Mengapa seorang pekerja profesional harus mempunyai keterampilan dalam hal manajemen waktu?

Mengetahui Fungsi Manajemen dan Skill yang Dibutuhkan Manajer

Manajemen adalah ilmu yang sangat penting. Tidak hanya dalam bisnis, ilmu manajemen juga bisa diterapkan dalam kehidupan sehari hari, salah satunya manajemen waktu. Pentingnya fungsi manajemen telah menjadikan ilmu manajemen sendiri menjadi ilmu dasar yang harus dimiliki setiap orang, terlebih dalam bisnis.

Sementara sebagian besar posisi dan departemen dalam bisnis diberi tugas khusus berdasarkan pengetahuan, keahlian, atau kebutuhan perusahaan tertentu, manajer dapat memiliki serangkaian tanggung jawab yang lebih luas dan lebih kompleks.

Lebih dari sekedar pengetahuan khusus, manajemen membutuhkan kemampuan untuk menavigasi berbagai tantangan prosedural, struktural, dan interpersonal dalam proses membimbing tim seseorang untuk menyelesaikan berbagai tujuan.

Awalnya diidentifikasi oleh Henri Fayol sebagai lima elemen, manajemen yang diterima secara umum yang mencakup keterampilan yang diperlukan ini: perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian.

Pertimbangkan apa yang diperlukan oleh masing-masing fungsi ini, serta bagaimana masing-masing fungsi tersebut menghasilkan tindakan yang berdampak pada kemajuan bisnis secara keseluruhan.

Fungsi Manajemen

Perencanaan

Salah satu peran utama seorang manajer dan fungsi manajamen yang terpenting adalah membuat rencana untuk memenuhi tujuan dan sasaran perusahaan.

Ini melibatkan mengalokasikan sumber daya karyawan dan mendelegasikan tanggung jawab, serta menetapkan jadwal dan standar penyelesaian yang realistis.

Perencanaan mengharuskan mereka yang berada dalam peran manajemen untuk terus memeriksa kemajuan tim untuk membuat penyesuaian kecil jika diperlukan, sambil tetap mempertahankan gambaran yang jelas tentang tujuan dan sasaran perusahaan yang lebih besar.

Banyak dari fungsi perencanaan seseorang terdiri dari bekerja secara mandiri untuk menentukan tanggung jawab apa yang harus diberikan kepada karyawan mana, menetapkan tingkat prioritas untuk tugas tertentu, dan membuat to do list.

Namun, komunikasi dalam manajemen juga memegang peranan penting. Misalnya, manajer berurusan dengan perencanaan ketika mereka bertemu dengan pimpinan perusahaan untuk membahas tujuan jangka pendek dan jangka panjang, dan ketika mereka mengkomunikasikan proyek baru secara spesifik ke tim mereka atau pelaporan secara berkala untuk memastikan tujuan individu terpenuhi tepat waktu.

Baca juga: Manajemen Kinerja: Pengertian, Siklus, dan Cara Memaksimalkannya

Pengorganisasian

Seiring dengan perencanaan, keterampilan organisasi manajer dapat membantu memastikan perusahaan atau unit departemen berjalan dengan lancar.

Mulai dari menetapkan proses dan struktur internal hingga mengetahui karyawan atau tim mana yang paling sesuai untuk tugas tertentu, menjaga semua orang dan segala sesuatu terorganisir sepanjang operasi sehari-hari merupakan fungsi penting dari manajemen.

Organisasi bukan hanya tentang mendelegasikan tugas secara efisien dan memastikan karyawan memiliki apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas mereka. Manajer juga harus dapat memecahkan masalah untuk menanggapi tantangan baru.

Ini bisa menjadi praktik dalam bentuk sedikit menyesuaikan jadwal untuk proyek atau mengalokasikan kembali tugas dari satu tim ke tim lain. Atau, itu bisa berarti secara signifikan mengubah struktur dan peran internal tim sebagai respons terhadap pertumbuhan perusahaan.

Baca juga: Costumer Relationship Management atau CRM: Pengertian lengkap dan Improvisasinya

Staffing

Staffingmerupakan fungsi yang hampir sama dengan organizing atau pengeorganisasian, di mana pada intinya fungsi ini bertujuan untuk menempatkan sumber daya perusahaan di tempat yang paling tepat sesuai dengan bidang keahliannya.

Namun, pada fungsistaffingtidak hanya masalah tenaga kerja saja, melainkan seluruh sumber daya dalam perusahaan tersebut, termasuk peralatan, inventaris, maupun sumber daya lainnya.

Fungsistaffingini sangat penting dilakukan karena terkadang satu atau dua divisi lain di dalam perusahaan mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda sehingga fungsi manajemen pengelolaan perusahaan ini sangat perlu dilaksanakan. Fungsistaffingmencakup beberapa hal berikut ini:

• Perencanaan SDM yang sudah tersedia.
• Perekrutan tenaga kerja apabila terdapat kekosongan pada divisi tertentu.
• Proses seleksi calon tenaga kerja yang mendaftar.
• Pengenalan terkait perusahaan serta melakukan orientasi.
• Pelaksanaan kerja.
• Evaluasi kinerja yang telah dilakukan.
• Memberikan reward atau punishment sesuai dengan hasil evaluasi yang telah dilakukan.
• Memberikan pengembangan atau jenjang karier.

Pengarahan (Directing)

Pengarahan atau directing yaitu suatu tindakan yang berupaya agar semua anggota kelompok dapat berusaha meraih tujuan yang sesuai dengan rencana manajerial serta usaha. Fungsi ini bertujuan mengarahkan atau mengendalikan agar pekerjaan makin efektif dan efisien.

Aktivitas yang dilakukan pada fungsi pengarahan:

• Mengimplementasikan suatu proses kepemimpinan, penbimbingan, dan memberikan motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja dengan efektif serta efisien dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
• Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan.
• Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan.

Baca juga: Manajemen Perubahan: Pengertian, Fungsi, Fase dan Tahapannya Dalam Perusahaan

Mengontrol

Untuk memastikan semua fungsi manajemen di atas bekerja menuju keberhasilan perusahaan, manajer harus secara konsisten memantau kinerja karyawan, kualitas kerja, dan efisiensi serta keandalan proyek yang diselesaikan. Kontrol dalam manajemen adalah tentang memastikan tujuan akhir bisnis terpenuhi secara memadai, serta membuat perubahan yang diperlukan jika tidak.

Skill yang Dibutuhkan Manajer Profesional

Setiap hari, para manajer ditugaskan untuk memimpin dan menginspirasi orang-orang yang bekerja di bawah mereka. Ini termasuk perencanaan untuk kesuksesan tim, dan memenuhi apa yang diperlukan dalam menjalankan bisnis.

Berikut adalah lima skill utama dianggap sebagai cara manajer memimpin dan berinteraksi dengan anggota tim. Dari perencanaan hingga peninjauan, semakin spesifik manajemen, semakin efektif bisnis dalam mencapai tujuan.

Selalu Melakukan Persiapan

Persiapan merupakan salah satu fungsi manajemen yang dapat digunakan di semua tingkatan. Apakah Anda seorang manajer distrik yang baru diangkat yang memiliki sedikit staf, atau presiden perusahaan persiapan yang baik akan memberi Anda kepercayaan diri dan mendorong efisiensi.

Jika seorang manajer mempersiapkan hari mereka pada malam sebelumnya, mengatur jadwal mereka sebelumnya, dan mengizinkan staf untuk mengajukan pertanyaan sebelum tugas apa pun diselesaikan, ini akan membantu meringankan kepanikan dan stres yang timbul dalam situasi-situasi di saat-saat terakhir.

Karena menangani perubahan adalah salah satu fitur pengelolaan, tetap siap akan meningkatkan tingkat kepercayaan seluruh tim Anda.

Baca juga: Personal Branding: Pengertian, Pentingnya dan Cara Meningkatkannya

Perencanaan Tindakan Strategis

Perencanaan strategis adalah proses mengevaluasi tujuan perusahaan dan kemudian menetapkan arah kesuksesan. Tugas manajar ini mengevaluasi kegiatan dan tujuan yang ada. Manajer kemudian menjadwalkan aktivitas yang akan mengarah pada pencapaian tujuan tersebut.

