ada proses verifikasi dengan record DNS, maka di GMail juga sama. Lagi. Jika verifikasi di Google Apps adalah untuk memastikan siapa pemilik / pengguna layanan Google Suite tersebut, maka di GMail tujuannya adalah mengarahkan semua traffic email berdomain @namadomain.ac.id ke GMail.

1. Mari Kita Mulai

Langkah pertama adalah aktifkan GMail for Google Suite. Pada halaman https://admin.google.com, pilih Aplikasi. Akan memunculkan seperti berikut. Ambil bagian GSuite.

Masuk menuju menu Suite

Mengaktifkan GMail for Google Suite

2. Aktivasi Gmail

Proses Aktivasi cukup mudah, tinggal menekan tombol aktivasi, kemudian akan ada kesepakatan ketentuan penggunaan

Aktifkan?

Dibaca lengkap ya, jangan asal “Saya telah membaca”

Saat kembali ke halaman utama dashboard admin Google Suite, akan muncul sebagai berikut pada bagian atas halaman:

Klik pada bagian yang diminta pada Konsol Admin

Siap mengaktifkan GMail for Google Suite

3. Setting Domain

Agar semua email berlalu lintas atas nama @namadomain.com (sesuai nama email kampus) , maka dibutuhkan DNS Record jenis MX. Setelah tadi kita mengaktifkan GMailnya, mari kita set MX-nya. Tatkala tombol “Siapkan email” diceklik, akan memunculkan tuntunan untuk melakukan setting.

Tuntunan Setting DNS

Google akan menuntun kita mulai dari :

Masuk ke halaman domain panel kita (provider domain/hosting)
Setting MX Record seperti dalam tabel
Tunggu Propagasi
Selesai

Setting Record Pertama

Setting Record Kedua

Lainnya lanjutkan sendiri ya. Tutorialnya mau to the point saja.. Setelah proses setting di sisi domain panel selesai, konfirmasikan saja ke halaman tuntunan itu.

Sudah dituntun lengkap oleh Google Suite

Tampilan email sudah jadi

Jika propagasi selesai, maka hasilnya adalah seperti di atas. Email kampus dinyatakan sudah jadi. Untuk check propagasi, dapat dilakukan seperti panduan di artikel sebelumnya, dengan menggunakan situs sejenis https://dnschecker.org.

4. Membuat user

Proses pembuatan user email, adalah berarti membuat user untuk Google Suite. Dapat dilakukan dengan membuka halaman Konsol Admin Google Suite, bagian Pengguna. Di sana kita menambahkan pengguna baru. Oh ya, user sudah otomatis jadi ya, dari sanalah sang admin dapat melakukan pengelolaan user email kampus.

Penambahan user Gmail for Google Suite

Contoh pembuatan user

5. Testing Penggunaan GMail untuk Email Kampus

Silakan saja buka halaman Gmail. Jika belum login, loginlah dengan menggunakan email baru anda. Silakan masukkan user password email salah satu user tadi.

Testing email baru

Bagaimana jIka sudah login dengan email lain? Jangan khawatir, Gmail menyediakan fitur untuk multi session, yaitu penggunaan satu browser untuk login bersama banyak akun. Perhatikan pada pojok kanan atas user anda. Klik saja, tambahkan akun baru.

Penambahan Akun pada fitur multisession GMail

Nah, cukup mudah bukan? Semoga tutorial ini dapat mempermudah rekan-rekan eCampuz untuk mengelola email servernya. Penggunaan email kampus ini juga perlu dikondisikan dengan lingkungan kampus juga. Beberapa kampus negeri menolak menggunakan fitur ini karena masalah anjuran pemerintah bahwa data sebaiknya ada di dalam negeri. Namun ada juga yang tetap menggunakan fitur GMail ini menjadi email kampus.

Bagaimana? Tertarik menggunakan?