Bagaimanakah penulisan kode surat atau dokumen yang benar dalam sistem kearsipan

A. Pengertian Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:

1. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun
2. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama
3. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama
4. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

Keuntungan dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu
2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
3. Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
4. Mudah diterapkan

Kerugian dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya
2. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya
3. Harus mempergunakan peraturan mengindeks
4. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan

1. Peraturan Mengindeks

Soedarmayanti (dalam Suputra, 2009:127) mengemukakan peraturan mengindeks dapat digolongkan ke dalam empat kategori yaitu:

1. Indeks nama badan pemerintahan atau swasta
2. Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya
3. Indeks nama tempat atau wilayah
4. Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:
5. Nama yang memakai nama keluarga
6. Nama yang memakai nama marga
7. Nama yang memakai nama baptis

2. Daftar Klasifikasi Abjad

Daftar klasifikasi dalam sistem abjad dapat diartikan sebagai pengelompokan arsip berdasarkan nama orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Nama terdiri dari beberapa macam, antara lain:

1. Nama perorangan
2. Nama perusahaan
3. Instansi pemerintah
4. Nama organisasi dan perhimpunan

Setelah nama diindeks, kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya.Berikut contoh susunan klasifikasi abjad:

Alfred Liubana                             Liubana, Alfred                                  LI

PT Agung Mulia                           Agung Mulia, Perseroan Terbatas  AG

dan lain-lain

B. Cara Penyimpanan Dengan Sistem Abjad

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut:

Sebelum surat disimpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang akan disimpan. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat tersebut masih belum selesai prosesnya. Untuk mengetahui apakah surat sudah boleh disimpan atau belum, dapat dilihat pada surat tersebut apakah terdapat tanda-tanda perintah penyimpanan atau tidak (release mark), seperti tanda “file”, “simpan”, “dep” (deponeren atau simpan).

Surat dibaca, kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka yang diindeks adalah nama pengirim surat.Jika surat keluar maka yang diindeks adalah nama tujuan. Arsiparis menyimpan surat-surat dengan menggunakan sistem abjad di filing cabinet.Berikut contoh nama-nama pengirim surat yang masuk dan surat keluar dalam sebuah perusahaan yang hendak diarsipkan.

              a. Surat dari Alfred Liubana

b. Surat dari PT. Agung Mulia

Setelah arsiparis mengindeks surat-surat tersebut diatas, maka hasil yang akan didapat adalah:

         a. Liubana, Alfred

         b. Agung Mulia, Perseroan Terbatas

3. Mengkode surat/berkas

Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad siambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis dipojok kanan bawah. Sedangkan jika penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas. Penulisan kode sebaiknya menggunakan pensil, hal ini bertujuan apabila sewaktu-waktu arsip tersebut dipinjam dan akan difotokopi, maka kode tersebut dapat dihapus sementara, untuk kemudian ditulis lagi jika akan disimpan kembali. Dengan adanya kode memudahkan petugas untuk menyimpan surat dan mengembalikan surat pada tempat semula.

Contoh mengkode surat berdasarkan surat yang telah diindeks yang tercatat dalam contoh di subbab sebelumnya.

          a. LI

b. AG

4. Menyortir surat

Menyortir surat adalah mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu mondar-mandir. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat yang bersamaan dalam jumlah banyak. Jadi surat yang mempunyai kode sama/sejenis dikelompokkan menjadi satu. Hasil pengelompokkan surat-surat pada contoh sebelumnya sebagai berikut:

Kelompok A: Surat No. 1, 7, dan 10

Kelompok B: Surat no. 2, 3, 4, dan 5

Kelompok C: Surat no. 6

Kelompok D: Surat no 8 dan 9

Langkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya. Tentukan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan.  Contoh: surat yang telah diberi kode diatas akan ditempatkan pada laci filing cabinet, dengan memperhatikan antara kode surat dan kode pada laci, guide, dan folder.

Surat kelompok A ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode A,didalam hanging folder berkode Ab (Surat 1), Af (Surat 10), dan An (Surat 7).

Surat kelompok B ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode B, di dalam hanging folder berkode Ba (Surat 2, 3, dan 4), Bu (Surat 5)

Surat kelompok C ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode C, di dalam hanging folder berkode Ce (Surat 6).

Surat kelompok D ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode D, di dalam hanging folder berkode De (Surat 8 dan 9)