Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali dinamakan dengan

ST Dhafi Quiz

Find Answers To Your Multiple Choice Questions (MCQ) Easily at st.dhafi.link. with Accurate Answer. >>

Ini adalah Daftar Pilihan Jawaban yang Tersedia :

1. Mengode
2. Mengindeks
3. Caption
4. Menyortir

Jawaban terbaik adalah A. Mengode.

Dilansir dari guru Pembuat kuis di seluruh dunia. Jawaban yang benar untuk Pertanyaan ❝ Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip disebut ...❞ Adalah A. Mengode.
Saya Menyarankan Anda untuk membaca pertanyaan dan jawaban berikutnya, Yaitu Buku yang digunakan untuk mencatat pendistribusian surat adalah …  dengan jawaban yang sangat akurat.

Apa itu st.dhafi.link??

st.dhafi.link Merupakan situs pendidikan pembelajaran online untuk memberikan bantuan dan wawasan kepada siswa yang sedang dalam tahap pembelajaran. mereka akan dapat dengan mudah menemukan jawaban atas pertanyaan di sekolah. Kami berusaha untuk menerbitkan kuis Ensiklopedia yang bermanfaat bagi siswa. Semua fasilitas di sini 100% Gratis untuk kamu. Semoga Situs Kami Bisa Bermanfaat Bagi kamu. Terima kasih telah berkunjung.

CD Dhafi Quiz

Find Answers To Your Multiple Choice Questions (MCQ) Easily at cd.dhafi.link. with Accurate Answer. >>

1. Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip disebut….

Ini adalah Daftar Pilihan Jawaban yang Tersedia :

1. Mengkode
2. Mengindeks
3. Memeriksa
4. Menyortir
5. Menempatkan

Apa itu cd.dhafi.link??

cd.dhafi.link Merupakan situs pendidikan pembelajaran online untuk memberikan bantuan dan wawasan kepada siswa yang sedang dalam tahap pembelajaran. mereka akan dapat dengan mudah menemukan jawaban atas pertanyaan di sekolah. Kami berusaha untuk menerbitkan kuis Ensiklopedia yang bermanfaat bagi siswa. Semua fasilitas di sini 100% Gratis untuk kamu. Semoga Situs Kami Bisa Bermanfaat Bagi kamu. Terima kasih telah berkunjung.

Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip dikenal dengan istilah?

1. .Caption
2. Menyortir
3. Mengkode
4. Mengindeks
5. Daftar klasifikasi

Berdasarkan pilihan diatas, jawaban yang paling benar adalah: A. .Caption.

Dari hasil voting 987 orang setuju jawaban A benar, dan 0 orang setuju jawaban A salah.

Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip dikenal dengan istilah .caption.

Pembahasan dan Penjelasan

Jawaban A. .Caption menurut saya ini yang paling benar, karena kalau dibandingkan dengan pilihan yang lain, ini jawaban yang paling pas tepat, dan akurat.

Jawaban B. Menyortir menurut saya ini 100% salah, karena sudah melenceng jauh dari apa yang ditanyakan.

Jawaban C. Mengkode menurut saya ini juga salah, karena dari buku yang saya baca ini tidak masuk dalam pembahasan.

Jawaban D. Mengindeks menurut saya ini salah, karena dari apa yang ditanyakan, sudah sangat jelas jawaban ini tidak saling berkaitan.

Jawaban E. Daftar klasifikasi menurut saya ini salah, karena setelah saya cari di google, jawaban tersebut lebih tepat digunkan untuk pertanyaan lain.

Kesimpulan

Dari penjelasan dan pembahasan diatas, bisa disimpulkan pilihan jawaban yang benar adalah A. .Caption

Jika masih punya pertanyaan lain, kalian bisa menanyakan melalui kolom komentar dibawah, terimakasih.

KEARSIPAN

A.   Pengertian Arsip

Secara etimologi, kata ‘arsip’ berasal dari:

1.    Bahasa Yunani, yaitu archium yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu

2.    Bahasa Inggris, yaitu archieve yang berarti kumpulan warkat, record yang artinya catatan; dan file yang artinya sekumpulan informasi/warkat

3.    Bahasa Belanda, yaitu archief yang berarti warkat

4.    Bahasa Jerman, yaitu archivalen yang berarti warkat

     Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur dan sistematis pada suatu tempat tertentu dan aman. Warkat adalah setiap catatan yang tertulis, tergambar, terekam dan lain – lain yang dibuat untuk membantu ingatan.

1.    Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan terencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan kembali.

2.    Menurut Lembaga Administrasi Perkantoran [LAN] Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen - dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi – fungsi kebijakan, keputusan – keputusan, prosedur – prosedur, pekerjaan – pekerjaan atau kegiatan – kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandug didalamnya.

3.    Menurut Ensiklopedi Administrasi

Arsip adalah segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan – kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

4.    Menurut Undang – Undang No.7 Tahun 1971

Arsip adalah naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga – lembaga negara dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

5.    Menurut Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo

Arsip adalah tempat menyimpan secara teratur bahan – bahan tertulis [Geschreven strukken], piagam – piagam [Vorkanden], surat – surat [Briven], akte – akte [akten], kepustakaan – kepustakaan [besdhiden], daftar – daftar [register], dokumen – dokumen [dokumentation], atau peta – peta [kearten].

B.   Syarat – Syarat Arsip

Arsip harus dapat memenuhi empat syarat, yaitu:

1.    Merupakan kumpulan warkat

2.    Mempunyai nilai guna

3.    Disimpan menurut sistem tertentu

4.    Apabila diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

C.   Fungsi Arsip

Menurut fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.

·      Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.

·      Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunaka secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan kegiatan administrasi negara sehari – hari. Arsip statis tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia [ANRI].

D.   Nilai guna arsip

1.    Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya memiliki  kegunaan sebagai bahan informasi atau pemberitahuan. Contoh: surat pengumuman.

2.    Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh: akta kelahiran, surat perjanjian dan kwitansi.

3.    Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari masa lampau. Contoh: teks proklamasi.

4.    Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan. Contoh: hasil karya tulis.

5.    Nilai guna fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan. Contoh: faktur dan bukti pembayaran pajak.

Nilai Guna Arsip Menurut Para Ahli

1.    Menurut Vernon B. Santen

Bahwa nilai guna arsip atau warkat tercakup dalam akronim ALFRED:

A = Administrative Value [nilai guna di bidang administrasi]. Contoh: Surat Dinas

L = Legal Value [nilai guna di bidang hukum]. Contoh: Akta Jual Beli Tanah

F = Fiscal Value [nilai guna di bidang keuangan]. Contoh: Cek dan Kuitansi

R = Research Value [nilai guna di bidang penelitian]. Contoh: Karya Tulis dan skripsi

E = Educational Value [nilai guna di bidang pendidikan]. Contoh: Ijazah dan Daftar Nilai

D = Documentary Value [nilai guna di bidang dokumentasi]. Contoh: Naskah Perjanjian

2.    Menurut Ensiklopedia Administrasi

Pada umumnya suatu warkat mempunyai empat kegunaan yaitu sebagai berikut:

·      Guna Informatoris, yakni memberikan suatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa

·      Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan

·      Guna Historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa lampau, agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah

·      Guna Ilmiah, yaitu sebagai catatan hasil – hasil pemikiran seorang sarjana atau penemuan – penemuan sesuatu eksperimen ilmiah.

3.    Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia

Nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi:

a.    Nilai guna primer, yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:

·      Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

·      Nilai guna hukum, yaitu nilai guna arsip yang berisikan bukti – bukti yang mempunyai kegunan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

·      Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang mempunyai nilai guna keuangan yang berisikan hal ihwal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

·      Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

b.    Nilai guna sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain atau untuk kepentingan umum. Arsip atau nilai guna sekunder meliputi:

·      Nilai guna kebutuhan, yaitu jika dalam arsip itu terkandung fakta dan keterangan yang digunakan untuk menjelaskan tentang lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan diatur fungsi dan kegiatannya.

·      Nilai guna informasional, yaitu jika dalam arsip isi dan informasi yang ada didalamnya mengandung berbagai kepentingan penelitian dan sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi pencipta arsip kegiatannya.

E.    Jenis – Jenis Arsip

1.    Arsip berdasarkan kepentingannya

a.    Vital Record [warkat sangat penting], yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau instansi, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara terus menerus [abadi] selama organisasi itu masih berdiri.

b.    Important Record [warkat penting], yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama [3 tahun keatas] untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib.

c.    Useful Record [warkat berguna], yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya [lama penyimpanan], biasanya di berbagai organisasi/instansi jenis warkat ini paling banyak jumlahnya.

d.     Non Essential Record [warkat tidak penting], yaitu warkat yang kegunaanya habis setelah selesai dibaca. Untuk warkat ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup dicatat dalam agenda harian.

2.    Arsip berdasarkan bentuk fisiknya

a.    Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh : Surat Dinas, Kuitansi, Faktur dan Foto

b.    Arsip yang berbentuk non-lembaran. Contoh : Lukisan, Flash Disk, Mikro Film, dsb.

3.    Arsip berdasarkan masalahnya

a.    Financial record, yaitu arsip yang berisi catatan – catatan yang berhubungan dengan masalah keuangan. Contoh : kuitansi, cek, kartu kredit, dan giro.

b.    Inventory record, yaitu arsip - arsip yang berhubungan dengan masalah barang – barang inventaris. Contoh : catatan jumlah barang, logo barang, merk dan harga barang.

c.    Personal record, yaitu arsip – arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh : surat lamaran kerja, absensi pegawai dan surat keputusan.

d.    Sales record, yaitu arsip – arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh : data penjualan, hasil pendapatan, dan daftar nama agen/distributor

e.    Production record yaitu arsip – arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis mesin yang digunakan dan kualitas barang.

4.    Arsip berdasarkan pemiliknya

a.    Lembaga pemerintahan

-  Arsip nasional di Indonesia [Arsip Nasional Republik Indonesia]

-  Arsip nasional di setiap ibukota Daerah Tingkat I [Arsip Nasional Daerah]

b.    Instansi pemerintah/swasta

-  Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya, sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopi.

-  Arsip sentral atau arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.

5.    Arsip berdasarkan sifatnya

a.    Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan.

b.    Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan.

c.    Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak.

d.    Arsip sangat penting [vital], yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat  selama – lamanya [bernilai sejarah/ilmiah]. Contoh: naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.

e.    Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran.

6.    Arsip berdasarkan fungsinya

a.    Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut:

-   Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor, arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.

-   Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah menurun, tetapi kadang – kadang masih diperlukan.

-   Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan, arsip ini hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan sementara.

b.    Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanan, peyelenggaran kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.

F.    Pengertian dan tujuan kearsipan

     Kearsipan adalah suatu proses kegiaan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat dengan sistem tertentu, sehingga ketika dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat dan mudah.

Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli

1.    Menurut kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

Kearsipan adalah kegiatan menaruh warkat – warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan warkat – warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

2.    Menurut Ensiklopedi Administrasi

Kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat – warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat – warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

3.    Menurut Drs. Ig. Wursanto [1989:12]

Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip – arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu ditemukan.

4.    Menurut R. Soebroto

Kearsipan adalah akrtivitas penerimaan, pecatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

5.    Menurut Kamus Administrasi

Kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkirannya.

6.    Menurut Drs. E. Martono

Kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga sewaktu – waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.

Tujuan dari penyelenggaraan kearsipan, antara lain adalah sebagai berikut:

1.    Agar arsip dapat terpelihara dengan baik

2.    Agar mudah untuk mendapatkan kembali arsip secara cepat dan tepat

3.    Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan

4.    Untuk menghemat tempat penyimpanan

5.    Untuk menjaga kerahasiaan arsip

6.    Untuk menjaga kelestarian arsip

7.    Untuk menyelamatkan arsip yang berisi pertanggung jawaban, perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan – kegiatan kemasyarakatan.

