Dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat PEMBELIAN barang

Dalam sebuah perusahaan tentu saja banyak aktifitas yang dilakukan. Tak hanya terkait produksi dan penjualan, perusahaan juga melakukan kegiatan pembelian. Kegiatan pembelian dalam perusahaan juga tidak terlepas dari sistem akuntansi yang mengatur segala pembelian dari perusahaan. Untuk memberikan pemahaman lebih lanjut. Berikut ini akan dijelaskan terlebih dahulu mengenai pengertian sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan.

Pengertian Sistem Pembelian

Sistem pembelian atau biasa disebut dengan sistem akuntansi pembelian merupakan sistem yang selalu digunakan oleh perusahaan dalam pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. Transaksi pembelian dibedakan menjadi dua jenis yaitu pembelian lokal dan impor. Dimaksud dengan pembelian lokal adalah pembelian yang dilakukan dari pemasok dalam negeri. Sedangkan pembelian impor adalah pembelian yang dilakukan melalui pemasok luar negeri. Sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi:

1. Sistem pembelian dengan pengadaan langsung.
2. Sistem akuntansi pembelian dengan penujukkan langsung.
3. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.

Fungsi

Terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian. Berikut fungsi-fungsi sistem pembelian:

1. Fungsi gudang, yaitu mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian, meminta penawaran harga dari pemasok, menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok, dan membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi penerimaan, memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok, menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan, dan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
4. Fungsi akuntansi, wajib mencatat kewajiban yang muncul dari transaksi pembelian.

Prosedur Sistem Pembelian

Terdapat jaringan yang membentuk sistem akuntansi pemberilan. Berikut jaringan prosedurnya:

1. Prosedur permintaan pembelian, pada prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formular surat permintaan permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai macam syarat pembelian yang bertujuan untuk menjadi pamasok perusahaan.
3. Prosedur order pembelian, fungsi pembelian di sini mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
4. Prosedur penerimaan barang, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan segala jenis, kuantitas, dan mutu barang yang telah diterima dari pemasok yang kemudian diikuti dengan membuat laporan penerimaan barang.
5. Prosedur pencatatan utang, dalam fungsi ini akuntansi memeriksa segala dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian.
6. Prosedur distribusi pembelian, prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi pembelian sebagai kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Informasi yang diperlukan manajemen

Terdapat beberapa informasi yang diperlukan dalam manajemen sistem akuntansi pembelian, antara lain:

1. Jenis persediaan yang sudah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point).
2. Order pembelian yang telak dikirim kepada pemasok.
3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.

Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pembelian

Beberapa dokumen yang harus digunakan dalam sistem akuntansi pembelian meliputi:

1. Surat permintaan pembelian, dokumen ini biasanya berupa formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang.
2. Surat permintaan penawaran harga, dokumen ini berfungsi untuk meminta penawaran harga bagi pengadaan barangnya.
3. Surat order pembelian, dokumen yang digunakan untuk memesan barang pada pemasok.
4. Laporan penerimaan barang, dokumen yang dibuat sebagai fungsi penerimaan bahwa menunjukkan barang yang diterima sesuai.
5. Surat perubahan order, dokumen yang dibuat jika tiba-tiba terdapat order yang berubah seperti kuantitas, spesifikasi, dan lain sebagainya.
6. Bukti kas keluar, sebagai catatan transaksi pembelian.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

1. Register buku kas keluar
2. Jurnal pembelian
3. Kartu utang
4. Kartu persediaan

Software Sistem Pembelian

Tentu saja dalam mengelola sistem pembelian yang begitu kompleks perusahaan sangat kesulitan dan rumit jika dilakukan secara manual atau tradisional. Kini saatnya beralih pada software sistem pembelian seperti salah satu produk EOS Teknologi yang dikhususkan untuk perusahaan manufaktur.

Kami menyediakan berbagai macam software yang dapat membantu dalam mengatur segala sistem pembelian perusahaan dengan software Purchasing Management System yaitu software pembelian yang untuk melakukan kontrol ketat, mulai dari request hingga purchase order.

Baca juga: Apa Itu Software ERP? Kegunaan dan Manfaat Pada Perusahaan

Menggunakan software tersebut dapat bermanfaat agar segala kegiatan sistem pembelian perusahaan tercatat dan terintegrasi dengan mudah, baik, dan efisien. Tak hanya itu, EOS Teknologi juga memiliki beberapa produk software lainnya yang menunjang segala kebutuhan perusahaan seperti IT Inventory, Accounting Management System, Warehouse Management System, Purchasing Management System, Sales Management System, Production System, dan Project Management System.

Dalam pemilihan software sistem pembelian anda juga harus lebih detail agar mendapatkan sistem pembelian yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda.

Referensi:

SOAL QUIZ UAS Sistem Informasi Akuntansi 1. Fungsi yang membuat surat order pembelian adalah: a. Fungsi produksi

b. Fungsi pembelian

c. Fungsi gudang d. Pimpinan

e. Semua Benar

2. Pada fungsi produksi mendata kebutuhan barang diperlukan file? a. File permintaan barang

b. File barang

c. File pemasok d. File pelanggan

e. Semua Benar

3 . Pada saat fungsi pembelian mengirim surat kepada pemasok untuk meminta surat penawaran harga diperlukan file, kecuali: a. File barang b. File pelanggan

c. File pemasok

d. Tidak ada jawaban yang benar

e. Semua salah

4. File yang diperlukan dalam proses pencatatan biaya bahan adalah: a. File bahan

b. File rekening

c. File produksi d. File biaya produksi

e. Semua Benar

5. Dalam sistem informasi akuntansi pembelian pimpinan perusahaan akan memperoleh laporan: a. Penerimaan barang b. Permintaan pembelian c. Order pembelian

d. Pembelian

e. Salah Semua

6. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian adalah, kecuali: a. Jurnal pembelian b. Kartu utang c. Kartu persediaan

d. Bukti kas masuk

e. Salah semua 7. Prinsip pengendalian intern yang harus ada dalam sistem informasi akuntansi pembelian adalah, kecuali:

a. Setiap pembelian harus didasarkan pada order pembelian

b. Barang yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi dalam order pembelian. c. Faktur pembelian harus diperiksa kebenarannya dicocokkan dengan surat penerimaan barang. d. Tidak ada jawaban yang benar.

e. Semua Jawaban Benar

8. Di bawah ini terdapat empat (4) kegiatan dalam siklus pendapatan, kecuali: a. Pesanan b. Pengiriman

c. Persediaan

d. Penagihan Kas

e. Salah semua

9. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah: a. Melakukan pengiriman b. Membuat faktur

c. Meminimalkan biaya total

d. Melakukan order penjualan

e.Benar Semua

10. Tiga aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran, kecuali:
a. Melakukan pengiriman barang, perlengkapan, dan jasa (layanan) b. Memesan barang, perlengkapan, dan jasa (layanan) c. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan, dan jasa (layanan) d. Membayar barang, perlengkapan, dan jasa( layanan)

e. Semua Salah

11. Metode pengendalian persediaan tradisional sering juga disebut dengan EOQ, apa yang dimaksud dengan EOQ: a. Kuantitas pembelian ekonomis

b. Kuantitas pesanan ekonomis

c. Kuantitas pengiriman ekonomis d. kuantitas penerimaan ekonomis

e. Semua Salah

12. JIT merupakan metode pengendalian persediaan alternatif yang dapat digunakan selain EOQ dan MRP, apa kepanjangan dari JIT: a. Just In Trade

b. Just In Time

c. Just In Total d. Just In Technologi

e.Semua salah

13. Elemen biaya produksi terdiri dari tiga kelompok biaya, kecuali: a. Biaya bahan b. Biaya tenaga kerja langsung

c. Biaya listrik

d. Biaya overhead pabrik

e. Semua Benar

14. Yang membuat order produksi adalah fungsi: a. Penjualan

b. Produksi

c. Gudang d. Keuangan

e. Semua Benar

15. Yang membuat surat permintaan barang dari gudang dalam sistem informasi akuntansi biaya produksi adalah fungsi: a. Gudang

b. Produksi

c. Penjualan d. Pembelian

e. Semua Salah

16. Yang bukan merupakan prosedur pembentuk biaya produksi adalah: a. Prosedur order produksi

b. Prosedur pengepakan

c. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang d. Prosedur pencatatan biaya tenaga kerja langsung.

e. Semua benar

17. Faktor-faktor apakah yang perlu dipertimbangkan dalam mengambil keputusan untuk menentukan pemasok (vendor) yang akan digunakan:
a. Harga, kualitas, dan bahan baku b. Pengiriman yang tidak dapat diandalkan c. Minimalitas dalam kualitas d. Pemaksimalan harga

e.Semua Benar

18. Aktivitas dasar dalam siklus produksi, yaitu: a. Pesanan b. Pengiriman barang

c. Perancangan produk

d. Penagihan Kas

e.Semua salah

19. Aktivitas perancangan produk menciptakan dua (2) dokumen utama, yaitu;
a. Daftar bahan baku dan daftar operasi b. Daftar harga dan daftar pesanan c. Daftar pengiriman dan daftar pembelian d. Daftar penagihan kas dan daftar bahan baku e.Semua benar 20. Surat order produksi diotorisasi oleh kepala bagian fungsi:

a. Produksi

b. Gudang c. Penjualan d. Pembelian

e. Semua salah

21. Unsur pengendalian intern dalam sistem informasi akuntansi biaya produksi adalah, kecuali: a. Fungsi pencatat biaya produksi harus terpisah dengan fungsi produksi. b. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi yang menganggarkan biaya produksi.

c. Fungsi gudang tidak harus terpisah dari fungsi produksi.

d. Tidak ada jawaban yang benar.

e. Salah semua

22. Dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan biaya bahan adalah, kecuali: a. Surat pengeluaran barang dari gudang b. Surat pengembalian barang dari gudang

c. Surat order produksi

d. Tidak ada jawaban yang benar

e. Semua benar

23. Kartu jam kerja diotorisasi oleh kepala fungsi: a. Personalia. b. Keuangan.

c. Produksi.

d. Gudang.

e. Semua Salah

24. Absensi tenaga kerja langsung dilakukan oleh fungsi: a. Gudang b. Keuangan c. Personalia

d. Produksi

e. Semua benar

25. Pada saat proses absensi diperlukan file: a. Absensi

b. Tenaga kerja

c. Produksi d. Bahan baku

e. Semua Salah

26. Apakah yang dimaksud dengan CIM (Computer Integrated Manufacturing): a. Penggunaan berbagai bentuk teknologi informasi dalam pengiriman b. Penggunaan berbagai bentuk teknologi informasi dalam pembelian c. Penggunaan berbagai bentuk teknologi informasi dalam penagihan kas

d. Penggunaan berbagai bentuk teknologi informasi dalam proses produksi

e. Semua benar

27. Berikut ini adalah data-data yang dibutukan oleh perusahaan dalam operasi produksinya, kecuali: a. Bahan baku yang digunakan

b. Cara pengiriman yang dilakukan

c. Jam tenaga kerja yang digunakan d. Operasi mesin yang dilakukan

e. Semua salah

28. Dokumen yang digunakan sebagai dasar pembuatan faktur penjualan adalah: a. Faktur penjualan

b. Surat pengiriman barang

c. Order penjualan d. Surat penawaran barang e. Semua benar 29. Dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan penjualan barang adalah:

a. Faktur penjualan

b. Surat pengiriman barang c. Order penjualan d. Surat penawaran barang

e. Semua salah

30. Fungsi yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi penjualan, kecuali: a. Penjualan

b. Akuntansi

c. Gudang. d. Kredit

e. Semua benar

31. Dokumen yang digunakan sebagai dasar pembuatan surat pengiriman barang adalah: a. Faktur penjualan b. Surat pengiriman barang

c. Order penjualan

d. Surat  penawaran barang

e. Semua Salah

32. Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penerimaan penjualan tunai adalah, kecuali: a. Penjualan b. Kas

c. Produksi

d. Pengiriman e. Semua benar 33. Bagian yang bertugas mengirim kwitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari piutang adalah: a. Bagian gudang b. Bagian penjualan c. Bagian piutang

d. Bagian kas

e. Semua salah

34. Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai, kecuali: a. Faktur penjualan tunai b. Pita register kas c. Faktur penjuaalan COD

d.Semua jawaban benar

e. Semua salah

35. Bagian yang bertugas membuat daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagih dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari piutang adalah: a. Bagian gudang b. Bagian penjualan

c. Bagian piutang

d. Bagian kas

e. Semua Salah

36. Informasi akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, salah satunya yaitu :
a.Informasi akuntasi keuangan b. Informasi akuntansi anggaran c. Informasi akuntansi jurnal d. Informasi akuntansi biaya

e. Benar Semua

37. Sistem informasi memiliki tujuan yang dapat dicapai dengan cara :
a. Memproses transaksi yang timbul dari sumber ekstern dan intern b. Menginput data yang timbul dari sumber ekstern dan intern c. Mencari output mana yang akan menghasilkan data d. Menyimpan laporan yang bersumber dari data transaksi

e. Benar Semua

38. Buku  pertama yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan disebut:
a. Jurnal b. Buku besar c. Neraca saldo d. Laporan rugi laba

e. Benar Semua

39. Bidang akuntansi yang mengolah transaksi keuangan perusahaan dan menghasilkan laporan keuangan adalah: a. Akuntansi manajemen b. Akuntansi biaya

c. Akuntansi keuangan

d. Akuntansi pajak

e. Benar Semua

40. Fungsi sistem informasi akuntansi dalam organisasi adalah: a. Mengumpulkan dan menyimpan aktivitas yang dilaksanakan disuatu organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut dan para pelaku dalam aktivitas tersebut. b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen. c. Menyediakan pengendalian yang memadai.

d. Semua jawaban benar.

e. Semua Salah

41. Cara sistem informasi akuntansi menambah nilai organisasi adalah: a. Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk dan jasa. b. Meningkatkan efisiensi c. Memperbaiki pengambilan keputusan

d. Semua jawaban benar.

e. Semua Salah

42. Perbedaan SIA dengan CBIS lain, kecuali : a. Menangani data rinci

b. Tidak terikat pada prosedur standar

c. Melaksanakan tugas yang diperlukan d. Menyediakan informasi pemecahan minimal

e. Semua Salah

43. Unsur-unsur yang mempengaruhi penerapan SIA adalah sebagai berikut, kecuali : Analisa Perilaku Metode kuantitatif

Spesialis Informasi

Penggunaan computer

Semua Salah

44. Dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Pembelian, fungsi-fungsi yang terkait adalah, kecuali: a. Fungsi Produksi b. Fungsi Gudang c. Fungsi Pembelian

d. Fungsi Akuntansi

e. Semua Salah

45. Yang tidak termasuk dalam elemen sistem adalah : a. Input b. Tujuan c. Output

d. Informasi

e. Semua salah

46. Dokumen yang digunakan sebagai dasar melakukan pembelian barang dari fungsi pembelian adalah dokumen:
a. Surat permintaan pembelian b. Surat permintaan barang ke bagian gudang. c. Surat order pembelian d. Surat permintaan penawaran harga.

e. Semua salah

47. Dokumen yang digunakan sebagai dasar oleh fungsi penerima barang atas barang yang diterima adalah: a. Surat permintaan pembelian b. Surat permintaan barang ke bagian gudang.

c. Surat order pembelian

d. Surat permintaan penawaran harga e. Semua Salah 48. Dokumen yang dibuat oleh fungsi penerima barang adalah: a. Faktur pembelian b. Faktur penjualan

c. Laporan penerimaan barang

d. Surat order pembelian.

e. Semua Benar

49. Dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat pembelian barang adalah:
a. Faktur pembelian b. Faktur penjualan c. Laporan penerimaan barang. d. Surat order pembelian.

e. Semua Salah

50. Metode-metode yang terdapat dalam pengurusan piutang dagang adalah:
a. Metode faktur terbuka b. Metode penagihan c. Metode penerimaan kas d. Metode Pesanan

e.Semua Salah