Contoh pertanyaan dilemparkan dalam rapat

Setiap hari kita mengadakan rapat dengan rekan kerja, atasan, bawahan atau klien. Dalam setiap rapat itu ada berbagai hal yang dibicarakan. Namun, banyak hal yang disampaikan dalam rapat itu sering dilupakan, hilang begitu saja tanpa bekas. Kita bahkan tidak bisa mengingat semua kata-kata yang terdengar dalam rapat itu.

Namun, sebenarnya ada satu kiat cerdas yang bisa digunakan untuk mengingat hal penting dalam setiap rapat. Caranya adalah, seperti diwartakan Business Insider, dengan melemparkan pertanyaan yang sederhana di akhir rapat: "Apa yang paling penting bagi Anda?"

Itu adalah pendapat dari Michael Bungay Stanier, seorang pendiri firma konsultan kepemimpinan Box of Crayon dan sekaligus pengarang buku "The Coaching Habit".

Menurut Stanier, melemparkan pertanyaan kepada bawahan, rekan kerja dan klien sebenarnya adalah cara yang lebih baik daripada menyemprotkan nasihat kepada mereka. Pertanyaan akan membuat mereka berpikir dan bertindak lebih sebagai seorang pelatih (coach) daripada seorang manajer tradisional.

Pertanyaan yang dimaksudkan oleh Stanier itu disebut "pertanyaan pembelajaran" atau "learning questions". Pertanyaan itu perihal apa yang menurut peserta rapat peling penting dan paling berharga selama rapat berlangsung.

Pertanyaan pembelajaran sebenarnya merupakan interupsi yang membuat orang melakukan refleski dan mencari intisari dan menggali pembelajaran. Semua informasi penting yang berkecamuk dalam otak kemudian ditarik dan diteliti kembali. Proses ini tidak hanya berguna bagi orang yang ditanya namun juga bermanfaat bagi sang penanya.

Ketika Anda melemparkan pertanyaan, Anda juga mendapatkan umpan balik. Stanier memberikan contoh berbagai variasi pertanyaan yang bisa diajukan, misalnya:

- "Apa yang sekarang Anda tahu yang sebelumnya tidak Anda ketahui?"

- "Momen seperti apa yang paling penting bagi Anda?"

- "Apa yang harus kita lakukan dengan cara yang berbeda di kesempatan berikutnya?"

Dengan cara melemparkan seperti itu, maka hal-hal penting yang terjadi selama rapat tidak akan akan hilang. Selain itu, peserta rapat juga tidak akan menanyakan hal yang sama 10 menit setelah rapat berakhir.

Cara bertanya yang efektif dalam rapat

Situs Harvard Business Review juga mempunyai tujuh kiat untuk bertanya yang efektif dalam rapat, yaitu:

1. Lemparkan pertanyaan yang membuat situasi semakin jelas. Misalnya: "Dapatkah Anda menjelaskan lebih lanjut mengenai situasi ini?"

2. Lemparkan pertanyaan yang membangun hubungan kerja yang lebih baik. Misalnya: jangan bertanya "Apakah Anda mencapai target penjualan?" tapi bertanyalah seperti "Bagaimana penjualan Anda bulan ini?"

3. Lemparkan pertanyaan yang membantu orang berpikir secara analitis dan kritis. Misalnya: "Apa konsekuensi kita mengikuti rute ini?"

4. Lemparkan pertanyaan yang memberikan inspirasi orang untuk merefleksi dan melihat sesuatu dengan cara yang segar dan tak terduga. Misalnya: "Mengapa cara ini bisa sukses?"

5. Lemparkan pertanyaan yang mendorong peserta rapat untuk berpikir dengan cara yang berbeda. Misalnya: "Dapatkah hal ini dilakukan dengan cara yang lain?"

6. Lemparkan pertanyaan yang menantang asumsi. Misalnya: "Apakah Anda berpikir akan mengalami kerugian jika Anda mulai berbagi tanggung jawab dalam penerapan proses ini?"

7. Lemparkan pertanyaan yang menciptakan solusi. Misalnya: "Berdasarkan pengalaman Anda, apa saran yang akan Anda berikan di sini bagi kami?"