Berikut ini adalah 4 pilar dalam PENGORGANISASIAN yang paling tepat yaitu

4 PILAR PENGORGANISASIAN Oleh : NI LUH PUTU GEDE DHANY FRANCISCA RADA (17102095) PUTU MASINTIA ARMA DIANING PUTRI (17102100) RAI SRI URIP WULANDARI (17102101) I WAYAN WIRA ARTANA (17102117) ADMINISTRASI PERHOTELAN SEMESTER 3 SEKOLAH TINGGI PARIWISATA BALI TAHUN 2018 Kata Pengantar Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas anugrahNya penulisan paper ini dapat terselesaikan dengan baik. Tidak lupa kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terlaksananya penulisan paper ini hingga bisa tersusun dengan baik. Paper ini kami susun berdasarkan pengetahuan yang kami peroleh dari beberapa buku dan media elektronik dengan harapan orang yang membaca dapat memahami tentang pengertian manajemen tata hidang, struktur organisasi tata hiding, 4 pilar dalam organisasi ,dan hubungan manajemen tata hidang dengan 4 pilar pengorganisasian. Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki paper ini di masa mendatang. Akhir kata kami berharap semoga paper tentang organisasi ini bermanfaat bagi para pembaca. Badung, 9 Agustus 2018 Penulis iii Daftar Isi Kata pengantar Daftar isi .............................................................................................. iii .......................................................................................................... v 1. Pengertian Pengorganisasian 2. 4 Pilar pengorganisasian ...................................................................... 1 .................................................................................. 1 2.1 Pembagian kerja ( division of work ) .......................................................... 1 2.2 Pengelompokan pekerjaan ( departmentalization ) .................................. 2 2.3 Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi ( hierarchy ) 2.4 Koordinasi ( coordination ) ...................... 2 ...................................................................... 3 3. Pengimplemantasian 4 Pilar Pengorganisasian dalam Manajemen Tata Hidang .....3 3.1 Pengertian tata hidang .................................................................................. 3 3.2 Manajemen Tata Hidang .................................................................................. 4 3.3 Hubungan 4 pilar pengorganisasian dan manajemen tata hidang ...................... 4 3.3.1 Pembagian kerja ( division of work ) .............................................. 4 3.3.2 Pengelompokkan Pekerjaan (Departementalization) 3.3.3 Penentua relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy) 3.3.4 Koordinasi ...................... 7 .......... 8 .................................................................................. 9 4. Kesimpulan .............................................................................................. 10 5. Daftar Pustaka .............................................................................................. 11 v 1. Pengertian Pengorganisasian Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menujukan hal-hal berikut ini : a. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi. b. Bagaimana organisasi menggelompokan kegiatan-kegiatan, dimana setiap penggelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok c. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan, tugas dan para karyawan d. Cara seorang manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilakukan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, menggelompokan, dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantar para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. (Dikutip dari Handoko, T. Hani, Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Gadjah Mada, 1998, Manajemen, edisi 2, Yogyakarta, BPFEYOGYAKARTA) 2. 4 Pilar Pengorganisasian Sebagaimana dikemukakan oleh Stoner, Freeman, dan Gilbert ( 1995 ), terdapat empat pilar ( building blocks ) yang menjadi dasar untuk melakukan proses pengorganisasian, yaitu : 2.1 Pembagian kerja ( division of work ) Dalam pencapaian tujuan perencanaan, tentunya telah ditentukan. Keseluruhan kegiatan dan pekerjaan yang telah direncanakan tersebut, tentunya perlu disederhanakan guna mempermudah mengimplementasianya. 1 Upaya untuk penyederhanaan keseluruhan kegiatan pekerjaan yang mungkin saja bersifat kompleks menjadi sederhana dan spesifik dimana setiap orang ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut dinamakan sebagai pembagian kerja Contoh di dalam bisnis restoran, pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian dapur, pelayanan pelanggan di meja makan, kasir, dll. 2.2 Pengelompokan pekerjaan ( departmentalization ) Setelah pekerjaan di spesifikan, maka kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis. Seperti contoh pada restoran bisnis di atas bagian pencatatan menu. Bagian tersebut bertugas memberitahukan menu kepada bagian dapur, hingga pengiriman makanan dari bagian dapur kepada pelanggan di meja makan. Kegiatan tersebut bisa dikelompokan menjadi satu departemen yang saling bekerjasama. 2.3 Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi ( hierarchy ) Dua konsep penting dalam proses penentuan hierarki yaitu: a. Span of management control Yaitu berkaitan dengan jumlah orang atau bagian dibawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu. Contoh dari bisnis restoran diatas, disetiap bagian diperlukan beberapa orang dibawah atasan yaitu 1 orang untuk bagian keuangan, 2 orang untuk bagian dapur, dan 3 orang untuk bagian pelayan. b. Chain of command Yaitu menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan bagian mana yang akan melapor ke bagian yang telah ditentukan. Chain of command juga menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hierarki yang paling tinggi ke hingga hierarki yang paling rendah. 2 Contoh dapat diketahui bahwa pelayanan 1, pelayan 2, dan pelayanan 3 memiliki batasan kewenangan dalam pekerjaannya di bagian pelayanan dan tidak berwenang untuk melakukan pekerjaan dibagian keuangan atau dapur. Dan setiap pelayanan bertanggung jawab kepada kepala bagian pelayanan. 2.4 Koordinasi ( coordination ) Koordinasi sebagaimana menurut Stoner, Freement, dan Gilbert ( 1995 ) pada dasarnya adalah the process of integrating the activities of separate department in order to pursue interganizational goals effectifelly. Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi tercapai dengan efektif. Tanpa koordinasi, berbagai kegiatan yang dilakukan oleh setiap bagian organisasi tidak akan terarah dengan baik. Contoh pada bagian pemasaran dan bagian keuangan, agar tingkat penjualan meningkat, maka bagian pemasaran mengusulkan untuk menaikkan biaya promosi. Jika bagian keuangan dan pemasaran tidak berkoodinasi, dapat dibayangkan akan terjadi konflik kepentingan antar bagian, padahal kedua bagian tersebut sebenarnya bermaksud baik bagi kepentingan perusahaan. Dengan menaikkan biaya promosi, maka bagian pemasaran berharap agar penjualan meningkat. Jadi jelas intinya bahwa semua kegiatan yang akan dilakukan harus saling berkoodinasi 3. Pengimplemantasian 4 Pilar Pengorganisasian dalam Manajemen Tata Hidang 3.1 Pengertian Tata Hidang Tata hidangan adalah suatu tata cara menghidangkan makanan ataupun minuman kepada tamu dengan multi pelayanan seperti keramahan, kecepatan dan juga ketelitian dalam melayani tamu. Saat menghidangkan diperlukan perhatian yang fokus karena kita langsung berhadapan 3 dengan tamu dan juga gambaran baik buruknya kinerja restaurant akan sangat terlihat dari caranya memberikan pelayanan terhadap para tamu. ( Dikutip dari http://wahyuanggayuda.blogspot.com/ ) 3.2 Manajemen Tata Hidang Manajemen Tata Hidang memiliki banyak pengertian, akan tetapi kelompok kami memiliki definisi yakni Manajemen Tata Hidang adalah suatu proses perencanaan, penggorganisasian, pengarahan dan pengawasan yang dilakukan dalam suatu kegiatan tata hidang guna mencapai tujuan yang diharapkan 3.3 Hubungan 4 pilar pengorganisasian dan manajemen tata hidang Dalam suatu organisasi terdapat 4 pilar yang mendasari jalannya organisasi 3.3.1 Pembagian kerja ( division of work ) Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of work/kabor) yang memenuhi synergy tadi. (Dikutip dari Handoko, T. Hani, Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Gadjah Mada, 1998, Manajemen, edisi 2, Yogyakarta, BPFEYOGYAKARTA) Berikut merupakan bagan organisasi manajemen tata hidang ( food and beverage service ) 4 STRUKTUR ORGANISASI FOOD & BEVERAGE SERVICE Food & Beverage Director Assistant Food & Beverage Manager Restaurant & Bar Manager Banquet Manager Chief Steward Head Waiter Head Waiter Steward Supervisor Captain Waiter Captain Waiter Pot/Dish Washer Waiter/Waiteress Waiter/Waitress Room Service & Order Taker Berikut dijabarkan tugas dari department food and beverage service a. Food & Beverage Director Bertugas membuat perencanaan aktifitas food and beverage dengan cara melihat hasil analisa dan evaluasi