Pakar administrasi, The Liang Gie menyatakan :Arsip adalah sekumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat dengan cepat ditemukan kembali. Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, istilah arsip dapat berarti:a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpanb. Gedung (ruang) penyimpanan naskah atau dokumenc. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. Kearsipan adalah suatu proses kegiatan menyimpan arsip secara sistematis sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan. Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi, menurut The Liang Gie (1996:115). Menurut GR. Terry, filing adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. Berdasarkan pendapat para ahli maka dapat disimpulkan pengarsipan adalah proses kegiatan pengaturan arsip dengan menggunakan sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat diketemukan kembali sewaktu diperlukan. Sistem kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip sehingga arsip-arsip dapat diketemukan kembali dengan mudah. Dalam mengelola arsip-arsip, biasanya suatu organisasi atau perusahaan menyimpan arsip-arsip manual menggunakan filing cabinet (lemari arsip) atau langsung pada odner, sedangkan arsip elektronik dikelola dengan komputer. Alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip dapat berupa:a. Filing Cabinet (Laci/rak kabinet) yang berfungsi sebagai tempat ordnerb. Ordner yang berguna sebagai tempat penyimpanan folder atau dokumenc. Guide sebagai penuntun dan pembatas antar folderd. Folder berfungsi sebagai tempat penyimpanan surat-surat atau dokumen ISTILAH-ISTILAH DALAM FILING SYSTEM
Klasifikasi Arsip :
pengelompokan arsip menurut urusan/masalahnya secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpunnya.
Indeks :
tanda pengenal arsip/kata tangkap (caption) untuk memudahkan penemuan kembali.Mengindeks adalah proses menentukan/menetapkan indeks/kata tangkap. Kode :
tanda pengenal urusan/masalah dari klasifikasi arsip. Kode dapat berupa abjad, angka atau gabungan abjad dengan angka. Sistem yang dipakai untuk menyimpan arsip-arsip manual menggunakan salah satu filing system atau gabungan dari kelima sistem pengarsipan yang sudah umum dipakai. Kelima filing system tersebut adalah :
1) Sistem abjad (Alphabetical Filing System)2) Sistem tanggal (Chronological Filing System)3) Sistem nomor (Numeric Filing System )4) Sistem pokok masalah (Subject Filing System)
5) Sistem wilayah (Geographic Filing System)
1 Pengarsipan Secara Sistem Abjad
Pengarsipan secara sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan arsip ataupun berkas-berkas penting berdasarkan abjad yang berasal dari nama orang, nama perusahaan, nama organsiasi, maupun instansi pemerintah. Nama tersebut diindeks terlebih dahulu baru dijadikan sebagai kata tangkap (kode) dalam penyimpanannya, kemudian diurutkan berdasarkan urutan abjad. Kearsipan sistem abjad merupakan salah satu sistem kearsipan yang sering digunakan di kantor-kantor. Ciri suatu kantor menerapkan pengelolaan kearsipan dengan system abjad adalah arsip diatur dan disimpan berdasarkan abjad Latin yakni A sampai Z dan atau kombinasi abjad tersebut
Keuntungan:Dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan usaha baik yang berskala besar maupun kecil. Fleksibel Mudah diterapkan Tidak terlalu rumit Orang mudah mengingat nama orang/organisasi/badan/perusahaan
Kekurangan :
1. Lupa nama perusahaan/nama pengirim hanya mengingat tanggal atau masalah2. Banyaknya nama yang memiliki kode yang sama
3. Ada nama baru berarti daftar klasifikasi harus disesuaikan
Mengindeks nama yang akan dijadikan kode tersebut harus mengikuti peraturan mengindeks.Berikut adalah beberapa peraturan dalam mengindeks :1. Indeks nama perseoranganNama orang Indonesia pada umumnya adalah nama pada urutan terakhir penulisan nama tersebut: Contoh: Caption : Dra. R.A. Rani Handoko Indeks : Handoko, Rani, RA, Dra Kode Abjad : Ha Arsip yang berkode Ha ini selanjutnya disimpan di belakang guide yang berkode H. 2. Indeks nama Perusahaan dengan Singkatan Cara Mengindeks nama perusahaan dengan singkatan adalah dengan memanjangkan dahulu singkatan, kemudian baru diindeks dan kalau perlu memakai tunjuk silang, contoh: Caption : PT Damos Indah Indeks : Damos, Indah, Perseroan Terbatas Kode Abjad : Da ini berarti arsip disimpan di belakang guide yang berkode D (SELENGKAPNYA ADA DI BAGIAN BAWAH SETELAH GAMBAR !!!!)
