O que se compreende por mapeamento de processos

Quando te perguntam sobre mapeamento de processos, você sabe por onde começar?

Se a resposta for não, saiba que essa é uma dúvida bastante comum entre gestores e empreendedores que desejam compreender melhor as nuances dos processos internos e também dos projetos dentro de uma empresa.

Assim, só por meio de um eficaz roteiro para mapear processos, é possível identificar oportunidades de melhorias que vão ajudar a promover uma gestão mais qualificada.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para te ajudar a entender o que é e como fazer o mapeamento de processos dentro da sua organização. Continue a leitura e confira ao longo deste artigo um passo a passo para você criar um mapa dos processos da sua empresa e torná-los mais eficientes, em 7 passos práticos e objetivos:

1. Determine qual o processo você quer mapear;
2. Identifique quem são os fornecedores do processo;
3. Aponte as entradas do processo;
4. Identifique os elementos do processo;
5. Aponte as saídas do processo;
6. Identifique quais são os clientes do processo;
7. Documente o processo.

O que é um mapeamento de processos?

No contexto corporativo, o mapeamento de processos é uma prática que consiste em identificar as etapas e o fluxo de trabalho de determinado processo de uma empresa.

Dessa forma, o mapeamento aponta os elementos e a sequência de atividades que compõem os processos, descrevendo as entradas e as saídas e as pessoas envolvidas.

Uma empresa que não possui o mapeamento de processos bem planejado, normalmente seus colaboradores encontram dificuldades em entender o funcionamento da organização como um todo. Ou seja, costumam ter o entendimento estritamente da sua área apenas.

Essa visão impacta negativamente, pois ao haver esse pouco entendimento de todos os processos, o colaborador fica limitado quanto às questões da sua área.

Leia também: Guia completo sobre melhoria contínua: conceito, objetivo, vantagens, tipos, principais ferramentas, como implementar e exemplos para se inspirar

Mapeamento de processo ou projeto, você sabe a diferença?

Se você tem dúvida sobre como esses processos fazem parte do sucesso em sua organização, este vídeo vai ajudar você a entender melhor esses dois conceitos. Confira:

Qual é o objetivo do mapeamento de processos?

O mapeamento de processos tem como principal objetivo permitir um maior entendimento sobre o funcionamento dos processos de ponta a ponta, em todas as atividades.

Ou seja, a intenção dessa prática é possibilitar uma compreensão mais clara e objetiva sobre as etapas dos processos e suas nuances, identificando os pontos fortes, as limitações e as fragilidades que precisam ser corrigidas.

Dessa forma, com o mapeamento de processos, consegue-se promover a melhoria contínua e uma gestão mais eficiente dos processos organizacionais.

O que é mapeamento do processo de projeto?

O mapeamento de processos pode também ser aplicado aos projetos da empresa. Nesse caso, essa prática consiste em identificar o fluxo de tarefas de determinado projeto, bem como os responsáveis por cada atividade e etapa.

Dessa forma, o mapa de projetos mostra todo o caminho que vai desde o início até a conclusão das tarefas dentro de todos os projetos. Dessa forma, busca-se organizar as atividades, definir prioridades e estabelecer prazos mais razoáveis.

Além disso, mapear um projeto possibilita alinhar melhor as expectativas e ter maior controle sobre a evolução dele. Ou seja, o foco no mapeamento é no entendimento, permitindo que todos os envolvidos estejam cientes das etapas, ações e até de mudanças.

Veja também: Gestão operacional: tudo o que você precisa saber para conduzir melhor os processos operacionais da sua empresa

Roteiro para mapear processos: como descrever processos? 

Agora que ficou claro o conceito para você, vamos partir para a prática e falar sobre como fazer o mapeamento de processos.

“Mas por onde começar?“

De fato, cada setor da sua empresa possui suas várias especificidades. No entanto, separamos um roteiro para mapear processos que pode ser aplicado em qualquer área ou mesmo segmento.

Confira abaixo quais são as principais etapas:

1 – Determine qual o processo você quer mapear

O primeiro passo de como fazer o mapeamento de processos consiste em determinar qual processo do seu negócio você deseja mapear.

Pode parecer um passo simples, mas ele é importante, pois o planejamento já começa ali. Isso porque a lógica é que você pode escolher tanto um que já existe – com o objetivo de melhorá-lo – como também construir um novo.

Além disso, a escolha é um passo importante pois a lógica é que o mapeamento comece por ações que são mais críticas e importantes para serem resolvidas com mais urgência.

2 – Identifique quem são os fornecedores do processo

Os fornecedores são aqueles que geram os inputs do processo; ou seja, as entradas.

Os fornecedores do processo são os responsáveis por darem início a uma demanda, podendo ser internos ou externos. Se for um processo que já exista, esse passo é importante para revalidar se os envolvidos estão realmente capacitados para a execução das suas tarefas.

Se for um processo novo, a escolha dos envolvidos é fundamental também, afinal, não basta escolher um colaborador aleatório. É preciso levar em consideração aspectos como: compreensão do processo e disponibilidade para aprender, se não.

3 – Aponte as entradas do processo

Também chamadas de “inputs”, as entradas se referem ao momento em que uma demanda é gerada; ou seja, o início do processo.

A lógica é que para que a primeira tarefa seja executada, é preciso criar normas, briefing e gestão para que o processo comece. Nesse caso, para que todo o processo que está sendo mapeado comece é preciso identificar quais gatilhos vão despertar as ações que desencadearão a seguir.

4 – Identifique os elementos do processo

Nessa etapa de como fazer o mapeamento de processos, você precisa identificar quais são os elementos que compõem o processo em questão: quais as tarefas que serão realizadas? Por quem?

Uma dica que pode ser útil é desenhar o fluxo como ele existe hoje e a partir dele procurar ações que vão deixar o cenário mais claro, apontando as dificuldades existentes e buscando formas de melhorá-los.

5 – Aponte as saídas do processo

As saídas são os produtos do processo. Elas se referem às entregas de cada processo. Ou seja, ter a linha de chegada mapeada é importante, afinal, isso te permitirá ter uma visão se o processo está muito longo ou curto por exemplo e como isso pode impactar.

Além disso, essa visão também te ajudará a entender o tempo necessário para a execução de todo o processo.

6 – Identifique quem são os clientes do processo

Os clientes são as pessoas que estão na ponta final do processo e que receberão as saídas produzidas.

7 – Documente o processo

Por fim, neste último passo de como fazer o mapeamento de processos, você precisa documentar todas as etapas, atividades, responsáveis, handoffs, entradas, saídas, clientes e fornecedores.

Na hora de fazer a descrição, você pode usar um formulário para mapeamento de processos, deixando claras todas as orientações para efetuar as melhorias e correções necessárias.

Veja mais: Explore o diagrama tartaruga para melhorar a sua gestão de processos

Uma excelente ferramenta que ajuda a encontrar possibilidades de melhoria em um processo é a FMEA. Você conhece? Então, confira agora:

vídeo

Próximos passos

Bom, conseguiu entender como fazer o mapeamento e processos?

Siga os passos que citamos aqui e promova uma gestão mais eficaz sobre os processos da sua empresa, gerando mais produtividade, eficiência e competitividade para o seu negócio.

Usar KPIs depois de mapear seus processos, para verificar as melhorias necessárias, é fundamental para a gestão de um negócio.

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