Tantangannya adalah, mereka harus menjadi pemecah masalah yang mampu melihat gambaran besar sekaligus mengidentifikasi hal-hal spesifik yang memengaruhi kesuksesan secara keseluruhan.

Misalnya, jika tujuannya adalah untuk meningkatkan waktu yang dibutuhkan pelanggan agar pesanannya terpenuhi, maka strategi operasional dijalankan untuk meningkatkan pemenuhan produk.

Mengorganisir Sumber Daya untuk Mencapai Tujuan

Skill pengorganisasian adalah untuk menyatukan sumber daya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dalam fungsi perencanaan.

Sumber daya mencakup material, personel, dan dukungan finansial. Para pemimpin perlu mengidentifikasi kegiatan apa yang diperlukan, menugaskan kegiatan itu kepada personel tertentu, mendelegasikan tugas secara efektif.

Pemimpin perlu mengoordinasikan tugas agar sumber daya terus bergerak secara efisien menuju tujuan. Penting untuk memprioritaskan sumber daya mana yang penting pada waktu tertentu.

Misalnya, jika diperlukan lebih banyak persediaan tetapi perusahaan tidak memiliki sumber keuangan untuk memperoleh persediaan, maka prioritasnya adalah menangani kebutuhan keuangan tersebut.

Baca juga: Marketing Planning: Pengertian, Manfaat, Tahapan, dan Tipsnya

Menempatkan Bakat yang Tepat di Tempat yang Tepat

Ketika sebuah bisnis kekurangan tenaga, itu akan melumpuhkan kemampuan perusahaan untuk melayani pelanggan, dan itu juga membebani staf yang ada.

Manajer yang baik perlu mengidentifikasi posisi staf kunci, dan untuk memastikan bahwa bakat yang tepat memenuhi tugas pekerjaan tertentu.

Setelah struktur kepegawaian yang tepat dibentuk, para pemimpin membutuhkan pelatihan, pengembangan profesional, tingkat gaji dan pemantauan kinerja. Pemimpin yang efektif mampu mengembangkan bakat dan mengidentifikasi mereka yang siap dipromosikan.

Membimbing dan Mengarahkan Aktivitas

Mengarahkan aktivitas adalah fungsi utama. Memberi tahu staf apa yang perlu dilakukan, dan kapan menjadi tanggung jawab manajer. Namun, bos memberi tahu orang apa yang harus dilakukan, sementara pemimpin memotivasi orang untuk berkontribusi dengan cara yang berarti. Fungsi mengarahkan membutuhkan pemimpin untuk melakukan lebih dari sekedar memberi perintah, meskipun tugas harus diselesaikan untuk kesuksesan bisnis. Fungsi ini dimulai dengan mengawasi bawahan sekaligus memotivasi tim melalui kepemimpinan terpandu yang dikomunikasikan dengan cara yang jelas.

Mengontrol Sistem

Skill pengendalian sistem mengacu pada semua proses yang dibuat oleh pemimpin untuk memantau kesuksesan.

Pelatih olahraga memiliki pepatah, Pemenang selalu menjaga skor, yang berarti bahwa pemenang tahu di mana mereka berada dan tahu apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

Fungsi bisnis ini membutuhkan pemimpin untuk menetapkan standar kinerja, mengukur kinerja aktual dan membandingkan metrik untuk menentukan anomali.

Misalnya, seorang pemimpin penjualan berfokus pada lebih dari sekedar angka penjualan akhir; ia mempertimbangkan aktivitas unggulan seperti jumlah minimum pitch dan panggilan keluar.

Manajer meninjau data dan membuat penyesuaian dalam proses, kebijakan, pelatihan, atau SDM untuk mengatasi kegagalan berdasarkan data tersebut. Manajer yang baik tidak melihat kinerja yang buruk sebagai kegagalan, tetapi sebagai peluang untuk memecahkan masalah yang mendapatkan hasil yang diinginkan.

