Dalam sistem buku agenda surat diserahkan kepada petugas tata usaha unit pengolah disertai

Penanganan surat masuk maupun surat keluar meliputi semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolaan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan. pada umumnya terdapat dua macam penanganan surat sistem buku agenda dan sistem kartu kendali. 1. Sistem Agenda Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk keluar dalam satu tahun. Apa tugas untuk mengagendakan surat disebut agendaris. tiga jenis buku agenda yaitu sebagai berikut. a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan dalam setiap halaman b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan/sebaliknya dengan nomor urutan sendiri-sendiri c. buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sendiri. Istilah-istilah yang terdapat dalam buku agenda yaitu sebagai berikut. a. Buku verbal, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat buku keluar selama 1 tahun. disebut juga buku agenda keluar, bertugas disebut verbalis. b. Buku ekspedisi, yaitu buku yang yang dipergunakan untuk Mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima Surat. petugasnya disebut, ekspeditor. c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan diterima kode-kode surat dengan nomor masing-masing. d. Disposisi, yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan. e. Blanko konsep, yaitu blangko atau formulir yang dipergunakan untuk membuat konsep surat. f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas dengan kepala surat yang telah tercatat untuk membuat surat yang dikirimkan. g. Taklik, suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan. h. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku tersebut Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut: A) Penerimaan surat Pengiriman surat dapat dilakukan oleh bagian depan kantor atau front office seperti satpam dan resepsionis kegiatan penerimaan surat mulai dari menerima sampai menyimpan arsip tugas penerimaan surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk meneliti ketetapan alamat menanda tangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. B) Penyortiran surat Surat diterima dari resepsionis selanjutnya sudah dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi dapat diberikan kepada alamat yang dituju tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan atau organisasi maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut. C) Pencatatan surat Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa penting atau rahasia untuk surat rahasia petugas tidak diperbolehkan membaca surat kecuali sudah diizinkan oleh pemimpin pencatatan ini sangat penting dilakukan karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari Minggu bulan dan tahun juga memudahkan dalam menyimpan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan setelah dicatat Selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat tidak dicatat kemudian bertugas memberikan surat tersebut kepada pemimpin dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari suatu dari surat tersebut. D) Pengarahan surat peran surat adalah menentukan siapa saja yang melahirkan akan proses surat berkaitan dengan permasalahan surat-surat dilakukan oleh pimpinan karena pimpinan yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi dan menuliskan Siapa yang harus memproses surat tersebut. E) Lembar disposisi lembar disposisi adalah Lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk Menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut. F) Penyampain surat Jika pimpinan sedang menuliskan instruksinya di Lembar disposisi maka surat tersebut berikut lembar disposisi yang diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di Lembar disposisi jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjukkan akan mendapatkan salinan suratnya tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk makam yang menerima harus menandatangani buku ekspedisi intern. 2.) Sistem kartu kendali Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut sistem kearsipan pola baru atau sistem kartu kendali sistem kartu kendali perkenalkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia Anri dan Lembaga Administrasi Negara sejak tahun 1970 an pengurusan surat dengan sistem kartu kendali atau sistem kearsipan pola baru adalah pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali sebagai sarana pengendalian penataan arsip dengan pola klasifikasi dan penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip kartu kendali adalah formulir yang berukuran 10 * 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar kartu kendali minimal rangkap dua atau sesuai kebutuhan masing-masing organisasi Beberapa kelebihan sistem pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali adalah pencatatan surat cukup sekali yaitu pada unit kearsipan sarana mudah ditata karena ukurannya kecil cara dapat digunakan untuk sarana penelusuran keberadaan arsip sedangkan kelemahannya adalah dibutuhkan banyak petugas arsip dan harus memiliki kemampuan mengelola informasi jumlah sel yang dibutuhkan relatif lebih banyak dan sarana kartu kendali mudah hilang karena bentuknya lembaran penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut. Prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali adalah sebagai sebagai berikut. A) Penerimaan surat Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di setiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu yaitu unit kearsipan hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya dalam pelaksanaannya kalau suatu memerlukan kecepatan dalam dalam proses surat keluar tersendiri sebagai dengan penyampaiannya Ke instansi lain dilaksanakan sendiri hal ini dapat dilakukan asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah dilaksanakan. B) Pencatatan surat Surat-surat yang diterima oleh pencatat nilai menjadi 3 kategori yaitu surat penting biasa atau rahasia kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam mengerti Segala persoalan dalam lingkungan instansi nya dan harus teliti untuk surat yang penting maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia tugasnya tersurat bukan tugas yang bertugas mencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan qadar secara tepat kalau petugas pencatat tersebut menentukan indeks dan kode sebaiknya makan dulu dan diserahkan kepada pengarah atasan untuk mengisi kolam tersebut kalau memang diperlukan kecermatan dan volume surat penting banyak sekali maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh beberapa petugas lain yang juga telah terlatih. C) Pengarahan atau pengendalian surat tugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan misalnya kepala tata usaha tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut. 1) menerima surat yang telah di Lampiri kartu kendali II dan III serta memarahkan kk3 sebagai bukti surat sudah diterima 2) menentukan arah surat kepada siapa atau ke Unit mana surat diterusakan. 3) mengisi kolom indeks kode dan pengolah pada kartu kendali 4) mengambil kartu kendali II disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan Setelah 1 tahun di jilid. 5) meneruskan salat beserta kartu kendali III Apakah ada unit pengolahan atau unit kerja. 6) menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolahan dan menukarkan dengan KK II dengan KK III 7) menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip atau arsiparis dan III dengan KK I a)Penyampaian surat ke unit pengolah. b) penyimpanan atau penataan arsip tugas penata arsip atau arsiparis adalah sebagai berikut. 1) menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai berikut bahwa surat sedang di proses pengolahan. 2) menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali I dengan kartu kendali III

3) menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

Table of Contents Show

6. Prosedur PengurusanPengelolaan Surat a.
7. Hambatan Pengelolaan Surat
Video yang berhubungan

6. Prosedur PengurusanPengelolaan Surat a.

Prosesur Pengelolaan Surat Masuk Pengurusan surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang melalui beberapa proses lebih lanjut hingga pengiriman surat keluar. Pengelolaan surat masuk menurut Wursanto, 2006:232 “pengelolaan surat masuk adalah unit-unit yang terlibat dalam proses pengolaan surat masuk yang terdiri dari unit penerima, unit penyortir, unit pencatat, unit pengarah, unit pengolah dan unit penata arsip ”. 1 Prosedur pengurusan surat masuk dengan buku agenda Prosedur pengurusan surat masuk dengan menggunakan buku agenda menurut Sedianingsih 2010:86 meliputi beberapa langkahyaitu : a Menyortir atau memisahkan Surat yang diterima diperiksa kebenaran alamatnya dan dikelompokkan sesuai dengan jenis surat. b Membuka surat Surat yang boleh dibuka oleh sekretaris hanyalah surat dinas kecuali surat pribadi atas seizin atasan. c Mengeluaran dan memeriksa isi surat, Surat setelah dibuka diperiksa alamat, nama pengirim tanggal dan lampiran jika nama pengirim tidak ada dicari pada sampulnya. d Pencatatan Setelah surat dicap dan diberi tanggal di catat di dalam buku agenda. Langkah selanjutnya membaca dan menyampaikan surat kepada pimpinan. e Distribusi ke departemen lain dan menjawab surat pada saat pimpinan tidak di tempat. Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam organisasi pada saat mengelola surat masuk melalui beberapa tahap mulai dari surat diterima masuk ke unit penerimaan selanjutnya di sortir sesuai dengan jenis surat dilanjutkan dengan mbembuka surat selanjutnya surat diproses sesuai dengan departemen yang dituju dan yang terakhir yaitu pengarsipan surat. Sedangkan pengurusan surat masuk menurut Moekijat 1976:112 bahwa semua surat harus dicatat dalam buku dan hanya boleh dibuka oleh pegawai yang dibebani tanggung jawab itu. Selanjutnya melakukan penyortiran, selanjutnya surat dan dokumen dibubuhi cap dengan tanggal penerimaan. Semua lampiran diperiksa dan di jadikan satu.Surat yang sudah dibuka harus disortir sesuai dengan refrensi yang terkandung didalamnya.Semua amplop harus di periksa untuk memastikan tidak ada yang tertinggal. Surat-surat tersebut harus segera dibagikan tetapi surat yang datang pada sore hari biasanya disimpan dahulu sampai keesokan harinnya. Berdasarkan pendapat tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa surat-surat hanya boleh dibuka oleh seseorang yang dibebani tanggungjawab penanganan surat lebih cepat dan surat yang datang sore hari akan diproses keesokan harinya. 2 Penanganan surat masuk dengan kartu kendali Durotul Yatimah 2008: 173-176menyatakan bahwa Penanganan surat masuk dengan menggunakan kartu kendali terdirin dari : a Penerimaan Semua surat yang diterima oleh petugas penerimaan diperiksa kebenaran alamatnya, apabila alamatnya salah dikembalikan pada pengirim. Petugas penerimaan memisahkan surat berdasarkan surat yang dituju, membuka surat kecuali surat rahasia dan memeriksa kelengkapannya. b Pencatatan Petugas pencatat mencatat surat sesuai dengan jenis surat. Surat yang penting dicatat dengan kartu kendali rangkap tiga, untuk memudahkan pengendalian kolom pada kartu kendali diisi kecuali pada kode selanjutnya surat beserta kartu kendali diteruskan kepada pengarah surat. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar rangkap dua dan diserahkan pada unit pengolah, untuk surat rahasia, surat dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia dua rangkap dan disampaikan kepada alamat dalam keadaan tertutup. c Pengarahan Petugas pengarah surat harus mengetahui seluk beluk kegiatan dalam organisasi dan mengenal staf pimpinan. Pengarah surat menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan disampaikan. Pengarah surat menerima surat dengan tiga lembar kartu kendali, surat diperiksa kebenaran pengisian kartu kendali dan mengisi kode setelah itu kartu kendali dengan warna kuning dan merah di serahkan ke unit pengolah dan kartu kendali warna putih di simpan oleh pengarah dalam kotak kartu kendali sebagai alat pengendali surat. Kartu kendali putih ini setelah satu tahun dapat di kumpulkan lalu dijilid sebagai buku agenda dalam sistem lama. d Pengelolaan Pada unit ini terdapat tiga unit yaitu pimpinan unit pengolah, tata usaha unit pengolah dan pengolah surat atau pelaksana disposisi dari pimpinan. Tata usaha menerima kartu kendali kuning dan merah, kartu tersebut diparaf kartu kendali kuning dikembalikan ke unit pengolah dan kartu kendali merah disimpan. Kemudian surat yang telah dilengkapi lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari pimpinan setelah diterima dan diisi lembar disposisi selanjutnya di kembalikan kepada tata usaha unit pengolah. Tata usaha menerima dan diserahkan kepada unit pengola untuk diproses sesuai instruksi pimpinan. Tata usah kemudian menyampaikan kepada unit penata arsip dan menukarkan kartu kendali kuning dengan kartu kendali merah sebagai bukti surat telah selesai diproses. e Penataan Penata surat menerima kartu kendali kuning yang telah diparaf oleh petugas tata usaha dan menyimpan pada kotak kartu kendali sebagai bukti surat masih diproses selain itu menerima surat yang telah selesai diproses dari tata usaha menukar kartu kendali kuning dengan kartu kendali merah kemudian menyimpan dan menata arsip sesuai dengan kode penyimpanan pada kartu kendali. Berdasarkan pengurusan surat dengan kartu kendali tersebut dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat dengan kartu kendali memang lebih sulit karena harus merangkap tiga dan menyerahkan ke bagian satu dan satunya. Pengelolaan dengan kartu kendali dapat digunakan untuk mengontrol surat telah diproses atau surat masih dalam proses. 3 Pengelolaan surat penting Menurut Wursanto 2004: 236-237 proses pengurusan surat penting meliputi semua surat diterima oleh unit penerima dan diteruskan ke unit penyortir. Unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada unit pencatat surat lampiran dan sampul surat. Unit pencatat menyiapkan dan mengisi kartu kendali rangkap tiga.Unit pencatat kemudian meneruskan kepada unit pengarah dengan dilampiri kartu kendali rangkap tiga dan lembar disposisi. Unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah beserta kartu kendali dengan memperhatikan lembar pertama kartu kendali ditinggal pada unit pengarah dan kartu dua dan tiga diteruskan pada unit pengolah. Unit pengolah menerima dan memproses surat dengan memperhatikan lembar ketiga tetap di pengolah surat dan lembar kedua kartu kendali diteruskan pada unit penata arsip. Penyelesaian surat penting memiliki batasan waktu begitu pula saat menjawab surat penting tersebut memiliki batasan waktu tertentu yang di tetapkan oleh setiap pimpinan instansi masing-masing. Berdasarkan pendapat tersebut proses pengelolaan surat penting dapat disimpulkan bahwa proses pengurusan surat penting tidak jauh berbeda dengan proses pengurusan surat biasa namun dalam pengurusan surat penting memiliki batas waktu yang di tentukan oleh pimpinan instansi. 4 Pengelolaan surat rahasia Pengurusan surat rahasia atau surat tertutup menurut Wursanto 2004:240 bahwa semua surat masuk termasuk surat rahasia diterima unit penerima yang diteruskan kepada unit penyortir dan oleh unit penyortir diteruskan pada unit pencatat. Unit pencatat meneruskan surat tersebut ke unit pengarah dengan dilengkapi lembar pengantar surat rahasia. Unit pengarah meneruskan surat rahasia ke unit pegolah dengan kondisi surat masih dalam keadaan tertutup serta lembar pengantarnya. Unit pengolah menandatangani lembar pengantar surat rahasia dengan mengembalikan kepada unit pengarah sebagai arsip. Unit pengolah membuka sampul, membaca serta memproses surat lebih lanjut hingga selesai. Berdasarkan pengurusan surat rahasia tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa pengurusan surat rahasia dilakukan dalam keadaan surat masih tertutup. Penulisan nomor surat, asal surat dan lain sebagainya dapat di ketahui dari sampul surat atau amplop. Proses membuka surat sampai surat tersebut selesai hanya dilakukan oleh unit pengolah.

b. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

1 Pengelolaan surat keluar menggunakan buku agenda Menurut Wursanto, pengertian surat keluar 2006:248 sebagai berikut: “Surat keluar adalah surat yang bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak laindi luar organisasi atau perusahaan ”. Pemrosesan surat keluar menurut Sedianingsih 2010:89 meliputi menerima pendektean atau konsep dari pimpinan, selanjutnya mencatat pada buku agenda, selanjutnya membuat konsep dan mengetik konsep, dilanjutkan meminta tanda tangan pimpinan setelah di tandatangani pimpinan surat dicek dan didistribusikan menggunakan jasa pos maupun jasa office boy. Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pemrosesan surat keluar meliputi menyusun konsep sesuai dengan pendiktean dari atasan dan di catat dalam buku agenda selanjutnya mengetik surat dan meminta tanda tangan pimpinan dan diperiksa kelengkapannya setelah selesai surat dapat didistribusikan. 2 Pengelolaan surat keluar menggunakan kartu kendali Menurut Wursanto 2004: 248-250 Konsep surat dibuat oleh satuan kerja pengolah, pengolah yaitu pejabat pimpinan yang bertugas menyelesaikan surat-surat. Konsep surat diketik oleh satuan unit pengolah dan diserahkan kepada tata usaha untuk diproses lebih lanjut. Surat kemudian diperiksa dan diteruskan kepada pimpinan untuk ditandatangani dan dikembalikan ke unit tata usaha, dari unit tata usaha dilampiri kartu kendali yang diisi lengkap.Surat tersebut diberi nomor dan dikirimkan ke alamat yang dituju.Kartu kendali satu disimpan oleh unit tata usaha dan kartu kendali dua dan tiga dikirim kembali pada unit satuan pengolah. Oleh satuan unit pengolah kartu kendali dua dan tiga di tandatangani sebagai bukti bahwa surat telah diproses dan ditandatangani. Kartu kendali dua dikirim kembali oleh unit pengolah penata arsip kepada tata usaha dan kartu kendali tiga disimpan di unit arsip. Penanganan surat keluar dengan kartu kendali menurut Durotul Yaitmah 2008: 179. Pengelolaan, petugas tata usaha mengisi katru kendali rangkap tiga, kartu kendali merah di simpan unit tatausahaselanjutnya kartu kendali putih dan kuning setra surat asli dan tembusan diserahkan ke unit pencatat. Surat biasa, unit pengolah mencatat surat biasa keluar dengan dua lembar pengantar lalu menyampaikan surat asli dan tembusan ke unit kearsipan. Pencatatan surat penting di catat di unit kearsipan di kartu kendali putih dan kuning diserahkan ke unit kearsipan agar unit kearsipan mengetahui apa yang sedang diproses dan yang telah diproses. Petugas pencatat meneliti semua kelengkapan surat dan mensetempel dan menyiapkan amplop serta meneruskan untuk di kirim sesuai alamat. Kartu kendali putih disimpan sebagai kartu kontrol, kartu kendali kuning dikembalikan ke unit pengolah bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat dan di serahkan kepenata arsip sebagai pengganti surat. Surat biasa atau surat rutin keluar surat asli di stempel dan dimasukkan kedalam amplom dan mengirim sesuai alamat, tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit pengolah disertai lembar pengantar kuning dan lembar pengantar putih di simpan di pencatat sebagai bukti penyimpanan. Berdasarkan pendapat tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa pengelolaan dengan menggunakan kartu kendali melalui beberapa tahap yaitu surat keluar dibuat oleh seseorang yang bertugas menyelesaikan surat-surat, selanjutnya di serahkan ke unit tata usaha dan diproses, pada unit tata usaha menulis kartu kendali rangkap tiga dengan warna putih, kuning, dan merah. Kartu kendali warna merah disimpan unit tata usaha, lembar putih dan kuning beserta surat dan tembusan diserahkan ke unit pecatat dan diserahkan ke unit kearsipan. Kartu kendali putih disimpan sebagai kartu kontrol, sedangkan kartu kendali kuning dikembalikan pada unit pengolah bahwa suratnya telah diterima.Lembar pengantar kuning dan putih di simpan di pencatat sebagai bukti penyimpanan.