G.   Kegiatan Kearsipan

Menurut Drs. E. Karso, kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:

1.    Kegiatan Penciptaan

Merupakan suatu proses pembuatan dan peneriman arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun surat keluar [mail handling], baik menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu kendali. Untuk surat dimulai dari penerimaan surat, pemrosesan ke unit pengolah sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk disimpan. Untuk surat keluar dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat tersebut dikirim dan siap untuk disimpan.

2.    Kegiatan Penyimpanan [filing] dan Penemuan Kembali

a.    Kegiatan Penyimpanan [filing] adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisdep [deponeren/simpan], pemberian kode – kode penyimpanan arsip sampai penempatan arsip tersebut disimpan kedalam folder dan dimasukkan kedalam filing cabinet.

b.    Kegiatan Penemuan Kembali [finding] adalah kegiatan yang dimulai dari permintaan arsip oleh pihak lain, mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada daftar klasifikasi, hingga menemukan kembali arsip di tempat penyimpanannya sesuai dengan kode penyimpanan.

3.    Kegiatan Penyelamatan

Adalah suatu kegiatan menyimpan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak atau hal – hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip. Kegiatan penyelamatan terdiri dari beberapa hal sebagai berikut:

a.    Pengamanan, yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang – orang tidak berhak [terutama untuk arsip yang bersifat rahasia].

b.    Pemeliharaan, yaitu kegiatan menjaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip [preventif].

c.    Perawatan, yaitu kemampuan untuk memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat dipergunakan kembali, dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan pada arsip yang bertalian [represif].

4.    Kegiatan Penyusutan

Adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip – arsip yang telah hilang nilai guna arsipnya, sehingga arsip yang tersimpan benar – benar arsip yang memiliki nilai guna tinggi. Kegiatan penyusutan arsip ini melipputi:

a.    Penilaian atau pemindahan adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering atau sudah jarang atau bahkan tidak dipergunakan lagi, kemudian arsip tersebut dipindahkan penyimpanannya ke unit sentral.

b.    Pemusnahan adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya, dengan harapan bahwa arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang benar – benar masih dipergunakan. Adapun cara pemusnahan tersebut dapat dilakukan dengan cara dibakar, dimusnahkan dengan cairan kimia atau dengan menggunakan mesin penghancur dokumen [paper schreder].

c.    Penyerahan adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kebangsaan [arsip statis] ke Arsip Nasional Pusat / Arsip Nasional Daerah atau kepada pemerintah daerah tingkat I masing – masing provinsi.

H.   Kewajiban Kearsipan

1.    Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip statis dari Lembaga – Lembaga Negara dan Badan – Badan Pemerintah Pusat.

2.    Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip statis dari Lembaga – Lembaga dan Badan – Badan Pemerintah Daerah serta Badan – Badan Pemerintah Pusat di tingkat daerah.

3.    Arsip Nasional Pusat/Daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip dinamis.

4.    Lembaga – Lembaga Negara dan Badan Pemerintah Pusat wajib menyerahkan naskah – naskah arsip statis kepada Arsip Nasional Pusat.

5.    Arsip Nasional Pusat/Daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badan – badan swasta dan/atau perorangan.

I.      Jenis – jenis peralatan kearsipan

     Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini umumnya tahan lama karena dibuat dengan bahan – bahan yang kuat seperti logam, kayu, alumunium, besi, plastik dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan antara lain:

1.    Sebagai sarana penyimpanan arsip

2.    Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan

3.    Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

     Sebelum menyebutkan secara rinci berbagai macam peralatan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut:

1.    Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip yang dilakukan secara mendatar [horizontal], dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

2.    Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip yang dilakukan secara tegak lurus [vertikal] dimana arsip disusun berderet ke belakang.

3.    Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip yang dilakukan secara berdiri [lateral] dimana arsip disusun berderet menyamping.

Berikut ini macam – macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut:

1.    Filing Cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4-5 laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di bagian kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang itu digunakan untuk hanging folder. Filing cabinet cocok untuk sistem penyimpanan arsip vertikal untuk berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip – arsip tersebut dimasukan kedalam folder atau map gantung [hanging folder]. Sebaiknya arsip yang disimpan lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40 – 50 folder dan guide 20 – 40 lembar.

2.    Rotary [alat penyimpanan berputar], yaitu semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan arsip tidak banyak memakan tenaga. Rotary cocok digunakan pada sistem penyimpanan arsip lateral.

3.    Lemari arsip, yaitu lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini bisa terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, ataupun menggunakan kaca. Lemari ini cocok untuk penyimpanan arsip yang berdiri menyamping [lateral] atau juga dengan cara ditumpuk mendatar [horizontal].

4.    Rak arsip, yaitu lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral [menyamping]. Arsip yang disimpan terlebih dahulu dimasukkan kedalam ordner atau kotak arsip.

5.    Map arsip, yaitu lipatan yang terbuat dari kertas/karton tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat – surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1 – 50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, yaitu sebagai berikut:

-       Stopmap folio adalah map yang terdapat dun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.  Pada umumnya stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga digunakan untuk meyimpan arsip yang inaktif, dimana map yang berisi kumpulan arsip ini dibendel/diikat dengan menggunakan tali.

-       Map snelhecter adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada didalamnya digunakan penjepit.

-       Folder adalah map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan kedalam kotak arsip secara vertikal.

-       Hanging folder adalah folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya.

6.    Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai petunjuk/sekat pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:

a.    Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode – kode, tanda – tanda atau indeks [pengelompokan] arsip.

b.    Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip – arsip yang ada dibelakangnya.

Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut:

a.    Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan utama [main subject].

b.    Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder [sub subject].

c.    Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier [sub – sub subject] atau untuk yang lebih khusus lagi.

7.    Ordner, yaitu map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan didalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator

8.    Stapler, yaitu alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Jangan memasukkan isi stapler melebihi kemampuannya, agar daya lentur per tetap kuat. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

a.    Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimal 10 lembar kertas.

b.    Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10 – 20 lembar kertas.

c.    Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

9.    Perforator, yaitu alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dapat dibedakan menjadi 3, yaitu:

a.    Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perusahaan, papan nama, plastik, dan lain – lain.

b.    Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.

c.    Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan kedalam ordner.

Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut:

·      Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimal 10 lembar. Lembar yang paling atas disamakan dengan lembar bawah, lalu tepi kertas diratakan untuk menentukan titik tengah.

·      Kertas diletakkan pada papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.

·      Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

10.    Numerator, yaitu alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dapat dibedakan menjadi 2, yaitu:

a.    Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4 – 6 digit.

b.    Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari 6 digit.

Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut:

·      Beri tinta pada bantalan huruf.

·      Atur nomor awal.

·      Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11.    Kotak/box, yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif dan biasanya terbuat dari kerton tebal. Arsip yang akan disimpan kedalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder.

12.    Alat sortir, yaitu alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan kedalam folder masing – masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat, dsb. Alat sortir dapat terbuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton [kertas tebal].

13.    Label, adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah map/folder.

14.    Tickler file, yaitu alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berbentuk kecil, seperti lembar pinjam arsip atau kartu – kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

15.    Cardex [card index] cabinet, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci – laci yang ditarik keluar memanjang. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

16.    Rak/laci kartu, yaitu laci yang disusun secara teratur dalam rak untuk meyimpan kartu – kartu berukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci disesuaikan dengan kebutuhan.

17.    Alat penyimpanan khusus, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk yang khusus seperti flashdisk, CD, kaset, dsb. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi.

J.     Jenis – jenis perlengkapan kearsipan

     Perlengkapan kearsipan adalah bahan- bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama.

1.    Kartu Indeks

Adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu ini berukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah dan nomor. Kartu indeks mencatat tentang:

·      Judul/nama surat

·      Nomor surat

·      Hal surat

·      Tanggal surat

·      Kode surat

·      Kode kartu indeks

2.    Kartu Tunjuk Silang

Adalah suatu petunjuk yang terdapat dalam tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat [map] dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan.kartu ini berukuran 12 x 7,5 cm. Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut:

·      Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.

·      Disimpan dibagian paling belakang laci filing cabinet, dibelakang guide PS [petunjuk silang]. Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.

3.    Lembar Pinjam Arsip [Out Slip]

Adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut:

·      Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip

·      Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam

·      Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam

·      Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:

a.    Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.

b.    Lembar ke-2 untuk peminjam arsip, sebagai bukti peminjaman arsip

c.    Lembar ke-3 untuk petugas arsip [arsiparis] yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.

4.    Map Pengganti [Out Folder]

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat – surat, maka perlu dibuat satu map pengganti dan menempatkannya ditempat map yang dipinjam.

5.    Buku Arsip

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip. Contoh buku arsip:

K.   Asas pengelolaan kearsipan

     Asas pengelolaan surat/arsip adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan warkat secara baku pada suatu instansi. Berikut ini adalah asas pengelolaan arsip yang diterapkan dikantor:

1.    Asas sentralisasi

     Asas sentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk ataupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan. Jadi, dengan kata lain unit kearsipan adalah satuan kerja yang kegiatan pokoknya meliputi pengendalian dan pengurusan surat/arsip. Sedangkan unit kerja adalah satuan kerja tertentu yang ditangani suatu bidang dalam suatu organisasi.

2.    Asas desentralisasi

     Asas desentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing – masing unit kerja dalam suatu organisasi. Masing – masing unit kerja dalam organisasi melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan surat/arsipnya, dari penerimaan, pencatatan, sampai dengan pengiriman surat

3.    Asas desentralisasi terkendali [gabungan]

     Asas ini merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi, yaitu masing – masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri – sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan untuk meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.

L.    Sistem penyimpanan arsip

1.    Istilah – istilah dalam sistem penyimpanan

a.    Caption [kata tangkap] adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan.

b.    Mengindeks adalah kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali. Indeks diambil dari kata tangkap [caption] terpenting dari surat yang dimaksud sesuai dengan sistem penyimpanan.

c.    Kode adalah tanda – tanda tertentu sebagai pengenal arsip yang diperoleh dari indeks. Fungsinya untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip agar lebih cepat untuk ditulis pada tempat – tempat penyimpanan.

d.    Daftar klasifikasi adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi.

M. Macam – macam sistem penyimpanan arsip

1.    Sistem abjad

     Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi yang berdasarkan urutan abjad. Sistem ini juga disebut sistem langsung [direct filing system] karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

Adapun keuntungan dari pemakaian sistem abjad antara lain sebagai berikut.

1.    Dokumen yang berasal dari satu nama akan yang sama akan berkelompok menjadi satu.

2.    Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

3.    Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan.

4.    Mudah diterapkan.

Namun sistem abjad juga memiliki kerugian antara lain:

1.    Perencanaan dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya.

2.    Surat – surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya.

3.    Harus mempergunakan peraturan mengindeks.

4.    Banyak orang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti dalam menempatkan dan menemukan arsip

     Daftar klasifikasi abjad, yaitu pengelompokan berdasarkan nama orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda – tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Berikut contoh susunan klasifikasi abjad.

     A,B,C,.......................................................... Z

     Aa, Ab, Ac,................................................... Az

     Aba, Abb, Abc,............................................. Abz

     Aca, Acb, Acc,................................................. Acz

     Ba, Bb, Bc.................................................................. Bz

     Baa, Bbb, Bcc................................................................ Bzz

Peralatan yang digunakan untuk sistem abjad adalah filing cabinet, guide, hanging folder, dan alat sortir.

