Berikut ini adalah cara membuat management letter yang baik dan efektif kecuali

LAPORAN AUDITOR

Laporan audit adalah media formal yang digunakan oleh auditor dalam mengkomunilasikan kepada pihak yang berkepentingan tentang kesimpulan atas laporan keuangan yang di audit. Dalam menerbitkan laporan audit, auditor harus memenuhi empat standar pelaporan yang ditetapkan dalam standar auditing yang berlaku umum. Sedangkan laporan standar itu sendiri adalah laporan yang lazim diterbitkan. Laporan ini memuat pendapat wajar tanpa pengecualian yang menyatakan bahwa laporan keuangan menyajikan secara wajar, dalam semua hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha dan arus kas entitas sesuai dengan prinsip akuntansi yang belaku umum. Kesimpulan ini hanya akan dinyatakan bila auidtor telah membantu pendapat berdasarkan audit yang dilaksanakan sesuai GAAS. Laporan standar memiliki tiga paragraf yang lazim. Antara lain yaitu paragraf pendahuluan, paragraf lingkup audit dan paragraf pendapat. a) Paragraf Pendahuluan Paragraf penfahuluan memuat tiga pernyataan faktual. Tujuan utama paragraf ini adalah untuk membedakan tanggung jawab manajemen dan tanggung jawab auditor. Kalimat pada paragraf pendahuluan disajikan sebagai berikut : Kami telah mengaudit...neraca...perusahaan X...untuk tahun-tahun yang berakhir pada tanggal tersebut. Kalimta diatas menunujukkan bahwa auditor telah mengaudit laporan keuangan tertentu dari perusahaan yang ditunjuk. Setiap laporan keuangan yang disebutkan satu per satu berikut tanggal penerbitan setiap laporan keuangan tersebut. Laporan keuanga adalah tanggung jawab manajemen Kalimat diatas menegaskan bahwa tanggung jawab ats laporan keuangan teletak ditangan manajemen. Sebaliknya kalimat tersebut dimaksudkan juga untuk menghilangkan pesan bahwa auditor mengembangkan representasi yang mendasari laporan keuangan. Tanggung jawab kami adalah menyatakan ... berdasarkan audit kami. Kalimat diatas secara khusus menunjukkan tanggung jawab auditor. Auditor berperan untuk melaksanakan audit dan menyatakan pendapat berdasarkan temuan-temuan. Apabila kalimat diatas dibaca bersambung dengan kalimat kedua, akan nampak jelas perbadaan tanggung jawab manajemen dengan tanggung jawab auditor. b) Paragraf Ruang Lingkup Paragraf ruang lingkup menguraikan sifat dan ruang lingkup audit. Hal ini sesuai dengan bagian ke empat standar pelaporan yang mengharuskan auditor menunjukkan dengan jelas sifat audit yang dilakukan. Paragraf ruang lingkup audit juga menunjukkan beberapa keterbatasan audit. Kalimat dalam paragraf ini adalah Kami melaksanakan audit berdasarkan standar auditing yang berlaku umum Dalam konteks ini, standar auditing yang berlaku umum meliputi sepuluh standar GAAS dan seluruh SAS yang dapat diterapkan. Sepuluh standar auditing tersebut dibagi menjadi tiga kelompok yaitu : Standar Umum 1. Audit harus dilaksanakan oleh seseorang atau lebih yang memiliki keahlian dan pelatihan teknis cukup sebagai auditor. 2. Daalam semua hal yang berhubungan dengan perikatan, independensi dalam sikap mental harus dipertahankan oleh auditor. 3. Dalam pelaksanakan audit dan penyusunan laporannya auditor wajib menggunakan kemahiran profesionalnya dengan cermat dan seksama. Standar Pekerjaan Lapangan 1. Pekerjaan harus direncanakan sebaik-baiknya dan jika digunaka asisten harus disupervisi dengan semestinya. 2. Pemahaman memadai atas pengendalian intern harus diperoleh utnuk merencanakan audit dan menetukan sifat saat dan ruang lingkup pengujian yang akan dilakukan. 3. Bukti audit kompeten yang cukup harus diperoleh melalui inspeksi, pengamatan, permintaan keterangan dan konfirmasi sebagai dasar memadai untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan yang diaudit. Standar Pelaporan 1. Lapoaran auditor harus menyatakan apakah laporan keuangan telah disusun sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. 2. Laporan auditor harus menunjukkan atau emnyatakan jika ada ketidakkonsistenan penerapan prinsip akuntansi dalam penyusunan laporam keuangan periode berjalan dibandingkan dengan penerapan prinsip akuntansi tersebut dalam periode sebelumnya. 