Cara menggunakan ukuran lembar excel

Panduan lengkap cara print excel agar hasilnya rapi, tidak terpotong, tulisan tidak terlalu kecil atau besar dan cara print excel agar kertas full

Cara Print Excel - Bagaimana cara print file excel atau print di excel dengan rapi, tanpa clipping dan sesuai ukuran kertas yang digunakan?

Apakah Anda mengalami hasil print out yang terpotong terlalu besar atau sebaliknya terlalu kecil dan tidak full paper serta masalah umum lainnya saat mencetak di excel atau mencetak dokumen excel?

Bagi sebagian pengguna microsoft excel, proses mencetak dokumen biasanya menjadi masalah tersendiri, sehingga masalah pada saat mencetak file excel di atas biasa terjadi.

Microsoft Excel menyediakan banyak pilihan untuk mengatur bagaimana file excel Anda akan dicetak. Jadi bukan hanya Ctrl + P lalu Print atau Enter

Pada tutorial excel kali ini, “Kelas Excel” akan memberikan tips cara print out file excel yang benar atau cara print dokumen excel agar hasilnya terlihat rapi dan sesuai dengan yang diinginkan.

Cara Mencetak File di Excel

Untuk mencetak atau mencetak dokumen yang kita buat di Excel relatif mudah. Yaitu dengan mengaktifkan menu perintah Print atau mencetak file excel yang terdapat pada tampilan backstage (Klik Tab File) atau cukup dengan menggunakan Shortcut Ctrl+P

Tampilan belakang panggung ini diperkenalkan oleh Excel mulai dari Excel 2010 atau yang lebih baru (Excel 2013, Excel 2016)

Pada halaman Print settings diatas terdapat beberapa pilihan yang bisa anda sesuaikan antara lain

1. Salinan. Atur jumlah salinan pencetakan file
2. Pencetak. Memilih dan Menampilkan jenis printer yang dapat digunakan untuk mencetak file excel
3. Cetak semua atau sebagian lembar kerja
   • Print Active Sheet - Mencetak lembar aktif saja
   • Cetak Seluruh Buku Kerja - Mencetak semua lembar
   • Pilihan Cetak - Mencetak hanya sebagian dari rentang yang dipilih
   • Cetak Tabel Terpilih - Mencetak format Tabel Excel yang dipilih
   
4. Halaman. Pilih berapa banyak halaman yang akan dicetak
5. Pilih jenis Orientasi Halaman (Lanskap/Potret)
6. Pilih jenis ukuran kertas cetak
7. Atur margin atau batas tepi pada kertas yang dicetak
8. Atur skala pencetakan
   • Fit Sheet on One Page - Menyusutkan semua bagian yang dicetak menjadi 1 halaman saja
   • Paskan Semua Kolom pada Satu Halaman - Memperkecil lebar bagian yang dicetak menjadi 1 halaman saja
   • Muat Semua Baris pada Satu Halaman - Memperkecil tinggi/panjang bagian yang dicetak menjadi 1 halaman saja

Jika setting dan print preview sudah sesuai, langkah terakhir untuk mencetak file excel adalah dengan memilih tombol Print

Cukup mudah bukan?

Selanjutnya silahkan ikuti tips cara print excel berikut ini

Tips Sebelum Mencetak di Excel

Berbeda dengan Ny. Word yang ditampilkan dalam bentuk lembaran kertas sesuai dengan ukuran kertas cetakan, Microsoft Excel merupakan aplikasi berbasis spreadsheet dimana bagian utamanya adalah kumpulan sel yang terbentuk dari pertemuan grid baris dan kolom.

Anda bisa membayangkan membuat tabel di MS. Kata dengan ribuan kolom dan sejuta baris lagi?

Dengan excel hal itu bisa dilakukan, hanya saja tampilan akan sangat kecil dan tidak terbaca oleh mata

Dari gambar diatas saya ingin menyampaikan bahwa excel mencetak lembar dokumen dengan persentase tertentu sehingga tampilan hasil cetak bisa diperbesar atau diperkecil dari ukuran aslinya

Untuk itu ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan sebelum mencetak file atau mencetak di excel

1. Anda harus pandai mengatur isi data yang akan dicetak. Jika memungkinkan, pisahkan data yang hanya digunakan sebagai database dengan data yang akan dicetak
   • Untuk data yang hanya akan disimpan dalam file excel, isinya bisa seluas kolom excel yang tersedia
   • Untuk data yang akan dicetak sebaiknya tidak terlalu lebar (melibatkan banyak kolom) sehingga akan terpotong atau terlalu kecil saat dicetak jika terpaksa muat dalam 1 lembar kertas
2. Pastikan pengaturan ukuran kertas di excel dan jenis kertas pada printer sudah sesuai dengan kertas yang akan anda gunakan untuk mencetak dokumen excel
3. Tentukan margin atau batas cetak sesuai kebutuhan
4. Gunakan Jenis Tampilan Tata Letak Halaman untuk melihat tampilan dokumen yang dicetak
5. Untuk tipe dokumen lebar dengan banyak kolom, sebaiknya gunakan Landscape Orientation atau halaman horizontal
6. Sesuaikan Area Cetak jika Anda ingin mencetak sebagian atau beberapa bagian lembar kerja saja
7. Jika halaman yang akan dicetak cukup panjang untuk dibagi menjadi beberapa halaman, pastikan setiap page break (Page Break) sesuai keinginan.
8. Gunakan pengaturan skala cetak untuk mengatur besaran hasil cetak atau membagi hasil cetak menjadi beberapa halaman yang Anda tentukan

Untuk membuatnya lebih jelas, saya akan menjelaskan masing-masing secara lebih rinci di bagian selanjutnya di bawah ini

Jika diperlukan sebelum mencetak file excel, Anda juga bisa menambahkan Header & Footer ke Excel. Anda dapat mempelajari panduannya di halaman berikut. Membuat Header dan Footer di Excel

Menentukan Ukuran Kertas Cetak di Excel

Setelah data siap untuk dicetak, hal pertama yang harus Anda pastikan sebelum mencetak file di Excel adalah mengatur ukuran kertas

Pastikan ukuran kertas di excel sesuai dengan jenis kertas yang Anda cetak

Untuk memilih ukuran kertas yang tersedia di excel dapat dilakukan pada Tab Page Layout--Group Page Setup--Size

Jenis dan ukuran kertas yang tersedia di excel mengikuti default printer yang Anda gunakan. Untuk membuat ukuran kertas lainnya anda bisa menambahkannya dengan melakukan setting di pengaturan printer

Menyesuaikan Margin Halaman Excel

Seperti umumnya mencetak file dokumen, setelah menentukan jenis ukuran kertas, Anda perlu menyesuaikan batas halaman cetak

Cara sederhana adalah dengan memilih menu Margin di Tab Layout

Pada menu Margin, excel sudah menyediakan tiga nilai margin default. Normal, Lebar, dan Sempit. Jika Anda perlu menentukan Margin atau batas cetak secara manual, pilih saja menu Custom Margins

Pada kotak dialog Page Setup yang muncul saat Anda memilih menu Custom Margins, selain untuk mengatur margin halaman, ada opsi tambahan untuk membuat hasil cetakan berada di tengah atau berada di posisi tengah halaman kertas yang dicetak baik secara vertikal maupun horizontal.

Jika Anda mencentang opsi ini, Excel akan mencetak dokumen Anda tepat di tengah halaman kertas

Lihat Tampilan Cetakan Dengan Tampilan Tata Letak Halaman

Saat membuka file baru, secara default Excel akan menampilkan tipe tampilan normal. Jenis View lain yaitu "Page Layout" akan membantu Anda membuat hasil print file excel yang rapi dan tidak terpotong

Setelah jenis dan ukuran kertas cetak sesuai, gunakan Tampilan Tata Letak Halaman untuk melihat bagaimana tampilan dokumen yang akan Anda cetak di atas kertas

Caranya adalah dengan memilih tombol Page Layout pada Tab View--Group Workbook Views

Saat jenis tampilan "Tata Letak Halaman" aktif, Excel akan menampilkan dengan jelas bagaimana data Anda terlihat di atas kertas, termasuk bagian mana pun dari dokumen yang akan Anda cetak terpotong.

Mengubah Orientasi Halaman Cetak Excel

Dalam banyak kasus hasil print yang terpotong di excel dapat diatasi cukup dengan mengubah orientasi halaman print menjadi horizontal

Secara default, model halaman cetak di Microsoft Excel adalah potret, vertikal, atau berdiri. Namun, jika halaman yang akan Anda cetak terdiri dari banyak kolom, model cetak horizontal, landscape atau horizontal sepertinya lebih cocok. Sehingga kolom-kolom yang akan dicetak pada kertas dapat muat dalam satu halaman

Untuk memilih orientasi halaman cetak di excel dapat dilakukan pada Tab Page Layout--Group Page Setup--Orientation

Menyesuaikan Area Cetak

Secara default, saat mencetak lembar file excel, seluruh bagian sel yang berisi konten akan dicetak. Jika Anda hanya membutuhkan beberapa bagian untuk dicetak, maka Anda dapat mengaturnya dengan mengatur pengaturan area cetak (Set Print Area)

Cara memilih area cetak dokumen di excel adalah sebagai berikut

1. Pilih rentang sel atau bagian mana yang ingin Anda cetak
2. Pada Tab Page Layout--Group Page Setup--Klik Print Area, pilih menu Set Print Area

Misalnya pada contoh ini saya hanya ingin mencetak data tahun 2017 pada kolom A. F

Menyesuaikan Hentian Halaman (Ubah Setiap Halaman) Cetak

Jika halaman yang akan dicetak cukup panjang dan terdiri dari banyak baris data, maka dokumen Anda akan terbagi menjadi beberapa halaman

Untuk bagian ini akan lebih mudah dilihat jika Anda mengaktifkan tampilan Page Break Preview yang bisa Anda aktifkan pada Tab View--Group Workbook Views

Jika Anda melihat pratinjau jeda halaman di atas, Microsoft Excel akan mencetak Area Cetak yang dipilih menjadi 2 halaman. Itu adalah bagian di dalam garis biru. Sedangkan bagian yang di luar garis tidak akan tercetak

Garis putus-putus pada tampilan menunjukkan jeda halaman atau bagian dari penggantian halaman cetak

Menambahkan atau Menyesuaikan Hentian Halaman Excel

Pada contoh diatas misalnya ingin pergantian halaman dilakukan pada baris ke 32 asalkan data dengan awalan sulawesi tercetak pada halaman ke 2

Untuk mengatur page break ada 2 cara yang bisa anda lakukan

Cara pertama, tempatkan kursor tepat pada garis putus-putus lalu tekan klik kiri dan tahan. Kemudian tarik ke atas atau ke bawah hingga garis tepat di atas garis ke-32

Cara kedua, tempatkan kursor pada range atau sel di baris ke-32. lalu pada Tab Page Layout--Group Page Setup--Klik Menu Breaks, lalu pilih menu Add Page break

Hapus Hentian Halaman Excel

Jika ada jeda halaman yang berlebihan atau tidak sesuai, Anda juga dapat menghapusnya

Metodenya cukup sederhana. Tempatkan kursor pada sel di bawah page break yang ingin Anda hapus, lalu pilih menu Remove Page Break

Jika ingin mengembalikan page break seperti semula, pilih menu Reset All Page Breaks

Mengatur Skala Pencetakan

Selain mengatur print area dan page break, seperti yang saya katakan sebelumnya, Excel pada dasarnya mencetak berdasarkan scaling (istilahnya benar, bukan ini)

Di Excel, Anda dapat mengatur halaman yang ingin dicetak dibagi menjadi berapa halaman secara horizontal dan berapa halaman ke bawah. Yaitu dengan mengatur menu Width dan height pada Scale agar sesuai dengan Group pada Tab Layout

Biasanya yang perlu diatur adalah ukuran lebar menjadi 1 halaman sedangkan tingginya cukup otomatis sehingga Excel akan mengatur tinggi halaman secara otomatis

Yang dimaksud dengan Height dan Width disini bukanlah tinggi dan lebar dari ukuran halaman. Namun, bagi banyak halaman secara horizontal dan kurangi jumlah halaman tertentu

Selain mengatur pembagian halaman dalam satuan bilangan bulat, Anda juga dapat mengatur skala halaman ini dalam satuan persen

Untuk data yang cukup luas, Anda dapat memperkecil skala persentasenya dan sebaliknya untuk data yang relatif kecil, Anda dapat memperbesar skalanya.

Setelah Anda melakukan hal di atas, lakukan pengecekan (Print Preview) untuk memastikan bahwa hasil Print data sudah sesuai dengan kebutuhan Anda

Jika sudah sesuai maka file excel anda siap dicetak dengan printer kesayangan anda

Sekian pembahasan cara mencetak excel kali ini. Jika masih ada yang ingin ditanyakan, silahkan sampaikan pada kolom komentar yang tersedia

Bagaimana mengurutkan data dari A ke Z?

Bagaimana cara menyamakan ukuran kolom di Excel?

Bagaimana cara menampilkan sheet di Excel?

Bagaimana agar file Excel tidak terpotong?