Mengapa dalam menuliskan pesan bisnis perlu melakukan perencanaan pengorganisasian dan perevisian?

You're Reading a Free Preview
Pages 8 to 13 are not shown in this preview.

You're Reading a Free Preview
Pages 18 to 27 are not shown in this preview.

Loading Preview

Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.

Modul ke: KOMUNIKASI BISNIS Perencanaan, Pengorganisasian dan Perevisian pesan-pesan bisnis Fakultas Ekonomi Program Studi Manajemen www.mercubuana.ac.id Catur Widayati, SE.,MM

Bahan Kajian: 1. Perencanaan Pesan-pesan Bisnis 2. Pentingnya pengorganisasian yang baik 3. Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik 4. Revisi pesan-pesan bisnis 5. Mengevaluasi isi dan organisasi 6. Meninjau ulang gaya dan kemudahan dibaca 2

Perencanaan Pesan-pesan Bisnis Pemahaman Proses Komposisi meliputi 3 tahapan, yaitu : 1. Perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. 2. Pengorganisasian, yaitu dengan mengorganisasikan ideide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf 3. Revisi yaitu dilakukan pengecekan sekaligus perbaikanperbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin 3

4 Penentuan Tujuan yaitu memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama yaitu harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi. Analisis Audiens, merupakan informasi yang sangat berharga, yang akan mempengaruhi cakupan materi yang diberikan pada audiens dan cara mengatasi audiens. Analisis Audiens mencakup : 1. Pengembangan profil audiens 2. Pemenuhan kebutuhan informasi audiens 3. Pemenuhan kebutuhan motivasional audiens

5 Penentuan Ide Pokok merupakan rangkuman dari pesan-pesan yang disampaikan. Untuk menemukan ide pokok ada beberapa teknik yang dapat digunaka, diantaranya : 1. Story teller s tour, 2. Rendom list, 3. CFR worksheet, 4. Jounalistic approach, 5. Question and answer chain Dalam merencanakan pesan-pesan bisnis, perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan, komunikasi lisan, maupun komunikasi tertulis.

Pentingnya Pengorganisasian Pesan yang Baik Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens. Untuk mengorganisasi pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu : 1. Subjek dan tujuan haruslah jelas 2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan 3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis 4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup 6

Apa manfaat pengorganisasian yang baik? A1. 1 Membantu audiens memahami suatu pesan Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/tujuan pesan A1. 2 Membantu audiens menerima suatu pesan Pengorganisasian pesan yang baik di samping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. 7

A1. 3 Menghemat waktu Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah untuk menyampaikan informasi atau ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. A1. 4 Mempermudah pekerjaan komunikator Pengorganisasian pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Faktor ini merupakan yang sangat penting dalam dunia bisnis, agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efesien. 8

Hal-hal yang Menyebabkan Pesan Tidak Terorganisasi dengan Baik 1. Bertele-tele. Pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. 2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan. Adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam, pesan yang disampaikan kepada audiens. 3. Menyajikan ide secara tidak logis. Adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. 4. Informasi penting tidak tercakup. Pesan yang tidak relevan, pesan yang tidak penting dan pesan yang bersifat bombastis lebih dominan. 9

Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline B1.1 Mendefinisikan & mengelompokkan ideide Mulai dengan ide pokok Nyatakan poin pendukung yang penting Ilustrasi dengan bukti-bukti B1.2 Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Pendekatan langsung Pendekatan tidak langsung 10

Pilihan rencana organisasional: Direct request Penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap anda, audiens kemungkinan akan menjadi netral. Pesan-pesan bad news Mengumumkan penolakan suatu lamaran, menolak kredit, merampingkan karyawan, atau menurunkan pangkat, audiens anda umumnya akan kecewa. Pesan-pesan persuasif Audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan yang anda sampaikan, pesan persuatif dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. 11

Revisi pesan-pesan bisnis C1 Keterampilan Merevisi Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan bisnis selanjutnya melakukan koreksi, penyempurnaan (revisi) terhadap pesan bisnis. Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan ketik sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki.

C1.1 Pesan-pesan bisnis Tertulis Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya (sytle) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout) penulisannya. a. Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan Untuk mengevaluasikan efektivitas suatu pesan bisnis secara menyeluruh, keseluruhan dokumen perlu terlebih dahulu dibaca dengan cepat (skimming). Pada saat melakukan evaluasi, ada beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian, antara lain :Substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya.

b. Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik penulisan suatu pesan bisnis yang mencakup antara lain : Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik. Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan hutuf kapital) Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda tanda seru) Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat enghilangkan makna suatu pesan bisnis yang telah disampaikan.

c. Mengedit Format dan Layout Langkah terkahir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadapa tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, ditata rapih, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baikm audiens anda akan senang membacanya.

C1.2 Pesan-pesan Bisnis Lisan Penyampaian pesan bisnis dapat dilakukan secara lisan, tetap perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain substansi pesan yang ingin disampaikan, pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang digunakan. a. Substansi pesan Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens. Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum didalamnya? Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?

b. Pengorganisasian pesan Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting, yaitu : Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri) Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan) Penutup (misalnya : kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi) c. Gaya bahasa Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak menoton.

C2. Pemilihan kata yang tepat Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Oleh karena itu, agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini : 1. Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal 2. Pilihlah kata-kata yang singkat 3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda C3 Membuat kalimat yang efektif Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dn sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.

Daftar Pustaka 1. Purwanto, Djoko, 2011. Komunikasi Bisnis, Jakarta: Salemba Empat. bab 5, 6 & 7 19

Terima Kasih Catur Widayati, SE.,MM