3. Pengungkapan informatif dalam laporan keuangan harus di pandang memadai kecuali dinyatakan lain dalam laporan auditor. 4. Lpoaran auditor harus memuat suatu pernyataan pendapat mengenai laporan keuangan secara keseluruhan atau suatu asersi bahw pernyataan demikian tidak dapat diberikan. Jika pendapat secara keseuruhan tidak dapat diberikan maka alasan haru dinyatakan. Dalam hal nama auditor dikaitkan dengan laporan keuangan maka laporan auditor harus memuat petunjuk yang jelas mengenai sifat pekerjaan audit yang dilaksanakan, jika ada dan tingkat tanggung jawab yang dipikul oleh auditor. Standar tersebur mengharuskan kami ...audit agar memperoleh keyakinan yang memadai...laporan keuangan bebas dari salah saji material. Kalimat diatas menunjukkan dua keterbatasan penting suatu audit. Pertama, pemberitahuan bahwa auditor hanya mencari keyakinan yang memadai saja, bukan keyakinan yang absolut. Oleh karena itu kepada pembaca diinformasikan bahwa audit memang mengandung beberapa resiko. Kedua, diperkenalkannya kosep materialitas. Suatu audit direncanakan dan dilaksanakan untuk menemukan salah saji yang material (meskipun tidak semuanya) dalam laporan keuangan. Suatu audit meliputi pemeriksaan, atas dasar pengujian, bukti-bikti yang mendukung...laporan keuangan. Kalimat diatas menjelaskan lebih jauh sifat audit. Kata0kata atas dasar mengujian, menunjukkan bahwa dalam pelaksanaan audit, kurang dari 100% bukti yang telah depriksa. Lebih jauh lagi, dasar pengujian menunjukkan adanya resiko bahwa bukti yang tidak diperiksa mungkin justru merupakan bukti yabg penting dalam menilai kewajaran penyajian dan pangungkapan laporan keuangan secara keeluruhan. Audit juga meliputi Penilaian atas prinsip akuntansi...estimasi signifikan...penilaian terhadap penyajian laporan keuangan secara keseluruhan. Kalimat diatas memberikanpenjelasan lebih lanjut pada sifat audit. Kalimat itu juga menyebtukan bahwa audituor menggunakan pertimbangan dalam menilai dan menevaluasi representasi laporan keuangan manajemen. Disebutkannya estimasi signifikan oleh manajemen, menunjukkan bahwa laporan keuangan tidak seluruhnya berdasarkan pada fakta. Kami yakin bahwa audit kami memberikan dasar yang memadai untuk menyatakan pendapat. Kalimat diatas menunjukkan bentuk keterbatasan lain dari suatu audit, dengan mengatakan bahwa hanya dasar yamg memadai saja yang diperlukan untuk memberikan pendapat. Konsep memadai, dan bukannya konklusif atau absolut, adalah dasar yang konsisten dengan konsep dasar pengujian dan konsep keyakinan yang memadai yang telah dibahas sebelumnya. Kalimat ini juga mengandung asersi bahwa auditor telah membentuk kesimpulan positif tentang lingkup pekerjaan audit yang dilaksanakan. c) Paragraf pendapat Paragraf pendapat memenuhi empat standar pelaporan. Kalimat paragraf pendapat dijelaskan sebagai berikut. Menurut pendapat kami, laporan keuangan yang kami sebut diatas... Dalam menafsirkan arti dan pentinna kalima ini, hendaknya disimpulkan bahwa pendapat tersebut dinyatakan oleh orang atau orang-orang yang profesional, berpengaaman, dah ahli. Adalah keliru untuk meafsirkan denga ungkapan seperti, Kami menegaskan, Kami menjamin, atau Kami memastikan ( atau positif). Bagian kedua dari alimat tersebut berkaitan dengan laporan keuangan yang disebutkan dalam paragraf pendahuluan; sehinga judul setiap laporan tidak diulang kembali. Pernyataan pendapat memenuhi keempat standar pelaporan. Ada empat tipe audit yag diterbitka oleh auditor 1. Laporan yang berisi pendapat wajar tanpa pengecualian Pendapat wajar anpa pengecualian dberikan oleh auditor jika tidak terjadi pembatasan dalam lingkup audit dan tidak terdapat pengecualian yang signfikan mengenai kewajaran dan penerapan prinsip akuntansi berterma umum dalam penyusunan lapora keuagan, konsistensi penerapan prinsip akunansi berterima umum tersebut, serta pengungkapan memadai dalam laoran keuangan Laporan audit yang berisi pendapat wajar tana pengecualian adalah laporan yang paling dibutuhkan olh semua piha, baik oleh kien, pemakai informasi keuangan, maupun leh audior. Kata wajar dalam paragraf pendapat mempunyai makna: (1) Bebas dari keragu-raguan dan ketidak jujuran, (2) Lengkap informasinya. Pengertian wajar ini tidak anya terbatas pada jumlah-jumlah rupiah dan pengungkapan yang ercantum dalam laporan keuangan, namun meliputi pula ketepaan penggolonan informasi, seperti penggolongan aktiva atau utang kedalam kelompok lancar dan tidak anca, biaya usaha da biaya di luar usaha. Laporan keuagan dianggap menajikan secara wajar posisi keuanan dan hasil usaha suatu organisasi, sesuai dengan prnsip akuntansi berterima umum, jika memenuhi kondisi berikut ini: a. Prinsip akuntansi bererima umum digunakan untuk menyusun aporan keuangan. b. Perubahan penerapan prinsip auntansi berterima umum dari periode ke periode telah cukup dijelasan. c. Informasi dlam catatan-catatan yang mendukungnya telah digambarkan dan dijelaskan dengan cukup dalam laporan keuangan, sesuai dengan prnsip akuntansi berterima umum. Laporan yang berisi pendapat wajar tanpa pengecualian dengan bahasa penjelas Jika memerlukan bahasa penjelas, namun laporan keuangan tetap menyajikan secara wajar posisi keuangan dan hasil usaha perusahaan klien, auditor dapat dapat menerbitkan laporan audit buku. 2. Pendapat wajar dengan pengecualian Jika auditor menjumpai kondisi kondisi berikut ini, maka ia memberikan pendapat wajar dengan pengecualian dalam laporan audit. a. Lingkup auditor dibatasi oleh klien b. Auditor tidak dapat melaksanakan prosedur audit penting atau tidak dapat memperoleh informasi penting karena kondisi kondisi yang berada diluar kekuasaan klien maupun auditor c. Laporan keuangan tidak disusun sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum d. Prinsip akuntansi berterima umum yang digunakan dalam penyusunan laporan keuangan tidak diterapkan secara konsisten Pendapat wajar dengan pwngecualian diberikan oleh auditor jika dalam auditnya auditor menemukan salah satu kondisi dari yang 1 sampai 4 seperti tersebut diatas. Pendapat ini hanya menyatakan pendapat bahwa laporan keuangan yang disajikan oleh klien adalah wajar. Dalam pendapat ini auditor menyatakan bahwa laporan keuangan yang disajikan oleh klien adalah wajar, tetapi ada beberapa unsur yang dikecualikan, yang pengecualiannya tidak mempengaruhi kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan. 3. Pendapat tidak wajar Pendapat tidak wajar merupakan kebalikan dari pendapat wajar tanpa pengecualian. Akuntan memberikan pendapat tidak wajar jika laporan keuangan klien tidak disusun berdasarkan prinsip akuntansi berterima umum sehingga tidak menyajikan secara wajar posisi keuangan, hasil usaha, perubahan ekuitas dan arus kas perusahaan klien. Auditor menyatakan pendapat tidak wajar jika ia tidak dibatasi lingkup auditnya, sehingga ia dapat mengumpulkan bukti kompeten yang cukup sehingga dapat mendukung pendapatnya. Jika laporan keuangan diberikan pendapat tidak wajar oleh auditor, maka informasi yang disajikan oleh klien dalam laporan keuangan sama sekali tidak dapat dipercaya, sehingga tidak dapat dipakai oleh inormasi keuangan untuk pengambilan keputusan. 4. Pernyataan tidak memberikan pendapat Jika auditor tidak menyatakan pendapat atas laporan keuangan auditan, maka audit ini disebut dengan laporan tanpa pendapat. Kondisi yang menyebabkan auditor tidak memberikan pendapat adalah : a. Pembatasan yang luar biasa sifatnya terhadap lingkup audit b. Auditor tidak independen dalam hubungannya dengan kliennya. Perbedaan antara pernyataan tidak memberikan pendapat dengan pendapat tidak wajar adalah : pendapat tidak wajar ini diberikan dalam keadaan auditor mengetahui ketidakwajaran laporan keuangan klien, sedangkan auditor menyatakan tidak memberikan pendapat karena ia tidak cukup memperoleh bukti mengenai kewajaran laporan keuangan auditan atau karena ia tidak cukup memperoleh bukti mengenai kewajaran laporan keuangan auditan atau karena ia tidak independen dalam hubungannya dengan klien. CONTOH LAPORAN AUDITOR INDEPENDEN Kepada Dewan Direksi dan Pemegang saham, juve corperation Kami mengaudit neraca perusahaan juve corperation tanggal 31 Desember 2008 serta laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas, dan laporan arus kas untuk tahun yang berakhir pada tanggal tersebut. Laporan keuangan adalah tanggung jawab manajemen perusahaan. Tanggung jawab kami terletak pada pada pernyataan pendapat atas laporan keuangan berdasarkan audit kami. Kami melakukan audit berdasarkan standar auditing yang ditetapkan Ikatan Akuntan Indonesia. Standar tersebut mengharuskan kami untuk merencanakan dan melaksanakan audit agar kami memperoleh keyakinan memadai bahwa laporan keuangan bebas dari salah saji material. Suatu audit meliputi pemeriksaan, atas dasar pengujian, bukti bukti yang mendukung jumlah jumlah dan pengungkapan dalam laporan keuangan. Audit juga meliputi penilaian atas prinsip akuntansi yang digunakan dan estimasi segnifikan yang dibuat oleh manajemen, serta penilaian terhadap penyajian laporan keuangan secara keseluruhan. Kami yakin bahwa audit kami memberikan jasa yang memadai untuk menyatakan pendapat. Menurut pendapat kami, laporan keuangan yang kami sebut diatas menyajikan secara wajar, dalam semua hal yang material, posisi keuangan perusahaan juve corperation tanggal 31 desember 2008, dan hasil usaha, serta arus kas untuk tahun yang berakhir pada tanggal tersebut sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. (alesandro+diego) Alesandro & Diego Semarang, Jawa Tengah 15 Januari 2010 MANAGEMENT LETTER (SURAT KOMENTAR TERHADAP PENGENDALIAN INTERN) I. PENGERTIAN MANAGEMENT LETTER. Managemen Letter merupakan suatu surat yang dibuat oleh Kantor Akuntan Publik (KAP), ditujukan kepada manajemen perusahaan yang diperiksa laporan keuangannya (di audit), yang isinya memberitahukan kelemahan dari pengendalian intern perusahaan (baik material maupun immaterial weaknesses) yang ditemukan selama pelaksanaan pemeriksaan, disertai dengan saran-saran perbaikan dari KAP. Menurut Whittington, O. Ray dan Kurt Paniy (2001), management letter adalah suatu laporan kepada manajemen yang berisi rekomendasi untuk perbaikan kelemahan-kelemahan yang diungkapkan akuntan public setelah mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern perusahaan. Disamping untuk menyampaikan informasi-informasi yang bermanfaat kapada manajemen, management letter juga membantu membatasi tanggung jawab akuntan public seandainya dikemudian hari kelemahan pengendalian intern mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Dalam menjalankan usahanya, KAP tidak diperbolehkan mengiklankan kantornya atau jasa yang diberikan kantornya, karena jika hal tersebut dilakukan berarti KAP tersebut melanggar Aturan Etika Kompartemen Akuntan Publik – IAI. Salah satu cara untuk mendapatkan langganan adalah bekerja sebaik mungkin dalam memeriksa laporan keuangan suatu perusahaan, sehingga jika perusahaan tersebut puas atas jasa pemeriksaan dari KAP, diharapakan manajemen perusahaan akan merekomendasikan kepada teman-teman usahanya untuk menggunakan jasa KAP tersebut Untuk mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern, akuntan public bisa menggunakan: a. Internal Control Questionnaires. b. Flow Chart, menggambarkan arus dokumen dalam memproses suatu transaksi, dari awal sampai akhir dengan menggunakan symbol-simbol tertentu. c. Menggunakan Narrative Memo (penjelasan tertulis dari system dan prosedur akuntansi) Dari ketiga cara tersebut, akuntan publik akan mendapatkan suatu gambaran mengenai pengendalian intern yang ada di perusahaan secara teoritis. Hal tersebut masih harus dibuktikan lebih lanjut dengan menggunakan Complience test (test ketaatan). Dalam Compliance test, yang diperiksa adalah: a. Transaksi pengeluaran kas. b. Transaksi penerimaan kas. c. Transaksi penjualan. d. Transaksi pembelian. e. Transaksi pembayaran gaji. f. Transaksi koreksi/penyesuaian. Dalam hal ini yang diperhatikan adalah hal-hal berikut: a. Apakah setiap transaksi didukung oleh dokumen pendukung yang lengkap. b. Apakah setiap transaksi diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang. c. Apakah perhitungan matematis dalam dokumen pembukuan sudah benar. d. Apakah pendebitan dan pengkreditan transaksi ke masing-masing perkiraan buku besar sudah benar. Setelah melakukan compliance test, akuntan public harus menarik kesimpulan mengenai kebaikan-kebaikan dan kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan. Kemudian hasil temuan tersebut harus diberitahukan kepada manajemen perusahaan, beserta saran-saran perbaikannya dalam sebuah surat yang disebut Manajemen Letter. II. CARA MEMBUAT MANAGEMENT LETTER YANG BAIK. Dalam membuat management letter, perlu diperhatikan beberapa hal penting agar dihasilkan suatu management letter yang baik dan efektif: a. Management letter harus tepat waktu (timely), sehingga perusahaan masih sempat melakukan perbaikan-peraikan dalam pengendalian intern. Jika management letter terlambat diberikan, kemungkinan besar kelemahan-kelemahan dalam pengendalian intern sudah mengakibatkan terjadinya kesalahan dan kecurangan yang merugikan perusahaan. b. Management letter harus berisi saran-saran yang bermanfaat dan bisa diterapkan. c. Komentar dan saran-saran dalam management letter tidak boleh merupakan sesuatu yang “surprise”. Untuk itu, sebelumnya konsep management letter harus di diskusikan terlebih dahulu dengan manajemen perusahaan dan bagian yang berkaitan dan dimintakan komentar dari manajemen. d. Management letter harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang baik, halus dan tidak menyinggung perasaan orang lain. e. Kelemahan dan saran yang diberikan bisa diurut berdasarkan urutan-urutan pos neraca dan laba rugi atau menurut hal-hal yang paling penting yang memerlukan perhatian khusus dari manajemen dan perlu penanganan secepat mungkin. f. Saran-saran yang diberikan harus sesuai dengan kondisi bisnis perusahaan dan harus menunjukkan kemauan baik kantor akuntan public untuk membantu pengembangan usaha perusahaan. g. Pada bagian akhir management letter jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada manajemen dan seluruh staf perusahan, atas segala bantuan dan kerjasama yang diberikan mereka selama akuntan public melaksanakan pemeriksaannya. III. MANFAAT MANAGEMENT LETTER. Management letter mempunyai banyak manfaat untuk klien tetapi untuk KAP dan staf (anggota tim pemeriksa) dari KAP, antara lain: 1. Untuk klien: a. Dapat mengetahui kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaannya. b. Dalam mengambil tindakan-tindakan perbaikan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut, berdasarkan saran-saran yang diberikan dalam management letter, sehingga bisa mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan di dalam perusahaan. 2. Untuk KAP: a. Menjadikan nama kantor akuntan publik menjadi bertambah baik, karena disamping laporan pemeriksaan akuntan, juga memberikan management letter yang sangat bermanfaat bagi perusahaan. b. Jika manajemen perusahaan puas, tentunya akan menyarankan kepada teman-teman bisnisnya untuk memakai jasa kantor akuntan publik tersebut. c. Jika teman-teman bisnis tersebut tertarik, tentunya akan menambah jumlah klien kantor akuntan publik. 3. Untuk staf kantor akuntan publik (anggota tim pemeriksan): a. Jika klien kantor akuntan public bertambah, tentunya kesejahteraan pegawai dapat lebih ditingkatkan. b. Mendapat banyak kesempatan untuk mempelajari pengendalian intern diberbagai macam/jenis perusahaan. c. Mendapat kesempatan untuk mempelajari bagaimana membuat management letter yang baik. IV. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ANGGOTA TIM AUDIT DALAM MEMBUAT MANAGEMENT LETTER. Berikut tugas dan tanggung jawab dari masing-masing tim audit (dari KAP) dalam membuat management letter: 1. Asisten Auditor (Junior Staf): a. Sebagai petugas yang terjun ke lapangan (ke kantor perusahaan) setiap hari, bertugas mengumpulkan data dan informasi yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan, baik mengenai kebaikan maupun kelemahan pengendalian intern. b. Mendokumentasikan data dan informasi tersebut beserta fotocopy bukti pendukung dalam kertas kerja pemeriksaan, untuk ditelaah lebih lanjut oleh senior auditornya. 2. Senior Auditor (Pimpianan Tim Pemeriksa): a. Menelaah kertas kerja pemeriksaan yang dibuat asisten auditor, khususnya yang berkaitan dengan informasi mengenai kelemahan pengendalian intern perusahaan. b. Mengumpulkan hal-hal yang bisa dimasukkan dalam management letter, sekaligus menyusun konsep management letter. c. Mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan bagian pajak dan bagian management service dari kantor akuntan public, untuk mendapatkan komentar mereka dari segi perpajakan dan system akuntansi. d. Menyerahkan konsep management letter kepada audit supervisior/manager untuk ditelaah. e. Metelah ditelaah oleh atasan, melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan. 3. Audit Supervisor/Manager: a. Menelaah dan mengedit konsep management letter, mengusulkan perbaikan-perbaikan yang diperlukan kepada senior auditor. b. Menyerahkan konsep management letter yang sudah diperbaiki, kepada audit partner untuk ditelaah. c. Setelah ditelaah audit partner dan diperbaiki (jika ada saran perbaikan dari audit partner) mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan manajemen perusahaan. d. Melaporkan kepada audit partner mengenai hasil diskusi dengan manajemen perusahaan, dan meminta persetujuan audit partner jika ada saran perubahan dari manajemen perusahaan. e. Memerintahkan konsep terakhir management letter untuk difinalisasi. 4. Audit Partner: a. Menelaah dan mengedit konsep management letter yang diterima dari audit manager dan mendiskusikannya dengan audit manager dan “jika perlu” dengan audit senior. b. Mengembalikan konsep tersebut berikut saran-saran perbaikan “jika ada” kepada audit manager. c. Menelaah kembali konsep yang sudah diperbaiki, kemudian meminta audit manager untuk mendiskusikannya dengan manajemen perusahaan. d. Membahas dengan audit manager, hasil diskusi konsep management letter yang telah dilakukan oleh audit manager dengan manajemen perusahaan. e. Menandatangani management letter yang final untuk dikirimkan kepada manajemen perusahaan. CONTOH MANAJEMEN LATTER (Bahasa Indonesia) MANAGEMENT LETTER Yogyakarta, 23 Maret 2009 No.: KAK /ML-14/III/2009 Hal: Temuan Pengendalian Intern Yth. Pengurus Grassroots Society Forum (GSF) Aceh Barat Dengan hormat, Sebagai bagian dari audit kami atas laporan keuangan Grassroots Society Forum (GSF) untuk proyek kerjasama dengan CAFOD No.INN094 ”Pengembangan Kualitas Pendidikan di Aceh Barat sebagai Proses Pembangunan Kembali Pasca Tsunami” periode 01 Januari 2008-31 Desember 2008. Kami telah mereview pengendalian intern GSF dan mencatat adanya kelemahan, yang menurut pendapat kami perlu mendapat perhatian dari manajemen, sebagai berikut:  Manajemen proyek telah menggunakan sistem voucher untuk semua transaksi, namun ada hal yang perlu mendapat perhatian, yaitu voucher yang digunakan belum bernomor urut tercetak. Risiko: Voucher yang tidak bernomor urut tersectak berpotensi menyulitkan dalam mengidentifikasi apakah penerimaan ataupun pengeluaran yang terjadi telah dibukukan berdasarkan urutan kejadiannya (kronologis). Disamping itu juga berpotensi untuk menyulitkan dalam identifikasi apabila ada voucher yang hilang atau tidak tercatat. Rekomendasi: Kami menyarankan kepada manajemen GSF untuk memberi nomor urut tercetak pada voucher-voucher yang digunakan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik selama ini, kami ucapkan terimakasih. Hormat kami, Dr. Kumalahadi, M.Si, Ak. NIA Bahasa Inggris Draft MANAGEMENT LETTER Yogyakarta, 23 March 2009 No. : KAK /ML-14/III/2009 Subject : Internal control findings Respected Executive Boards Grassroots Society Forum (GSF) Aceh Barat Dear Sirs, As part of our audit on the financial statement of GSF Organization for the partnership project with CAFOD No.INN 094 “Improving Quality of Education in West Aceh as part of Post-Tsunami Rebuilding Process” for the period of 1 January to 31 December 2008, we have reviewed the internal control of the organization and noted a finding, which in our opinion, merit your attention, as follows:  The project management has used voucher system for all the transaction. However, there is a note to be understood for betterments i.e. the vouchers are not in serial printed number. Risk: Vouchers which are not in serial printed number will potentially hard to identify whether the receipts or payments have been filed in organized manner (chronologically). Also, it will be hard to identify when they are lost or unrecorded. Recommendation: We suggest the management of GSF to make vouchers in serial printed number. Thank you for your kind attention, trust and cooperation. Sincerely yours, Dr. Kumalahadi, M.Si, Ak. NIAP 98.1.031 Surat Pernyataan Langganan (Client Representation Letter) I. PENGERTIAN CLIENT REPRESENTATION LETTER. Dalam suatu general audit/financial audit (pemeriksaan umum), akuntan public pada akhir pemeriksaannya harus mengeluarkan laporan akuntan public yang terdiri dari pendapat auditor (auditor’s opinion) mengenai kewajaran laporan keuangan klien dan laporan keuangan yang telah diaudit, yang merupakan tanggung jawab manajemen (klien). Namun demikian, sebelum laporan audit diserahkan kepada klien, auditor harus meminta surat pernyataan langganan (client representation letter), dan klien harus memberikannya. Tanggal surat pernyataan langganan harus sama dengan tanggal tanggal selesainya pemeriksaan lapangan (audit field work) dan tanggal laporan akuntan public. Tanggal tersebut menunjukkan sampai batas waktu mana auditor harus menjelaskan hal-hal atau kejadian penting sesudah tanggal neraca. Surat pernyataan langganan tersebut harus ditandatangani pejabat perusahaan (klien) yang berwenang, biasanya Direktur Keuangan dan Akuntansi atau Direktur Utama dan ditik diatas kop surat klien, walaupun konsep surat tersebut disiapkan oleh kantor akuntan publik. Jadi, surat pernyataan langganan surat yang dibuat oleh klien, ditujukan kepada kantor akuntan publik, yang berisi pernyataan mengenai beberapa hal yang penting, antara lain : 1. Bahwa manajemen menyadari, merekalah yang bertanggung jawab terhadap kewajaran penyajian laporan keuangan perusahaan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia (Standar Akuntansi Keuangan). 2. Bahwa semua data, catatan akuntansi, notulen rapat direksi dan pemegang saham serta informasi-informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan audit, seluruhnya sudah diperlihatkan kepada akuntan publik dan tidak ada yang disembunyikan. 3. Penjelasan mengenai pos-pos laporan keuangan, misalnya : a. Piutang yang disajikan di neraca semuanya bisa tertagih atau sudah dibuatkan penyisihan yang cukup untuk piutang yang diragukan bisa tertagih. b. Aktiva tetap yang tercantum di neraca semuanya merupakan milik perusahaan dan dicatat berdasarkan harga perolehannya. c. Hutang yang tercantum di neraca betul-betul merupakan kewajiban perusahaan dan tidak ada hutang atau kewajiban kepada pihak ketiga yang belum dicantumkan di neraca. 4. Menyatakan ada atau tidaknya aktiva perusahaan yang dijadikan jaminan atas kredit yang diperoleh dari bank. Jika ada aktiva yang dijadikan jaminan, harus dijelaskan aktiva apa saja yang dijaminkan dan dijaminkan kepada siapa. 5. Menyatakan ada atau tidaknya kewajiban bersyarat (contingent liability) per tanggal neraca. Kalau ada harus dijelaskan dalam bentuk apa. Contingent liability adalah kewajiban perusahaan kepada pihak ketiga yang mungkin terjadi, mungkin juga tidak terjadi, tergantung pada kejadian di periode yang akan datang. Contingent liability bisa berasal dari pendiskontoan wesel tagih atau jika ada tuntutan terhadap perusahaan di pengadilan yang pada tanggal neraca, belum ada keputusan hukum dari pengadilan tersebut. 6. Menyatakan ada atau tidaknya transaksi-transaksi hubungan istimewa (related party transaction) dengan perusahaan induk ( holding company) atau perusahaan afiliasi. Jika ada hubungan transaksi istimewa, misalnya dalam bentuk pembelian atau penjualan barang dagangan antar perusahaan dalam satu group, maka harus dinyatakan bahwa transaksi tersebut dilakukan dengan harga pasar yang wajar (arms length transactions), dan harus dijelaskan juga berapa jumlah transaksi tersebut. 7. Menyatakan ada atau tidaknya kejadian penting sesudah tanggal neraca yang mempunyai pengaruh yang penting atau material terhadap kewajaran laporan keuangan, misalnya terjadinya kebakaran sesudah tanggal neraca namun sebelum laporan akuntan diterbitkan. II. KEGUNAAN CLIENT REPRESENTATION LETTER. Manfaat client representation letter bagi kantor akuntan public sangat besar sekali. Misalnya jika ternyata klien tidak mencatat transaksi perusahaan secara keseluruhan atau ada bukti-bukti yang disembunyikan/tidak diperlihatkan kepada kantor akuntan, sehingga ada pihak-pihak yang menggunakan laporan keuangan klien dan merasa dirugikan lalu mengajukan tuntutan kepada akuntan public di pengadilan. Dalam hal ini akuntan public dapat menunjukkan surat pernyataan langganan tersebut sebagai bukti di pengadilan, sehingga tidak bisa disalahkan. Jika akuntan public tidak memiliki surat pernyataan langganan, maka ia bisa disalahkaan di pengadilan dan harus membayar ganti rugi atau dicabut izin prakteknya oleh Menteri Keuangan jika terbukti lalai dalam melakukan pemeriksaannya sehingga merugikan pihak lain. III. ISI DARI CLIENT REPRESENTATION LETTER. Ikatan Akuntan Indonesia menyatakan dalam Standar Profesional Akuntan Public (PSA No. 17), bahwa surat pernyataan langganan (representasi tertulis) umumnya meliputi hal-hal berikut, jika dimungkinkan : a. Pengakuan manajemen mengenai tanggung jawabnya untuk menyajikan laporan keuangan secara wajar, posisi keuangan, hasil usaha, perubahan ekuitas, dan arus kas sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia atau basis akuntansi komprehensif selain prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. b. Tersedianya catatan keuangan dan data yang berkaitan. c. Kelengkapan dan tersedianya semua notulen rapat pemegang saham, direksi dan dewan komisaris. d. Tidak terdapat kesalahan dalam laporan keuangan dan transaksi yang tidak tercatat. e. Informasi mengenai transaksi antar pihak yang memiliki hubungan istimewa dan piutang atau utang antar pihak yang memiliki hubungan istimewa. f. Ketidakpatuhan dengan pasal-pasal perjanjian kontrak yang mungkin berdampak terhadap laporan keuangan. g. Informasi mengenai peristiwa kemudian. h. Ketidakberesan yang melibatkan manajemen dan karyawan. i. Komunikasi dari instansi pemerintah mengenai ketidakpatuhan terhadap atau kelemahan dalam praktik laporan keuangan. j. Rencana atau maksud yang mungkin akan mempengaruhi nilai atau klasifikasi aktiva atau kewajiban. k. Pengungkapan saldo kompensasi atau perjanjian yang menyangkut pembatasan terhadap saldo kas, dan pengungkapan line-of-credit atau perjanjian yang serupa. l. Pengurangan kelebihan atau keusangan persediaan menjadi nilai yang dapat direalisasikan. m. Rugi dari komitmen penjualan. n. Hak atas aktiva, hak gadai atas aktiva, dan aktiva yang dijaminkan. o. Perjanjian untuk membeli kembali aktiva yang sebelumnya dijual. p. Rugi dari komitmen pembelian untuk jumlah persediaan yang melebihi kebutuhan atau pada harga diatas harga pasar. q. Pelanggaran atau kemungkinan pelanggaran hukum atau peraturan yang dampaknya harus dipertimbangkan untuk diungkapkan dalam laporan keuangan atau sebagai dasar untuk mencatat rugi bersyarat. r. Kewajiban lain dan laba atau rugi bersyarat yang harus diungkapkan. s. Tuntutan yang tidak diungkapkan meskipun telah diberitahukan kemungkinannya oleh penasehat hukum klien.

t. Hak atau perjanjian pembelian kembali saham perusahaan atau modal saham yang disisihkan untuk hak pembelian saham, warrant, konversi, atau persyaratan lainnya.