Dibawah ini yang merupakan fungsi dari kantor kecuali

Full PDF PackageDownload Full PDF Package

This Paper

A short summary of this paper

37 Full PDFs related to this paper

Download

PDF Pack

Merdeka.com - Jika ada satu tempat selain rumah di mana Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda, itu adalah kantor. Bangunan ini biasa digunakan sebagai tempat bekerja bagi banyak orang. Di dalamnya, kita akan menemukan berbagai aktivitas dan kesibukan.

Kata kantor sendiri adalah serapan dari bahasa Belanda yaitu kantoor. Kantor adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor tidak harus berbentuk gedung tinggi, karena suatu kamar atau ruangan kecil pun dapat disebut sebagai kantor.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah kantor artinya suatu tempat untuk mengurus pekerjaan, atau tempat bekerja. Ini adalah pusat atau otak dari sebuah perusahaan atau organisasi. Kantor melakukan fungsi klerikal seperti pengumpulan informasi, pencatatan analisis, distribusi informasi dan fungsi eksekutif seperti perencanaan, perumusan kebijakan, organisasi, pengambilan keputusan dan lain sebagainya.

Dilansir dari laman gurupendidikan.co.id, tujuan didirikannya kantor adalah untuk memberikan sistem pelayanan berupa komunikasi dan penyimpanan, serta berkumpulnya orang-orang yang mengerjakan sesuatu untuk mencapai target yang telah ditentukan.

Selain tujuannya, kami akan membahas lebih dalam tentang apa fungsi kantor yang dilansir dari laman kullabs.com.

2 dari 3 halaman

Kegiatan rutin seperti mengumpulkan dan mendistribusikan informasi disebut sebagai fungsi kantor yang dasar. Fungsi kantor ini melibatkan fungsi-fungsi seperti pengumpulan, perekaman, analisis, penyimpanan, dan distribusi informasi. Setiap jenis usaha akan melakukan fungsi kantor yang dasar ini. Kegiatan dasar kantor dijelaskan sebagai berikut:

• Menerima dan mengumpulkan informasi
  Ini adalah fungsi kantor yang utama, untuk mengumpulkan informasi dari sumber yang berbeda. Secara umum, ada dua sumber informasi untuk kantor yaitu internal dan eksternal. Informasi internal disediakan dari unit bisnis yang berbeda. Di sisi lain, sumber eksternal berasal dari lembaga yang mengumpulkan dan mendistribusikan informasi.
• Merekam informasi
  Kantor akan mencatat informasi yang tersedia dari sumber yang berbeda di 'buku masuk' dan 'buku pengiriman'. Informasi yang diperoleh dari luar organisasi seperti surat, tagihan, pesanan dll dicatat dalam buku-buku internal. Informasi yang diberikan oleh organisasi kepada orang luar dicatat dalam buku pengiriman. Sistem informasi pencatatan ini membantu mengatur catatan dan pesan bisnis.
• Menganalisa
  Hal ini berkaitan dengan studi detail dari informasi yang dikumpulkan. Informasi yang dikumpulkan dari berbagai sumber adalah bentuk mentah yang belum diproses. Dalam fungsi kantor ini, informasi dipelajari secara rinci guna menemukan kebutuhan informasi untuk tujuan di masa depan.
• Menyimpan informasi
  Informasi yang direkam harus dilindungi untuk tujuan di masa yang akan datang. Tingkat kebutuhan informasi akan menentukan berapa lama informasi tersebut harus dilindungi. Sesuai dengan pentingnya informasi, sebuah kantor akan menyimpan informasi dalam file terpisah.
• Distribusi Informasi
  Merupakan fungsi dasar dari setiap kantor untuk mendistribusikan informasi kepada orang dan departemen terkait. Informasi yang dikumpulkan didistribusikan ke berbagai orang dan departemen untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dan kegiatan lainnya.

3 dari 3 halaman

Fungsi kantor jenis administrasi berkaitan dengan pengelolaan suatu organisasi bisnis. Ini adalah fungsi tingkat tinggi dan sifatnya non-rutin. Fungsi kantor ini berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia, pembelian, dan pengendalian perlindungan sumber daya aset, hubungan masyarakat dll. Fungsi administrasi kantor dijelaskan sebagai berikut:

• Fungsi manajerial
  Kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan manajemen bisnis seperti perencanaan, pengarahan, pengendalian, pengorganisasian, dll disebut sebagai fungsi manajerial. Orang-orang dengan jabatan tinggi di organisasi terlibat dalam aktivitas manajerial dari kantor. Fungsi manajerial diperlukan untuk keberhasilan mencapai fungsi.
• Fungsi sumber daya manusia
  Fungsi sumber daya manusia berkaitan dengan penempatan karyawan yang tepat di tempat yang tepat. Merupakan tanggung jawab kantor untuk menentukan kebutuhan orang-orang dengan keterampilan yang berbeda dan menempatkan mereka pada posisi yang tepat setelah memilih kandidat yang sesuai. Kantor akan membuat catatan kinerja karyawan, memberikan reward, dan manfaat.
• Fungsi pembelian dan kontrol
  Kantor akan melibatkan identifikasi aset yang berbeda dan kebutuhan sumber daya untuk bisnis. Ini adalah fungsi dasar kantor untuk membeli aset yang sesuai dengan harga yang wajar. Kantor mengembangkan mekanisme sistematis untuk membeli aset dan sumber daya lain yang diperlukan untuk bisnis dengan biaya seminimal mungkin.
• Humas
  Hubungan dengan publik seperti pemegang saham, kreditur, pemasok, media, kelompok sosial, pelanggan, komunitas dll disebut sebagai hubungan masyarakat. Merupakan tanggung jawab kantor untuk menjaga hubungan dengan orang-orang yang secara langsung atau tidak langsung berhubungan dengan bisnis. Kantor memelihara hubungan dekat dengan publik dengan mendistribusikan informasi secara teratur dan menyelenggarakan berbagai kegiatan.
• Melindungi properti
  Kantor harus melindungi properti dan aset organisasi. Aktivitas ini dapat berupa memelihara catatan aset dan memberikan informasi terbaru tentang situasi saat ini. Merupakan tanggung jawab kantor untuk melindungi aset dari pencurian dan kerusakan seperti kebakaran, kecelakaan, banjir, dll. Kantor harus menyediakan pemeliharaan rutin atas sumber dayanya.
• Pengembangan sistem dan prosedur
  Sistem dan prosedur diperlukan agar berhasil menyelesaikan berbagai aktivitas. Fungsi kantor digunakan untuk mengembangkan prosedur dan sistem berbeda yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Ini membantu membawa kesederhanaan ke dalam setiap pekerjaan kantor. Oleh karena itu, sebuah kantor harus memiliki sistem dan prosedur yang dikembangkan untuk melaksanakan setiap pekerjaan.

Terdapat beberapa pendapat yang menyatakan pengertian kantor antara lain Menurut Kamus Besar Indonesia (KBBI), Kantor merupakan sebuah balai (Ruang, gedung dan rumah) tempat yang digunakan untuk mengurus suatu pekerjaan (suatu instansi atau perusahaan); tempat bekerja.

Pengertian kantor secara sempit kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tiga unsur antara lain tempat, personil dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan suatu organisasi.

Tempat adalah sebuah ruangan, komplek, gedung, serta perabot-perabot dan perlengkapannya, contohnya seperti mesin-mesin kantor dan perlengkapan lainnya.

Jadi dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan wadah atau suatu tempat untuk sekelompok orang yang melakukan kegiatan tata usaha.

Tujuan Kantor

Dibentuknya sebuah kantor bertujuan untuk memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman suatu informasi secara baik dan terkendali.

Fungsi Kantor 

Kantor memiliki beberapa macam fungsi antara lain seperti, menerima informasi, merekam sebuah informasi, mengatur informasi, memberikan suatu informasi, serta melindungi aset atau harta. Untuk lebih jelasnya kita simak penjelasan dibawah ini.

#1 Menerima Informasi

Kantor berfungsi menerima berbagai informasi yang diterima, antara lain seperti surat, panggilan telepon, pesanan, komplain, faktur, serta berbagai laporan mengenai kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk kantor bisa mendapatkan informasi lebih lanjut yang diminta oleh pimpinan.

#2 Merekam Informasi

Hal ini berfungsi agar seluruh informasi yang didapat dapat segera disiapkan apabila seseorang memerlukannya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai alat bukti, akan tetapi rekaman juga digunakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.

#3 Mengatur Informasi

Dengan adanya kantor semua informasi yang tersimpan dapat teratur secara sistematis, hal ini bertujuan agar informasi dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Contohnya, laporan dari suatu kegiatan bisnis perusahaan

menyediakan informasi  secara jelas dan dapat terbaca dengan baik. Laporan tersebut tentunya dibuat oleh pihak yang memanfaatkan informasi atau data tersebut yang telah diatur dengan sistematis di kantor.

#4 Memberi Informasi

Fungsi dari suatu kantor memberikan suatu informasi kepada pihak yang memerlukan. Apabila pihak manajemen meminta sebuah informasi, kantor memberikan informasi yang dibutuhkan yang berdasarkan data yang telah diterima,

dihimpun, diatur, dan disimpan. Sebagai informasi yang akan disajikan dapat bersifat rutin dan sebagiannya yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.

#5 Melindungi Aset atau harta

Kantor dapat berfungsi melindungi aset atau harta yang dimiliki oleh kantor tersebut. Segala bentuk informasi atau data yang dimiliki oleh kantor merupakan aset atau harta yang sangat berharga. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya apabila hanya dibatasi pada penerima, merekam, mengatur, dan memberi informasi saja.

Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta yaitu, informasi dan data, baik tempat penyimpanannya, isi dari informasi atau data tersebut sehingga  benar-benar digunakan untuk kepentingan suatu perusahaan dan informasi tidak jauh kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Kegiatan kantor

Suatu kantor memiliki berbagai kegiatan yang berbeda antara satu kantor dengan kantor yang lainnya. Apabila suatu tujuan yang ingin dicapai suatu kantor semakin luas, maka akan semakin besar pula kegiatan yang akan dilakukan.

Kegiatan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan kantor (Office Planning), pengorganisasian kantor (Office Organizing), Pengarahan kantor (Office Actuating), serta pengawasan kantor (Office Controlling) yang sering disingkat dengan POAC. Untuk lebih jelasnya kita simak penjelasan dibawah ini

A# Perencanaan kantor (Office planning)

Perencanaan kantor merupakan proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan suatu kantor.

Perencanaan tersebut meliputi :

1. Perencanaan gedung
2. Tata ruang kantor
3. Penerangan atau pencahayaan
4. Ventilasi
5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7. Anggaran (budgeting) perkantoran
8. Standar kualitas kerja
9. Sistem informasi dan telekomunikasi

B#  Pengorganisasian kantor

Pengorganisasian kantor merupakan pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut antar lalin :

1. Pembagian tugas dan pekerjaan yang berfungsi agar lebih efisien dalam organisasi atau instansi perusahaan.
2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan seluruh anggota kantor antara lalin dengan atasan atau pun bawahan.
3. Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang tepat, berdasarkan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

C# Pengarahan kantor (Office actuating)

Pengarahan ini bertujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan untuk menciptakan suatu lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Hal ini meliputi :

1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melaksanakan pengawasan terhadap bawahan.
2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.
3. Memberikan bantuan kepada karyawan yang telah menghadapi kesulitan untuk memecahkan masalah dalam pekerjaan.
4. Menyatukan visi misi karyawan dan organisasi.
5. Perancangan cara komunikasi karyawan, agar komunikasi yang efektif antara karyawan dengan atasan dapat berjalan sesuai tujuan dan lancar.
6. Menggunakan tolak ukur yang adil dalam memberikan upah atau gaji kepada karyawan.

D# Pengawasan kantor (Office Controlling)

Pengawasan kantor merupakan kegiatan yang memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan dapat berjalan sesuai rencana atau target.

Objek pengawasan kantor, antara lain :

1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3. Kualitas suatu pekerjaan kantor
4. Waktu
5. Biaya yang dikeluarkan kantor

Sarana dan Fasilitas kerja Kantor

Uraian di atas telah menjelaskan bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam satu bangunan, yang mana di dalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau kegiatan-kegiatan manajemen maupun aktivitas dinas lainnya.

Apabila pengertian ini dikembangkan akan menjadi “perkantoran” yang mengandung arti “Kantor beserta semua sarana yang saling berhubungan di dalamnya.”, misalnya lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor.

a) Lokasi kantor

Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan lokasi kantor

1. Faktor keamanan
2. Faktor lingkungan
3. Faktor harga

b) Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih gedung

1. Gedung yang menjamin keamanan dan kesehatan karyawan.
2. Gedung yang memiliki fasilitas yang memadahi
3. Harga gedung yang kompetitif

c) Peralatan

Terdapat dua macam peralatan kantor, antara lain

1. Perabot kantor (Office furniture), kursi, meja, almari,rak, laci-laci dan sebagainya. Perabotan adalah peralatan yang terbuat dari bahan kayu , besi atau bahan kuat lainnya.
2. Perbekalan kantor (Office supplies), seperti kertas, pena, tinta printer, peralatan, dan habis pakai lainnya.

d) Interior

Interior merupakan tatanan perabot atau perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja ruang kantor, contohnya penerangan, ventilasi, hiasan kantor dan plafon.

e) Mesin - mesin kantor

Dalam merencanakan kegiatan, suatu kantor harus memikirkan perencanaan mesin-mesin kantor  yang akan digunakan. Hal tersebut disesuaikan dengan prosedur kerja, metode dan kebutuhan suatu kantor.

Demikianlah penjelasan mengenai  kantor yang meliputi pengertian kantor, tujuan kantor, fungsi kantor, dan kegiatan kantor. Semoga dapat bermanfaat

Referensi :

Modul memahami prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran, SMK dan MAK

*Penulis: Femi Ardiani

Materi lain: