Kartu persediaan barang sangat penting dalam hal pencatatan persediaan baik atas barang yang akan dijual ataupun barang untuk penggunaan internal. Kartu persediaan barang akan membantu staff gudang dalam mencatat pergerakan persediaan sebagai pendukung sistem inventory yang akan membuat catatan persediaan menjadi lebih rapi dan terkendali.
Ada 2 jenis kartu persediaan barang yang dikenal dalam yaitu :
- Stock Card = Kartu persediaan kantor.
- Bin card = Kartu persediaan gudang.
Meskipun namanya berbeda, namun kedua jenis kartu persediaan tersebut tetap memiliki fungsi yang sama untuk mencatat pergerakan barang secara umum atau lebih detailnya : *
- Memberikan informasi persediaan barang meliputi jumlah dan berapa nilai dari per barang
- Mengontrol persediaan, penerimaan, dan pemakaian barang.
- Memberikan data persediaan barang, untuk kepentingan perhitungan dan analisis
- Data pendukung sistem inventory.
Karena fungsi kartu persediaan barang ini mencatat pergerakan barang, maka pencatatan yang digunakan adalah dengan metode perpetual. Sistem Perpetual atau metode pencatatan terus menerus (continue) setiap ada transaksi persediaan/ barang. Prosedur pencatatan persediaan sistem perpetual :
- Setiap penerimaan barang baik itu dari pembelian supplier, transfer dari bisnis entity lain atai return penjualan dicatat menambah QTY kartu persedian.
- Setiap transaksi return pembelian supplier, dicatat mengurangi QTY persediaan.
- Pergerakan Persediaan keluar dan dicatat dalam kartu persediaan barang yang sebagai mutasi keluar, biasanya dalam kartu persediaan hanya mencatat QTY saja tidak mencatat nilai.
Mengapa kita tetap memerlukan kartu persediaan meskipun telah menggunakan Sistem Inventory? Jawabannya adalah sebagai alat kontrol pembanding, untuk lebih menghasilkan laporan yang akurat.
Baca Juga : KENAPA LAPORAN PERSEDIAAN PENTING
www.turboly.com
Kartu persediaan barang atau dikelan Bin Card atau Stock Card, adalah ringkasan pergerakan persediaan dan sisa saldo. Laporan ini berisi informasi dari pergerakan yang mencakup saldo awal, penerimaan stok, penerbitan stok, dan kuantitas akhir. Sangat penting bagi gudang untuk mengetahui sisa stok hanya dengan melihat laporan ini.
Pengelola stok atau bagian gudang harus menulis ke dalam kartu persediaan barang setiap kali barang masuk atau keluar dari gudang. Catatan ini hanya berisi jumlah gerakan masuk dan keluar dan keseimbangan pada titik tertentu.
Mengenal Lebih Jauh Kartu Persediaan Barang
Kartu persediaan stok adalah laporan dari semua kuitansi dan pengeluaran stok dari departemen gudang. Tanggung jawab penjaga inventori dan gudang untuk mencatat setiap stok yang masuk dan keluar dari gudang.
Jumlah stok fisik dan jumlah stok yang dilaporkan menurut pada laporan harus sama; jika tidak, departemen audit internal akan memiliki hak untuk menyelidiki masalah tersebut dengan manajemen.
Kartu persediaan barang hanya berisi kolom kuantitas untuk keduanya dan kuitansi dan pada penutupan setiap transaksi, level stok dihitung untuk memastikan bahwa pada setiap titik waktu, dapat direkonsiliasi dengan penghitungan fisik.
Manajemen Inventori bukanlah tugas yang mudah. Itulah sebabnya, sangat penting untuk mengontrol aliran stok dengan menggunakan beberapa alat yang efektif. Salah satu alat terbaik untuk melakukan kontrol ketat atas inventaris adalah kartu persediaan barang ini.
Tidak hanya membantu dalam mengendalikan persediaan dengan sangat baik, laporan ini juga membantu dalam menjaga modal kerja yang efektif. Dengan mengetahui pola pergerakan barang, maka suatu entitas dapat dengan mudah menentukan berapa besar modal yang harus diinvestasikan dalam pembelian persediaan dan untuk berapa kuantitasnya.
Hasilnya, kebijakan modal kerja yang lebih baik dapat dikembangkan yang akan meningkatkan likuiditas perusahaan.
Download eBook Panduan dan Template Pembukuan Sederhana dengan Excel untuk Bisnis Kecil
Contoh Kartu Persediaan Barang
Keterangan:
- Company name: nama perusahaan
- Material Nam, Material code: nama barang dan kode barang
- Location: lokasi gudang atau toko
- Maximum level stok: Stok maksimum yang harus ada di gudang atau toko
- Minimum level stok: Stok minimum yang harus ada di gudang atau toko
- Reorder level: Nilai dimana seharusnya melakukun pemesanan barang
Baca juga: ERP adalah: Pengertian, Manfaat, Fitur, dan Pentingnya Bagi Bisnis Anda
Fungsi Kartu Persediaan Barang
Karena kartu persediaan barang dibuat untuk setiap item persediaan, penanggung jawab stok sangat mengetahui posisi stok. Pada setiap kartu stok, dia dapat menulis stok minimum dan level stok maksimum sehingga jika, setiap item dari persediaan menyentuh level minimum, dia dapat membuat daftar permintaan pembelian untuk persediaan baru dari stok tersebut.
Kartu ini adalah teknik pengendalian inventori yang penting dan digunakan dalam berbagai format. Tidak ada format khusus untuk kartu persediaan bareang karena organisasi dapat merancang kartu stok mereka sendiri sesuai dengan kebutuhan dan analisis pelaporan mereka.
Kartu ini juga dapat membantu para pekerja gudang jika nanti terjadi audit dadakan dari auditor internal pada ketersediaan inventori denganan membandingkan jumlah sebenarnya dengan kartu bin.
Baca juga: Pengertian Digital Marketing dan Cara Memaksimalkannya dalam Bisnis
Kelebihan Menggunaakan Kartu Persediaan Barang
Dapat mewaspadai tingkat persediaan
Ini akan membantu penanggung jawab inventori untuk melacak setiap persediaan atau tingkat material dan mengusulkan pembelian apa pun jika perlu. Pastikan tertera level minimum dari setiap materi di kartu yang akan membantu staf untuk waspada terhadap pengawasan mereka.
Pengendalian Internal di gudang
Ini akan membantu staf untuk mengidentifikasi bahan dan barang yang benar lebih cepat. Tentu ini akan bermanfaat jika semua item yang ada sangat mirip. Risiko mengeluarkan barang yang salah juga berkurang.
Kurangi kemungkinan kehilangan faktur
Setiap ada faktur atau tanda terima, staf harus segera memperbarui dalam laporan ini yang disimpan di sebelah item. Ini akan membantu mengurangi risiko kesalahan atau lupa.
Membantu selama penghitungan inventori dan stok opname
Selama penghitungan tahunan, ini akan membantu auditor dan penanggung jawab untuk mengidentifikasi materi dari daftar ke stok sebenarnya dan sebaliknya. Selain itu, ini juga membantu auditor untuk menginventarisir kuantitas selama penghitungan yang dilakukan.
Baca juga: Mengetahui Pentingnya Bargaining Power pada Sebuah Bisnis
Kekurangan Menggunakan Kartu Persediaan Barang
Membutuhkan lebih banyak waktu
Petugas gudang perlu meluangkan waktu untuk memperbarui kartu ini. Selain itu, staf dapat memeriksa level stok dengan memeriksa laporan stok dari pembukuan daripada kartu ini.
Terjadinya duplikasi pekerjaan
Selama penerimaan dan masalah inventori, Anda haru memastikan seluruh laporan stok yang ada di kartu dan laporan keuangan (Excel atau sistem kontrol lainnya) secara seimbang. Hal ini memang berisiko untuk terjadinya duplikasi perkerjaan, namun dengan kombinasi kedua laporan ini selama penghitungan data yang Anda dapat lebih bisa diandalkan.
Membutuhkan ruang gudang
Walaupun hanya berbentuk kartu, namun jika barang yang Anda simpan dalam jumlah banyak, maka otomatis kartu persediaan barang Anda juga akan banyak dan kemungkinan memerlukan ruang untuk penyimpanan yang dapat digunakan untuk menyimpan barang lain.
Ingatlah, semakin banyak detail yang Anda butuhkan, semakin banyak ruang yang akan terpakai.
Baca juga: KPI: Pengertian, Cara Memaksimalkan dan Contoh KPI Dalam Usaha Kecil
Kesimpulan
Itulah pembahan lengkap mengenai kartu persediaan barang, contoh, fungsi kelebihan dan kekurangannya. Jika Anda memiliki banyak item produk yang dijual dan hampir serupa, ada baiknya Anda menggunakan kartu ini untuk memastikan ketersediaan stok yang optimal pada bisnis Anda.
Kesulitan membuat dan mencatat kartu ini secara optimal, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur manajemen stok terlengkap seperti Accurate Online.
Accuarate Online adalah software akuntansi buatan Indonesia dengan fitur terlengkap dan telah digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis.
Dengan menggunakan Accurate Online, Anda tidak hanya mendapatkan solusi pembukuan menyeluruh namun juga dapat melakukan manajemen inventori dengan mudah seperti multi gudang, penyesuaian stok, stok opname sampai fitur tukar faktur.
Jadi tunggu apa lagi? Anda bisa mencoba semua fitur manajemen inventori dan pembukuan dengan secara optimal dan efisien selama 30 hari secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini: