Cara buat excel stok barang

Ilustrasi Microsft Excel. Foto: Unsplash

Cara membuat laporan stok barang masuk dan keluar dengan Excel bisa dilakukan untuk mengelola bisnis gerai ritel, restoran, atau bisnis manufaktur. How To Tekno akan membagikan cara membuat laporan stok barang di Excel.

Microsoft Excel bisa kamu gunakan untuk bisnis dengan spreadsheet di dalamnya. Alat yang sederhana dan fleksibel ini dapat melacak serta mengelola inventaris.

Melalui spreadsheet, kamu dapat menyusun inventaris stok barang masuk dan keluar dari sistem penjualan. Hal ini tentunya dapat menghemat waktu dan tenaga agar tidak ada persediaan atau kekurangan.

Artikel ini akan membahas mengenai cara membuat laporan stok barang masuk dan keluar dengan Microsoft Excel. Berikut adalah penjelasan contoh laporan stok barang bulanan di Excel.

Cara Membuat Laporan Stok Barang Masuk dan Keluar dengan Excel

Berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu kamu ikuti untuk contoh laporan barang masuk dan keluar di Excel:

1. Buka Microsoft Excel, kemudian mulai buat sheet dengan nama ‘Data Barang’. Setelah itu, buat 'Header' sesuai ketentuan perusahaan beserta tanggal. Lalu buat tabel dengan judul kolom berupa kode, nama barang, stok awal, jumlah barang masuk dan keluar, dan stok akhir.

Cara Membuat Laporan Stok Barang Masuk dan Keluar dengan Excel. Foto: Sastia Ainun/Kumparan

1. Isi data tabel pada kode dan nama barang. Tabel kosong inilah yang menjadi acuan atau template untuk diisi setiap harinya. Kemudian, isi tabel pada stok awal sesuai dengan jumlah barang di awal hari atau sebelum pengecekan. Data stok awal ini bisa didapatkan pada laporan stok akhir di hari sebelumnya.

2. Setelah menuliskan data-data di atas, maka untuk memudahkan proses pencatatan barang masuk dan keluar, kamu harus membuat sheet baru di halaman Excel tersebut. Sheet baru ini untuk merinci jumlah barang masuk dan barang keluar yang akan diintegrasikan dengan sheet ‘Data Barang’.

3. Selanjutnya, buat sheet baru dengan nama ‘Barang Masuk'. Buat tabel dengan judul kolom berupa tanggal, kode, nama barang, dan jumlah. Lakukan langkah yang sama pada sheet 'Barang Keluar'.

Cara Membuat Laporan Stok Barang Masuk dan Keluar dengan Excel. Foto: Sastia Ainun/Kumparan

1. Buka kembali sheet ‘Barang Masuk’. Pada kolom nama barang, ketikkan rumus excel Vlookup. Rumus ini digunakan untuk memudahkan proses kemunculan nama barang setelah diketikkan kode barangnya.

2. Kembali ke sheet ‘Data Barang’, ketikkan rumus berikut di kolom ‘masuk’ =Sumif(tableX[kode],tableY[#thisrow],[kode],tableZ[jumlah]).

3. Terakhir adalah mengisi kolom stok akhir. Rumus excel yang dipakai adalah =SUM(C7+D7-E7); dengan C7 adalah stok awal, D7 adalah jumlah barang masuk, dan E7 adalah jumlah barang keluar.

Setelah membuat laporan stok barang harian di atas, maka laporan keuangan ini bisa diintegrasikan kembali ke laporan stok barang mingguan atau bulanan.

Jadi,data harian ini harus diyakini kebenarannya secara fisik karena kesalahan di satu hari saja akan mengakibatkan kesalahan di laporan akhir. Jika sudah salah di laporan akhir, maka pengecekan akan semakin sulit.

Itulah cara membuat laporan stok barang masuk dan keluar dengan Excel dengan mudah. Pastikan kamu menyesuaikan data tersebut dengan benar.

Dalam kegiatan perdagangan, keberadaan gudang penyimpanan barang menjadi bagian penting. Di sanalah stok barang ditempatkan sebelum di jual atau didistribusikan. Tentunya untuk menyimpan barang ini harus ada pencatatan sebagai bentuk pengelolaan dan monitor ketersediaan barang tersebut.

Terkait dengan pencatatan barang, dalam dunia akuntansi dikenal laporan stok barang. Seperti namanya, laporan ini mencatat secara rinci jumlah barang dari masing-masing jenisnya yang ada di gudang perusahaan. Oleh karena sangat berpengaruh pada perusahaan, maka kegiatan membuat laporan stok barang ini juga harus dilakukan dengan sangat tepat. 

Manfaat Membuat Laporan Stok Barang 

Seperti yang sudah disinggung di atas, laporan stok barang dibuat untuk merinci jumlah barang yang ada di gudang. Lebih jauh, berikut beberapa manfaat utama dari laporan stok barang:

1. Untuk mendapatkan informasi akurat tentang persediaan barang. Informasi ini sendiri dibutuhkan untuk mengambil keputusan akan jumlah dan waktu persediaan dalam pemenuhan kebutuhan usaha.

2. Menjamin persediaan dan kemungkinan akan kesalahan stok, kerusakan, kehilangan, hingga penyelewengan oleh oknum. Artinya, dengan laporan stok barang apalagi yang dibuat harian, maka kemungkinan tersebut menjadi lebih bisa diminimalisir atau terkontrol.

3. Memenuhi kebutuhan pelanggan dengan persediaan yang terkelola baik.

Biasanya, pencatatan stok barang sendiri dimulai dengan pencatatan manual di gudang. Lalu kemudian, data yang sudah diambil akan dipindahkan pada Excel dengan langkah-langkah di atas. Jika terdapat kesalahan atau ketidaksesuaian, maka selayaknya dilakukan pengecekan ulang.

Pembuatan laporan stok barang sendiri bisa dilakukan secara berkala. Ada yang melakukannya secara mingguan atau bulanan. Namun dalam beberapa kasus, laporan stok barang juga bisa dilakukan secara harian. Lantas seperti apa cara membuat laporan stok barang harian ini? Berikut langkah-langkah dan contohnya dengan menggunakan Microsoft Excel.

Langkah-Langkah Membuat Laporan Stok Barang Harian dengan Excel

Membuat laporan stok barang harian sebenarnya tidak begitu sulit. Rumus Excel yang digunakan juga terbilang sederhana. Berikut ini langkah demi langkahnya:

1. Buka Microsoft Excel.

1. Buat sheet dengan nama ‘Data Barang’.

1. Buat Header sesuai ketentuan perusahaan beserta tanggal. Lalu buat tabel dengan judul kolom berupa kode, nama barang, stok awal, jumlah barang (masuk dan keluar), dan stok akhir.

1. Isi data tabel pada kode dan nama barang. Tabel kosong inilah yang menjadi acuan atau template untuk diisi setiap harinya.

1. Isi tabel pada stok awal sesuai dengan jumlah barang di awal hari atau sebelum pengecekan. Data stok awal ini bisa didapatkan pada laporan stok akhir di hari sebelumnya.

Setelah menuliskan data-data di atas, maka untuk memudahkan proses pencatatan barang masuk dan keluar, Anda harus membuat sheet baru di halaman Excel tersebut. Sheet baru ini untuk merinci jumlah barang masuk dan barang keluar yang akan diintegrasikan dengan sheet ‘Data Barang’.

1. Buat sheet baru dengan nama ‘Barang Masuk’

1. Buat tabel dengan judul kolom berupa tanggal, kode, nama barang, dan jumlah

1. Buat sheet baru dengan nama ‘Barang Keluar’

1. Buat tabel dengan judul kolom berupa tanggal, kode, nama barang, dan jumlah.

1. Buka kembali  sheet ‘Barang Masuk’. Pada kolom nama barang, ketikkan rumus excel Vlookup. Rumus ini digunakan untuk memudahkan proses pemunculan nama barang setelah diketikkan kode barangnya.

1. Lakukan hal yang sama pada sheet ‘Barang keluar’.

Setelah mendapatkan data jumlah barang masuk dan jumlah barang keluar di masing-masing sheet-nya. Maka, untuk mengintegrasikan data tersebut dengan sheet ‘Data Barang’ adalah dengan menggunakan rumus khusus. 

1. Kembali ke sheet ‘Data Barang’, ketikkan rumus berikut  di kolom ‘masuk’ =Sumif(tableX[kode],tableY[#thisrow],[kode],tableZ[jumlah])

Keterangan: 

tableX[kode]: pilih kode di sheet "barang masuk"

tableY[this row]: pilih kode di sheet "data barang"

tableZ[jumlah]: pilih kolom jumlah di sheet "barang masuk”

1. Terakhir adalah mengisi kolom stok akhir. Rumus excel yang dipakai adalah =SUM(C7+D7-E7); dengan C7 adalah stok awal, D7 adalah jumlah barang masuk, dan E7 adalah jumlah barang keluar.

Setelah membuat laporan stok barang harian di atas, maka laporan ini bisa diintegrasikan kembali ke laporan stok barang mingguan atau bulanan. Oleh karena itulah data harian ini harus diyakini kebenarannya secara fisik karena kesalahan di satu hari saja akan mengakibatkan kesalahan di laporan akhir. Jika sudah salah di laporan akhir, maka pengecekan akan semakin sulit. 

Mengelola Stok Barang

Setelah mengetahui cara membuat laporan stok barang hariannya, maka penting pula untuk Anda mengetahui cara mengelola stok barang tersebut. Berikut beberapa cara yang bisa dilakukan agar stok barang di gudang bisa lebih terkontrol:

1. Persiapan Data

Dalam kegiatan manajemen, data menjadi bagian yang krusial sehingga harus dipastikan keakuratannya. Oleh karena itulah, pengelolaan stok barang harus dikerjakan oleh orang yang memang mengerti dan bisa dipercaya. Namun selain tenaga manusianya, bantuan program juga diperlukan. 

Seperti yang sudah dijabarkan di atas, penggunaan Excel menjadi yang paling umum. Tetapi sekarang, Anda juga sebaiknya menggunakan aplikasi atau software khusus akuntansi seperti yang disediakan oleh Ukirama ERP. Penggunaan software khusus seperti ini akan lebih meningkatkan keakuratan, efektifitas, dan efisiensi kerja.

1. Membuat Perkiraan Persediaan

Selain data stok dan keluar masuk barang, Anda juga harus bisa memperkirakan persediaan stok berupa jumlah yang dibutuhkan pada periode tersebut. Pekerjaan ini bukanlah hal mudah karena harus berdasarkan analisa dari data-data stok yang pernah ada. 

Berkaitan dengan pembuatan perkiraan ini, maka akan sangat mudah jika Anda menggunakan software seperti dari Ukirama ERP. Pasalnya, software khusus seperti ini sudah mengintegrasikan semua data sehingga tidak perlu dilakukan secara manual yang berpeluang salah hitung. 

1. Pemberian Kode Barang

Seperti pada contoh excel di cara membuat laporan stok barang di atas, terdapat kolom khusus kode barang. Kode barang ini memang sangat penting karena dalam partai besar, pencatatan jenis barang harus akurat. Kode juga untuk mempermudah penyebutan barang agar tidak salah kaprah antara satu orang dengan orang lain.

1. Memisahkan Stok Barang Lama dan Baru

Anda juga bisa melakukan pemisahan stok barang antara yang lama dengan yang baru datang. Hal ini tentu akan mempermudah pencatatan dan pengecekan dibanding mencampurkannya. Hal ini akan menjadi wajib dilakukan jika barang memiliki waktu kadaluarsa.

1. Pengecekan Sebelum Penyimpanan

Pengecekan harus dilakukan sebelum barang dimasukkan ke dalam gudang. Pengecekan penting untuk memastikan barang sesuai dengan spek yang diharuskan. Setelah dipastikan sesuai, barulah barang bisa diberi kode dan dimasukkan ke gudang.

Langkah

Apa itu Laporan stok barang?

Bagaimana cara membuat tabel di Microsoft Excel?

Apa saja rumus dan fungsi dalam Microsoft Excel?