Bagaimana prosedur dalam PENYIMPANAN material

Prosedur SOP penerimaan barang di gudang (warehouse)

Sebelum barang disimpan di sebuah gudang penyimpanan, terdapat beberapa tahapan atau prosedur yang harus dilalui. Pemeriksaan surat jalan hingga kondisi barang yang tiba harus melalui pengecekan yang seksama. Hal ini dilakukan untuk memastikan setiap kondisi barang yang akan disimpan pada gudang yang telah disediakan diterima oleh pihak gudang dalam kondisi yang baik. Jika terdapat kerusakan pada barang yang baru saja datang, maka harus segera dilaporkan kepada pihak-pihak terkait untuk tindakan lebih lanjut.

Proses pengecekan barang atau prosedur SOP saat penerimaan barang di gudang ini hampir berlaku dimana saja. Artinya, di setiap gudang akan selalu dilakukan pengecekan barang inbound ketika barang baru datang. Beberapa aspek yang harus diperiksa diantaranya adalah kesesuaian antara surat jalan yang diterima di lapangan dengan informasi data yang diperoleh oleh pihak gudang melalui email atau telepon, jumlah koli dan kondisi barang yang diterima.

Mengapa setiap barang datang perlu diperiksa dengan seksama? Seperti yang telah disebutkan di atas bahwa pemeriksaan barang dilakukan untuk memastikan setiap barang yang datang diterima dengan baik dengan jumlah koli yang tepat. Pada kasus tertentu, jumlah koli yang tertulis pada surat jalan tidak sesuai dengan jumlah aktual atau jumlah riil barang. Hal ini bisa jadi disebabkan adanya kesalahan hitung saat proses muat barang ke dalam truk. Faktor lainnya adalah kerusakan barang yang diakibatkan saat proses muat atau pengiriman barang.

Prosedur SOP Penerimaan Barang

Berikut ini adalah beberapa tahapan atau prosedur yang dijalankan pada saat ada barang inbound atau barang baru yang akan masuk ke area gudang penyimpanan atau warehouse.

• Staff gudang menerima barang dari pemasok dan menyesuaikan kecocokan data dengan surat jalan yang diterima
• Jika data surat jalan sudah sesuai, selanjutnya dilakukan pembukaan segel box truk untuk pemeriksaan jumlah dan kondisi barang. Dokumentasi berupa foto atau video diperlukan saat proses ini berlangsung.
• Namun jika terjadi ketidaksesuaian jumlah koli barang dengan data surat jalan maka langsung diinformasikan dan dikoreksi bersama staff gudang dan pemasok
• Pemeriksaan quality barang oleh staff QC Incoming
• Barang rejected atau barang dengan kondisi tidak baik akan dilakukan prosedur retur atau prosedur lainnya yang berlaku sesuai instruksi dari pemasok
• Hasil inspeksi oleh staff QC mengenai barang accepted atau barang dalam kondisi baik dilaporkan kepada staff gudang untuk dilakukan proses bongkar dan selanjutnya dilakukan penyimpanan pada lokasi yang telah disiapkan
• Dilakukan proses input penerimaan barang pada system dan proses serah terima barang
• Penerimaan barang dicatat pada stock card beserta detail data dan surat jalannya

Itulah beberapa poin yang pada umumnya berlaku pada prosedur penerimaan bagi barang-barang yang masuk dalam gudang. Setiap gudang menerapkan kebijakan atau memiliki prosedur tersendiri terkait dengan penanganan setiap barang masuk. Bisa jadi urutan langkah-langkahnya berbeda. Namun secara garis besar, pada tahapan ini selalu dilakukan pengecekan barang baik jumlah koli dan juga kondisi barang serta kesesuaian surat jalan dengan informasi yang diterima.

Warehouse / Gudang Penyimpanan Barang

Seperti yang terlihat pada gambar di atas, setiap barang incoming yang datang selalu kami lakukan pengecekan secara menyeluruh. Kami selalu memastikan kondisi barang diterima dengan baik sebelum dilakukan proses penyimpanan barang. Penanganan setiap barang dilakukan dengan sangat baik dan hati-hati sesuai dengan prosedur yang berlaku. Stock opname dilakukan secara rutin dan laporannya selalu kami kirimkan secara berkala. Setiap barang yang ada di area pergudangan kami selalu ditangani dan terjaga dengan sangat baik.

Saat ini banyak tersedia gudang atau warehouse yang dapat disewa untuk penyimpanan barang sementara. Di Tiga Permata Logistik juga tersedia space gudang yang dapat disewa untuk penyimpanan barang-barang yang pada umumnya adalah general cargo. Terdapat empat pergudangan yang dikelola oleh Tiga Permata Logistik yang mana dua pergudangan berada di Surabaya dan dua lagi sisanya berada di Jakarta.

Tidak hanya menyediakan space area penyimpanan saja, kebutuhan handling dan manajemen pergudangan dapat dilayani juga. Handling dan manajemen pergudangan ditangani langsung oleh tim ahli Tiga Permata Logistik yang profesional dan berpengalaman. Alat-alat pendukung aktivitas handling yang diperlukan di area pergudangan tersedia dengan sangat baik seperti handpallet, forklift dan juga loading ramp.

Itulah penjelasan singkat mengenai prosedur yang dilakukan pada saat penerimaan barang di sebuah gudang atau warehouse. Jika membutuhkan support baik kebutuhan sewa gudang penyimpanan barang atau jasa manajemen pergudangan, silakan hubungi Tiga Permata Logistik melalui kontak yang ada di bawah ini. Kami selalu siap kapanpun untuk membantu berbagai kebutuhan Anda. Kepuasan pelanggan merupakan prioritas utama kami.

PT. Tiga Permata Logistik
Surabaya (Head Office) : Jalan Raya Waru KM 15, Aloha, Gedangan – Sidoarjo Telp. 031 – 8533130 Whatsapp : 0811-347-8181

Email : [email protected]

Jakarta : Pergudangan Zoodia Business Park Unit No.19. Jl. Husein Sastranegara No.1 Rawa Bokor, Cengkareng, Tangerang, Banten Telp. / Whatsapp : 0811-3131-300

Email : [email protected]

Semarang : Ruko B Ngaliyan Baru, Jl. Prof. Hamka 110 Semarang Telp. 024 – 7617353 / 082 336 568 510

Email : [email protected]

Cara menyimpan persediaan barang di gudang harus betul-betul anda perhatikan, karena semakin besar suatu perusahaan (terutama untuk perusahaan ritel atau penjualan) dan memiliki banyak cabang, mengelola stock barang pastinya menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan. Mengapa bisa demikian??? Jika perusahaan Anda mempunyai banyak cabang dan memiliki gudang yang berbeda untuk setiap cabang. Nantinya, dalam melakukan kontrol barang akan sedikit lebih sulit karena juga akan berhubungan dengan pembukuan stok barang.

Jika bisnis Anda bergerak dibidang retail / penjualan barang yang memiliki banyak barang dengan item sampai ribuan. Hal ini nantinya pasti akan sangat memusingkan Anda.  Sebagai salah satu fasilitas pembantu bisnis, gudang dibuat untuk menyimpan persediaan atau stok barang yang nantinya akan dijual kepada para pembeli. Tersedianya gudang dalam suatu perusahaan berfungsi untuk menyimpan stok barang dan memberikan informasi mengenai status barang, kondisi barang yang disimpan hingga barang tersebut keluar dari gudang sesuai dengan jadwal penjualan kepada pembeli.

Perlunya pengelolaan atau manajemen persediaan barang dalam gudang amat sangat penting bagi suatu perusahaan karna terkait langsung dengan bisnis perusahaan. Bila stock barang digudang Anda terlalu banyak / berlebihan dan tidak sesuai dengan penjualan maka juga dapat menyebabkan kerugian demikian pula jika stock barang digudang Anda sedikit atau kekurangan stock pasti akan berakibat juga pada bisnis Anda.

Dengan adanya pengelolaan persediaan barang di gudang dengan baik, maka barang-barang yang disimpan dalam gudang dijamin akan tersimpan dalam keadaan yang baik dan pendistribusian barang ke customer sesuai dengan jadwal yang telah disepakati dengan jumlah barang yang tepat.

Melakukan pengelolaan atau manajemen stok barang di gudang yang baik memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan antara lain yaitu penataan barang yang rapi, kualitas dan kuantitas barang terjaga dengan baik, informasi dan data yang tersedia akurat, aktual dan selalu terupdate serta mempermudah dalam pengendalian dan pengawasan stok barang, dan pelayanan pendistribusian atau penjualan menjadi meningkat.

Baca juga : Potensi Industri Pengemasan & Pengepakan Barang di Indonesia

Nah, pada kesempatan kali ini, kami akan memberikan sedikit tips bagi Anda terkait 8 cara menyimpan persediaan barang di gudang yang dapat Anda terapkan sekarang juga agar nantinya bisnis Anda juga dapat berlangsung dengan baik.

Berikut, 8 Cara Menyimpan Stock Barang Di Gudang!

1. Mencatat Data Seakurat Mungkin

Saat Anda akan melakukan pencatatan data, Anda harus mencatat data seakurat mungkin, data yang dimaksud disini adalah data stok barang yang keluar masuk  ke gudang serta sisa stok barang yang masih tersedia di gudang. Proses, pencatatan data dapat dibantu dengan software / program pendukung agar data yang didapat lebih akurat. Dengan melakukan pencatatan data, perusahaan dapat mengetahui data penjualan pada periode sebelumnya dan dapat menentukan strategi atau target pemasaran produk pada periode sekarang atau periode selanjutnya. Nantinya, juga dapat diketahui barang apa saja yang dapat dijadikan stok untuk penjualan kedepannya.

2. Menentukan forecast (perencanaan) persediaan

Dengan tersedianya data yang telah dicatat secara akurat baik dari periode sebelumnya maupun untuk periode sekarang mengenai stok barang yang ada di gudang. Perusahaan dapat memperkirakan berapa jumlah stok barang yang akan ditambahkan ke gudang untuk jangka waktu kedepannya dan dapat berguna juga untuk mengantisipasi adanya kekurangan stok barang yang dipesan oleh pembeli, yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan juga dapat melihat barang apa saja yang harus ditambahkan stoknya berdasarkan banyaknya barang yang dipesan pada periode penjualan penjualan saat ini maupun perkiraan periode sebelumnya.

3. Tentukan jadwal pembelian persediaan barang dalam gudang dan cek barang sebelum disimpan

Ada baiknya perusahaan, untuk menentukan dan membuat jadwal mengenai pembelian barang kepada supplier dan juga menentukan jadwal penjualan barang kepada para customer supaya pengelolaan stok barang lebih terkendali. Tidak adanya kelebihan stok barang atau barang yang overload tersimpan di gudang, yang dapat membuat kualitas barang menjadi turun jika barang tersebut telah lama tersimpan di gudang karena belum laku terjual.

Selanjutnya, yang harus Anda perhatikan yakni melakukan pengecekan barang sebelum memasukkannya ke dalam rak. Pengecekan ini dapat dilakukan sebelum pemberian kode agar Anda bisa mengetahui ada atau tidaknya barang yang mengalami kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum memutuskan untuk menyimpannya.

4. Jangan lupa melakukan pemberian kode pada setiap barang

Memberikan kode pada setiap barang dalam gudang merupakan salah satu hal yang penting untuk dilakukan. Hal tersebut dapat membantu perusahaan dalam menjual barang dengan beragam warna dan ukuran serta mempercepat proses pencarian barang saat pembeli ingin memesan barang dengan ukuran dan warna yang diinginkannya.

5. Pisahkan stok barang yang lama yang lama dan stok barang yang baru

Pemisahan stok barang lama terhadap stok barang baru yang ada digudang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan. Pemisahan ini bertujuan untuk memudahkan perusahaan mengetahui jumlah stok barang lama yang telah terjual maupun yang belum terjual.

Jika stok barang lama telah kadaluarsa, maka sebaiknya stok barang tersebut segera dikeluarkan dan ditempatkan paling depan atau dijual secepatnya sebelum masa kadaluarsanya berakhir.

6. Identifikasi lorong di gudang dan pastikan ruang lorong yang memadai di gudang

Mengidentifikasi rak atau produk itu penting, Namun Anda juga perlu mengidentifikasi lorong atau ruangan di dalam gudang. Anda dapat memberi tanda untuk area digudang yang luas. Dengan cara ini, anggota staff dapat dengan mudah menemukan lorong dimana produk tertentu akan berada.

Harus ada papan tanda di sekitar yang dapat digunakan untuk membantu operator dengan mudah melakukan manuver di sekitar gudang. Anda juga dapat menggunakan denah lantai sehingga jika pekerja tersesat digudang yang luas mereka dapat dengan mudah menemukan denah tersebut. Hal ini serupa dengan peta mal tempat pembeli dapat menemukan toko favorit mereka.

7. Memikirkan efisiensi Gudang

Sementara dengan memperluas kapasitas penyimpanan gudang dan memikirkan segala hal teknis, Anda juga harus memikirkan beberapa pertimbangan kedalam alur kerja sehingga Anda tidak hanya memecahkan satu masalah (ruang) tanpa memperhatikan aspek lain yakni efisiensi gudang Anda.

Untuk itu mungkin Anda dapat berinvestasi dengan membeli peralatan tambahan seperti Forklift, liftreach truck dan pallet plastik agar proses pengambilan dan penyimpanan barang digudang bisa efektif dan efisien.

8. Proses Perbaikan Terus-Menerus (Continual Improvement)

Anda harus mengukur segala sesuatu dan melakukan monitoring terhadap manajemen persediaan barang dalam gudang  serta menganalisa hasilnya. Setelah itu, lakukan penilaian. Kerjakan sebuah rencana untuk melakukan perbaikan jika ada kekurangan yang ditemukan dalam manajemen persediaan barang dalam gudang Anda.  Demikian artikel kami mengenai 8 cara menyimpan persediaan barang di gudang yang dapat Anda terapkan sekarang juga semoga bisa menambah wawasan Anda terutama bagi Anda yang saat ini berminat terkait industri pengemasan dan pengepakan barang di Indonesia. Anda dapat melihat katalog produk kami seperti lakban bening, plastik wrapping ataupun stretch film dihalaman menu katalog.