Fasilitas pada ms word yang berfungsi untuk membuat surat gabung adalah

Menggabungkan surat adalah fasilitas/fitur yang terdapat pada Microsoft Word yang berfungsi untuk menggabungkan database excel dengan dokumen word untuk membuat surat/dokumen massal sesuai database yang telah diinput.

Surat artinya huruf, dan Menggabungkan artinya menggabungkan, jadi arti dari Mail Merge adalah menggabungkan 2 dokumen : excel ke word untuk pembuatan banyak/massal dokumen.

Begini saja guys, kita ambil studi kasus dokumen ijazah kan, desainnya bisa dibuat dengan software word. Nah, ada banyak orang yang akan mendapatkan sertifikat. Ratusan atau mungkin ribuan.

Misalnya, jika kita memasukkan nama kita, NISN, dll, satu per satu di setiap halaman, itu akan memakan waktu lama, dan akan rumit. Dengan fitur Merge, kita hanya perlu membuat satu desain di MS Word.

Kami membuat datanya menggunakan excel, agar lebih mudah dan rapi. Basis data berarti kelompok-kelompok berupa Nama, tanggal lahir, NISN, dan sebagainya.

Sekarang kita akan memasukkan file excel tersebut ke dalam dokumen word berupa format sertifikat yang sudah kita buat tadi, kita akan input data jika nama group ada disini, NISN ada, dll. Setelah itu kita Merge, itu otomatis akan mendapatkan hasil berupa halaman sertifikat yang berbeda berdasarkan namanya.

Itu kurang lebih cuy, apakah Anda punya ide sekarang?

Fungsi Gabungan Surat

Fungsi dari fasilitas mail merge pada microsoft word adalah untuk membuat dokumen/surat massal (ditujukan untuk banyak orang) dengan database yang berasal dari excel.

1. Membuat sertifikat.
2. Pembuatan undangan.
3. Pembuatan sertifikat.
4. Buat Kartu ID.
5. Hasilkan beberapa huruf secara otomatis.

Cara membuat Gabungan Surat

Langkah-langkah membuat Gabungan Surat di Word adalah:

• Membuat desain surat/dokumen di Microsoft Word, misalnya sertifikat.

Pada contoh di atas, kita akan membuat sertifikat. Nah, area kosong yang ditandai dengan warna merah nantinya akan diisi dengan data dari excel berupa Name, dan Value.

Anda bebas berkreasi dengan memberi bingkai, atau menambahkan desain wordArt sesuai selera Anda sendiri. Untuk tahap pembelajaran bisa dikosongkan, cukup satu kalimat, dan diberi ruang kosong untuk diisi datanya.

Baiklah langsung saja kita gunakan format yang sudah kita buat dibawah ini :

Setelah anda download, karena form .rar harus di extract terlebih dahulu dengan cara klik kanan. Kemudian Anda membuka file word.

• Siapkan file excel berupa database misalnya Namadan tanda.

Simpan dan ingat dimana kita menyimpan data di komputer. Jika Anda menggunakan yang Anda unduh sebelumnya, ingat di mana Anda menyimpannya.

• Masuk menu surat-menyurat – klik ikon Mulai Gabungan Surat.

• Pilih Panduan Gabungan Surat Langkah-demi-Langkah.

• langkah pertamamemeriksa Suratlalu klik Dokumen Awal Berikutnyauntuk melanjutkan dokumen yang akan dimasukkan.

• langkah ke-2: centang Gunakan Dokumen Saat Inilalu klik Berikutnya Pilih penerimauntuk memasukkan data.

• langkah ke-3klik Jelajahiuntuk mencari dan memasukkan data.

• Seperti biasa, pilih folder tempat menyimpan data, klik kiri untuk memilih file excel yang akan diinput, lalu klik Membuka.

• Lalu klik oke di jendela Tabel yang muncul.

• Maka akan muncul data yang kita input, jika sudah dicentang semua langsung tekan oke.

• Masih di langkah 3, Klik Berikutnya: Tulis Surat Anda.