Baca juga: Sistem Pengendalian Manajemen: Pengertian, Fungsi, Unsur, dan Faktor yang Mempengaruhinya

Kepemimpinan

Salah satu kualitas yang mendorong manajer yang baik ke dalam struktur manajemen perusahaan adalah potensi dan pencapaian kepemimpinan mereka. Kepemimpinan adalah bakat yang dapat dikembangkan melalui latihan dan praktik.

Kepemimpinan adalah fungsi yang sulit didefinisikan ketika membahas ilmu manajemen umum. Namun, pemimpin yang baik selalu menonjol dari grup melalui keberhasilan tim mereka dan cara mereka menangani kegagalan.

Apa yang mendefinisikan pemimpin yang baik?

Psychology Today mendefinisikan pemimpin hebat sebagai memiliki kecerdasan sosial yang mempesona, semangat untuk berubah, dan di atas segalanya, visi yang memungkinkan mereka untuk mengarahkan pandangan mereka pada hal-hal yang benar-benar pantas diperhatikan.

Apa artinya itu dalam bisnis? Seorang pemimpin memiliki pengalaman dan keterampilan untuk menginspirasi timnya untuk bekerja sama, menyelesaikan perbedaan, dan mendorong untuk mencapai tujuan mereka bahkan ketika mereka mengalami kegagalan.

Ciri seorang pemimpin yang hebat adalah seseorang yang dapat bekerja dengan berbagai tipe kepribadian dan mendorong mereka semua untuk tumbuh secara profesional dan personal.

Baca juga: Pengertian Pemasaran Digital dan Bermacam Strateginya

Inspirasional

Inspirasi adalah bakat yang tidak bisa diajarkan dengan mudah. Pemimpin terhebat tahu bagaimana menginspirasi tim mereka.

Mereka adalah orang-orang yang berada di atas kerumunan di semua bidang industri, budaya, dan masyarakat untuk menantang dan menginspirasi orang lain untuk mencapai kesuksesan. Apa yang membuat seseorang terlahir sebagai pemimpin atau tidak? Banyak inspirasi datang dari sikap dan kemauan untuk melihat melampaui batas diri.

Yang benar-benar mengherankan adalah bahwa para pemimpin hebat dapat ditemukan di semua lapisan masyarakat. Kebanyakan orang dapat menyebutkan satu atau dua guru yang menginspirasi mereka untuk berprestasi di sekolah.

Guru-guru ini dikenang sampai dewasa karena mempengaruhi siswanya. Dalam industri, seorang manajer yang menginspirasi orang lain mungkin tidak menginginkan perhatian, tetapi tim mereka akan menjadi orang yang memenuhi tujuan secara konsisten.

Manajer yang penuh inspirasi berasal dari semua lapisan masyarakat dan memiliki setiap tipe kepribadian. Kesamaan yang mereka miliki adalah keinginan untuk berprestasi, dan kemampuan untuk mempengaruhi orang lain agar berprestasi bersama mereka.

Baca juga: Bagaimana Mengukur Efektivitas Tim? Berikut Adalah Tipsnya

Kesimpulan

Sementara beberapa dari fungsi dan skill manajemen di atas dapat diperluas secara logis dari pengalaman dan keterampilan yang dikembangkan di posisi tingkat awal, pelatihan dan pendidikan formal dapat memberikan keuntungan.

Misalnya, mendaftar kursus kepemimpinan dapat menawarkan kesempatan untuk mempelajari filosofi kepemimpinan dan praktik terbaik untuk membantu seseorang mempersiapkan diri untuk mengejar posisi manajer.

Hal yang penting dalam fungsi manajemen adalah pengorganisasian dan perencanaan, termasuk dalam hal keuangan bisnis.

Keuangan selalu menjadi poin pertama yang diperhatikan dalam bisnis, pengelolaan memerlukan perhatian khusus dan harus ditangani dengan benar. Jika Anda pemilik bisnis yang kesulitan dalam melakukan perencanaan dan pengelolaan keuangan dalam bisnis, Anda bisa menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang mudah digunakan kapan saja dan dimana saja Anda mau. Pantau setiap transaksi, laporan keuangan dan proses akuntansi bisnis secara menyeluruh dengan mudah dan murah dengan Accurate Online.

Coba Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: