Contoh ini mengajarkan Anda cara mengimpor data dari database Microsoft Access. Di Excel, saat Anda mengimpor data, Anda membuat koneksi permanen yang bisa di-refresh
1. Pada tab Data, di grup Dapatkan & Transformasi Data, klik Dapatkan Data
2. Klik Dari Database, Dari Database Microsoft Access
3. Pilih file Akses
4. Klik Impor
5. Pilih tabel di sisi kiri jendela Navigator dan klik Load
Hasil. Catatan database Anda di Excel
6. Saat data Access Anda berubah, Anda bisa dengan mudah me-refresh data di Excel. Pertama, pilih sel di dalam tabel. Selanjutnya, pada tab Desain Tabel, di grup Data Tabel Eksternal, klik Refresh
Setelah Excel membuat koneksi dengan file database Access yang Anda pilih di kotak dialog Impor Data, kotak dialog Navigator akan terbuka. Kotak dialog Navigator dibagi menjadi dua panel. Pilihan di sebelah kiri dan Pratinjau di sebelah kanan. Saat Anda mengklik nama tabel data atau kueri di Panel Pemilihan, Excel menampilkan sebagian data Access di panel Pratinjau di sebelah kanan. Untuk mengimpor beberapa tabel data (terkait) dari database Access yang dipilih, pilih kotak centang Aktifkan Beberapa Item. Excel kemudian menampilkan kotak centang sebelum nama setiap tabel dalam database. Setelah Anda memilih kotak centang untuk semua tabel yang ingin Anda impor, Anda memiliki pilihan opsi
- Tombol Muat untuk mengimpor data file Access dari item yang dipilih di Navigator langsung ke lembar kerja saat ini mulai dari posisi kursor sel saat ini
- Muat Ke opsi pada menu tarik-turun tombol Muat untuk membuka kotak dialog Impor Data di mana Anda dapat menampilkan data Access yang Anda inginkan (sebagai Tabel data lembar kerja, PivotTable, PivotChart, atau hanya koneksi data tanpa mengimpor data apa pun)
- Tombol Ubah Data untuk menampilkan tabel data Access di Editor Excel Power Query di mana Anda dapat membuat kueri lebih lanjut dan mengubah data sebelum mengimpor ke lembar kerja Excel saat ini dengan opsi Tutup & Muat atau Tutup & Muat Ke
Saat Anda memilih opsi Muat Ke untuk menentukan cara dan tempat mengimpor data Access, kotak dialog Impor Data berisi tombol opsi berikut
- Tombol opsi tabel agar data di tabel data Access diimpor ke tabel data Excel di lembar kerja saat ini atau baru — lihat poin "Lembar Kerja yang Ada" dan "Lembar Kerja Baru" yang mengikuti. Perhatikan bahwa saat Anda mengimpor lebih dari satu tabel data, opsi Lembar Kerja yang Ada tidak lagi tersedia, dan data dari setiap tabel data yang diimpor akan diimpor ke lembar kerja baru yang terpisah di buku kerja saat ini
- Tombol opsi PivotTable Report (default) agar data dalam tabel data Access diimpor ke tabel pivot baru yang dapat Anda buat dengan data Access
- Tombol opsi PivotChart agar data dalam tabel data Access diimpor ke tabel pivot baru dengan bagan pivot tersemat yang dapat Anda buat dengan data Access
- Hanya tombol opsi Buat Koneksi untuk membuat koneksi ke tabel database Access yang dapat Anda gunakan nanti untuk benar-benar mengimpor datanya
- Tombol opsi Lembar Kerja yang ada agar data dalam tabel data Access diimpor ke lembar kerja saat ini mulai dari alamat sel saat ini yang tercantum dalam kotak teks di bawah
- Tombol opsi Lembar Kerja baru agar data di tabel data Access diimpor ke lembar baru yang ditambahkan ke bagian akhir lembar yang sudah ada di buku kerja
- Kotak centang Tambahkan Data Ini ke Model Data untuk menambahkan data yang diimpor di tabel data Access ke Model Data yang sudah ditentukan di buku kerja Excel menggunakan bidang kunci yang dapat dikaitkan
- Tombol drop-down Properties untuk membuka menu drop-down dengan kotak centang Import Relationships Between Tables (dipilih secara default) dan item Properties. Batal pilih kotak centang untuk mencegah Excel mengenali hubungan yang dibuat antara tabel data di Access. Klik tombol Properti untuk membuka kotak dialog Properti Koneksi, tempat Anda dapat mengubah semua jenis properti koneksi, termasuk kapan data Access disegarkan di lembar kerja Excel dan bagaimana koneksi dibuat
Gambar berikut memperlihatkan buku kerja baru yang sama, kali ini dengan lembar kerja Pesanan dipilih dan kotak dialog Kelola Hubungan terbuka (dengan mengklik tombol Hubungan pada tab Data atau menekan Alt+AA). Saat Excel mengimpor dua tabel data ini, secara otomatis mengambil dan mempertahankan hubungan asli antara keduanya di database Northwind, di mana bidang CustomerID adalah bidang kunci utama di tabel data Pelanggan dan bidang kunci asing di tabel data Pesanan
Setelah mengimpor data eksternal ke salah satu lembar kerja Excel Anda, Anda kemudian dapat menggunakan tombol Filter yang dilampirkan ke berbagai bidang untuk mengurutkan data dan memfilter data.
Setelah Anda mengimpor data dari sumber eksternal, seperti database Microsoft Access, ke dalam lembar kerja, Excel secara otomatis menampilkan panel tugas Kueri & Koneksi dengan dua tab. Kueri, yang menampilkan sumber data yang diimpor ke buku kerja saat ini, dan Koneksi, yang menampilkan koneksinya ke Model Data buku kerja (dan satu sama lain jika ada beberapa sumber dan terkait satu sama lain). Jika panel tugas ini saat ini tidak ditampilkan di lembar kerja saat ini, klik Data→ Queries & Connections (atau tekan Alt+AO) untuk menampilkannya kembali
Excel menyimpan daftar semua sumber data eksternal dan kueri data yang Anda buat ke buku kerja saat ini sehingga Anda bisa menggunakannya kembali untuk mengimpor data yang diperbarui dari database atau halaman web lain. Untuk terhubung kembali dengan cepat dengan sumber data, klik tombol Sumber Terbaru pada tab Data (Alt+PR) untuk membuka kotak dialog Sumber Terbaru di mana Anda mengklik nama file eksternal sebelum Anda memilih tombol Sambungkan. Untuk menggunakan kembali kueri, klik tombol Sambungan yang Ada pada tab Data (Alt+AX) untuk membuka kotak dialog Sambungan yang Ada untuk mengakses daftar ini, lalu klik nama kueri untuk mengulang sebelum Anda mengklik tombol Buka