Cara PENYIMPANAN Sarana dan Prasarana Kantor yang benar

Channel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vA MODUL OTK SARANA PRASARANA KELAS 12 OTKP KD. 3.17. Menerapkan Penyimpanan Dokumen Administrasi Sarana Dan Prasarana Babetonomedia ChannelPlaylist channel babe tono media:https://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vA/playlistsBabetono media channel-chanel edukasi dan hiburan 1|PageChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vA MODUL Oleh: Sartono, S.Pd. OTK SARANA DAN PRASARANA3.17. Menerapkan 3.17.1. Menjelaskan sistem Penyimpanan Dokumenpenyimpanan penyimpanan dokumen administrasi Sarana dan Prasaranadokumen administrasi sarana prasarana berdasarkansarana dan prasarana sistem kearsipan4.17. 3.17.2. Mengidentifikasi dokumen- 1. Pengumpulan portofolioMelaksanakan dokumen administrasi sarana dan dokumen sarana danpenyimpanan prasarana berdasarkan klasifikasi prasaranadokumen administasi kearsipansarana dan prasarana 3.17.3. Mengemukakan prosedur 2. Identifikasi portofolio penyimpanan dokumen-dokumen dokumen sarana dan administrasi sarana prasarana prasarana berdasarkan sistem penyimpanan arsip. 4.17.1. Melakukan identifikasi 3. Klasifikasi portofolio dokumen-dokumen administrasi dokumen sarana dan sarana prasarana prasarana 4.17.2. Mengklasifikasi dokumen- 4. Penyimpanan portofolio dokumen administrasi sarana dokumen sarana dan prasarana prasarana berdasarkan sistem penyimpanan arsip 4.17.3. Melakukan penyimpanan dokumen-dokumen administrasi sarana prasarana berdasarkan sistem penyimpanan arsip Babetono media channel-chanel edukasi dan hiburan 2|PageChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vA URAIAN MATERIBab 8 : Penyimpanan Dokumen Sarana dan Prasarana, meliputi1) Pengertian Sistem Penyimpanan Dokumen Administrasi Berdasarkan Sistem Kearsipan,2) Pengumpulan Portofolio Dokumen Sarana dan Prasarana,3) Klasifikasi Dokumen Sarana dan Prasarana dan Kode Barang Inventaris, dan4) Penyimpanan Portofolio Dokumen Sarana dan Prasarana Berdasarkan Sistem Penyimpanan ArsipPengertian dokumen dari berbagai sumber: • Ensiklopedia Administrasi:Dokumen adalah warkat asli yangdigunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untukmendukung suatu keterangan. • .Ensiklopedia !mum:Dokumen berarti surat,akte,piagam,surat resmidan bahan rekaman,tertulis atau tercetak yang dapat memberiketerangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas,termasuksegala macam benda yang dapat memberikan keteranganmengenai suatu hal." • Kamus umum Bahasa Indonesia, Dokumen: Adalah Surat Bukti Tertulis Atau Tercetak Yang Dapat Digunakan Sebagai Bukti. Barang Tertulis Yang Disimpan Yang Sewaktu-Waktu Dapat Dilihat Kembali Bila Diperlukan..Kesimpulannya,dokumen adalah segala benda,seperti surat'suratatau benda'bendaberharga termasuk rekaman yang dapat dijadikansebagai alat bukti untukmendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.Babetono media channel-chanel edukasi dan hiburan 3|PageChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vAB. JENIS DOKUMEN SARANA DAN PRASARANA 1) Buku Kegiatan Harian Pelaksana Urusan Administrasi Sarana dan Prasarana 2) Dokumen Barang Inventaris 3) Kartu Stok Barang 4) Lembar/Kartu Perawatan alat/MesinContoh dokumen sarana dan prasarana:1) Buku Kegiatan Harian Pelaksana Urusan Administrasi Sarana dan Prasarana2) Daftar Pengeluaran Barang Inventaris3) Daftar Pengeluaran Barang Non Inventaris4) Daftar Peminjaman Barang Inventaris5) Buku Induk Barang Inventaris6) Kartu Inventaris Barang (KIB) A Tanah7) Kartu Inventaris Barang (KIB) B Peralatan dan Mesin8) Kartu Inventaris Barang (KIB) C Gedung dan Bangunan9) Kartu Inventaris Barang (KIB) D Jalan, Irigasi dan Bangunan10) Kartu Inventaris Ruangan11) Daftar Penerimaan Barang Inventaris12) Daftar Penerimaan Barang Noninventaris13) Buku Pemeliharaan dan PerbaikanBabetono media channel-chanel edukasi dan hiburan 4|PageChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vA 14) Format Barang ATK yang Harus Ditambah/Dibeli 15) Kartu Stok Barang 16) Stok Barang ATK yang Ada 17) Program Kerja Pelaksana Urusan Sarana Prasarana 18) Daftar Kebutuhan Barang Inventaris dan Non inventaris 19) Laporan Bulanan Penggunaan Laboratorium/Bengkel 20) Laporan Semesteran Penggunaan Laboratorium/Bengkel 21) Laporan Tahunan Penggunaan Laboratorium/Bengkel 22) Daftar Laboratorium/Bengkel Sekolah 23) Daftar Peralatan Pendukung Laboratorium/Bengkel 24) Penjadwalan Kegiatan Praktik Siswa 25) Prosedur Operasi Standar 26) Lembar Kerja Perawatan Alat dan Mesin 27) Kegiatan Perawatan Alat dan Mesin 28) Kartu Peminjaman Alat 29) Bon Peminjaman Peralatan Laboratorium/Bengkel 30) Daftar Pengeluaran Bahan Praktik Laboratorium/Bengkel 31) Daftar LKS (Job-sheet) 32) Daftar Penyerahan Hasil Praktik Laboratorium/Bengkel 33) Daftar Nilai Praktik Laboratorium/Bengkel1. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantora. Pengertian PenyimpananPenyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugasgudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal daripembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.Penggudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpananlogistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan,pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran, dan pendistribusian sampaidengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan-laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit usaha, sekaligusmendukung efektivitas dan efesiensi organisasi secara keseluruhan (Dwiantara,2004:82).b. Tujuan PenyimpananTujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:1. Agar barang tidak cepat rusak2. Agar tidak terjadi kehilangan barang3. Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila berang tersebut dicariBabetono media channel-chanel edukasi dan hiburan 5|PageChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vA4. Memudahkan dalam pengawasan5. Memudahkan dalam analisis barangc. Hal-hal yang harus diperhatikanHal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :1. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan3. Sifat barang yang disimpan4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan5. Prosedur dan tata kerja6. Biaya yang disediakan7. Tenaga yang diperlukan8. Jangka waktu penyimpanane. Cara Penyimpanan Barang KantorCara penyimpanan barang/bahan kantor :1. Barang yang disimpan berdasarka klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuanbarang)2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi4. Barang yang disimpan di tempat yang memadai5. Barang yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudahdicari6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siramanair7. Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci8. Barang yan disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam bukupersediaan9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakan dibagianterdepan, sebaliknya barang yang dikeluarka lebih lama disimpan lebih dalam.Penataan sarana dan prasarana dapt dibagi menjadi :a. Penataan barang bergerak Yang dimaksud dengan barang bergerak adalah barang yang dapatdipindahkan dari penempatan sebelumnya. Misalnya perabot kantor seperti meja,kursi, bangku, lemari, komputer, dsb.b. Penataan barang tidak bergerakYang dimaksud dengan barang tidak bergerak adalah barang yang tidak dapatdipindah-pindahkan seperti tanah, halaman, gedung, lapangan olahraga dll. Dalampenataan gedung umpamanya, maka sebelum ditata perlu diperhitungkan adanyabeberapa aspek yaitu : Gedung sekolah yang didirikan hendaknya harus mendukungkegiatan belajar-mengajar yang meliputi :Babetono media channel-chanel edukasi dan hiburan 6|PageChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vA1. Letak bangunan yang strategis dan mudah dijangkau2. Linkungan yang aman dan kondusif3. Jauh dari gangguan bencana alam4. Dikehendaki oleh masyarakat5. Jauh dari keramaianc. Penataan barang bergerak habis pakaiYang dimaksud dengan barang habis pakai adalah barang yang tidak tahan lama,cepat susut, dan habis setelah digunakan. Contoh : kertas, karbon, kapur, spidol,penghapus, buku dll. Sebaiknya memperhatikan ruang barang atau ketersediaangudang yang layak untuk penyimpanan dan penataan barang tersebut agar tidakcepat rusak.d. Penataan barang bergerak tidak habis pakaiYaitu dengan cara mengatur barang yang ada dengan cara diberikan nomor dankode pada barang tersebut sesuai dengan sandi-sandi yang berlaku. Hal inidilakukan agar petugas dan pemakai lebih mudah memakai dan mengawasipemakaiaanya. Seperti memberi nama pada setiap ruangan sesuai denganfungsinya, dan nama peralatan dan perlengkapan sesuai dengan cabang olahraga.Sebagai tempat penyimpanan gudang dapat dibedakan menjadi beberapa hal yaitu :a. Guang pusat, yaitu gudang yang diperlukan untuk menampung barang hasilpengadaan.b. Gudang penyalur, yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan barangsementara sebelum disalurkan keunit atau satuan kerja yang membutuhkan.c. Gudang transit, yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan barangsementara sebelu disalurkan keunit satuan kerja yang membutuhkan.d. Gudang khusus, yaitu gudang yang digunakan untukmenyimpan barang-barang yang memounyai spesifikasi khusus seperti barang yang mudah pecah,meledak atua terbakar.Struktur organisasi penyimpananBendaharawan kepalaUrusan tata usahaurusan penyimpanan dan pemeliharaanUrusan pengeluaranUrusan penerima2. Prosedur dan tata cara penyimpanan baranga. Penerimaan, hal-hal yang dilakukan dalam penerimaan barang antara lain :1) Menerima pemberitahuan pengiriman dari pihak yang menerima barang.2) Mempersiapkan segalah sesuatu yang diperlukan dalam peneruimaan danpemeriksaan barang.Babetono media channel-chanel edukasi dan hiburan 7|PageChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vA3) Memeriksa barang yang diterima baik fisik seperti jumlah, kualitas, tipe maupunkelengkapan administrasi seperti surat kepemilikan.4) Membuat berita acara penerimaan dan hasil pemeriksaan barang.b. Penyimpanan saran dapat dikatakan suatu kegiatan simpan menyimpan suatubarang berupa perabot, alat tulis kantor, surat-surat maupun barang eletronik dalamkeadaan baru, maupun rusak yang dapat dilakukan oleh seseorang atau beberapaorang yang ditunjuk atau ditugaskan pada suatau sekolah.c. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima, menyimpan dan mengeluarkanbarang digudang. Menurut bentuknya gudang dibedakan menjadi dua yaitu gudangterbuka dan gudang tertutup.d. Dalam mengatur penyimpanan barang hendaknya diperhatikan sifat-sifatbarang sehingga nilai guna barang tidak susut sebelum barang itu dipake.3. Prinsip-prinsip penyimpanan barangBerbicara tentang penyimpanan barang, erat kaitanya dengan pemeliharaan barang,karna salah satu tujuan penyimpanan barang adalah memelihara agar barang-barang tersebut tidak cepat rusak. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalampenyimpanan barang dengan menggunakan prinsip 5W+1H yaitu: Apa saja barang yang disimpan? (what) Mengapa barang-barang perlu disimpan? (why) Dimana barang-barang perlu disimpan? (where) Kapan waktunya barang-barang disimpan ? (when) Siapa yang bertugas menyimpan barang ? (who) Bagaimana cara menyimpan barang yang baik dan benar ? (how)Babetono media channel-chanel edukasi dan hiburan 8|PageChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vA LAMPIRANLAMPIRAN 1Identitas SekolahNama dan Alamat Sekolah BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG NO.Pada hari ini …………………. Tanggal ……………………kami Panitia PemeriksaBarang/alat-alat …………………….. yang ditunjuk berdasarkan Keputusan……………………………tanggal ………………………………No. ………………………………………………… yang terdiri: 1. …………………………………………… Ketua merangkap anggota 2. ……………………………………...…Sekertaris merangkap anggota 3. ……………………………….………………………………...anggota 4. ………………………………………………………………….anggota 5. .………………………………………………………………...anggataMenerangkan dengan sesungguhnya bahwa setelah memeriksa dan meneliti barang-barangyang diserahkan oleh:1. Nama : ……………………………………………….2. Jabatan : ……………………………………………….3. Alamat : ……………………………………………….Yang dipesan oleh ……………………………………..berdasarkan surat Pesanan tanggal………………………… No. ………………………………………berupa1. ……………………………………………2. ……………………………………………3. ……………………………………………Menurut pendapat kami:…………………………………………………………………………………………(Perincian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya rangkap …………….……Demikian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya rangkap ……… (……….)***) untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. ………………………. 20 …….Yang menyerahkan Panitia Pemeriksa______________ 1. ………… (……………..) 2. ………… (……………..) 3. ………… (……………..) 4. ………… (……………..) Mengetahui *) Kepala ………………. Babetono media channel-chanel edukasi dan hiburan 9|PageChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vAContoh : LAMPIRAN ACARA PEMERIKSAAN BARANGNo Nama Uraian Satuan Banyaknya Kondisi KeteranganBarang (Spesifikasi) Seharusnya Kenyataan Baik Rusak12 34 5 6 78 9Yang menyerahkan …………………………… 20 …….. Panitia Pemeriksa Barang a………...…………………. (Ketua) b......…………………,,(Sekretaris) c..………………………,,(Anggota) d………………………,,,,(Anggota) e………………………,,,,(Anggota) Mengetahui : Kepala: …………….. NIP Babetono media channel-chanel edukasi dan hiburan 10 | P a g eChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vAIdentitas SekolahNama dan Alamat SekolahBERITA ACARA PENERIMAAN/PENGELUARAN BARANGNo :Pada hari ini: hari …………………. tanggal ……………. bertempat …………...……………………………………………………………………………………….Sesuai dengan surat : Pemberian dari …………………………………… PermintaanTanggal : ………………………………….. No. ………………………………….Telah terjadi penyerahan/pengeluaran barang antara:1. Nama : ………………………………………….2. Jabatan : ………………………………………….3. Alamat : ………………………………………….1. Nama sebagai pihak yang menyerahkan2. Jabtan : ………………………………………….3. Alamat : …………………………………………. : …………………………………………. sebagai pihak yang menerimaBarang-barang yang diserahterimakan ialah seperti daftar terlampir ………….…..Setelah diperiksa yang diserahkan oleh pihak ke 3 ternyata terdapat/tidak terdapat…………………………………………………………………………………………Yang menerima, ………………………… 20… Yang menyerahkan,Saksi-saksi pihak ke-31. …………………….2. …………………….Babetono media channel-chanel edukasi dan hiburan 11 | P a g eChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vAIdentitas SekolahNama dan Alamat Sekolah BERITA ACARA PENYERAHAN BARANG No :Pada hari ini : hari : ……………………………. tanggal ………………………..Bertempat di ……………………………………………………………………..Sesuai dengan surat dari :Tanggal : ………………………………. No. ……………………………………...telah terjadi Penyerahan/Pengeluaran barang antara :1. Nama : …………………………………2. Jabatan : …………………………………3. Alamat : ………………………………… sebagai pihak yang menyerahkan1. Nama : …………………………………2. Jabatan : …………………………………3. Alamat : ………………………………… sebagai pihak yang menerima barang tersebut di bawah ini : 1. ……………………………........ 2. ………………………………… 3. …………………………………(lihat lampiran*)Barang tersebut disampaikan kepada : …………………………………………….. …………………. 20 ……..Yang menerima Yang menyerahkan NIP : NIP :*) Bila tidak dapat dimuat disini buatlah lampiranIdentitas SekolahNama dan Alamat Sekolah Babetono media channel-chanel edukasi dan hiburan 12 | P a g eChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vA BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANGPada hari ini, …………………. Tanggal …………………. Telah dilaksanakan serah terimabarang seperti tersebut di bawah ini sesuai dengan Berita Acara Pemeriksaan Barang tanggal…………………. No. ………………………………No Nama Uraian Satuan Banyaknya Kondisi KeteranganBarang (spesifikasi) Baik Rusak12 3 4 5 6 7 8Yang menerima …………………… 20 …….Ketua Panitia Pemeriksa Barang Yang menyerahkan__________________________ Ketua Panitia Pemeriksa BarangNIP ________________________ NIPBabetono media channel-chanel edukasi dan hiburan 13 | P a g eChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjLAMPIRAN 2Contoh Format - Format Inventaris BarangIdentitas SekolahNama dan Alamat Sekolah BUKU INDUKNo. Tanggal Kode Nama Keterangan KuantitasUrut dan Barang Barang Barang SPembukuan (merek, nomor, ukuran, dsb.12 34 5 6 BabetonojqvAYZQAni4P-xcO5vABARANG INVENTARISNama Tahun Asal Kelengkapan KeadaanHargaKeteranganSatuan Pembuatan Barang Dokumen dan Barang Tanggal Penyerahan/ Perolehan Barang 7 8 9 10 11 12 13 ………………………… 20………… Sekolah Kepala…………………………(…………………………….)NIP.o media channel-chanel edukasi dan hiburan 14 | P a g eChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cj Identitas Sekolah Nama dan Alamat Sekolah BUKU GOLONGAGolongan Barang …………………………….Angka Sandi Jenis Barang ………………………..No. Nomor Kode Nama Keterangan Kuantitas 6Urut Urut BarangBarang Barang (merk,Buku nomor, ukuran)Induk12 34 5 BabetonojqvAYZQAni4P-xcO5vAAN BARANG INVENTARISNama Tahun Keadaan Harga Lokasi KeteranganSatuan Pembuatan Barang78 9 10 11 12 ………………………… 20 …………… Kepala Sekolah ………………………… (…………………………….) NIP.o media channel-chanel edukasi dan hiburan 15 | P a g eChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjIdentitas SekolahNama dan Alamat Sekolah BUKU CATATAN BNo. Nama Kuantita Keteranga No. Nama TahunUrut Baran s n Barang Kart Satua Pembuatag (merk, u n n nomor, Stoc ukuran) k12 3 4 56 7 BabetonojqvAYZQAni4P-xcO5vABARANG NON INVENTARISAsal Kelengkapa Keadaa Harga KeterangaBaran n Dokumen n n dan Tanggal Satua Jumla g Penyerahan/ Barang n h 13 Perolehan 8 10 11 Harga 9 12 ………………………… 20 …………… Sekolah Kepala ………………………… (…………………………….) NIP.o media channel-chanel edukasi dan hiburan 16 | P a g eChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjIdentitas SekolahNama dan Alamat Sekolah DAFTAR BARANG IN MENURUT KEADAAN PANama dan Alamat Unit Kerja/Proyek....................................................…………………………………………lapangan…………………………………………dsb)Telepon No.No. No. Jenis Banyaknya Letak Luas Tahun dibeli/Urut Kode Tanah Persil Tanah (p x diperolehBarang (nama l) 7 jalan)12 3 4 56 BabetonojqvAYZQAni4P-xcO5vANVENTARIS MILIK NEGARAADA TANGGAL 1 JANUARI 20… Daftar A. : TANAH/PERSIL Sandi Pokok : 110 Tanah untuk bangunan, olah raga, tanah pertanian Status Kelengkapan Kondisi Diperuntuk Harga Keterangan 8 9 10 11 12 13………………………. 20 …..Kepala, ………………………(………………………………)o media channel-chanel edukasi dan hiburan 17 | P a g eChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-xcO5vAModul Mapel Kearsipan Kelas 10 Babetonomedia channel 1|PageChannel Babetono mediahttp://www.youtube.com/channel/UCq0cjqvAYZQAni4P-x

xcO5vA