Jelaskan kelebihan dan kelemahan departementalisasi

Diposkan oleh Abi Asmana di 9:18 AM

Pengertian Departementalisasi. Istilah Departementalisasi atau departementasi, secara umum dapat diartikan sebagai suatu proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan. Departementalisasi merupakan cara di mana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan.

Efisiensi aliran pekerjaan tergantung pada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Pembagian kerja dan kombinasi tugas seharusnya mengarah ke tercapainya struktur-struktur departemen dan satuan-satuan kerja.

Baca juga : Rentang Manajemen (Rentang Kendali)

Departementalisasi terbentuk di antaranya atas dasar :

Fungsi, yang meliputi pemasaran, akuntansi, produksi, keuangan, dan lain sebagainya.
Produk dan jasa, berupa divisi mesin cuci, televisi, radio, dan lain sebagainya.
Wilayah, misalnya divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa tengah, Jawa Timur, dan lain sebagainya.
Langganan, dapat berupa penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, dan lain sebagainya.
Proses atau peralatan, meliputi departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pengemasan, bagian finishing, dan lain sebagainya.
Waktu, misalkan kelompok kerja bisa dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.
Pelayan, mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi dalam pelayanan pesawat terbang, dan lain sebagainya.
Alpha numerical, digunakan pada pelayanan telepon, misalkan nomor tertentu ditempatkan pada satu departemen dan nomor yang lain ditempatkan pada departemen yang lain pula.
Proyek dan matriks, digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan, atau orientasi energi.

Hampir semua organisasi menggunakan lebih dari satu pendekatan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatannya. Bahkan dalam organisasi yang besar mungkin dijumpai banyak pendekatan yang digunakan bersama sebagai dasar departementalisasi.

1. Departementalisasi Fungsional.

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi.

Kelebihan struktur fungsional adalah :

Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama organisasi.
Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.
Memusatkan keahlian organisasi.
Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi organisasi.

Pendekatan fungsional cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, membutuhkan lebih sedikit keterampilan-keterampilan dasar pribadi, dan meminimalkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.

Kelemahan struktur fungsional adalah :

Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi yang lain.
Menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan.
Memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan.
Hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya.
Menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

Baca juga : Pengertian Manajemen Dan Aplikasi Istilah Manajemen

2. Departementalisasi Divisional.

Suatu perusahaan besar dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar :

Produk. Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan. Departementalisasi produk adalah pola logis yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.
Wilayah. Departementalisasi wilayah atau daerah atau regional atau geografis adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat di mana operasi berlokasi atau di mana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. Faktor-faktor lokasi yang menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar, dan tenaga kerja.
Langganan. Departementalisasi langganan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu. Pembentukan divisi atas dasar langganan digunakan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatan penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas langganan tertentu.
Proses atau peralatan. Departementalisasi proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Hal ini sering dijumpai dalam departemen produksi. Tipe departementalisasi ini mempunyai kegunaan bila mesin-mesin atau peralatan-peralatan yang digunakan memerlukan ketrampilan-ketrampilan pengoperasian khusus atau akan lebih ekonomis bila kapasitas digunakan sepenuhnya. Departementalisasi proses atau peralatan ditentukan atas dasar pertimbangan ekonomis.

Kelebihan struktur divisional adalah :

Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.
Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggungjawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi.
Membebaskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategik lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugasnya.
Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.
Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.

Kelemahan struktur divisional adalah :

Menyebabkan berkembangnya persaingan disfungsional potensial antara sumber daya-sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas.
Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi.
Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan.
Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi.
Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

Baca juga : Pengertian Proses Produksi, Tujuan, Karakteristik, Jenis, Dan Tahapan Proses Produksi

Demikian penjelasan berkaitan dengan departementalisasi dalam manajemen. Tulisan tersebut bersumber dari buku Manajemen, karangan T. Hani Handoko.

Semoga bermanfaat.

Kelebihan dan kekurangan Struktur Divisional adalah sebagai berikut:KelebihanKekuranganRespons dan fleksebiltas cepatdilingkungan yang tidak stabilMemperbesar perhatian padakebutuhan pelangganKoordinasi yang sangat baik diantara departemen fungsionalPenugasan tanggung jawab yangmudah untuk tiap permasalahanprodukPenekanan pada produksi dantugas divisi keseluruhanPengembangan keahlianmanajemen umumPengadaan sumber daya di antara divisiKedalaman teknis dan spesialis yangkurang mendalam pada divisiKoordinasi yang kurang baik antardivisiPengawasan manajemen tingkat atasyang berkurangBersaing untuk sumber dayaperusahaan5.3Pendekatan MatriksPendekatan Matriks(matrix approach) mengombinasikan kedua aspek fungsional dandivisional secara simultan di bagian yang sama dalam organisasi.Struktur matriks ini berkembang sebagai cara untuk meningkatkan koordinasi horizontaldan pembagian informasi. Salah satu fitur unik dari matrik ini adalah kepemilikan liniwewenang ganda.Wewenang heirarki fungsional berjalan secara vertikal dan wewenang heirarki berjalansecara horizontal. Seperti hasil dari struktur ganda ini, sejumlah karyawansesungguhnya melaporkan pada dua supervisor secara simultan.Keberhasilan struktur matriks bergantung pada kemampuan tiap orang di perankanmatriks kunci.Karyawan dua-atasan(two-boss employees), mereka karyawan yangbertanggung jawab pada dua orang supervisor secara silmutan,atasan matriks(matrix boss) adalah atasan produk atau fungsional yang bertanggung jawab atas salahsatu sisi matriks, danpemimpin teratas(top leader) yang mengawasi rantai komandoproduk dan fungsional yang bertanggung jawab menjaga keseimbangan kekuatanantara dua sisi matriks.Berikut ini ialah gambaran dari Struktur Matriks:Page7of10KaryawanDua-AtasanPresiden DirekturWakil PresidenDirektur KeunganWakil PresidenDirektur ProduksiWakil PresidenDirektur AkuntingManajer Produk AManajer Produk BRantai Komando Vertikal untukFungsionalRantaiKomandoHorizontaluntukProdukDivisi