2.    Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Dalam mengelola arsip pribadi juga bisa menggunakan sistem subjek misalnya arsip tentang ijazah, akta kelahiran, listrik, rumah, dsb.

     Daftar kasifikasi subjek, yaitu pengelompokkan arsip berdasarkan masalah – masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda – tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Tujuan pembuatan klasifikasi subjek yaitu sebagai berikut:

-  agar istilah – istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam.

-  semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul ditempat yang sama.

-  Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan ditemukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.

Daftar klasifikasi subjek terbagi menjadi 2, yaitu:

-  Daftar klasifikasi subjek standar adalah daftar klasifikasi yang sudah merupakan standar umum di tingkat internasional. Daftar klasifikasi subjek standar yang banyak digunakan adalah DDC [Dewey Desimal Clasification].

            000         Umum

            100         Filsafat

            200         Agama

            300         Ilmu sosial

            400         Bahasa

            500         Ilmu murni

            600         Ilmu terapan

            700         Kesenian

            800         Kesusasteraan

            900         Sejarah dan ilmu bumi

DDC banyak digunakan untuk penyimpanan buku – buku di perpustakaan.

-  Daftar klasifikasi subjek buatan sendiri adalah cara yang terbaik dalam penyimpanan arsip karena kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap kantor tidaklah sama. Jenis – jenis peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip sistem subjek, yaitu: Filing cabinet, guide, hanging folder, kartu indeks, kartu tunjuk silang, rak sortir & cardex.

3.    Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan dan tanggal arsip dibuat. Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:

Tahun                                         [tanggal utama]          sebagai kode laci

       Bulan                                  [sub tanggal]               sebagai kode guide

            Tanggal                          [sub – sub tanggal]     sebagai kode hanging folder.

Berikut ini merupakan peralatan yang digunakan dalam sistem tanggal, yaitu: Filing cabinet, guide,  hanging folder, dan kartu indeks.

4.    Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama kota, nama negara, nama wilayah khusus, dsb. Daftar klasifikasi wilayah terbagi menjadi 3, diantaranya:

a.    Menurut nama negara

b.    Menurt nama pembagian wilayah administrasi negara

c.    Menurut wilayah administrasi khusus

Berikut ini merupakan peralatan yang digunakan dalam sistem tanggal, yaitu filing cabinet, guide, hanging folder, cardex, kartu indeks, dan rak sortir.

5.    Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor ini terdiri dari:

a.    Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor dewey.

b.    Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri [urut].

c.    Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit.

Jenis – jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam sistem nomor, yaitu filing cabinet, guide, hanging folder, kartu indeks, dan rak sortir.

N.  Pemilihan sistem penyimpanan yang sesuai

1.    Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini:

-  Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Contoh: unit kerja kepegawaian

-  Untuk menyimpan arsip tentang nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh: perpustakaan, bank

2.    Sistem subjek cocok digunakan, apabila:

-  Kantor/instansinya besar, baik dari sisi gedungnya maupun dari ruang lingkup

-  Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu kantor/instansi adalah sentralisasi [terpusat] dan campuran.

3.    Sistem tanggal cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari. Contoh: bagian keuangan.

4.    Sistem wilayah cocok digunakan, apabila:

-  Suatu perusahaan memiliki kantor cabang di berbagai daerah. Contoh: perusahaan transportasi dan bank.

-  Suatu perusahaan mempunyai bidang tugas yang berkaitan dengan luar negri. Contoh: perusahaan ekspor – impor

-  Suatu perusahaan mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas di seluruh daerah. Contoh: kantor pos, jasa titipan kilat, dsb.

5.    Sistem nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan surat – suratnya banyak menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri/tanda yang melekat pada suatu nama.

 sumber:

phymiszenter.blogspot.co.id/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sistem-kearsipan.html?m=1

Page 2

Video yang berhubungan