Bagaimana Anda mengirim email massal dari spreadsheet?

Isi template email secara otomatis dengan data dari Google Sheets. Email dikirim dari akun Gmail Anda sehingga Anda dapat menanggapi balasan penerima

Penting. Contoh gabungan surat ini tunduk pada batas email yang dijelaskan dalam Kuota untuk layanan Google

Bagaimana Anda mengirim email massal dari spreadsheet?

Bagaimana Anda mengirim email massal dari spreadsheet?

Bagaimana itu bekerja

Anda membuat template draf Gmail dengan placeholder yang sesuai dengan data di spreadsheet Spreadsheet. Setiap tajuk kolom dalam lembar mewakili tag placeholder. Skrip mengirimkan informasi untuk setiap placeholder dari spreadsheet ke lokasi tag placeholder yang sesuai di draf email Anda

Layanan Skrip Aplikasi

Solusi ini menggunakan layanan berikut

  • Layanan Gmail–Mendapatkan, membaca, dan mengirim draf email yang ingin Anda kirim ke penerima
    • Jika email Anda menyertakan karakter unicode seperti emoji, gunakan layanan Mail sebagai gantinya. Pelajari cara memperbarui kode ke
  • Layanan spreadsheet–Mengisi placeholder email dengan informasi yang dipersonalisasi untuk setiap penerima

Prasyarat

Untuk menggunakan sampel ini, Anda memerlukan prasyarat berikut

  • Akun Google (akun Google Workspace mungkin memerlukan persetujuan administrator)
  • Peramban web dengan akses ke internet

Siapkan skrip

Buat proyek Apps Script

  1. Klik tombol berikut untuk membuat salinan spreadsheet contoh Gabungan Surat Gmail/Sheets. Proyek Apps Script untuk solusi ini dilampirkan ke spreadsheet
    Buat salinan
  2. Di spreadsheet yang Anda salin, perbarui kolom Penerima dengan alamat email yang ingin Anda gunakan di gabungan surat
  3. (Opsional) Tambahkan, edit, atau hapus kolom untuk menyesuaikan data yang ingin disertakan dalam template email Anda

Jika Anda mengubah nama kolom Penerima atau Email Terkirim, Anda harus memperbarui kode yang sesuai di proyek Apps Script. Anda dapat membuka proyek Apps Script dari spreadsheet dengan mengeklik Ekstensi > Apps Script.

Buat templat email

  1. Di akun Gmail Anda, buat draf email. Untuk menyertakan data dari spreadsheet di email Anda, gunakan placeholder yang sesuai dengan nama kolom yang diapit oleh kurung kurawal, seperti {{First name}}
    • Jika Anda memformat teks dalam email, Anda juga harus memformat tanda kurung tempat penampung
    • Placeholder peka terhadap huruf besar-kecil dan harus sama persis dengan tajuk kolom
  2. Salin baris subjek draf email Anda

Jalankan skrip

  1. Dalam spreadsheet, klik Mail Merge > Kirim Email. Anda mungkin perlu menyegarkan halaman agar menu kustom ini muncul.
  2. Bila diminta, izinkan skrip. Jika layar persetujuan OAuth menampilkan peringatan, Aplikasi ini tidak diverifikasi, lanjutkan dengan memilih Lanjutan > Buka {Nama Proyek} (tidak aman).

  3. Klik Mail Merge > Kirim Email lagi.

  4. Tempel baris subjek template email dan klik OK

Jika Anda menerapkan filter ke sheet, skrip masih mengirimkan email ke peserta yang difilter, tetapi tidak akan menambahkan stempel waktu

Tinjau kodenya

Untuk meninjau kode Apps Script untuk solusi ini, klik Lihat kode sumber di bawah

Lihat kode sumber

Kode. gs

solusi/otomatisasi/penggabungan surat/Kode. js

Lihat di GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/mail-merge

/*
Copyright 2022 Martin Hawksey

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * @OnlyCurrentDoc
*/

/**
 * Change these to match the column names you are using for email 
 * recipient addresses and email sent column.
*/
const RECIPIENT_COL  = "Recipient";
const EMAIL_SENT_COL = "Email Sent";

/** 
 * Creates the menu item "Mail Merge" for user to run scripts on drop-down.
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Mail Merge')
      .addItem('Send Emails', 'sendEmails')
      .addToUi();
}

/**
 * Sends emails from sheet data.
 * @param {string} subjectLine (optional) for the email draft message
 * @param {Sheet} sheet to read data from
*/
function sendEmails(subjectLine, sheet=SpreadsheetApp.getActiveSheet()) {
  // option to skip browser prompt if you want to use this code in other projects
  if (!subjectLine){
    subjectLine = Browser.inputBox("Mail Merge", 
                                      "Type or copy/paste the subject line of the Gmail " +
                                      "draft message you would like to mail merge with:",
                                      Browser.Buttons.OK_CANCEL);

    if (subjectLine === "cancel" || subjectLine == ""){ 
    // If no subject line, finishes up
    return;
    }
  }

  // Gets the draft Gmail message to use as a template
  const emailTemplate = getGmailTemplateFromDrafts_(subjectLine);

  // Gets the data from the passed sheet
  const dataRange = sheet.getDataRange();
  // Fetches displayed values for each row in the Range HT Andrew Roberts 
  // https://mashe.hawksey.info/2020/04/a-bulk-email-mail-merge-with-gmail-and-google-sheets-solution-evolution-using-v8/#comment-187490
  // @see https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet/range#getdisplayvalues
  const data = dataRange.getDisplayValues();

  // Assumes row 1 contains our column headings
  const heads = data.shift(); 

  // Gets the index of the column named 'Email Status' (Assumes header names are unique)
  // @see http://ramblings.mcpher.com/Home/excelquirks/gooscript/arrayfunctions
  const emailSentColIdx = heads.indexOf(EMAIL_SENT_COL);

  // Converts 2d array into an object array
  // See https://stackoverflow.com/a/22917499/1027723
  // For a pretty version, see https://mashe.hawksey.info/?p=17869/#comment-184945
  const obj = data.map(r => (heads.reduce((o, k, i) => (o[k] = r[i] || '', o), {})));

  // Creates an array to record sent emails
  const out = [];

  // Loops through all the rows of data
  obj.forEach(function(row, rowIdx){
    // Only sends emails if email_sent cell is blank and not hidden by a filter
    if (row[EMAIL_SENT_COL] == ''){
      try {
        const msgObj = fillInTemplateFromObject_(emailTemplate.message, row);

        // See https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app#sendEmail(String,String,String,Object)
        // If you need to send emails with unicode/emoji characters change GmailApp for MailApp
        // Uncomment advanced parameters as needed (see docs for limitations)
        GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
          htmlBody: msgObj.html,
          // bcc: '[email protected]',
          // cc: '[email protected]',
          // from: '[email protected]',
          // name: 'name of the sender',
          // replyTo: '[email protected]',
          // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)
          attachments: emailTemplate.attachments,
          inlineImages: emailTemplate.inlineImages
        });
        // Edits cell to record email sent date
        out.push([new Date()]);
      } catch(e) {
        // modify cell to record error
        out.push([e.message]);
      }
    } else {
      out.push([row[EMAIL_SENT_COL]]);
    }
  });

  // Updates the sheet with new data
  sheet.getRange(2, emailSentColIdx+1, out.length).setValues(out);

  /**
   * Get a Gmail draft message by matching the subject line.
   * @param {string} subject_line to search for draft message
   * @return {object} containing the subject, plain and html message body and attachments
  */
  function getGmailTemplateFromDrafts_(subject_line){
    try {
      // get drafts
      const drafts = GmailApp.getDrafts();
      // filter the drafts that match subject line
      const draft = drafts.filter(subjectFilter_(subject_line))[0];
      // get the message object
      const msg = draft.getMessage();

      // Handles inline images and attachments so they can be included in the merge
      // Based on https://stackoverflow.com/a/65813881/1027723
      // Gets all attachments and inline image attachments
      const allInlineImages = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: true,includeAttachments:false});
      const attachments = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: false});
      const htmlBody = msg.getBody(); 

      // Creates an inline image object with the image name as key 
      // (can't rely on image index as array based on insert order)
      const img_obj = allInlineImages.reduce((obj, i) => (obj[i.getName()] = i, obj) ,{});

      //Regexp searches for all img string positions with cid
      const imgexp = RegExp('<img.*?src="cid:(.*?)".*?alt="(.*?)"[^\>]+>', 'g');
      const matches = [...htmlBody.matchAll(imgexp)];

      //Initiates the allInlineImages object
      const inlineImagesObj = {};
      // built an inlineImagesObj from inline image matches
      matches.forEach(match => inlineImagesObj[match[1]] = img_obj[match[2]]);

      return {message: {subject: subject_line, text: msg.getPlainBody(), html:htmlBody}, 
              attachments: attachments, inlineImages: inlineImagesObj };
    } catch(e) {
      throw new Error("Oops - can't find Gmail draft");
    }