Cara mengindeks nama orang Tionghoa adalah nama keluarganya. Oleh karena nama keluarga orang-orang Tionghoa itu di depan urutan namanya, maka nama-nama Tionghoa diindeks seperti tertulis,
ContohCaption : Pauw Swie ImIndeks : Pauw, Swie ImKode abjad : Pad). Tata urutan indeks nama internasionalCara mengindeks nama-nama Internasional adalah nama urutan terakhir penulisan merupakan dasar indeks dan kode, contoh:Caption : Gamal Abdul NasserIndeks : Naser, Gamal. AbdulKode abjad : Na2. Indeks nama PerusahaanPeraturan indeks nama perusahaan meliputi tata cara indeks nama perusahaan pada umumnya, nama perusahaan yang lebih dikenal singkatannya, nama perusahaan menggunakan huruf, nama perusahaan menggunakan angka, dan perusahaan menggunakan nama diri orang. Peraturan lebih rinci tentang cara mengindeks nama perusahaan berturut-turut akan diuraikan berikut inia) Tata cara indeks nama perusahaan pada umumnyaCara mengindeks nama perusahaan adalah kata yang penting dahulu, kemudian jenis badan hokum atau kegiatannya, contoh:Caption : PN Garam NegaraIndeks : Garam, Negara, Perusahaan, NegaraKode abjad : Gab) Tata cara indeks nama perusahaan dengan singkatanCara mengindeks nama perusahaan yang menggunakan singkatan adalah memanjangkan dahulu singkatan, kemudian baru diindeks dan kalau perlu memakai tunjuk silang, contoh:Caption : GIAIndeks : Garuda, Indonesia, AirwysKode Abjad : Ga lihat GIA3. Indeks nama civic missionBadan Usaha yang tergolong Civic mission meliputi nama-nama perhimpunan, yayawan, dan nama badan social kemasyarakatan lainnya. Sedangkan nama Instansi pemerintah berarti nama-nama lembaga pemerintah, baik itu lembaga tinggi Negara ataupun departemen. Untuk mengindeks nama civic mission ada tiga peraturan sebagai berikut:a) menggunakan kata yang pentingcara mengindeks nama civic mission adalah menggunakan kata yang penting labih dahulu, kemudian disusul sifat organisasi seperti yayasan, perhimpunan, dan persatuan, contoh:Caption : Partai Demokrasi IndonesiaIndeks : Demokrasi, Indonesia, PartaiKode abjad : De lihat PDI (dengan tunjuk silang)b) menggunakan nama civic mission dengan singkatanCara mengindeks nama badan usaha yang lebih dikenal dengan nama singkatannya adalah singkatan dipanjangkan dan diindeks sepeerti peraturan pertama dan diberi tunjuk silang ke singkatannya, contoh:Caption : PSSIIndeks : Sepak Bola, Seluruh, Indonesia, PersatuanKode abjad : Se lihat PSSIc) nama civic mission dibidang pendidikancara mengindeks nama badan usaha yang bergerak dibidang pendidikan adalah kata sekolah, akademi, universitas, diletakkan pada unit terakhir. Bila nama itu lebih dikenal singkatannya berilah tunjuk silang, contoh:Caption : SMK Negeri 1 TangerangIndeks : Menengah, Kejuruan, Negeri, Satu, Tangerang, SekolahKode abjad : Melihat SMK6. Indeks nama Instansi PemerintahPeraturan mengindeks instansi pemerintah dapat dikelompokkan ke dalam lembaga Negara, lembaga adepartemen, dan kantor-kantor.a) Cara mengindeks nama instansi pemerintah mengutamakan kata yang penting dahulu, kemudian sifat instansi seperti departemen, dirjen, direktorat, kanwil diletakkan pada unit terakhir, contohCaption : Departemen PertanianIndeks : Pertanian, departemenKode abjad : Peb) Cara mengindeks nama instansi pemerintah hendaknya memperhatikan hierarkhi antara lain departemen, ditjen, dirjen, kanwil, kanko, dan kamat. Hierarki wilayah antara lain provinsi, kabupaten, kecamatan dan kelurahan, contoh:Caption : Kanwil Deppen TangerangIndeks :Tangerang, wilayah, penerangan , kantor, departemenKode Abjad : Ta lihat Kanwil Deppen