Setelah kita memasukkan database ke dalam word, maka perintah Browse akan berubah menjadi file excel yang telah kita masukkan tadi, yaitu di [Sheet1$] dalam “database bla bla.”

Jangan lupa klik Berikutnya.

• Sekarang, arahkan kursor ke area kosong berupa grup Nama, lalu klik menu surat-menyurat – Sisipkan Bidang Gabung – Nama.

Tanda adalah simbol <nama grup basis data>>.

• Ulangi langkah di atas untuk data grup tanda.
• Langkah 4, klik Berikutnya: Pratinjau Nanti.

Pada Langkah 4 yang disebut Write Your Letter, adalah bagian dimana kita harus menambahkan/menentukan dimana kelompok data akan ditempatkan pada kata, misalnya Name dan Value.

Kemudian akan muncul preview/review isi data yang kita input ke dalam dokumen word. Beberapa mungkin tidak berhasil karena mereka belum menentukan, dan menyisipkan di mana data ditempatkan.

Saat di Pratinjau, itu akan menampilkan konten grup data seperti > berubah menjadi Ahmad Ada.

• Langkah 5 klik Selanjutnya Selesaikan Penggabungan.

Di Langkah 5: Complate the Merge, kita sudah berhasil menggabungkan data menjadi word, dengan 1 halaman. Untuk meninjau penerima / Nama 1 sd 2 dst. Di atas:

<< Recipient 1>> klik panah. (Ya, tapi karena kita sudah Next, kita harus kembali ke tahap sebelumnya dengan mengklik tanda panah ke kiri (belakang), di Sebelumnya. Hehe.

Intinya, coba saja, dan saya sudah dijelaskan, sebenarnya, menggunakan bahasa Inggris. Pada bagian 5, kita dapat meninjau data lain menggunakan panah, dan mengeditnya jika ada kesalahan penulisan.

Kita klik Next, jika kita yakin dokumen sudah benar.

• Langkah 6: pilih Surat Individu.

Perintah Surat Individu, pada Langkah 6 akan membuka dan membuat dokumen baru dari gabungan, yang telah diubah menjadi beberapa halaman berdasarkan grup data (Dalam hal ini berarti Nama).

Horai telah menjadi cuy. Bagaimana kabarmu? Mudah? Sebenarnya tidak sulit, kita hanya tidak tahu/mengerti cara kerjanya. Kalau sudah tahu, dalam hati bilang “Oh… begini saja. Gampang banget!”

Tips Membuat Surat Mail Merge

Mail Merge adalah salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat masal seperti surat undangan. Mail Merge dapat membuat surat, mencantumkan nama tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama, berisi surat yang akan kita kirim. File kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.

Data source dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.

Cara Membuat Mail Merge

Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail Merge, yaitu:

1. Membuat atau menyiapkan dokumen utama [Main Document];
2. Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data [Data Source];
3. Menggabungkan Main Document dengan Data Source
4. Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document
5. Menampilkan data pada Main Document

A.  Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama [Main Document] Surat Mail Merge                                   

1. Buka dokumen word dengan kik tombol New
2. Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge
3. Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan.
4. Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan langkah-langkah berikut.

• Klik  Maillings
• Klik tombol Start Mail Merge
• Klik tombol Letter 

B.  Membuat atau Menyiapkan Sumber Data [Data Source] Surat Mail Merge                        

Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut :

1. Buka dokumen word dengan kik tombol New
2. Buat tabel dengan cara

• Klik  Insert
• Klik tombol Tabel
• Klik tombol Insert Table Pada  kotak dialog Insert Table
• Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns sesuai keinginan
• Tentukan jumlah baris di kotak Number of  Rows sesuai keinginan.
• Masukkan data ke dalam tabel

1. Simpan dokumen tabel tersebut dengan klik Save As dengan nama file sesuai keinginan

C.  Menggabungkan Main Document  Surat Mail Merge dengan Data Source

1. Buka dokumen  surat mail merge [Surat Undangan], dengan cara

• Klik tab View
• Klik tombol Switch Windows
• Klik Surat Undangan  pada daftar yang ditampilkan.
• Klik tab Maillings
• Klik tombol Select Recipients
• Klik tombol Use Existing List

1. Gabungkan main document surat mail merge [Surat Undangan] dengan data source dengan langkah-langkah berikut

1. Tentukan folder tempat penyimpanan file Data Source
2. Klik nama file yang akan dijadikan data source surat mail merge pada daftar yang ditampilkan
3. Klik tombol Open.

D. Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat

1. Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.
2. Klik tab Mailings
3. Klik tombol Insert Merge Field
4. Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.

E.  Menampilkan Data pada Main Document Surat

1. Klik tab Mailings
2. Klik tombol Preview Results
3. Maka dokumen surat mail merge akan ditampilkan

F. Mencetak Dokumen Mail Merge

1. Klik Tab Mailings
2. Klik Finish & Merge
3. Pilih Print Documents
4. Kemudian pada kotak dialog pilih All [utk print semua halaman], current record [pilihan Anda], from [pilihan halaman]

 source: //katriniauta201231072.student.esaunggul.ac.id/2012/10/23/bagaimana-cara-membuat-mail-merge-di-ms-word-2007/

Fungsi mail merge pada ms word sangat membantu pengguna komputer untuk membuat surat edaran dengan jumlah yang banyak tanpa harus mengetik satu per satu surat. Akan tetapi dengan fungsi ini kita hanya perlu membuat satu template untuk semua surat dan membuat data base yang akan di hubungkan dengan template surat.

Melanjutkan postingan sebelumnya tentang fungsi dari mail merge pada ms word, pada postingan kali ini saya akan berbagi tentang cara membuat surat masal dengan menggunakan fungsi mail merge pada microsoft office word. Untuk membuat surat masal pada microsoft office word, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buat template surat yang akan dibuat surat masal
2. Klik menu mailings pada menu bar, selanjutnya pilih select recipient pada group start mail merge.
3. Pada popup menu, pilih Type New List.
4. Selanjutnya akan muncul jendela new address list, klik customize columns untuk menyesuaikan dengan kolom yang anda buat. 
5. Hapus data yang ada pada field name, dan sisakan data sesuai dengan kebutuhan anda, kemudian ganti nama field sesuai dengan data pada surat anda. Jika anda menghapus field name, usahakan dari bawah ke atas untuk memudahkan menghapus data field.
6. Selanjutnya klik OK dan pilih OK lagi pada jendela new address list. kemudian anda akan dibawa pada folder dimana database anda akan disimpan. Kemudian beri nama data base anda dan simpan.
7. langkah selanjutnya, buka folder dimana database anda tersimpan. Database yang tersimpan biasanya mempunyai format access.
8. Isi database anda sesuai yang anda inginkan dan simpan.
9. Selanjutnya buka lembar kerja ms word anda, dan klik preview result untuk melihat hasilnya.
10. Selamat mencoba dan semoga berhasil.
11. Klik anak panah kekanan atau kekiri pada preview result untuk melihat surat masal dengan nama yang lain.

1. Prosedur untuk membuat dokumen induk adalah ….. a. Start – word – new document b. Start – program – word c. Start – tools – mail merge

d. Tools – mail merge – main document

b. Surat undangan

e. Semua benar

c. Filter entity

e. Insert – mail merge

c. Main document

a. Membuka sumber data yang berisi data berubah

c. Merge the data with the document

e. Membuat file inti baru

a. Insert database

b. format column width

b. Format – column - autoFit selection

b. Format-options-tab view- gridlines

b. 1 dan 3 e. 1,2,3 dan 4

b. Format-insert-Background-Look in-file name

c. menyembunyikan lembar kerja

a. format c. insert e. data

b. file – Save As-tools - securyti options

e. insert- picture -clip art

a. ascending

e. database

Page 2

Hi...aku ndina,,,biasa jg dipanggil andin,,, skrg kls XII di sebuah SMA yg cukup terkenal di kotaQ,,, welcome to my world,,, SEMANGAT!!!! ^^

Video yang berhubungan