    /**
     * Filter draft objects with the matching subject linemessage by matching the subject line.
     * @param {string} subject_line to search for draft message
     * @return {object} GmailDraft object
    */
    function subjectFilter_(subject_line){
      return function(element) {
        if (element.getMessage().getSubject() === subject_line) {
          return element;
        }
      }
    }
  }

  /**
   * Fill template string with data object
   * @see https://stackoverflow.com/a/378000/1027723
   * @param {string} template string containing {{}} markers which are replaced with data
   * @param {object} data object used to replace {{}} markers
   * @return {object} message replaced with data
  */
  function fillInTemplateFromObject_(template, data) {
    // We have two templates one for plain text and the html body
    // Stringifing the object means we can do a global replace
    let template_string = JSON.stringify(template);

    // Token replacement
    template_string = template_string.replace(/{{[^{}]+}}/g, key => {
      return escapeData_(data[key.replace(/[{}]+/g, "")] || "");
    });
    return  JSON.parse(template_string);
  }

  /**
   * Escape cell data to make JSON safe
   * @see https://stackoverflow.com/a/9204218/1027723
   * @param {string} str to escape JSON special characters from
   * @return {string} escaped string
  */
  function escapeData_(str) {
    return str
      .replace(/[\\]/g, '\\\\')
      .replace(/[\"]/g, '\\\"')
      .replace(/[\/]/g, '\\/')
      .replace(/[\b]/g, '\\b')
      .replace(/[\f]/g, '\\f')
      .replace(/[\n]/g, '\\n')
      .replace(/[\r]/g, '\\r')
      .replace(/[\t]/g, '\\t');
  };
}

Modifikasi

Anda dapat mengedit otomatisasi gabungan surat sebanyak yang Anda inginkan sesuai dengan kebutuhan Anda. Di bawah ini adalah beberapa perubahan opsional yang dapat Anda lakukan pada kode sumber

Tambahkan parameter Bcc, Cc, Balas Ke, atau Dari email

Kode sampel mencakup sejumlah parameter tambahan, yang saat ini dikomentari, yang memungkinkan Anda mengontrol nama akun asal email, membalas alamat email, serta alamat email Bcc dan Cc

Aktifkan parameter yang ingin Anda tambahkan dengan menghapus garis miring ke depan // di depan masing-masing parameter

Contoh berikut menunjukkan kutipan dari fungsi sendEmails yang mengaktifkan sebagian besar parameter email

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
         htmlBody: msgObj.html,
         bcc: '[email protected]',
         cc: '[email protected]',
         from: '[email protected]',
         name: 'name of the sender',
         replyTo: '[email protected]',
        // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)
_

Dalam contoh di atas, parameter noReply masih dikomentari karena parameter replyTo sudah disetel

Sertakan karakter unicode di email Anda

Jika ingin menyertakan karakter unicode, seperti emoji, di email, Anda harus memperbarui kode untuk menggunakan layanan Mail, bukan layanan Gmail

Dalam kode contoh, perbarui baris berikut

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

Ganti baris tersebut dengan kode berikut

MailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

Kontributor

Sampel dibuat oleh Martin Hawksey, Learning Design and Technology Lead di Edinburgh Futures Institute, blogger, dan Google Developer Expert

Bagaimana cara mengirim email massal dari spreadsheet Excel?

Buka Surat > Sisipkan Bidang Gabungan, lalu pilih bidang untuk ditambahkan. Di dokumen utama Anda, pilih Seret bidang ke dalam kotak ini atau ketik teks, dan klik atau ketuk teks untuk menghapusnya. Tambahkan dan format bidang yang ingin disertakan dalam pesan email, lalu pilih OK

Bagaimana cara mengirim email massal dari sheet?

Dalam spreadsheet, klik Mail Merge > Send Emails . Anda mungkin perlu menyegarkan halaman agar menu kustom ini muncul.

Bisakah Anda mengirim email grup dari spreadsheet Excel?

Buat grup kontak dari daftar. Jika perlu, Anda dapat menggunakan grup kontak untuk mengirim email ke grup besar dengan ratusan anggota. Dan seringkali, cara termudah untuk melakukannya adalah dengan membuat daftar dalam program spreadsheet seperti Microsoft Excel

Bagaimana cara menempelkan beberapa alamat email dari Excel ke email?

Klik kanan dan pilih "Paste special" Pilih "All" dan pilih "Transpose" lalu klik "OK" Alamat emailnya adalah .