agar rencana aktivitas pelayanan hotel dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan, membuat rencana program dengan cara menentukan strategi agar rencana dapat dijalankan dengan tepat, membuat biaya perkiraan operasional dapat disetujui serta digunakan secara efektif dan efisien (Dikutip dari http://dunia-perhotelan.blogspot.com/2011/10/tugas-danwewenang-food-beverage.html, 5 b. Assistant Food & Beverage Manager Bertugas memimpin breafing saat akan memulai operasional, membuat program kerja selama setahun (pelatihan, budgeting, pendapatan serta program kegiatan lainnya), membuat alur pelayanan (General Service Procedure, Standard Operating Procedure dan Specification Task Breakdown), mengawasi pelaksanaan program, menerapkan kerja secara konseptual kedalam bentuk operasional. c. Restaurant & Bar Manager Bertanggung jawab kepada FB Manager tentang kelancaran restoran yang ada di hotel. Restaurant Manager mempunyai tugas : Memimpin breafing dengan bawahan saat akan mulai operasional, memberi informasi logbook kepada bawahan, memastikan standard grooms sesuai dengan ketentuan, memastikan product knowledge bagi waiter waitress. Mendesain program acara dan alur pelayanan, memastikan kebersihan dan keamanan restoran, memastikan persediaan peralatan dan perlengkapan melalui inventory, memastikan kelengkapan form dan bahan administrasi operasional, menjaga kualitas product, serta menjaga kualitas pelayanan. (Dikutip dari https://kennythirzahumawijaya.blogspot.com/2016/06/tugas-dan-tanggung-jawab.html) d. Banquet Manager a) Bertanggung jawab atas kelancaran banquet section dalam melayani function b) Bertanggung jawab dalam mengawasi dan mengarahkan seluruh pramusaji c) Mengikuti dan menghadiri food and beverage meeting yang diselenggarakan oleh food and beverage manager e. Chief Steward Orang yang bertanggung jawab atas kebersihkan peralatan dan keutuhan Steward f. Head Waiter Bertanggung jawab kepada Restaurant Manager terhadap lancarnya operasional di sebuah restoran g. Steward Supervisor Petugas (orang) yang berfungsi menggantikan membantu tugas-tugas yang dilakukan steward, jika sewaktu-waktu berhalangan. Apabila ada kesibukan yang kurang lancar, Steward Supervisor langsung menangani tugas anak buahnya. 6 h. Captain Waiter Bertanggung jawab pada keseluruhan kelancaran operasional di restoran tempat ia bertugas, mengecek/memperhatikan semua kebersihan/uniform waiter/waitress, mengecek menu dan makanan yang akan dihidangkan kepada para tamu, membuat semua keperluan (Requisition) bila dianggap perlu/kekurangan, mengadakan inventaris alat-alat, seperti : Chinaware, Glassware, dan Silverware (biasanya dilakukan sebulan sekali), melakukan pengontrolan semua tugas yang telah dilakukan pada Waiter sekiranya ada peralatan yang kurang bersih, kurang rapi, dan kurang lengkap, mengecek meja dan kursi jika ada yang rusak, goyang dan memerlukan perbaikan atau diganti sekaligus. i. Pot/Dish Washer Petugas (orang) yang bertanggung jawab untuk mencuci/membersihkan semua peralatan yang kotor baik dari Restoran, Bar, Room Service maupun Kitchen (dapur), adan menjaga kebersihan di sekitar area lantai j. Waiter/Waitress Tugas utama dari seorang waiter yaitu untuk melayani dan memenuhi semua kebutuhan tamu. Waiter juga bertugas mempersiapkan perlengkapan yang akan digunakan dalam operasional seperti Chinaware, Silverware dan Glassware serta menjaga kebersihan dan keamanan lingkungan kerja. (Dikutip dari http://asepsaepuloh57.blogspot.com/2013/11/) k. Room Service & Order Taker Petugas (orang) yang bertanggung jawab menerima pesanan melalui telepon dari tamu yang tinggal di hotel, dan mencatat semua pesanan ke dapur. 3.3.2 Pengelompokkan Pekerjaan (Departementalization) Setelah dijelaskan tugas dari setiap jabatan, selanjutnya dilakukan pengelompokan sesuai section pekerjaannya, dalam Departemen Tata Hidang terdapat tiga seksi yaitu Bar dan Restoran, Banquet dan Steward. a. Bar dan Restaurant section : Bertanggungjawab terhadap semua pelayanan makanan atau minuman kepada tamu, memastikan tamu puas dengan pelayanan makanan pada restaurant, 7 sedangkan pada bar section bertanggungjawab terharap tamu yang memesan makanan ringan dan minuman beralkohol atau non-beralkohol b. Banquet section : Bertanggungjawab terhadap pelasanaan suatu pertemuan yang meliputi acara atau kegiatan di dalam sebuah perusahaan pelayanan makanan yang terpisah dengan pelaksanaan pelayanan makanan pada restaurant, contohnya acara perjamuan makan malam, konfrensi resmi, pesta pernikahan, cocktail party dll c. Steward section : Bertanggungjawab terhadap pemeliharaan peralatan restaurant yang merupakan investasi dari hotel, memastikan areal kerja tetap bersih agar terhindar dari gangguan kesehatan terhadap para pekerja ataupun para tamu yang berada di restaurant tersebut 3.3.3 Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi ( hierarchy) Dua konsep penting dalam proses penentuan hierarki yaitu: a. Span of management control Yaitu berkaitan dengan jumlah orang atau bagian dibawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu. Contoh dari bisnis restoran diatas, disetiap bagian diperlukan beberapa orang dibawah atasan yaitu 1 orang untuk bagian keuangan,2 orang untuk bagian dapur, dan 3 orang untuk bagian pelayan. b. Chain of command Yaitu menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan bagian mana yang akan melapor ke bagian yang telah ditentukan.Chain of command juga menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hierarki yang paling tinggi ke hingga hierarki yang paling rendah. Contoh dapat diketahui bahwa pelayanan 1, pelayan 2, dan pelayanan 3 memiliki batasan kewenangan dalam pekerjaannya di bagian pelayanan dan tidak berwenang untuk melakukan pekerjaan dibagian keuangan atau dapur. Dan setiap pelayanan bertanggung jawab kepada kepala bagian pelayanan. 8 (Materi ini dikutip dari blog ” http://pencariantugas.blogspot.com/2016/01/empat-pilar-dalampengorganisasian.html”) 3.3.4 Koordinasi Pilar terakhir dari proses pengorganisasian adalah koordinasi. Setelah pekerjaan dibagi, ditentukan bagian-bagiannya, hingga ditentukan hierarki organisasinya, maka langkah berikutnya adalah bagaimana agar pembagian kerja yang telah dilakukan beserta penentuan desain organisasinya berjalan secara efektif dan efisien. Disinilah peran dari koordinasi diperlukan sebagai pilar terakhir dari pengorganisasian. Koordinasi sebagaimana menurut Stoner, Freement, dan Gilbert ( 1995 ) pada dasarnya adalah the process of integrating the activities of separate department in order to pursue interganizational goals effectifelly. Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi tercapai dengan efektif. Tanpa koordinasi, berbagai kegiatan yang dilakukan oleh setiap bagian organisasi tidak akan terarah dengan baik. Contoh pada bagian pemasaran dan bagian keuangan, agar tingkat penjualan meningkat, maka bagian pemasaran mengusulkan untuk menaikkan biaya promosi. Jika bagian keuangan dan pemasaran tidak berkoodinasi, dapat dibayangkan akan terjadi konflik kepentingan antar bagian, padahal kedua bagian tersebut sebenarnya bermaksud baik bagi kepentingan perusahaan. Dengan menaikkan biaya promosi, maka bagian pemasaran berharap agar penjualan meningkat. Jadi jelas intinya bahwa semua kegiatan yang akan dilakukan harus saling berkoodinasi. (Materi ini dikutip dari blog http://tarantoel.blogspot.com/2017/03/empat-pilardalam-pengorganisasian.html) 9 4. Kesimpulan Pengorganisasian merupakan proses penyususnan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. 4 Pilar merupakan dasar untuk melakukan proses pengorganisasian yang terdiri atas pembagian kerja ( division of work ), pengelompokan pekerjaan ( departmentalization ), penentuan relasi antar bagian dalam organisasi ( hierarchy ), koordinasi ( coordination ). Keempat pilar ini saling berkaitan satu sama lain dengan tujuan untuk mencapai tujuan yang dicita-citakan dari organisasi tersebut. 10 5. Daftar Pustaka Handoko, T. Hani, Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Gadjah Mada, 1998, Manajemen, edisi 2, Yogyakarta, BPFE-YOGYAKARTA Dikutip dari http://wahyuanggayuda.blogspot.com/ ) Dikutip dari http://dunia-perhotelan.blogspot.com/2011/10/tugas-dan-wewenang-foodDikutip dari beverage.html, Dikutip dari http://tarantoel.blogspot.com/2017/03/empat-pilar-dalam- pengorganisasian.html) Dikutip dari https://kennythirzahumawijaya.blogspot.com/2016/06/tugas-dan-tanggungjawab.html) Dikutip dari http://asepsaepuloh57.blogspot.com/2013/11/ Dikutip dari http://binderengki.blogspot.com/2014/03/01fungsi-divisi-seksi-f-dept-tataboga.html Dikutip dari https://kennythirzahumawijaya.blogspot.com/2016/06/tugas-dan-tanggungjawab.html Dikutip dari https://rinakurniawati.wordpress.com/2013/01/04/peranan-staff-banquet/ Dikutip dari http://istimakalahsteward.blogspot.com/2017/06/stewarding.html Dikutip dari http://pencariantugas.blogspot.com/2016/01/empat-pilar-dalam- pengorganisasian.html”

11